استراتژی‌های کلیدی در ساده‌سازی فرایندهای کسب و کار

عمل ساده‌سازی فرایندهای کسب و کار با هدف افزایش کارایی سازمان توسط ساده سازی وظایف، حذف مراحل غیر ضروری و از میان برداشتن ضایعات، با استفاده از مدرنترین تکنیک های مدل سازی انجام می‌شود. ساده سازی فرایندهای کسب و کار تعریف ساده ای دارد اما در عمل کار ساده ای نیست. اینکه شما بتوانید کشف کنید چه چیزی را ساده سازی کنید و یا حذف کنید و اینکه بفهمید کدام وظایف باید کارآمدتر باشد بسیار اهمیت دارد.

به منظور ساده سازی فرایندهای کسب و کار باید عوامل کلیدی را با دقت بررسی کنید.

رازها و استراتژی های ساده سازی فرایندهای کسب و کار

اکثر شرکت ها قصد دارند سود خود را به حداکثر برسانند. و حتی کسانی که برای اهداف بشر دوستانه خود کار می‌کنند یا سازمان های غیر انتفاعی هستند و یا حتی کسانی که وظیفه گسترش ایده ها را انجام می‌دهند از فرایندهای ورودی و خروجی استفاده می‌کنند.

۱- تحلیل زنجیره ارزش

زنجیره فرایند به وظایف مختلفی تقسیم می‌شود. اولین کاری که باید در تعیین اینکه آیا کارهایی وجود دارد که می‌توان آن‌ها را بهبود بخشید یا حذف کرد، تجزیه و تحلیل مقدار ارزش افزوده آن‌ها است.

به عنوان مثال برای یک برند طراحی عطر، طرح بسته بندی و ایجاد لوگو ارزش افزوده زیادی برای محصول نهایی ایجاد می‌کند. به همین منظور آن‌ها باید اطمینان داشته باشند که این مراحل را با حداکثر کارایی انجام می‌دهند.اما برای خود عطری که می‌خواهد به بازار عرضه شود و تمرکز بر قیمت پایین دارد، این مرحله از فرایند اهمیتی ندارد. آن‌ها حتی می‌توانند ایجاد لوگو را برون سپاری کنند تا روند پروسه را ساده تر کنند.

به همین ترتیب، به جای حفظ یک تیم از طراحان متخصص در طراحی لوگو و بسته بندی، این شرکت می‌تواند از بسته بندی استاندارد موجود در بازار استفاده کند و تمام این مراحل را در پروسه کسب و کار خود حذف کند.

۲- خودکار سازی وظایف تکراری

برای هر دو نمونه کسب و کار که در بالا ذکر کردیم، هنگامی که شما تصمیم به طراحی برچسب می‌گیرید، استفاده از یک دستگاه خودکار سازی فرایند برچسب زدن به احتمال زیاد بسیار ارزان تر و کارآمدتر خواهد بود.

بنابراین بهتر است وظایف تکراری مثل وزن کردن، پر کردن، برچسب زدن، بسته بندی و غیره به صورت خودکار انجام شود.

بااین وجود اگر یک وظیفه تکراری باعث بالا رفتن ارزش یک زنجیره می‌شود بهتر است که آن را اتوماتیک و خودکار نکنید. به عنوان مثال یک رستوران درجه یک را در نظر بگیرید که سرآشپزهای مخصوص یک غذای تکراری را با همان دستورالعمل هرروز درست می‌کنند.

۳- تنگناها و گلوگاه‌ها

تنگناها نقاطی در زنجیره شما هستند که قطعا باید در هنگام ساده سازی فرایندهای کسب و کار بر روی آن تمرکز کنید. چرا که این تنگناها گردش کار را مسدود می‌کند.

این تنگناها معمولا به دلیل فقدان دسترسی به منابع مانند اطلاعات و خدمات و یا به علت عدم توانایی فنی پرسنل و همچنین کمبود وسایل رخ می‌دهد.

بنابراین با شبیه‌سازی فرایندهای موجود، می‌توانید نقاط تنگنا را شناسایی و با خودکارسازی، موازی‌سازی و … آن‌ها را برطرف نمایید.