مدیریت دانش (KM) چیست؟

اولین بار تام داونپورت (Davenport، ۱۹۹۴) تعریف کلاسیک مدیریت دانش را ارائه داد: “مدیریت دانش فرآیند جذب، توزیع و استفاده موثر از دانش است.” احتمالاً از آن زمان تاکنون هیچ تعریفی بهتر و دقیقتر از این مهم ارائه نشده است.

اما در تعریفی جدید‌تر، چند سال پس از تعریف دانپورت، گروه گارتنر تعریف دیگری از این مهم بیان کردند، که امروزه بیشترین کاربرد را دارد.

“مدیریت دانش رشته‌ای است که رویکردی یکپارچه در شناسایی، تصرف، ارزیابی و به اشتراک‌گذاری کلیه دارایی‌های اطلاعاتی یک شرکت را ترویج می‌کند. این دارایی‌ها ممکن است شامل پایگاه‌های اطلاعاتی، اسناد، سیاست‌ها، رویه‌ها و تخصص و تجربه غیرمستقیم در این زمینه‌ها باشد”.

ریشه‌های مدیریت دانش

مفهوم و اصطلاحات KM که مخفف عبارت Knowledge management است، در جلسات مشاوران مدیریت جوانه زد. با ظهور اینترنت، این سازمان‌ها به سرعت دریافتند که این ابزار فوق العاده‌ای است و می‌تواند اطلاعات را به سرعت در دسترس قرار دهد.

اینترنت اطلاعات آن‌ها را در بین واحدهای پراکنده جغرافیایی در یک سازمان اصلی به اشتراک می‌گذاشت. جای تعجب نیست که آن‌ها به سرعت دریافتند که در ساخت ابزارها و تکنیک‌هایی مانند داشبورد و پایگاه‌های داده بهترین تجربیات را خواهند داشت.

با این حال، این محصول جدید به یک نام نیاز داشت و نامی که ظاهر شد مدیریت دانش بود. ظاهراً این اصطلاح در زمینه فعلی خود در مک کینزی در سال ۱۹۸۷ برای مطالعه داخلی در مورد نحوه استفاده از اطلاعات به کار رفته است.

سازمان‌های مشاوره‌ای به سرعت اصول و فنون مدیریت دانش را به سازمان‌های دیگر، انجمن‌های تخصصی و رشته‌ها منتشر کردند. زمان مناسبی برای این فعالیت بود، زیرا اشتیاق زیادی را برای سرمایه‌های فکری در دهه ۱۹۸۰، منبع شناخت اطلاعات و دانش را به عنوان دارایی‌های اساسی برای هر سازمانی فراهم کرده بود.

هدف مدیریت دانش

• ارتباطات غنی، عمیق و باز

می‌توان مدیریت دانش را بسیار پربار و متعهد به منظور تکثیر، در واقع ایجاد محیط اطلاعاتی دانست که منجر به تحقیق و توسعه‌ی موفق ارتباطات می‌شود. به بیان دیگر دسترسی غنی، عمیق و باز به ارتباطات و اطلاعات سازمان و استقرار آن در سراسر شرکت، اولین هدف مدیریت دانش است.

• آگاهی از وضعیت

آگاهی از وضعیت اصطلاحی است که اخیراً استفاده می‌شود. در نظر مشاوران ویژگی بارز یک خلبان جنگنده خوب “آگاهی از موقعیت” در بالاترین سطح است. در واقع آنها می‌خواهد سازمان بداند چگونه از خود دفاع و محافظت کند. اولین قدم هوشیاری و ایجاد آگاهی از موقعیت‌های مناسب و در نتیجه تصمیم‌گیری صحیح است.

مدیریت دانش چه می‌کند؟

• مدیریت محتوا

بارزترین مورد، در دسترس قرار دادن داده‌ها و اطلاعات سازمان از طریق داشبورد، پورتال و با استفاده از سیستم‌های مدیریت محتوا در اختیار اعضای سازمان است. مدیریت محتوا، فوری‌ترین و بارزترین قسمت مدیریت دانش است. ممکن است اطلاعات و داده‌های سازمان شما را به صورت آنلاین قرار دهد، به علاوه اطلاعات خارجی انتخاب شده را نشان داده و توانایی انتقال یکپارچه به جستجو، کم و بیش، در کل وب را دارد.

• مکان‌یابی تخصص

از آنجا که دانش در افراد ساکن است، اغلب بهترین راه برای کسب تخصص مورد نیاز شما صحبت با یک متخصص است. یافتن یک متخصص مناسب با دانش مورد نیاز شما، می‌تواند یک مشکل باشد، به ویژه اگر مثلاً متخصص در کشور دیگری زندگی کند.

در روزهای اولیه کار با مدیریت دانش اصطلاح ” Yellow Pages ” معمولاً استفاده می‌شد، اما اکنون این اصطلاح به سرعت در واژگان رایج ما از بین می‌رود. مکان‌یابی تخصص با سه منبع اصلی زیر در هر صورت دقیق‌تر است.

