شناسایی ریسک فرآیند تعیین خطرات است که می‌تواند به طور بالقوه از دستیابی به اهداف، برنامه‌ها یا سرمایه‌گذاری غلط جلوگیری کند. شناسایی ریسک اولین قدم برای مدیریت آن است. هدف اصلی این مرحله شناسایی زودهنگام وقایعی است که می‌توانند در آینده رخ دهند و تأثیرات منفی بر روی یک پروژه یا سازمان داشته و بر دستیابی به اهداف تأثیر بگذارند. برای تصمیم‌گیری آگاهانه از ریسک، شناسایی باید موازی با نوع ارزیابی آن باشد.
شناسایی ریسک چیست؟
برای هر برنامه یا سازمانی، اولین قدم شناسایی اهداف و مقاصد و سپس دستیابی به تفاهم متقابل بین اعضای تیم برای تلاش در جهت موفقیت است. این مسئله زمینه‌ای برای شناسایی ریسک ایجاد می‌کند و سپس به ارزیابی نهائی کمک خواهد کرد.
منابع مهم
چندین منبع ریسک وجود دارد و برای شناسایی آنها باید دامنه فعالیت، برآورد هزینه و برنامه پیش‌رو را به دقت بررسی کرد. با در نظر گرفتن چالش‌های عملکرد و انتظارات سهامداران مسیر هموارتر خواهد شد. شرکت باید از مواردی خاص آگاهی لازم را داشته باشد. برای مثال:
- شاخص‌های کلیدی عملکرد
- برنامه‌های مدیریت پروژه
- چالش‌های اجرائی
- توانایی در مدیریت تهدیدها
- ایمنی و امنیت
- آسیب پذیری‌ها
- و موارد دیگر
داده‌های تاریخی پروژه‌ها و لیست موارد ریسک‌پذیر، اطلاعات ارزشمندی را برای بهبود روند ارزیابی فراهم می‌کند. این یک فرآیند یادگیری است که هرچه پیشرفت کند، بینش بیشتری به دست خواهد آمد. با توجه به درک فعلی از فعالیت مورد نظر تنظیم می‌شود و شناخت ریسک‌های جدید در طول چرخه ادامه می‌یابد.
رهبری تیم از طریق شناسایی ریسک
این فرایند، شرکت یا تیم‌ها را از طریق ماهیت عملیاتی پروژه‌ها هدایت می‌کند تا به درک میزان ریسک‌ها و تأثیراتی که می‌تواند بر کاربران داشته باشد، دست یابند. در واقع به درک تأثیر دنیای واقعی پیش‌روی پروژه، که به صورت بروز ریسک در مرحله عملیاتی رخ می‌دهد، کمک شایانی خواهد کرد.
در یک فعالیت گسترده، تا زمانی که شرکت قادر به انجام مأموریت باشد، برخی از ریسک‌ها قابل قبول هستند. اما وظیفه اصلی رهبر تیم آن است که اعضای یا کاربران را از ریسک‌های پیش رو، آگاه کند تا همکاران برای پذیرش و انتخاب گزینه‌های جایگزین آمادگی لازم را داشته باشند. در واقع فرد، برای ارزیابی موثرتر ریسک‌ها، بلوغ فنی مورد نیاز در بازار رقابت را به دست خواهد آورد.
فراموش نکنید
که مهارت‌ها، تجربه توسعه دهندگان یا ذینفعان می‌تواند ریسک‌هائی را به دنبال داشته باشد. بنابراین باید مراقب مهارت‌های ناکافی باشید و سعی کنید تا حد ممکن خلاها را پر کنید و در کنار آن اعضای تیم را با مهارت‌های شرکت آموزش داده و اهداف را در معرض دید قرار دهید.
برآورد هزینه‌ها در بررسی ریسک‌ها نیز اهمیت فراوانی دارد. زیرا هرچه بیشتر در شناسایی و ایجاد تغییر در برنامه‌ها پیش برویم، برآورد هزینه‌ها نیز به طور همزمان تکامل می‌یابند.
