مدیریت فرایندهای کسب و کار
همه چیز درباره Workflow (گردش کار)
Workflow یا گردش کار پایه و اساس هر کسب و کار است. صرف نظر از اینکه کسب وکار شما مربوط به چه صنعتی است یا چه کار انجام می‌دهید، احتمالا بسیاری کارها وجود دارد که شما آن را به صورت روزانه و روتین تکرار می‌کنید و در پایان روز کسب و کار شما واقعا فقط مجموعه ای از فرایندها و کارهای روزانه بوده است.
Workflow دقیقا چیست؟
در تعریف Workflow می‌توان گفت: Workflow مجموعه ای از فعالیت های تکراری است که باید برای تکمیل یک کار انجام شود.
هر شرکت یا سازمانی از گردش کاری استفاده می‌کند. درواقع Workflow همان وظایف روزانه ای است که کارکنان شما انجام می‌دهند. با این حال در اکثر موارد، با وجود اینکه تیم شما می‌داند وظایف و مسئولیت های روزانه آن‌ها چیست، گردش کاری در سازمان شما مستند یا تجزیه و تحلیل نشده است.
به هرحال مدیران پیشرو همیشه به دنبال آن هستند تا کسب و کار خود را بهتر اجرا کنند. بدین منظور آن‌ها سعی می‌کنند با استفاده از مدیریت فرایند کسب و کار(BPM) قسمت هایی از کار خود را که قابل بهبود است شناسایی کرده و آن را بهبود بخشند.
Workflow بر روی کاغذ
Workflow را می‌توان در قالب یک نمودار یا به عنوان یک چک لیست تهیه کرد. به طوری که شما از طریق فرایندهای کسب و کار پیش می‌روید، آن را به طور دقیق مرتب می‌کنید و روی کاغذ پیاده می‌کنید.
مزیت اصلی نقشه برداری از کسب و کار این است که شما به جای داشتن یک ایده از آنچه قرار است در کسب و کار انجام شود، یک دید کلی نسبت به کسب و کار به دست خواهید آورد.
Workflow می‌تواند برای مدیریت فرایندهای کسب و کار یا مهندسی فرایندهای کسب و کار بسیار مفید و کمک کننده باشد. هنگامی که شما فرایندهای دقیق کسب و کارتان را می‌دانید، تجزیه و تحلیل و بهینه سازی آن بسیار ساده تر است.
نرم افزار Workflow
با توجه به اینکه در عصر دیجیتال زندگی می‌کنیم، جای تعجب نیست که اکثر نرم افزارها می‌توانند کارهای بیشتری نسبت به قرار دادن اطلاعات دستی در نمودار انجام دهند. شما می‌توانید به جای داشتن چک لیست کارکنان خود، اطلاعات را به نرم افزار گردش کار مورد علاقه خود بدهید.
در بسیاری موارد، نرم افزار نیز مبتنی بر چک لیست یا نمودار است. تفاوت اصلی بین نرم افزار و پیاده سازی روی کاغذ این است که نرم افزار بسیار کارآمدتر است. شما با استفاده از نرم افزار می‌توانید ببینید چه اتفاقی در فرایندهای شما در زمان های واقعی می‌افتد، چه کسی مسئول است؟ آیا مشکلی وجود دارد؟ و بسیاری موارد دیگر.
نرم افزار Workflow چه مزایایی برای کسب و کار شما دارد؟
- بهره وری: جریان کار توسط نرم افزار ردیابی می‌شود بنابراین شما همیشه می‌توانید بررسی کنید که در کجای کار هستید.
- اتوماسیون: می‌توانید بسیاری از وظایف روتین و معمول خود را با نرم افزار Workflow خودکار کنید.
- ریسک کمتر: خطاهای انسانی همیشه وجود دارد، نرم افزار Workflow ریسک خطاهایی انسانی را کاهش می‌دهد و شما مطمعن هستید که چنین اتفاقی رخ نخواهد داد.
- مسئولیت: با استفاده از نرم افزار شما همیشه می‌دانید که چه کسی مسئول است و اگر کاری اشتباه پیش رود می‌توانید شخصی که مسئول آن است را به راحتی پیدا کنید.
