مدیریت محتوای سازمانی چیست؟
مدیریت محتوای سازمانی (ECM) مجموعه‌ای از فرآیندها، استراتژی‌ها و ابزارهای تعریف شده است که به کسب و کارها در به دست آوردن، سازمان‌دهی، ذخیره و تحویل اطلاعات به کارکنان، ذی‌نفعان کسب و کار و مشتریان کمک می‌کند. مدیریت محتوای سازمانی با ورود فرم‌های مختلف محتوا به محیط کار، به سرعت تکامل یافته است. با این حال، سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی همچنان بر مدیریت دیجیتالی اطلاعات شرکت در یک مخزن متمرکز و استفاده از محتوای دیجیتال برای پشتیبانی از فرایندهای کسب و کار و کمک به دستیابی به اهداف متمرکز هستند.
مدیریت محتوای سازمانی به یک فناوری یا فرآیند واحد اشاره نمی‌کند، بلکه یک اصطلاح کلی است که برای توصیف ترکیبی از روش‌ها، ابزارها و استراتژی‌هایی استفاده می‌شود که از ضبط و مدیریت محتوا و همچنین ذخیره، حفظ و تحویل اطلاعات در کل چرخه آن پشتیبانی می‌کند.
سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی به ساده‌سازی چرخه عمر اطلاعات با مدیریت اسناد و اتوماسیون گردش کار فرآیند کمک می‌کنند. برای هر سازمانی که دارای حجم زیادی از محتوا است، داشتن یک برنامه مدیریت محتوای سازمانی مشخص برای از بین بردن ناکارآمدی عملیاتی، کاهش هزینه‌ها و پایبندی به دستورالعمل‌های انطباق قانونی بسیار مهم است.
برخی از زمینه‌های خاص کسب و کار که از نرم‌افزار ECM استفاده می‌کنند عبارت‌اند از:
مدیریت قراردادها: یک سیستم مدیریت محتوای سازمانی به کاربران امکان می‌دهد تا به صورت دیجیتالی همکاری کنند و اطمینان حاصل کنند که قراردادها به موقع بررسی می‌شوند و با مسیریابی خودکار و اطلاع‌رسانی به افراد مناسب در هنگام نیاز به قرارداد، آن‌ها را بررسی می‌کنند.
اتوماسیون منابع انسانی (HR): سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی می‌توانند ضمن بهبود فرایندهای جدید استخدام، ساده‌سازی اطلاعات مربوط به منابع انسانی و تضمین انطباق با دستورات پردازش HR، نیاز به پرونده‌های مبتنی بر کاغذ کارمندان را برطرف کنند.
اتوماسیون حساب‌های پرداختی: سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی کاربران را قادر می‌سازند تا سفارشات خرید، بلیط های تحویل و فاکتورها را به طور دقیق مطابقت، توزیع و تأیید کنند. بنابراین هزینه‌های دیررس را کاهش و کارایی را افزایش می‌دهند.
اتوماسیون حساب‌های دریافتی: سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی دسترسی فوری به سفارشات خرید، فاکتورها و رسیدهای امضاشده را در اختیار کاربران قرار می‌دهند. بنابراین با تسریع در سرعت پرداخت مشتری، موجب کاهش زمان روزهای معوق فروش می‌گردند.
در سال ۲۰۱۶، گارتنر اعلام کرد که مدیریت محتوای سازمانی با خدمات محتوا جایگزین شده است؛ این مفهوم استراتژیک شامل برنامه‌های خدمات محتوایی، سیستم‌عامل‌ها و اجزای سازنده می‌شود، اما کمتر به فکر متمرکز کردن تمام اطلاعات در یک بستر سازمانی است. با این حال، مدیریت محتوای سازمانی هنوز هم مرتباً مورد استفاده قرار می‌گیرد و همچنان به شرکت‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات خود را برای دستیابی سریع‌تر به اهداف، سازمان دهند.
اهمیت مدیریت محتوای سازمانی
مدیریت محتوای سازمانی در سال‌های اخیر به دلایل مختلف اهمیت فزاینده‌ای پیدا کرده است. کلاهبرداری مالی، نقض داده‌ها و مقررات تنظیم‌شده برای جلوگیری از آن‌ها حاکمیت اطلاعات موثر را نه تنها به دلایل انطباق، بلکه همچنین برای کمک به حفاظت از اعتبار سازمان ضروری کرده است. شرکت‌ها همچنین برای ادغام با برنامه‌های هوش تجاری و تجزیه و تحلیل کسب و کار (BI / BA) نیاز به مدیریت محتوا به طور موثر دارند که به آن‌ها کمک می‌کند تا از اطلاعات موجود برای هدایت تصمیمات کسب و کار استفاده کنند.
