مدیریت فرایندهای کسب و کار
فلسفه کایزن چیست و چه کمکی به کسب و کارها می‌کند؟
کایزن (Kaizen) فلسفه‌ای است که وقتی به طور کامل پذیرفته شود، فرهنگ بهبود مستمر را ایجاد می‌کند. در این مقاله به اصول کایزن و روش استفاده از آن در کسب و کار خواهیم پرداخت.
کایزن چیست؟
کلمه “کایزن” یک کلمه ژاپنی به معنای “تغییر برای بهتر شدن” است. در انگلیسی، Kaizen به “بهبود” ترجمه شده و شامل فرآیندهای بهبود کوتاه‌مدت و بلندمدت می‌شود. در تولید و مدیریت ناب، کایزن به ایده‌های طوفان فکری و اجرای فعالیت‌های روزانه اشاره دارد که به طور مداوم فرآیندها را بهبود می‌بخشد. این شامل همه کارمندان می‌شود؛ از رده‌های بالاتر گرفته تا کارگران کارخانه.
هدف Kaizen این است که با بهبود فرآیندها و برنامه‌های استاندارد شده فعلی برای حذف ضایعات و افزایش کارایی، فرآیندهای تولید را “ناب” کند. کایزن گاهی اوقات به عنوان بخشی از برنامه عمل و بخشی از فلسفه نامیده می‌شود. برنامه‌های اقدام شامل سازماندهی گروه‌ها یا تیم‌های متمرکز و رویدادهایی است که برای بهبود مناطق خاص در سازمان تنظیم می‌گردند. تیم‌ها باید شامل کارکنان از همه سطوح باشند و به شدت بر روی کارمندان در کارخانه تمرکز کنند.
فلسفه کایزن شامل ایجاد یک فرهنگ در محل کار است که مشارکت فعال در پیشنهاد بهبود و به کارگیری استانداردهای جدید را تشویق می‌کند. برای اینکه یک شرکت تولیدی واقعاً ناب باشد، این فلسفه باید هم برای مدیران سطح بالا و هم برای کارمندان کارخانه تبدیل به روشی برای تفکر شود.
ممکن است اصطلاح «کار استاندارد» (Standard Work) را شنیده باشید. کایزن دست به دست این مفهوم می‌دهد. کار استاندارد، فرآیندهای فعلی یا بهترین شیوه‌ها را تشریح می‌کند، در حالی که کایزن سعی دارد این فرآیندها را بهبود بخشد. کار استاندارد به عنوان یک سند زنده در نظر گرفته می‌شود که کایزن به طور مداوم آن را بهبود می‌بخشد. بیایید نگاهی به انواع مختلف کایزن بیندازیم، نحوه رویکرد پیاده‌سازی کایزن در فرآیندهای موجود و اینکه چگونه کایزن می‌تواند با حذف ضایعات برای سازمان شما مفید باشد را بررسی کنیم.
انواع کایزن
راه‌های متعددی وجود دارد که از طریق آن‌ها می‌توان کایزن را در سازمان اعمال کرد. برخی از آن‌ها رویکردهای کوتاه مدتی هستند که به سرعت اتفاق می‌افتند و برخی دیگر برنامه‌ریزی استراتژیک‌تری را در قالب یک رویداد کایزن انجام می‌دهند.
کایزن نقطه‌ای (Point Kaizen): پوینت کایزن به لطف رویکرد سریع و حداقل برنامه‌ریزی که نیاز دارد، روشی بسیار محبوب برای اجرای این فلسفه است. هنگامی که فردی متوجه یک فرآیند خراب یا اقدام نادرست گردد، بلافاصله به آن رسیدگی شده و اقداماتی برای اصلاح مشکل انجام می‌شود. یک مثال از پوینت کایزن ممکن است سرپرستی باشد که بازرسی انجام می‌دهد و متوجه نقص در تجهیزات یا تاخیر در یک فرآیند می‌شود. سپس ممکن است از مدیر طبقه بخواهد که یک کایزن سریع برای رفع مشکل انجام دهد.
سیستم کایزن (System Kaizen): نقطه مقابل پوینت کایزن، سیستم کایزن برای رسیدگی به مشکلات سطح سیستم در یک سازمان است. این یک روش برنامه‌ریزی استراتژیک سازمان‌یافته، سطح بالایی می‌باشد که به منظور تولید چندین رویداد کایزن برنامه‌ریزی‌شده در یک دوره زمانی طولانی انجام می‌گردد.
کایزن خطی (Line kaizen): به استفاده از تکنیک‌های ناب در هر دو بخش یا فرآیند بالادستی و پایین‌دستی اشاره دارد، بنابراین خطی بین این دو تشکیل می‌شود. به عنوان مثال، یک رویداد کوتاه مدت Kaizen ممکن است در بخش برنامه‌ریزی و تدارکات اجرا شود. برنامه‌ریزی در بالادست تدارکات است که مستقیماً بر آن تأثیر می‌گذارد.
کایزن مسطح (Plane Kaizen): به جریان‌های ارزش (چند خط که به هم متصل شده‌اند) نیز گفته می‌شود و یک سطح بالاتر از کایزن خطی است. جریان ارزش از بخش‌های سنتی سازمان چشم پوشی می‌کند و آن را در خطوط تولید (جریان‌های ارزش) ساختار می‌دهد. به عبارت دیگر، تغییرات در یک خط در خطوط و/یا فرآیندهای دیگر پیاده‌سازی می‌شود.
کایزن مکعبی (Cube Kaizen): به وضعیتی اطلاق می‌شود که در آن تمام نقاط مسطح به یکدیگر متصل می‌گردند و در نتیجه فرآیندهای ناب در کل سازمان ایجاد می‌شود. بهبودها در بالادست، پایین دست و در کل سازمان از جمله تامین‌کنندگان و مشتریان اعمال می‌شوند. اغلب، کایزن مکعبی نیاز به اصلاح فرآیندهای کسب و کار استاندارد دارد.
جمع‌بندی
کایزن می‌تواند به طور قابل توجهی رویه‌ها، گردش کار و فرآیندهای استاندارد سازمان شما را بهبود بخشد و کل شرکت را ساده‌تر و کارآمدتر کند. خارج از تغییرات گردش کار، می‌تواند تغییرات قابل توجهی در فرهنگ شرکت و مشارکت کارکنان شما ایجاد نماید. اگر همه افراد در سازمان به طور کامل متعهد به ایجاد تغییرات از بالا به پایین باشند و ذهنیت بهبود مستمر را اتخاذ کنند، کایزن می‌تواند نحوه عملکرد کسب و کار شما را متحول سازد.
