اشتباهات رایجی که در پیاده‌سازی OKRها باید از آن‌ها خودداری کنیم

OKR (اهداف و نتایج کلیدی) یک روش تعیین هدف بسیار موثر است. استفاده از OKR به طور کلی ساده و آسان می‌باشد، اما ممکن است سازمان‌ها هنگام معرفی OKRها اشتباه کنند.

در اینجا، ما ۱۹ مورد از بزرگ‌ترین و رایج‌ترین اشتباهات OKR و همچنین اقداماتی را که می‌توانید برای جلوگیری از آن‌ها انجام دهید، گردآوری کرده‌ایم.

۱- ایجاد اهداف غیرقابل تحقق

بلندپرواز بودن و تعیین اهداف جاه‌طلبانه برای کسب و کار یک چیز است، اما نباید اهداف را چنان بزرگ تعیین کنید که غیرقابل دستیابی باشند. هدف این است که کارکنان را مجاب به تلاش بیشتر کنید، نه اینکه انگیزه آن‌ها را از بین ببرید. انتخاب اهدافی که از ابتدا غیرممکن باشد، فقط باعث ناامیدی می‌شود.

چگونه از آن اجتناب کنیم: برای تعیین اهدافی چالش‌برانگیز اما قابل دستیابی با کارمندان همکاری کنید. به این ترتیب، حتی اگر آن‌ها به موفقیت ۱۰۰ درصدی نرسند، باز هم پیشرفت خواهند کرد بدون اینکه احساس کنند کاملاً شکست خورده‌اند.

۲- عدم تعیین DRI (شخص مستقیماً مسئول)

DRI (Directly Responsible Individual) مسئول اطمینان از تکمیل OKRها است. عدم تعیین یک نفر برای پاسخگویی به پیشرفت OKR می‌تواند باعث مقصر شمردن همه و هرج و مرج شود.

چگونه از آن اجتناب کنیم: به یک نفر این وظیفه را بسپارید و او را برای انجام اهداف مسئول بدانید. این کار به ویژه برای OKRهای تیم مهم است. هنگام نوشتن OKR، هرگز تنها نام تیم را وارد نکنید. همیشه برای تعیین DRI وقت بگذارید.

۳- تنظیم اهداف از بالا به پایین

اگرچه درست است که اهداف آبشاری برخی از OKRها را تشکیل می‌دهند، برخی از آن‌ها نیز باید از پایین به بالا برسند. تعیین اهدافی که فقط از بالا به پایین باشد، انگیزه و خلاقیت را از بین می‌برد. از طرف دیگر، دادن اختیار به کارمندان استقلال را تشویق و فرصت‌های رشد را تسهیل می‌کند.

چگونه از آن اجتناب کنیم: کارمندان شما می‌دانند که جهت دستیابی به نتایج فوق‌العاده، باید چه اولویت‌هایی داشته باشند. به آن‌ها اجازه دهید در روند OKR دخیل باشند. فقط اطمینان حاصل کنید که با آن‌ها همکاری کرده و آن‌ها را تشویق می‌کنید تا OKR خود را طوری تنظیم نمایند که از اهداف شرکت پشتیبانی کنند. تا زمانی که چنین اتفاقی بیفتد، ایجاد فرآیند همکاری OKR سودمند است زیرا باعث پذیرش و تعهد می‌شود.

۴- نوشتن OKR با استفاده از لحن مبهم

OKRهایی مانند “افزایش فروش” بی‌نتیجه هستند زیرا قابل اندازه‌گیری نمی‌باشند. “افزایش فروش” یک شروع خوب و هدفی ارزشمند است، اما باید چند درصد فروش خود را افزایش دهید؟ در چه مدت زمانی؟ عدم ساختار OKRها به گونه‌ای که به این سوالات پاسخ دهند، ردیابی پیشرفت و تکمیل اهداف را دشوار خواهد کرد.

چگونه از آن اجتناب کنیم: برای اطمینان از اطلاع کامل کارکنان در مورد انتظارات، ساختارهای OKR باید بر اساس معیارهای هدف SMART ساخته شوند. هنگام نوشتن اهداف، اطمینان حاصل کنید که آن‌ها خاص، قابل اندازه‌گیری، هم‌سو و عملی، مرتبط و دارای محدودیت زمانی هستند. وقتی کارمندان دقیقاً بدانند که به کجا می‌روند، تعیین کارهایی که باید برای رسیدن به آنجا انجام دهند برای آن‌ها آسان‌تر می‌شود.