1. رزومه کارمند
2. شناسایی شخصی کارمندان از حوزه‌های تخصص
3. تحلیل الگوریتمی ارتباطات الکترونیکی کارمند

• درس‌های آموخته شده (تجربیات)

در اوایل جنبش مدیریت دانش، عبارتی که بیشتر اوقات استفاده می‌شد “بهترین شیوه‌ها” بود، اما این عبارت خیلی زود با “درس‌های آموخته شده” جایگزین شد به این معنا که اطمینان حاصل کنید آنچه از تجربیات آموخته شده است به همکاران منتقل می‌شود و تنها به تهیه گزارش اعتماد نکنید. این میان طراحی چنین سیستمی به پشتکار و همکاری دقیقی نیاز است.

قبل از راه اندازی سیستم آموخته‌ها، باید تمام سوالات پیش آمده را با دقت اندیشید، حل کرد و سازوکار مورد نیاز طراحی و اجرا شود. بی‌توجهی می‌تواند به راحتی منجر به شکست و ایجاد یک شهرت بد شود که تلاش‌های بعدی را کاهش دهد.

• گسترش جوامع عملی

این مسئله را به اختصار COP می‌نامند که عبارت کنفرانس طرفین (Conference of Parties) را معنا می‌کند. در واقع گروهی از افراد با علایق مشترک هستند که گرد هم می‌آیند تا با به اشتراک گذاشتن و بحث درباره مشکلات و فرصت‌ها، درباره بهترین روش‌ها و گفتگو در مورد آموخته‌ها، تجربیات جدید به دست آورند.

طبیعی است که تقسیم دانش در فضاهای اجتماعی اتفاق می‌افتد و باید به صورت واقعی تکرار شود. در زمینه مدیریت دانش، استفاده از فضای اینترنت به سهولت کار می‌افزاید. به طور مثال بانک‌های جهانی یک مورد کلاسیک از این مهم را نشان می‌دهند.

این میان نقش‌ها و سمت‌های مختلی در اجرا این فعالیت‌ها همکاری خواهند داشت و حتما با سوالاتی از این دست رو به رو خواهند شد:

• چه کسی نقش‌های مختلف مدیر، مجری و رهبر اندیشه را به عهده دارد؟
• جوامع علمی چگونه مدیریت می‌شود و چه کسی مدیریت اصلی را دارد؟
• چه کسی مسئولیت کلی را برای هماهنگی و نظارت بر جوامع علمی مختلف بر عهده خواهد داشت؟
• چه کسی به دنبال اعضای جدید است؟
• چه زمانی و چگونه (تحت چه قوانینی) جوامع حذف یا عضو می‌شوند؟

بررسی مراحل توسعه مدیریت دانش

• مرحله اول: فناوری اطلاعات

مدیریت دانش در ابتدا اساساً با فناوری اطلاعات و تمایل به استفاده از یک فناوری جدید یعنی اینترنت کار می‌کرد و به دنبال یافتن توانایی آن بود. نکته اصلی این است که مرحله اول مدیریت دانش در مورد چگونگی بکارگیری این فناوری جدید و برای استفاده موثرتر از اطلاعات و دانش است.

• مرحله دوم: منابع انسانی و فرهنگ سازمانی

در عرض چند سال، مرحله دوم مدیریت دانش ظهور کرد که مشخص شد به کارگیری ساده فناوری جدید برای امکان فعال کردن به اشتراک گذاری اطلاعات و دانش کافی نیست. بدیهی شد که ابعاد انسانی و فرهنگی نیز نیاز به تلفیق دارند.

 مرحله دوم را به توجه به عبارت”اگر شما آن را بسازید، آنها می‌آیند” یک دستورالعمل ساده را توصیف کرده که نشان می‌داد اگر عوامل انسانی به اندازه کافی مورد توجه قرار نگیرند، می‌تواند به راحتی منجر به شکست سریع و شرم آور یک سازمان شود.

مشخص شد که اجرای مدیریت دانش شامل تغییراتی در فرهنگ سازمان‌ها می‌شود پس در بسیاری از موارد تغییرات نسبتاً قابل توجهی به وجود آمد. تغییرات لازم در فرهنگ شرکت برای تسهیل و تشویق به اشتراک گذاری اطلاعات و دانش می تواند اساسی و عمیق باشد.

بنابراین مدیریت دانش فراتر از ساختن اطلاعات و دسترسی بیشتر به آنها است. نتیجه این امر روشن است که رهبران مدیریت دانش باید در تصمیم‌گیری برای طراحی سیاست‌ها و یا جبران خسارت‌های سازمان نقش داشته باشند. فرایندی که از نظر سیاسی بسیار حساس و سرشار از دشواری است.

• مرحله سوم: طبقه‌بندی و مدیریت محتوا

در این مرحله آگاهی از اهمیت محتوا و به ویژه اهمیت قابل بازیابی آن محتوا و بنابراین اهمیت چیدمان، توصیف و ساختار سندیکایی آن مورد توجه است. امروزه در این مرحله مسائل اصلی از جمله “تجزیه و تحلیل داده‌ها” و “یادگیری ماشین” برای “جستجوی سازمانی” در اولویت قرار دارند. اصل کار این است که بتوانید با توجه به تغییرات مداوم از طبقه کارشناسان، داده‌های خود را به طور موثر مدیریت و بازیابی کنید.