مدیریت دارایی فناوری اطلاعات (ITAM) چیست؟

مدیریت دارایی فناوری اطلاعات (IT Asset Management یا ITAM) فرایند اطمینان از حسابداری، استفاده، نگهداری، ارتقاء و دفع دارایی‌های سازمان در زمان مناسب است. به بیان ساده، این فرایند اطمینان حاصل می‌کند که موارد ارزشمند، ملموس و نامشهود، در سازمان شما ردیابی شده و مورد استفاده قرار می‌گیرند.

بنابراین، دارایی فناوری اطلاعات چیست؟ اگر بخواهیم به زبان ساده بگوییم، دارایی فناوری اطلاعات شامل سخت‌افزار، سیستم‌های نرم‌افزاری یا اطلاعاتی است که یک سازمان برای آن ارزش قائل می‌باشد.

دارایی‌های فناوری اطلاعات دارای مدت استفاده محدود هستند. برای به حداکثر رساندن ارزش یک سازمان از آن‌ها می‌توان چرخه عمر دارایی فناوری اطلاعات را به صورت پیشگیرانه مدیریت کرد. هر سازمان ممکن است مراحل منحصر به فردی از چرخه عمر را تعریف کند، اما عموماً شامل برنامه‌ریزی، تهیه، استقرار، نگهداری و بازنشستگی می‌شود. بخش مهمی از مدیریت دارایی فناوری اطلاعات استفاده از فرایند در تمام مراحل چرخه عمر برای درک هزینه کل مالکیت و بهینه‌سازی استفاده از دارایی‌ها است.

در گذشته، بخش‌های فناوری اطلاعات قادر به کنترل دارایی‌ها در حوزه خود بودند. در حال حاضر، شیوه مدیریت دارایی‌های یک سازمان بسیار فراتر از سخت‌افزاری است که دارای مهر تاییدیه فناوری اطلاعات می‌باشد. نرم‌افزار مبتنی بر اشتراک و انتظار کارکنان برای سفارشی کردن ابزارهایی که با آن‌ها کار می‌کنند از طریق بازارها و اپ استورها، چالش‌های جدیدی را در زمینه مدیریت دارایی ایجاد می‌کند. نحوه کار تیم‌های مدرن مستلزم آن است که تیم‌های فناوری اطلاعات انعطاف‌پذیر بوده و فرایند مدیریت دارایی خود را به بهترین شکل ممکن برای کسب و کار تطبیق دهند.

همانطور که تیم‌های مختلف برای کار با ابزارهایی که به بهترین شکل نیاز آن‌ها را برطرف نمایند تلاش می‌کنند، مدیریت دارایی بخش مهمی از استراتژی کلی سازمان است و اطلاعات به روز را برای کاهش ریسک‌ها و هزینه‌ها ارائه می‌دهد. فرآیند مدیریت دارایی هنگام بهینه‌سازی بودجه، حمایت از مدیریت چرخه عمر و تصمیم‌گیری‌هایی که بر کل سازمان تأثیر می‌گذارد، یک منبع حقیقت ایجاد می‌کند.

همانطور که تیم‌های خارج از فناوری اطلاعات شروع به پذیرش مدیریت خدمات می‌کنند، مدیریت دارایی نیز برای بخش‌های مختلف اهمیت یافته است. ما شنیده‌ایم که سازمان‌ها از نرم‌افزار مدیریت دارایی برای مدیریت موارد مختلف از ناوبری گرفته تا ماهیگیری، بیمه و آلات موسیقی استفاده می‌کنند.

چرا مدیریت دارایی فناوری اطلاعات مهم است؟

ارائه یک منبع واحد حقیقت

اغلب اوقات، دارایی‌ها در تعداد زیادی از مکان‌های مختلف، توسط تعداد زیادی از افراد مختلف ردیابی می‌شوند. هیچ فرد خاصی مالک چیزی نیست و هیچ ابزار واحدی اطلاعات را جمع‌آوری و متمرکز نمی‌کند. به طور طبیعی، چنین شرایطی هرج و مرج و نادرستی به دنبال دارد.