۵- عدم پیگیری هفتگی پیشرفت

یکی از دلایل اصلی موثر بودن OKRها این است که بررسی سریع پیشرفت را برای رهبران آسان می‌کنند. آن‌ها باید مرتباً بررسی کنند تا بین تیم‌های خود نظم و انضباط به وجود بیاورند. اگر تیم شما اهداف خود را در ابتدای فصل تعیین کند اما شما نتوانید پیشرفت را تا هفته‌ها بعد پیگیری کنید، متوجه خواهید شد که کارهای زیادی انجام نشده است.

چگونه از آن اجتناب کنیم: برای تداوم پیشرفت، باید هر هفته مختصراً با هر یک از اعضای تیم خود در مورد پیشرفت بحث کنید. به عنوان مثال اگر OKRهای فصلی دارید، کارمندان را تشویق کنید هر هفته حدود ۱۰ درصد کار را انجام دهند. این کار یک جدول زمانی ایجاد می‌کند که به آن‌ها امکان می‌دهد OKR خود را به طور کامل، حتی ۲ تا ۳ هفته زودتر، تکمیل کنند.

۶- استفاده از OKR به عنوان وظایف

اهداف OKR، وظایف نیستند. این عبارت را به خاطر بسپارید: فعالیت با نتایج برابر نیست. مشغول بودن به معنای دستیابی به نتیجه نیست.

اهداف و نتایج کلیدی نیز وظایف نیستند.

گوگل درباره تنظیم اهداف OKR می‌گوید: «OKRها چک لیست نیستند. آن‌ها قرار نیست وظیفه اصلی باشند … از OKRها برای تعیین تأثیری که تیم می‌خواهد ببیند استفاده کنید و به تیم‌ها اجازه دهید روش‌های دستیابی به این تأثیر را ارائه دهند.»

بنابراین به این تعاریف توجه داشته باشید.

• وظیفه کاری است که شما انجام می‌دهید.
• پروژه یک برنامه است؛ برای تکمیل پروژه، شما باید وظایف مختلفی را انجام دهید.
• هدف همان چیزی است که شما می‌خواهید به آن برسید و برای رسیدن به آن معمولاً باید ترکیبی از پروژه‌های مختلف را اجرا کنید.

اهداف با کمک نتایج کلیدی اندازه‌گیری می‌شوند، اما چگونه باید این اهداف را تحقق بخشید؟ شما می‌توانید نتایج کلیدی خود را با پروژه‌هایی مرتبط کنید، پروژه‌هایی که به نوبه خود وظایف زیادی دارند که باید به آن‌ها عمل کنید (و البته این پروژه‌ها به شما در دستیابی به OKR و در نهایت هدفتان کمک می‌کنند).

چگونه از آن اجتناب کنیم: برای پیگیری اهداف و فعالیت‌هایی که کارمندان جهت تکمیل نتایج اصلی و در نهایت اهداف خود نیاز دارند، از یک سیستم مدیریت وظایف استفاده کنید. این امر به آن‌ها کمک می‌کند تا به طور مداوم در مسیر پیشرفت قرار بگیرند و در ترکیب با بررسی‌های هفتگی شما، عملا هیچ بهانه‌ای برای عدم موفقیت در OKRها وجود نخواهد داشت.

جمع‌بندی

به طور کلی، ما در این مقاله ۱۹ اشتباه رایج و نحوه اصلاح آن‌ها برای ایجاد یک OKR خوب را تجزیه و تحلیل کرده‌ایم. امیدواریم که این مقاله در مورد مشکلات OKR و نحوه تنظیم OKRهای قابل سنجش به شما کمک کند تا نتایج مناسبی برای کسب و کار خود رقم بزنید و تیم خود را به سطح بالاتری برسانید. به یاد داشته باشید که ماموریت اصلی OKRها متحد کردن شرکت شما است، در حالی که خود را به سطح بالاتری می‌رسانید!