مدیریت پروژه
درخواست پروپوزال (Request for Proposal) چیست و چگونه نوشته می‌شود؟
درخواست پروپوزال (Request for Proposal یا RFP) سندی است که یک سازمان برای اعلام فرصت پروژه جدید به طرف‌های ذینفع از طریق روند مناقصه ارائه می‌دهد.
این درخواست‌ها به زمان حساس بوده و قابل تغییر هستند. آن‌ها در مراحل خرید، به ویژه مطالعه مقدماتی، بخش مهمی از روند را ارائه می‌دهند.
درخواست پروپوزال چیست؟
درخواست پروپوزال یک فرایند سودمند است. ذینفعان جوّ رقابتی را ایجاد می‌کنند که در آن نامزدهای امیدوار می‌توانند بهترین قدم‌ها را برای به دست آوردن فرصت‌های جذاب بردارند. درخواست پروپوزال به پیشنهاد دهندگان دعوت‌شده می‌گوید: “راه باز است، بیا و بهترین پیشنهاد خود را ارائه کن.”
برای فروشندگان، درخواست پروپوزال فرصتی برای بررسی مشتریان و شرح پروژه آن‌ها قبل از عقد قرارداد است. این امر به فروشنده استقلال بیشتری در انتخاب اینکه به چه کسی خدمت کند، می‌دهد. تصور کنید قبل از تصمیم به کار با مشتری، مشتری را که فاقد راهنمایی است کشف کنید.
شما ممکن است با فرض اهداف و انتظارات یکدیگر وقت گران‌بهایی را تلف کنید. به همین دلیل انتظارات از همان ابتدا برطرف‌شده، به آژانس یا سازمان شما کمک می‌کند تا تشخیص دهد که آیا شما مناسب هستید یا خیر. گرچه دریافت دستمزد عالی است، اما دریافت دستمزد برای کاری که تیمتان به بهترین نحو انجام داده می‌تواند حتی بهتر باشد.
نحوه نوشتن درخواست پروپوزال
برای ارائه یک دلیل قوی در مورد اینکه چرا یک فروشنده باید بخواهد با شما کار کند، باید درخواست پروپوزال را در یک قالب جذاب بنویسید.
مراحل نوشتن درخواست پروپوزال ممکن است شبیه نوشتن رزومه یا CV باشد. در حالی که هیچ دو درخواستی دقیقاً شبیه به هم نیستند، فروشندگان باید سند شما را به عنوان درخواست پروپوزال تشخیص دهند و به راحتی نحوه پیمایش در آن را بفهمند.
عناصر درخواست پروپوزال
عناصر درخواست پروپوزال هسته آن را تشکیل می‌دهند. این عناصر اساسی با هم یک پیشنهاد جامع و موثر را ارائه خواهند داد. بیایید در مورد این عناصر مهم به طور مفصل صحبت کنیم.
بررسی اجمالی پروژه
درخواست پروپوزال شما باید با طرح کلی پروژه، که به عنوان خلاصه یا پیش‌زمینه نیز شناخته می‌شود، شروع گردد. این مقدمه‌ای برای مشکل شما و درخواست کمک واجد شرایط است. در بررسی اجمالی پروژه به طور خلاصه ذکر می‌شود که شرکت شما به دنبال چه است و چرا به دنبال آن می‌گردد. در صورت تمایل، ممکن است بررسی اجمالی پروژه شامل برخی از حقایق مربوط به شرکت شما نیز باشد.
هنگامی که به دنبال کمک خلاقانه می‌گردید، یک آژانس باید کمی در مورد تاریخچه شرکت شما، احساسات عمومی درباره آن و مشتریانش آگاه شود. بررسی اجمالی پروژه به آژانس‌ها کمک می‌کند تا بهترین شرایط را برای کار تشخیص دهند.
طول پروپوزال
منابع می‌گویند پیشنهاد شما باید تا حد ممکن کوتاه و شامل تمام اطلاعات مربوطه باشد. هیچ دلیلی وجود ندارد که وقت مخاطبین خود را برای جذب روایت بیش از حد تلف کنید.
اگرچه ممکن است چند صفحه دیگر داشته باشید، اما این صفحات فقط حاوی اطلاعاتی هستند که شما باید بدانید. این عناصر باید به عنوان هدرها (عناوین) ذکر شده و شماره‌گذاری شوند. تمام اطلاعات زیر این عناوین باید به صورت پاراگراف باشد.
