عمومی
راهنمای کامل چگونگی مدیریت فایل‌ها و مستندات کاری
یکی از ساده‌ترین جنبه‌های سازماندهی که اغلب نادیده گرفته می‌شود، مدیریت پرونده‌ها است. هر بار که مجبورید برای یافتن سندی که به نظر می‌رسد هرگز پیدا نشود وقت صرف کنید، به این مسئله فکر خواهید کرد. شما هر بار، وقت گران‌بهایی را هدر می‌دهید که می‌توانید از آن برای انجام کاری استفاده کنید که باعث می‌شود اهداف خود را پیش ببرید. زمان را هرگز نمی‌توانید پس بگیرید و اگر با روش‌های سازماندهی پرونده پیش نروید، زمان بیشتری را از دست خواهید داد. بدون شک لیست اسناد شما به طور مداوم در حال رشد است، بنابراین زمان آن فرا رسیده است که در این زمینه کاری انجام دهید.
نباید وقت خود را فدای جستجوی فایل‌های مهم کنید. شما باید بتوانید یک فایل را در عرض پنج ثانیه بیابید، نه در پنج دقیقه. به منظور مهم بودن این مسئله، در متن پیش رو راهنمای کامل مدیریت فایل‌ها و مستندات کاری را به شما ارائه خواهیم کرد.
بهترین سیستم برای از بین بردن شلوغی و سازماندهی اطلاعات مهم
لازم نیست سازماندهی و مدیریت اسناد کاری سخت باشد. برای نمونه گروه Asian Efficiency به سازماندهی بیش از سیزده هزار نفر کمک کرده است. توصیه‌های آن‌ها شامل استفاده از لیست‌های وظایف، سازماندهی ایمیل‌ها و همچنین سازماندهی پرونده‌ها می‌باشد. اجازه دهید بهترین روش‌ها برای سازماندهی پرونده‌ها و ایجاد سیستم بایگانی با حداکثر کارایی و بهره‌وری را بررسی کنیم.
بایگانی دیجیتال
ایده سیستم بایگانی به اوایل تشکیل یک کابینه بایگانی پرونده‌ها و پوشه‌های کاغذی برمی‌گردد. مزیت سیستم اصلی بایگانی مبتنی بر کاغذ این بود که واقعا باید به این فکر می‌کردید که فایل‌ها را کجا قرار دهید تا در صورت نیاز بتوانید آن‌ها را به راحتی پیدا کنید. وقتی پرونده‌های شما دیجیتال باشد، نمی‌توانید آن‌ها را ببینید یا لمس کنید، اما جا دادن فایل‌ها در تمام قسمت‌های رایانه بسیار آسان است.
حتی اگر قسمت جستجو در رایانه شما ابزاری قدرتمند باشد، باز هم لازم است که یک ساختار اولیه سازمانی داشته باشید تا مجبور نباشید فقط به قسمت جستجو تکیه کنید. ما در این مقاله تمام تلاش خود را برای ارائه روش سازماندهی مدیریت فایل‌ها و مستندات کاری دیجیتال به کار خواهیم گرفت.
اهداف سیستم بایگانی دیجیتال
برای سیستم سازماندهی پرونده سه هدف اساسی وجود دارد:
- بایگانی آسان: سیستم بایگانی نباید یک هزارتوی بزرگ و سلسله مراتبی باشد. شما باید ذخیره سریع و آسان فایل‌ها را در نظر داشته باشید تا سیستم باعث اصطکاک نشود.
- یافتن آسان اطلاعات: سیستم باید یافتن فایل یا پوشه مورد نیاز یا جستجوی پوشه‌ها و استفاده از آن‌ها را آسان سازد.
- قابل استفاده مجدد: در صورت امکان، باید از الگوهای قابل استفاده مجدد و نامگذاری قراردادی استفاده کنید، که هر دو از دو هدف قبلی پشتیبانی می‌کنند.
چند قانون ساده برای سازماندهی پرونده‌ها
اجازه دهید با چند قانون ساده برای مدیریت پرونده‌ها و پوشه‌ها شروع کنیم.
