تحلیل ریسک پروژه چیست؟ چگونه و با چه روشی انجام می‌شود؟

تجزیه و تحلیل ریسک پروژه (Project Risk Analysis) یا مدیریت ریسک، فرآیند شناسایی، تجزیه و تحلیل و پاسخ به هر ریسکی است که در طول چرخه عمر یک پروژه رخ دهد. به بیان دیگر، تجزیه و تحلیل ریسک‌هایی که ممکن است در پس اجرای یک پروژه باشد، پیش‌بینی موانع احتمالی و داشتن چشم‌انداز مناسب و راه‌حل‌های قبلی، قطعا برای هر پروژه‌ای حیاتی است.

این مسئله به ما کمک می‌کند تا به طور مداوم در مسیر خود باقی مانده و به هدف خود برسیم. اما مدیریت ریسک نمی‌تواند و نباید فقط یک اقدام در پاسخ به چیزی باشد. این مهم در مرحله ارزیابی خود، باید بخشی از روند برنامه‌ریزی پروژه باشد. در واقع، در طول برنامه‌ریزی پروژه، باید ریسک‌های بالقوه ارزیابی شود و بدیهی است که راه‌حل‌های ممکن برای مدیریت این ریسک‌ها نیز ارزیابی شود.

البته قبل از اینکه بتوانید ریسک موجود در پروژه خود را تجزیه و تحلیل کنید، باید تصدیق کنید که ریسک در پروژه شما اتفاق می‌افتد. با برنامه‌ریزی برای ریسک‌ها، شما فرآیند دانستن چگونگی و شناسایی، پایش و از مدیریت ریسک‌ها را در پروژه خود، آغاز می‌کنید.

بخشی از این فرایند شناخت ریسک، تجزیه و تحلیل ریسک است. این مسئله روشی است که به شما کمک می‌کند ریسک را کاهش دهید. همچنین ابزارهایی وجود دارد که می‌توانند در این امر به شما کمک کنند. حداقل باید یک ابزار ردیابی ریسک داشته باشید یا از یک الگوی ردیابی ریسک برای شناسایی و لیست این ریسک‌ها استفاده کنید.

اما “ریسک” یعنی چه؟

ریسک هر چیزی است که به طور بالقوه می‌تواند بر زمان، عملکرد یا بودجه پروژه تأثیر بگذارد. ریسک‌ها به عنوان پتانسیل در نظر گرفته می‌شوند و در صورت مدیریت پروژه، اگر به واقعیت تبدیل شوند، به عنوان “مشکلات” طبقه‌بندی خواهند شد که باید بر این اساس مدیریت شوند.

بنابراین، مدیریت ریسک فرآیند شناسایی، طبقه‌بندی، اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی ریسک است، آن هم قبل از اینکه به مشکل تبدیل شوند. مدیریت ریسک بسته به پروژه و دامنه آن می‌تواند به صورت متفاوت مدیریت شود.

به‌بیان دیگر همان‌طور که اشاره شد، ریسک‌ها تمام آن مواردی هستند که به طور بالقوه می‌توانند پروژه یا تیم شما را مختل کنند. از آنجا که هر پروژه منحصر به فرد است، احتمالا دو پروژه ریسک‌های یکسانی ندارند.

البته تشخیص این مسئله به عهده مدیران و تیم‌های آنها است که ریسک‌ها را شناسایی کنند، تأثیر آنها را اولویت‌بندی کرده و در صورت لزوم، در صورت تبدیل شدن این ریسک‌ها به موضوعات واقعی، برای رفع آنها، برنامه‌هایی ایجاد نمایند. اما مهم این است که شما باید بدانید که منظور از کلمه “تحلیل” در مورد مدیریت ریسک پروژه چیست. ما در ادامه این مفهوم را معنا خواهیم کرد.

به عنوان مثال

اگر این یک پروژه در مقیاس بزرگ باشد، استراتژی‌های مدیریت ریسک می‌تواند شامل برنامه‌ریزی دقیق برای هر مشکل باشد. این امر برای اطمینان از فعال شدن استراتژی‌های مشخص در صورت بروز مشکل است. برای پروژه‌های کوچک‌تر، مدیریت ریسک می‌تواند به معنی لیستی ساده و اولویت‌دار از مشکلات با اولویت بالا، متوسط ​​و کم باشد.

