مدیریت افرادمدیریت منابع انسانی
چگونه با حفظ احترام کارمندی را اخراج کنیم؟
کارمندان نقش مهمی در موفقیت شرکت شما دارند. البته این بدان معناست که یک کارمند بد نیز میتواند منجر به بروز ناکارآمدی‌ها و مسائل دیگر شود.
اخراج کارمندان یک واقعیت دشوار در اداره کسب و کار است. در حالی که چنین وضعیتی برای همه افراد درگیر ناخوشایند می‌باشد، راه‌های درست و غلطی برای انجام فرآیند اخراج وجود دارد. در واقع، باید قبل، حین و بعد از اخراج یک کارمند چندین مرحله را طی کنید. در این مقاله با مراحل و روش صحیح اخراج کارمند آشنا می‌شویم.
قبل از اخراج کارمند چه باید کرد
اخراج یک کارمند معمولا بیش از یک روز طول می‌کشد. برای محافظت از کسب و کار و ارائه بازخورد مناسب، اقدامات متعددی وجود دارد که باید قبل از اخراج موثر یک کارمند انجام دهید. برخی از این مراحل حتی ممکن است به شما در بهبود عملکرد کارمند کمک کند و شما را از قطع رابطه نجات دهد.
توزیع کتابچه راهنمای کارمندان
مدت‌ها قبل از اینکه بخواهید شخصی را اخراج کنید، باید مطمئن شوید که هر یک از کارمندان شما یک کتابچه راهنمای کارمند دریافت می‌کنند. کتابچه راهنما یک سند رسمی است که جزئیات زیر را برای کارمندان کاملاً روشن می‌کند:
- فلسفه شرکت
- شرایط استخدام
- خط مشی‌ها و رویه‌های شرکت
- حقوق و مزایا
کتابچه راهنمای کارمند نقش مهمی را برای کسب و کار شما ایفا می‌کند. این یک راه عالی برای نیروهای جدید است تا درباره قوانین، مزایا و شخصیت کسب‌وکار شما بیشتر بیاموزند. این همچنین به عنوان یک ابزار انطباق برای اطمینان از اینکه کارمندان سیاست‌های داخلی و زمینه‌های اخراج را می‌دانند و درک می‌کنند، عمل می‌کند. وجود این قوانین (همراه با اسنادی که نشان می‌دهد کارمندان کتابچه راهنما را دریافت کرده‌اند) به محافظت از کسب و کار شما در صورتی که کارمند اخراج‌شده تلاش کند پایتان را به دادگاه بکشاند، کمک می‌کند.
بررسی عملکرد گذشته و ارائه بازخورد
قبل از اینکه تصمیم به اخراج یک کارمند بگیرید، به گذشته نگاه کنید تا ببینید او در بررسی‌های گذشته چه نوع بازخوردی دریافت کرده است. اگر کارمند فقط بازخورد خوبی شنیده و افزایش حقوق دریافت کرده است که با عملکرد مثال‌زدنی مطابقت دارد، اخراج برای او شوک بزرگی خواهد بود.
بررسی عملکرد کارکنان نه تنها به شما فرصتی برای تعیین اهداف و انتظارات برای کارمند می‌دهد، بلکه اگر بازخوردی را به اشتراک گذاشته باشید که نشان می‌دهد کارمند نیاز به بهبود دارد، میتواند به محافظت از شما در برابر ادعاهای بیهوده کمک کند. اگر هیچ بررسی منفی در سابقه او وجود ندارد، بهتر است صبر کنید تا بتوانید بازخورد صادقانه‌ای ارائه دهید. به این ترتیب کارمند ممکن است از بررسی به عنوان فرصتی برای بهبود استفاده کند. اگر او این کار را نکند، شواهدی دارید که هم شما و هم کارمندتان از ادامه عملکرد ضعیف اطلاع داشتید تا بتوانید از تصمیم خود برای اخراج او حمایت کنید.
مستندسازی نقض قوانین و ارائه اخطارهای رسمی
داشتن مدارک مستند از هرگونه هشدار یا تخلف برای هر کارمندی که تصمیم به اخراج او دارید، مانند بررسی عملکرد مهم است. هنگامی که مشخص شد عملکرد کارمند مطابق با استانداردها نیست، او را به یک فضای خصوصی دعوت کنید و به او هشدار رسمی بدهید.
مهم است که مطمئن شوید این هشدار به صورت کتبی نیز ارسال شده است. در حالی که توضیح می‌دهید که چرا از عملکرد کارمند ناراضی هستید، باید یک سند چاپی نیز وجود داشته باشد که او امضا کند تا بتوانید آن را در پرونده پرسنلی آن شخص قرار دهید.
شما همچنین می‌توانید از یک برنامه بهبود عملکرد استفاده کنید که اهداف تعیین‌شده برای یک کارمند را برای دستیابی به یک دوره زمانی مشخص (۳۰ روز، ۹۰ روز و غیره) فهرست می‌کند. هر یک از این گزینه‌ها دقیقاً مشخص می‌سازد که چرا کارمند در خطر از دست دادن شغل خود است و به شما کمک می‌کند تا از تصمیم خود در مورد اینکه چرا باید اخراج شود، حمایت کنید.
در روز اخراج چه باید کرد
پس از انجام اقدامات مناسب برای دادن فرصت به کارمند جهت بهبود و مستندسازی دلایل اخراج، وقت آن است که سریع عمل کنید و عضو متخلف را اخراج نمایید.
منتظر آخر هفته نباشید
در حالی که در برخی موقعیت‌ها باید فرایند اخراج به سرعت انجام شود، اگر بتوانید از قبل برنامه‌ریزی کنید، روزهای خاصی می‌توانند بهتر از بقیه باشند. طبق گفته‌های The Balance Careers، معمولاً بهتر است سعی کنید در اواسط هفته کارمند را اخراج کنید، ترجیحاً در سه‌شنبه یا چهارشنبه.
اخراج شخصی در روز شنبه می تواند منجر به این شود که کارمند اخراج‌شده احساس کند که وقت او را در انتظار شروع هفته جدید تلف کرده‌اید. اخراج در روزهای آخر هفته باعث می‌شود کارمند تعطیلات آخر هفته خود را با ناراحتی بگذراند. هدف‌گذاری برای اواسط هفته میتواند به کاهش احساسات بد در یک موقعیت دشوار کمک کند.
جمع‌بندی
اخراج کردن یک کارمند برای صاحبان و مدیران کسب و کار تصمیمی دشوار و گاهی آسیب‌زا است. می‌توانید نکات ذکر شده در بالا را دنبال کنید تا مطمئن شوید که همه چیز به خوبی پیش می‌رود و از بروز ناراحتی جلوگیری می‌شود.