پرونده‌ها را روی دسکتاپ قرار ندهید
قرار است دسکتاپ شما تمیز باشد و آن تصویر فوق‌العاده‌ای که انتخاب کرده‌اید، با وضوح بالا دیده شود. اگر به طور مرتب به آن مراجعه می‌کنید و هنوز نیازی به پرونده‌سازی ندارید، تهیه یک پرونده یا دو پرونده برای ذخیره‌سازی موقت روی دسکتاپ ایرادی ندارد. اما اگر قصد دارید که دسکتاپ خود را تمیز نگه دارید، باید برای این کار مصمم باشید.
ایجاد پوشه را محدود کنید
هنگام ایجاد پوشه، به کارآیی آن فکر کنید. اگر در ابتدا نقشه‌برداری برای مدیریت مستندات را انجام داده باشید، بیشتر پرونده‌ها در جایی از سلسله مراتب برنامه شما قرار گرفته‌اند. به طور کلی، پوشه‌های جدید را فقط در صورتی ایجاد کنید که مرتبا برای ذخیره پرونده‌های مشابه به همان مکان بازخواهید گشت. در واقع ایجاد پوشه زمانی ضروری است که شما واقعا به آن احتیاج داشته باشید.
پرونده‌ها و پوشه‌های خود را به صورت استراتژیک نامگذاری کنید
یکی از اهداف ما برای سازماندهی پرونده‌ها “یافتن آسان” است. یک روش اصلی برای دستیابی به این هدف این است که در مورد چگونگی نامگذاری پوشه‌ها و پرونده‌های خود کمی فکر کنید. لازم نیست هیچ چیز پیچیده‌ای داشته باشید. یک ترفند مناسب برای نامگذاری پوشه‌ها، فکر کردن به زمانی است که می‌خواهید آن‌ها را جست‌و‌جو کنید. برای نمونه، به ذخیره یک قبض تلفن فکر کنید. به نظر شما «قبض تلفن.pdf» اسم خوبی است؟ احتمالا نه. «قبض تلفن اردیبهشت.pdf» بهتر است. بنابراین وقتی نام آن قبض تلفن را می‌گذارید، به این فکر کنید که چگونه ممکن است به دنبال آن باشید. شاید:
- براساس تاریخ (من قبض تلفن «اردیبهشت ۱۴۰۰» را می‌خواهم)
- به نام شرکت (من قبض تلفن «شرکت X» را می‌خواهم)
- براساس نوع سند (من قبض تلفن می‌خواهم)
در نتیجه، یک نام خوب به شما امکان می‌دهد تا پرونده‌های موجود در یک پوشه را ببینید و بلافاصله بدون باز کردن پرونده‌ها، بدانید چه چیزی در آن موجود است. این ترفند موارد مناسبی را به شما می‌دهد که می‌توانید از آن‌ها برای جستجو استفاده کنید.
همچنین داشتن یک دسته پوشه به نام Invoices در داخل پوشه‌های دیگر مفید نیست. بهتر است که پوشه را ABCCorp Invoices بنامید (حتی اگر داخل یک پوشه اصلی ABCCorp باشد) تا بتوانید از آن نام برای جستجوی بعدا استفاده کنید. این کار دسترسی به فایل‌ها را بسیار سریع‌تر و آسان‌تر می‌کند.
نکته مهم در کنوانسیون نامگذاری پرونده
بعضی از سیستم‌عامل‌ها (مانند یونیکس) به هیچ عنوان فضاهای موجود در نام پرونده‌ها یا پوشه‌ها را مجاز نمی‌دانند، بنابراین اگر محیط محاسبات شما با هم مخلوط شده است از این کار خودداری کنید. نوشتن علامت‌های ؟ <> \: * | “^ در نام پرونده‌ها یا پوشه‌ها در ویندوز نیز ممنوع است.
برای شناسایی و بازیابی آسان از نام پرونده‌های توصیفی استفاده نموده اما از حد مجاز عبور نکنید. نام پرونده / مسیر دارای محدودیت‌های طولی هستند که بین سیستم عامل‌ها متفاوت است. در ویندوز حداکثر طول مسیر کامل برای یک فایل (به عنوان مثال نام درایو + نام پوشه‌ها + نام فایل) ۲۶۰ نویسه است. هر جا ممکن است از اختصارات معمول استفاده کنید، مانند Jan برای ژانویه یا Corp برای Corporation.