تجزیه و تحلیل ریسک در مقابل شناسایی ریسک و مدیریت ریسک

افراد اغلب تجزیه و تحلیل ریسک را با شناسایی ریسک و مدیریت ریسک اشتباه می‌گیرند. بگذارید قبل از ادامه این موضوع را روشن کنیم.

تحلیل ریسک (Risk Analysis) چیست؟

تجزیه و تحلیل ریسک فرایندی است که مشخص می‌کند احتمال ایجاد ریسک‌ در پروژه چقدر است. این مطالعه عدم قطعیت و چگونگی تأثیرگذاری پروژه را از نظر زمان‌بندی، کیفیت و هزینه‌ها نشان می‌دهد. دو روش برای تجزیه و تحلیل ریسک، به صورت کمی و کیفی تعریف شده است (در ادامه به این دو روش خواهیم پرداخت). اما مهم است که بدانیم تجزیه و تحلیل ریسک یک علم دقیق نیست، بلکه بیشتر شبیه یک هنر است.

شناسایی ریسک (Risk Identification) چیست؟

شناسایی ریسک نیز یک فرآیند است، اما در این مورد تمام ریسک‌های احتمالی پروژه و مشخصات آنها را لیست می‌کند. اگر به نظر می‌رسد که شناسائی ریسک امری مهم باشد، به این دلیل است که یافته‌های شما در آنجا جمع‌آوری می‌شود. سپس از این اطلاعات برای تجزیه و تحلیل ریسک شما استفاده خواهد شد. اگرچه این روند از ابتدای پروژه آغاز می‌شود، اما این یک فرایند تکراری است و در طول چرخه عمر پروژه ادامه دارد.

مدیریت ریسک (Risk Management) چیست؟

سرانجام، مدیریت ریسک فرایندی کلی است که مدیران پروژه برای به حداقل رساندن و مدیریت ریسک استفاده می‌کنند. این مهم شامل شناسایی ریسک، ارزیابی ریسک، توسعه پاسخ‌گوئی به میزان ریسک و کنترل پاسخ ریسک است.

تجزیه و تحلیل ریسک پروژه: چگونه ریسک را شناسایی کنیم

برای شروع، یک تعریف دقیق و جامع از آنچه پروژه باید تولید کند، اهداف و نتایج نهایی ضروری است. به این ترتیب می‌توان ریسک‌ها را در هر مرحله از پروژه حتی با کمک تیم، شناسایی کرد. برخی از شرکت‌ها و صنایع بر اساس تجربه پروژه‌های گذشته، لیست‌های کنترل ریسک خود را از قبل تهیه می‌کنند.

تجربه گذشته تیم، تجربه پروژه در شرکت و متخصصان صنعت می‌تواند منابع ارزشمندی برای شناسایی ریسک‌های احتمالی یک پروژه باشد. شناسایی منابع ریسک بر اساس دسته‌بندی یک روش ممکن برای کشف ریسک بالقوه یک پروژه است.

برخی از نمونه‌های دسته‌بندی برای ریسک‌های احتمالی شامل موارد زیر است:

• فن‌آوری
• هزینه‌ها
• زمان سنجی
• مشتری‌ها
• قراردادها
• موقعیت مالی
• موقعیت سیاسی
• وضعیت محیط زیست
• اشخاص

سپس هر ریسک تعریف شده باید در مدل نظارت بر ریسک گنجانده شود و با اولویت خاص خود مشخص شود. در نتیجه، یک طرح ریسک که تأثیرات منفی و مثبت بر روی پروژه را نشان می‌دهد و همچنین اقدامات لازم برای استفاده و اجرای به منظور مدیریت مشکل، ایجاد شود.

در زمینه مدیریت ریسک، حفظ ارتباط منظم با تیم در طول پروژه نیز مهم است. در این زمان، شفافیت در ارتباط با افراد بسیار ضروری است. به طوری که همه می‌دانند چه عناصری را باید در نظر بگیرند تا یک مسئله را تشخیص داده و نسبت به آن واکنش نشان دهند.

نتیجه سخن

در هر پروژه، ارزیابی مناسب ریسک برای یک برنامه موفق، امری اساسی تلقی می‌شود. پس از شناسایی ریسک‌ها، مدیران برای شناسایی تأثیر کمی و کیفی ریسک بر پروژه وارد عمل می‌شوند تا دریابند چطور و با چه گام‌های مناسبی برای کاهش ریسک‌ها، اقدام کنند.