بهینه سازی فرایند کسب و کار چیست؟ چگونه انجام می‌شود و چرا به آن نیاز است؟

مدیریت فرایند های کسب و کار با مفاهیمی چون بهینه سازی فرایند کسب و کار گره خورده است. ما در فرایندها به غیر از شناخت و مدل‌سازی به دنبال آن هستیم که بهینه‌ترین حالت‌ها را بیابیم. برای شروع، ابتدا نگاهی به معنی بهینه سازی فرایند کسب و کار می‌اندازیم.

تعریف بهینه سازی فرایند کسب و کار

بهینه سازی فرایند کسب و کار به معنای نظم‌دهی و تنظیم روند یک پروسه، به منظور بهینه سازی پارامترهای مشخص بدون در نظر گرفتن برخی محدودیت ها است تا بتوانیم بهترین و یا موثرترین استفاده از آن‌ها را انجام دهیم. این مفهوم با مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار (BPR) متفاوت است.

معنای بهینه سازی فرایند کسب و کار

بهینه سازی فرایندها می‌تواند در بسیاری از حوزه ها مورد استفاده قرار گیرد، اما در حوزه فرایندهای کسب و کار این بهینه سازی به یک فرایند موجود اشاره دارد که به منظور بهبود و هدایت فعالیت های این فرایند مورد استفاده قرار می‌گیرد که در حال حاضر به عنوان «هدف کسب و کار» تعریف می‌شود.

بنابراین زمانی که درباره بهینه سازی فرایند کسب و کار صحبت می‌کنیم درواقع از فرایندی که در حال حاضر فعالیت می‌کند، صحبت می‌کنیم و در حال نگه داشتن این فرایند هستیم و تنها تشخیص می‌دهیم که این فرایند کجا نقص دارد، چه چیزی می‌توان به آن اضافه کرد، چطور پیشرفت ها و بهبودهای لازم را انجام دهیم و سپس بررسی می‌کنیم که این فرایند به همان شیوه ای که شما در نظر گرفته بودید به فعالیت خود ادامه دهد اما با عملکرد بهتر و بهبود یافته تر.

روند بهینه سازی فرایند کسب و کار

هیچ روش مشخص و واضحی برای بهینه سازی فرایند وجود ندارد که همه با آن موافق باشند. گزینه های زیادی وجود دارد که می‌توانید این فرایند را انجام دهید که در اینجا چند مثال از این گزینه‌ها را برای شما آورده‌ایم.

متدهای بهینه سازی فرایند کسب و کار

DMAIC

این تکنیک یک تکنیک شش سیگما در بهینه سازی فرایندهای کسب و کار است که در جریان اتوماسیون فرایندهای کسب و کار تقریبا به طور کامل اتفاق می‌افتد.

DMAIC بر گرفته از ابتدای کلمات زیر است:

• Define: به معنای مشخص و معین کردن
• Measure: به معنای اندازه گیری
• Analyze: به معنای جزیه و تحلیل
• Improve: به معنای بهبود بخشیدن و اصلاح
• Control: به معنای کنترل و نظارت

این متد یک رویکرد قوی مبتنی بر داده ها برای بهینه سازی فرایند کسب و کار در یک سازمان بزرگ که شامل سهامداران زیادی است ارائه می‌دهد.

هدف تکنیک DMAIC در چهارچوب شش سیگما پیدا کردن نقص های خروجی، ردیابی آن‌ها که به مشکلات اصلی پردازش مربوط است و سپس راه‌هایی برای بهبود روند مقابله با این مشکلات است. در نتیجه از طریق متد شش سیگما در مدیریت فرایند های کسب و کار ضایعات خروجی را کاهش می‌دهد.

بهینه سازی فرایند مبتنی بر داده کاوی

بدیهی است که فرایند مبتنی بر داده کاوی، خودش به تنهایی یک متد نیست. اما بخش بسیار مهمی از روش‌های بهینه سازی فرایند مدرن است.

چیزی که داده کاوی می‌تواند به شما ارائه کند درواقع یک نمای کلی فوری از فرایند فعلی شما و نحوه عملکرد آن است. این فرایند اغلب به عنوان «کشف خودکار فرایند کسب و کار» نیز نامیده می‌شود.

شما می‌توانید به ابزار پروسه داده کاوی یک ورودی بزرگ از داده‌‌ها در مورد یک فعالیت بدهید و با استفاده از نرم افزار متوجه شوید که چه اتفاقی، چگونه و توسط چه کسی می‌افتد. سپس می‌توانید همه این‌ها را به روش های مختلف در نقشه بگذارید و سپس تصاویری از نحوه فرایند کسب و کار خود مشاهده کنید.

چرخه PDSA (برنامه- انجام- مطالعه- عمل) در بهینه سازی فرایند

PDSA متفاوت با چرخه دمینگ، یک فرایند ۴ مرحله ای است که با رویکرد ساخت و بهبود کسب و کار طراحی شده است. این نظریه به خوبی در مورد بهینه سازی فرآیند بحث می‌کند به طوری که آن را دامنه توجه آن پیدا کردن و بهبود ایده کیفیت در سراسر عملیات کسب و کار است. نظریه کیفیت در اینجا مورد توجه است و بسیار بیشتر و ساده تر از نظریه شش سیگما باعث کاهش نقص می‌شود.

چهار مرحله این چرخه عبارتند از:

• Plan یا برنامه

در مرحله plan یا برنامه ریزی شما باید مفهوم کیفیت خود را تعیین کنید. در اینجا شما باید جنبه‌هایی را که می‌خواهید از نظر کیفیت بهبود بخشید شناسایی و تعیین کنید چگونه می‌خواهید این کیفیت را بهبود بخشید. پیش بینی‌های دقیق در این مرحله بسیار اهمیت دارند و نشان می‌دهند که شما درک جامعی از سیستم کسب و کار خود دارید.

• Do یا انجام

در مرحله بعدی که مرحله انجام است اجرا و پیاده سازی این پیشرفت‌ها است و این انجام به شکل کاملا کنترل شده صورت می‌گیرد. اگر شما بتوانید در این مرحله از گروه‌های کنترل یا مطالعات خودکار استفاده کنید، سپس می‌توانید داده‌های مقایسه ای بهتری را در درک متغیرها در اختیار داشته باشید که این داده ها بر نتایج تاثیر می‌گذارد. سعی کنید برای تشویق تیم خود در این قسمت از آن‌ها مشارکت و کمک بگیرید.

• Study یا مطالعه

مرحله مطالعه در PDSA متفاوت از این مرحله در چرخه PDCA است. در PDCA شما چک می‌کنید که آیا نتایج خوب است یا نه و فرقی نمی‌کرد که آیا خروجی شما افزایش یافته است ،نقایص و ضایعت کاهش یافته است و غیره. اما دمینگ در PDSA برای مطالعه نتایج این روش را رد کرده است. در این مرحله شما درواقع می‌خواهید به اندازه و مقدار بسیاری از جنبه‌های فرایند جدید و نتایج آن که قابل اندازه گیری است دست یابید.

• Act یا عمل

مرحله عمل می‌تواند جایی باشد که شما پیشرفت‌های فرایند جدید را در بخش وسیع فعالیت‌های خود انجام می‌دهید. شاید شما با استفاده از تغییراتی که در قسمت مطالعه متوجه آن شدید بخواهید برنامه ریزی‌های دیگری برای پیشرفت و بهبود کسب و کار انجام دهید.

با توجه به مبحث بهبود مستمر، این چرخه زمانی که به اتمام می‌رسد دوباره شروع می‌شود.