دستورالعمل‌های پروپوزال
در اینجا شما به فروشندگان توضیح می‌دهید که به دنبال چه چیزی هستید. آیا دوست دارید نمونه کارهای آن‌ها را ببینید؟ آیا دوست دارید مطالعات موردی را مشاهده کنید که در آن، آن‌ها به سازمان‌هایی مانند شما در رسیدن به اهداف خود کمک می‌کنند؟ یا می‌خواهید هزینه پیش‌بینی‌شده را در پیشنهاد خود بگنجانند؟
این همچنین زمان مناسبی برای تعیین ضرب‌الاجل است، بنابراین فروشندگان خواهند دانست که چه زمانی باید این اطلاعات را ارسال کنند. دامنه سیاست به شما امکان می‌دهد انتظارات را برقرار کنید تا فروشندگان بتوانند بر اساس نیازهای شما پیشنهادی ارائه دهند.
شرح پروژه و الزامات آن
این بخش به شما امکان می‌دهد هدف پروژه خود و مشکلاتی را که دوست دارید یک فروشنده حل کند، شرح دهید. این را به عنوان مشاوره با پزشک تصور کنید. اینجا جایی است که می‌توانید علائم بیماری خود را مشخص کرده و ذکر کنید که چگونه احساس بهتری خواهید داشت.
مانند هر زمینه پزشکی، یافتن راه‌حل زمانی که بیماران می‌توانند علائم خود را اعلام کنند بسیار آسان‌تر است. به همین ترتیب، در اینجا شما به فروشندگان می‌گویید، “این همان کاری است که شما باید انجام دهید.”
تحویل و محدوده پروژه
این قسمت از درخواست پروپوزال به شما امکان می‌دهد هر آنچه را که می‌خواهید با این مشارکت بدست آورید در یک لیست بنویسید. این بخش توضیح می‌دهد که شما چه مبلغی به ارائه‌دهنده خدمات پرداخت خواهید کرد و انتظار می‌رود او چه چیزی را ارائه دهد. در اینجا معیارهایی وجود دارد که یک برنده هنگام کار بر روی پروژه شما باید در نظر بگیرد.
فرض کنید شما در حال نوشتن یک درخواست پروپوزال برای مناقصات به یک آژانس روابط عمومی هستید، امیدوارید که این امر به شما کمک کند تا برای دور اخیر بودجه، اطلاعیه مطبوعاتی را توزیع کنید.
پیش‌بینی‌های ارائه‌شده درخواست پروپوزال باید به شرح زیر باشد:
- در حال توسعه بیانیه‌های مطبوعاتی برنددار، جذاب و اعلام جزئیات آخرین بودجه شرکت
- توزیع اطلاعیه مطبوعاتی به منابع خبری و لیست مخاطبین شرکتی
- اخذ مصاحبه و سایر فرصت‌های خبری مربوط به این اطلاعیه
نام‌گذاری این نتایج از آنجا مهم است که داوطلبان باید اطمینان داشته باشند که می‌توانند به خوبی در ادامه خود را ارائه دهند. اگر شما یک آژانس مطبوعاتی هستید که اسناد را توزیع می‌کند و سپس به کار خود ادامه می‌دهد، برای سازمانی که نیاز به کمک در جلب توجه رسانه‌ای طولانی‌مدت داشته باشد مناسب نیستید.
این مورد نیز مکان مناسبی برای درج انتظارات کمی است. به عنوان مثال، اگر یک آژانس بازاریابی را برای ایجاد یک کمپین تبلیغاتی استخدام کنید، اهدافی خارج از ایجاد کمپین دارید. ممکن است شما یک نرخ کلیک خاص یا تعداد منجر به تبدیل یا بازده سرمایه‌گذاری خاص بخواهید.
اگرچه ممکن است آژانس کنترل کاملی بر این اهداف نداشته باشد، اما گنجاندن آن‌ها در درخواست پروپوزال ضروری است. به این ترتیب، اگر این اهداف پس از اتمام پروژه برآورده نشوند، آژانس درک روشنی از چرایی عدم استفاده مجدد آن‌ها دارد. با بیان این اهداف کمی، فروشنده می‌تواند استراتژی‌هایی را توسعه دهد که احتمالاً به شما در دستیابی به آن‌ها کمک می‌کند.
جمع‌بندی
در این مقاله به تعریف و مفاهیم پایه‌ای RFP، توزیع RFP و رتبه‌بندی پاسخ‌های RFP پرداختیم و اکنون شما با فراگیری این مطالب آماده هستید بهترین پیمانکاران را با طی کردن صحیح فرایند تدوین، توزیع و امتیازدهی به درخواست‌های پروپوزال، انتخاب کنید.