پوشه‌ها را در یک سلسله مراتب منطقی ایجاد کنید
این‌ها کشوهای کابینت بایگانی رایانه شما هستند. گفتیم که خوب است از زبان ساده برای نامگذاری پوشه‌های خود استفاده کنید، زیرا شما نمی‌خواهید در آینده به این لیست پوشه‌ها نگاه کنید و ندانید که “TFK” یا هر اختصار جالب دیگری که اختراع کرده‌اید، به چه معناست. کار را منطقی پیش ببرید.
یک مکان برای همه اسناد
تمام اسناد را در یک پوشه “اصلی” قرار دهید. برای یک کاربر در محیط ویندوز، مکان پیش فرض پوشه My Documents است. در یک محیط اشتراک فایل سعی کنید همان کار را انجام دهید. یک پوشه اصلی واحد ایجاد کنید (به عنوان مثال “Shared Documents”) و تمام اسناد را در زیر پوشه‌های داخل پوشه اصلی ذخیره کنید. داشتن یک مکان واحد برای همه اسناد الکترونیکی، یافتن موارد و اجرای نسخه‌های پشتیبان و بایگانی را آسان می‌کند.
از پوشه‌های نصب پیش فرض برای پرونده‌های هر برنامه استفاده کنید
هنگام نصب برنامه‌های کاربردی، از مکان‌های پیش فرض فایل استفاده کنید. برای نمونه در ویندوز، طبق برنامه، پرونده‌های هر برنامه نصب شده در پوشه Program File قرار دارند. نصب برنامه‌ها در جای دیگر گیج‌کننده و غیرضروری است.
Dropbox و File Sync
سرویس‌های همگام‌سازی (از جمله سرویس‌های تعبیه شده در macOS و ویندوز ۱۰) ابزاری شگفت‌انگیز برای دسترسی به اسناد مهم شما در بین دستگاه‌های مختلف هستند و می‌توانند در هر کجا که باشید بازده مناسب داشته باشند. آن‌ها همچنین برای به اشتراک گذاشتن فایل‌های دیجیتال با دیگران عالی هستند. ما از نرم‌افزار دراپ‌باکس به طور گسترده استفاده می‌کنیم. همچنین بسیاری از افراد از iCloud Drive یا OneDrive استفاده می‌کنند و Box و Google Drive نیز محبوب هستند.
ساختارها و استراتژی‌هایی که در اینجا درباره آن‌ها صحبت می‌کنیم می‌توانند در سیستم فایل محلی شما مورد استفاده قرار گیرند یا اگر ساختار پوشه را در پوشه مخصوص سرویس مورد نظر خود قرار دهید، می‌تواند با فضای ابری همگام سازی شود.
پوشه سند
چه از ویندوز استفاده کنید و چه از مک، احتمالا از پوشه / نام کاربری / اسناد در رایانه خود استفاده خواهید کرد. اگر کارهای شخصی و شغلی را در رایانه انجام می‌دهید، باید دو پوشه ایجاد کنید تا موارد شخصی و شغلی خود را از هم جدا کنید. اگر از Dropbox استفاده می‌کنید، می‌تواند به صورت زیر باشد:
- Dropbox / کسبوکار
- Dropbox / شخصی
اگر از Dropbox استفاده نمی‌کنید، به همین ترتیب می‌توانید انجام دهید:
- / اسناد / کسبوکار
- / اسناد / شخصی
نحوه سازماندهی پوشه شخصی
نحوه سازماندهی پوشه شخصی بیشتر مربوط به نحوه تقسیم‌بندی ذهن شما است. یک تقسیم اساسی می‌تواند مختص به بخش آموزش، کارفرمایان، خانواده، امور مالی، بهداشت، خانه، خریدها، سفر و وسایل نقلیه باشد. پس از آن می‌توان مقدار متوسطی از زیر پوشه‌ها را در زیر این پوشه‌های اصلی، قرار داد. به‌عنوان مثال، اگر هم برای فرزندان و هم برای والدین خود اطلاعاتی را مدیریت می‌کنید، ممکن است بخواهید خانواده را از هم جدا کنید:
- / اسناد / خانواده / دانکن (والدین من)
- / اسناد / خانواده / یونگ‌ها (همسرم)
- بچه‌ها
اگر ذهن شما به این سمت می‌رود، می‌توانید تقسیم بر اساس مناطق زندگی را انجام دهید، مانند:
- / اسناد / امور مالی
- / اسناد / اجتماعی
- / اسناد / نمایشنامه
- / اسناد / ذهن
- / اسناد / سلامت
قانون کلی که باید رعایت شود این است که یک ساختار پوشه را انتخاب کنید که مطابق با نحوه تنظیم ذهنی امور باشد. اگر از سیستم مدیریت کار استفاده می‌کنید، تقلید از ساختار آن احتمالا ایده بدی نیست.