به علاوه، وقتی وابستگی به اسناد کاغذی کاهش می‌یابد و مخزنی سازمان یافته و ایمن از اطلاعات غیرساختاری ایجاد می‌شود که نیازهای کسب و کار را در نظر می‌گیرد، بهره‌وری و کارایی در شرکت‌ها افزایش می‌یابد. شرکت‌هایی که سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی را اجرا نمی‌کنند، در معرض خطر از دست دادن زمان و بهره‌وری، کاهش سودمندی و عدم انطباق بالقوه با سیاست‌ها و مقررات شرکت قرار می‌گیرند. اگر محتوا به صورت ایمن ذخیره نشود، ممکن است به از دست دادن اطلاعات تهدید شوند، که منجر به ایجاد وقفه‌های قابل توجه در کسب و کار می‌گردد.
پیشرفت‌های فناوری همچنین باعث شده است که سیستم‌های ECM بیش از هر زمان دیگری مورد توجه قرار گیرند. استفاده از کاغذ کمتر شده و فرایندها رو به دیجیتالی شدن می‌روند. پیشرفت در یادگیری ماشین و فناوری ابری فرصت‌های جدیدی را برای کسب و کارها ایجاد می‌کنند. انواع جدیدی از مطالب نیز به صورت رسانه‌های اجتماعی، ویدئویی و صوتی در حال ظهور هستند. سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی باید با این اشکال جدید اطلاعات بدون ساختار سازگار شوند تا بتوانند به سازمان‌دهی داده‌ها و بهینه‌سازی عملکرد کسب و کار ادامه دهند.
اجزای مدیریت محتوای سازمانی
مدیریت محتوای سازمانی را می‌توان به پنج جزء اصلی تقسیم کرد: ضبط، مدیریت، ذخیره، نگهداری و تحویل. هدف هر مولفه به شرح زیر است:
- مولفه ضبط شامل ایجاد اطلاعات از طریق تبدیل اسناد کاغذی به قالب‌های الکترونیکی، بدست آوردن و جمع‌آوری پرونده‌های الکترونیکی به صورت یک ساختار منسجم و سازمان‌دهی اطلاعات است. اطلاعات می‌تواند شامل مطالبی مانند فاکتورها، قراردادها و گزارش‌های تحقیقاتی باشد.
- مولفه مدیریت از طریق ابزارهایی مانند مدیریت اسناد، نرم‌افزارهای مشترک، مدیریت محتوای وب و مدیریت سوابق، اطلاعات را به هم متصل، تغییر داده و به کار می‌گیرد.
- مولفه ذخیره به طور دائم در کوتاه‌مدت از اطلاعات، پشتیبان تهیه می‌کند تا کاربران بتوانند آن‌ها را مشاهده یا ویرایش کنند.
- مولفه نگهداری، پشتیبان‌گیری می‌کند و اطلاعات را در میان‌مدت و بلندمدت تغییر نمی‌دهد و معمولاً از طریق ویژگی‌های مدیریت سوابق حاصل می‌شود. این ماده معمولاً برای کمک به سازمان‌ها در انطباق با مقررات دولت و سایر قوانین استفاده می‌شود.
- مولفه تحویل اطلاعات درخواستی را در اختیار مشتریان و کاربران نهایی قرار می‌دهد.
نحوه کار مدیریت محتوای سازمانی
منظور از مدیریت محتوای سازمانی، مجموعه‌ای از استراتژی‌ها، روش‌ها و ابزارهایی است که برای ضبط، مدیریت، ذخیره، حفظ و تحویل اطلاعات کلیدی فرآیند سازمانی در طول چرخه عمر خود استفاده می‌شود.
چرخه عمر معمول محتوای دیجیتال این مراحل را دنبال می‌کند:
- اطلاعات ضبط می‌شود.
- محتوا در وبسایت یا اینترانت شرکت منتشر می‌شود.
- محتوا بایگانی شده و در یک مخزن امن پشتیبان تهیه می‌شود تا هرگز گم نشود.
- محتوای قدیمی و استفاده نشده برای ایجاد فضای ذخیره‌سازی بیشتر برای اطلاعات مربوطه حذف می‌شود.