مزایای شناسایی ریسک
از آغاز یک پروژه تا پایان آن ریسک اجتناب‌ناپذیر است. ریسک همیشه وجود دارد و در برنامه‌های بزرگتر که شامل یک سرمایه‌گذاری قابل توجه است، حضور پررنگ‌تری خواهد داشت.
شناسائی موارد مهم جهت رفع سریع
مزیت مهم شناسایی ریسک، تجزیه و تحلیل کامل و کشف این مسئله است که چه ریسک‌هایی باید برطرف شوند تا براساس احتمالات و تأثیر آنها، روند کار متوقف نشود. سپس با توجه به هزینه یا زمان مناسب برای رسیدگی به آنها برنامه‌ریزی لازم انجام می‌شوند.
آگاهی از دامنه پروژه
مزیت دیگر شناسایی ریسک مستلزم آگاهی از دامنه کامل یک پروژه است که به شما کمک می‌کند کاملا درباره آن فکر کنید و به موقع جوانب مثبت و منفی را بسنجید. این مسئله تا در هنگام طراحی استراتژی‌های کاهش ریسک‌ها کنترل شود.
کشف روش‌های مدیریتی
کلیه ریسک‌ها شناسایی شده با یک برنامه‌ریزی دقیق برطرف می‌شوند بدون اینکه به اهداف پروژه و نتیجه نهایی مورد نیاز خدشه‌ای ایجاد کنند. همه فرضیات را می‌توان در یک لیست ذکر کرد و استراتژی مورد نیاز آنها را تجزیه و تحلیل کرد. تجزیه و تحلیل به حذف نادرستی‌های احتمالی ابتدای پروژه کمک می‌کند.
شناسائی ریسک‌های مثبت و منفی
ریسک‌ها همیشه منفی نیستند و می‌توانند مثبت تلقی شوند. آنها ممکن است در دستیابی به اهداف یک پروژه نقش مهمی داشته باشد. همچنین به فرصت‌هایی منجر شوند که در ابتدای کار برنامه‌ریزی نشده بودند اما در طی مراحل شناسایی، به چشم آمده و تیم یا شرکت می‌تواند از این “ریسک‌های فرصت آفرین” بیشترین استفاده را ببرد.
مشکلات شناسایی ریسک
اگرچه این مسئله مزایای زیادی دارد، اما معایب خاصی در شناسایی ریسک نیز دیده می شود. ریسک‌ها عمدتا آزمایشی و ذهنی هستند. زیرا معیارهای مشخصی برای ایجاد ریسک وجود ندارد. بنابراین بیشتر بر حدس و قضاوت متخصص استوارند و ممکن است همیشه درست نباشد.
این مسئله به ضعف بعدی منجر می‌شود، یعنی مشکل در شناسایی و انتخاب ذینفعان مناسب برای ارزیابی ریسک. در برخی موارد، اگر ریسک‌ها بیش از حد انتزاعی توصیف شوند، حتی نمی‌توان آنها را آزمایش کرد. اطمینان در مورد ریسک‌ها و داشتن توضیحات مشخص بسیار ضروری است.
نیاز اصلی سازمان در شناسایی ریسک
نیاز نهایی برای شناسایی ریسک، به حداقل رساندن تأثیر منفی هرگونه خسارت بر سود کل پروژه یا رشد سازمان و به حداکثر رساندن تأثیر مثبت آن است. آگاهی از ریسک‌ها احتمالی شگفتی‌هایی را که در طول پروژه، در طول مسیر اتفاق می‌افتد را کاهش می‌دهد. بنابراین به بهبود استراتژی‌های دستیابی موثر به اهداف کمک می‌کند.
هدف اصلی کسب اطلاعات برای حرکت به سمت مرحله بعدی مدیریت ریسک، یعنی تجزیه و تحلیل ریسک است. حرف اصلی این مسئله، در مورد بررسی هر متغیر ورودی، فعالیت، مواد اصلی و منابعی است، که در یک پروژه وارد می‌شود.