تصمیم‌گیری آگاهانه دشوار است؛ حتی شرکت‌هایی هستند که افراد آن‌ها فقط برای پیگیری دارایی‌های فناوری اطلاعات مشغول به کار می‌باشند. سیستم‌ها باید این کار را انجام دهند. بدون نیاز به تنزل زمان و مسائل مغزی برای ردیابی مصنوعات، نظارت بر استفاده و درک وابستگی‌ها، کارکنان فناوری اطلاعات می‌توانند بیشتر بر آنچه برای سازمان اهمیت دارد تمرکز کنند. مدیریت دارایی نظم را به ارمغان می‌آورد و منبع واحدی از حقیقت را برای تیم‌های فناوری اطلاعات، مدیریت و در نهایت کل سازمان ارائه می‌دهد.

بهبود استفاده و حذف ضایعات

مدیریت دارایی اطلاعات را به روز می‌کند، بنابراین تیم‌ها ضایعات را حذف کرده و استفاده را بهبود می‌بخشند. با جلوگیری از خریدهای غیرضروری و کاهش هزینه‌های صدور مجوز و پشتیبانی، در هزینه شما صرفه جویی می‌شود. افزایش کنترل همچنین انطباق با سیاست‌های امنیتی و قانونی را افزایش داده و ریسک‌ها را کاهش می‌دهد. پیامدهای مثبت بر هزینه‌ها و بهره‌وری به نفع کل سازمان است.

افزایش بهره‌وری بدون به خطر انداختن قابلیت اطمینان

با تغییری که تحول دیجیتال در نحوه عملکرد سازمان‌ها ایجاد کرده است، مدیریت دارایی مدرن فراتر از ردیابی لپ‌تاپ و ماوس می‌رود. تیم‌ها از اصول DevOps و SRE استفاده می‌کنند و به فرایندها و ابزارهای مدیریت دارایی نیاز دارند تا بتوانند عملکردها و خدمات جدید را به سرعت ارائه دهند بدون اینکه در قابلیت اطمینان آن‌ها خدشه‌ای وارد شود.

جمع‌بندی

همانطور که فناوری اطلاعات همچنان در حال تکامل است، وابستگی برای خدمات مهم به طور فزاینده‌ای به فروشندگان SaaS منتقل می‌شود و ضروری است که تغییرات محیط های پویای ابر را پیگیری کنیم و مدیریت دارایی‌های خود را با این تغییرات تطبیق دهیم. مهم این است که شما ابزارهایی را انتخاب کنید که بتوانند همکاری را به بهترین نحو ممکن کرده و از عملکرد مدیریت خدمات شما پشتیبانی کنند.

هر سازمانی متفاوت است. شاید لازم باشد وابستگی‌های پیچیده را در یک شرکت ترسیم کنید. ممکن است بخواهید دارایی‌های نامشهود مانند مجوزها و اسناد انطباق را برای کاهش ریسک ثبت کنید. شاید نیازهای شما ساده تر بوده و شامل ردیابی موجودی رایانه‌ها باشد.

خوشبختانه، نرم‌افزار مدیریت دارایی در همه جنبه‌ها، از ادغام‌های چابک و مقرون به صرفه گرفته تا راه حل‌های پیچیده و با قیمت بالا وجود دارد که می‌تواند به طور خودکار تمام سخت‌افزارهای مبتنی بر IP را در شبکه کشف کند، از تولید ضایعات جلوگیری نماید و فرایند را به طور کلی بهینه سازد. چه با ردیاب سبک و چه با سیستم سطح سازمانی کار کنید، مهم‌ترین نکته این است که گزینه‌ای را بیابید که برای موارد استفاده منحصر به فرد شما به بهترین شکل ممکن کار می‌کند.