نحوه تنظیم پرونده‌های کسبوکار
پرونده‌های کسب و کار و نحوه تنظیم آن‌ها تا حد زیادی به شغل، صنعت، شرکت و موقعیت شغلی شما بستگی دارد. اگر در یک سازمان بزرگ هستید، احتمالا با یک درایو مشترک کار خواهید کرد. در این صورت ساختار دایرکتوری معمولا زیبا خواهد بود، بنابراین لازم نیست بیش از حد نگران آن باشید.
اگر شما یک تیم یا سازمان کوچک هستید، همکاری در ایجاد ساختار پرونده می‌تواند مفید باشد. اگر افراد تیم بخشی از روند تصمیم‌گیری باشند احتمال پیچیدگی کار شما بیشتر خواهد بود.
ذخیره‌سازی محلی
اگر تصمیم دارید برخی از پرونده‌ها را به صورت محلی ذخیره نمایید یا اگر از درایو مشترک استفاده نمی‌کنید، باید به نوع فعالیت خود توجه کنید. به‌عنوان مثال، فرض کنید شما یک تحلیلگر کسبوکار هستید که کارهای پروژه را انجام می‌دهید یا نقش دیگری در آن سازمان دارید. ساختار فهرست شما می‌تواند به این ترتیب سازماندهی شود:
- / نام پروژه ۱
- / نام پروژه ۱ / wip
- / نام پروژه ۱ / طوفان فکری
- / نام پروژه ۱ / خروجی
- / نام پروژه ۲
- / نام پروژه ۳
- /بایگانی
با استفاده از پوشه‌های فرعی در وقت جستجو صرفه جویی کنید
هر پروژه دارای زیر پوشه‌های مربوط به واحدهای منطقی سازمان است، مانند نوع کار، ذینفعان یا افرادی که به آن‌ها گزارش می‌دهید. پوشه “/ بایگانی” جایی است که می‌توانید پروژه‌های تکمیل شده خود را به پایان برسانید. در مقابل، اگر شما یک بازاریاب آنلاین هستید، ممکن است مواردی مشابه این را داشته باشید:
- /امور مالی
- / فضای مجازی
- /بازاریابی
- / محصولات
- /پروژه‌ها
- /برنامه‌ریزی
- /مشتری‌ها
- /فناوری‌های جدید
دو مزیت برای سازماندهی با الگوها
برای مدیریت فایل‌ها و مستندات کاری می‌توانید از برخی الگوهای آماده (منظور سیستم های طراحی شده برای این منظور است) استفاده کنید. با در نظر گرفتن یک الگوی مناسب برای کار خود، می‌توانید به مزایای زیادی دست پیدا کنید. از جمله:
- این مسئله باعث صرفه‌جویی در وقت می‌شود. با چند کلیک ماوس یا فشار دادن کلید، کل درخت پوشه خود را ایجاد کرده‌اید.
- نظم را برقرار می‌کند. می‌دانید که پوشه‌های شما هر بار به همین ترتیب نامگذاری می‌شوند. به این معنی که احتمال ذخیره‌سازی چیزها در مکان مناسب بیشتر است و یافتن سریع موارد با جستجو بسیار آسان‌تر می‌شود.
نتیجه سخن
مدیریت اسناد الکترونیکی باید بخشی از استراتژی کلی مدیریت اسناد برای کسبوکار شما باشد. یک برنامه مدیریت اسناد مناسب باید شامل همه جوانب رسیدگی به اسناد، از جمله ذخیره سازی، بازیابی، تهیه نسخه پشتیبان و امنیت باشد. عملکرد جستجو چیز جالبی است اما هرگز با راحتی امکان مستقیم رفتن به یک پوشه یا پرونده مطابقت ندارد. اگر این نکات مربوط به مدیریت فایل را به طور مداوم دنبال کنید، حتی اگر ندانید چیزی کجاست، می‌دانید کجا باید باشد. این یک مزیت بزرگ در یافتن چیزی که به دنبال آن هستید، خواهد بود. روش‌های مناسب مدیریت پرونده باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه کسبوکار شما خواهد شد.
