ویژوال پارادایم یک نرم‌افزار حرفه‌ای در زمینه تحلیل و طراحی سیستم‌ها است که به عنوان یک دستیار قدرتمند برای متخصصان کسب‌وکار، تحلیل‌گران و توسعه‌دهندگان عمل می‌کند. این نرم‌افزار با ارائه طیف گسترده‌ای از ابزارهای مدل‌سازی، امکان ترسیم دقیق جنبه‌های مختلف یک سیستم را فراهم می‌سازد. آنچه ویژوال پارادایم را متمایز می‌کند، محیط یکپارچه و کاربرپسند آن است که یادگیری و کار با ابزارهای مختلف را ساده کرده است.
فراتر از قابلیت‌های طراحی و مدل‌سازی، این نرم‌افزار ابزارهای پیشرفته‌ای برای مستندسازی هوشمند در اختیار شما قرار می‌دهد. یکی از ویژگی‌های آن، امکان تولید خودکار گزارش‌های حرفه‌ای و شناسنامه فرآیند است. این به آن معناست که شما به جای صرف ساعت‌ها زمان برای تهیه مستندات دستی، می‌توانید با چند کلیک ساده، از مدل‌های ایجاد شده، گزارش‌های کاملاً ساختاریافته و زیبا دریافت کنید. این ویژگی، ویژوال پارادایم را از یک ابزار طراحی صرف به یک همراه برای مستندسازی و تحلیل تبدیل کرده است.
یکی از قابلیت‌های کاربردی و ارزشمند نرم‌افزار ویژوال پارادایم، امکان تهیه و دریافت «شناسنامه فرآیند» است. این ویژگی به کاربران کمک می‌کند تا مستندات دقیق و منظمی از مراحل مختلف یک فرآیند تهیه کنند. خبر خوشحال‌کننده برای کاربران فارسی‌زبان این است که این قابلیت از زبان فارسی پشتیبانی می‌کند، که این امر استفاده از آن را برای ما بسیار ساده و روان ساخته است.
برای استخراج این شناسنامه، نرم‌افزار ویژوال پارادایم دو روش مختلف در اختیار شما قرار می‌دهد. این انعطاف‌پذیری باعث می‌شود کاربران بسته به نیاز و شرایط خود، بتوانند به راحتی خروجی مورد نظرشان را ارائه کنند.
روش اول:
روش اول به صورت عملیات «کشیدن و رها کردن» (Drag and Drop) طراحی شده است. این روش اگرچه در نگاه اول ساده و سریع به نظر می‌رسد و می‌تواند برای ایجاد یک شناسنامه اولیه مناسب باشد، اما یک محدودیت مهم دارد. متأسفانه پشتیبانی این گزینه از زبان فارسی کامل نیست و ممکن است در چیدمان و نمایش متن‌های فارسی با مشکل مواجه شویم. به همین دلیل و برای جلوگیری از بروز ناهماهنگی در مستندات، توضیح بیشتر این روش را کنار می‌گذاریم و مستقیماً به سراغ روش دوم می‌رویم.
روش دوم:
روش دوم با استفاده از فایل ورد به عنوان قالب (Template) است. این روش، قدرتمند و انعطاف‌پذیر است و نتیجه‌ای کاملاً حرفه‌ای و مطابق با سلیقه شما ارائه می‌دهد. در این روش، شما ابتدا یک سند ورد (Word) را به عنوان یک قالب از پیش طراحی شده آماده می‌کنید. نکته کلیدی اینجاست که در این فایل ورد، مکان‌هایی که باید اطلاعات از نرم‌افزار ویژوال پارادایم وارد شوند (مانند نام فرآیند، شرح فعالیت‌ها، مسئولان و …) را با استفاده از کدهای خاص XML علامت‌گذاری می‌کنید. در ادامه، مراحل انجام این کار به صورت گام‌به‌گام و از صفر تا صد توضیح داده شده است.
آموزش گام‌به‌گام خروجی گرفتن شناسنامه فرآیند
زمان مورد نیاز برای تکمیل: حدود ۵ ساعت
گام اول: آماده‌سازی فایل قالب ورد
همانطور که گفته شد، نقطه شروع این روش، طراحی یک فایل ورد است. شما می‌توانید این فایل را به هر شکلی که دوست دارید (از جمله فونت، لوگو و قالب‌بندی) طراحی کنید و تمام قسمت‌های ثابت و از پیش معلوم آن را پر کنید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که برای قسمت‌های متغیر (که قرار است از نرم‌افزار پر شوند) از کدهای XML استفاده کنید.
نمونه‌ای از یک فایل ورد آماده شده را در اینجا ببینید.
گام دوم: فراخوانی ابزار Doc.Composer
در محیط اصلی نرم‌افزار ویژوال پارادایم، از منوی بالایی روی گزینه Tools کلیک کنید و سپس Doc.Composer را انتخاب کنید. این بخش در واقع موتور تولید گزارش‌های پیشرفته نرم‌افزار است.
گام سوم: انتخاب گزینه استفاده از قالب
در پنجره‌ای که باز می‌شود، گزینه Fill-in Doc را انتخاب کنید. این گزینه به نرم‌افزار می‌فهماند که شما قصد دارید از یک فایل ورد خارجی به عنوان قالب استفاده کنید.
گام چهارم: آپلود فایل قالب شما
حالا با کلیک بر روی گزینه Choose from local drive، فایل وردی را که در مرحله اول آماده کرده‌اید، انتخاب و آپلود کنید.
نکته: اگر فایل قالب از پیش آماده‌ای ندارید، می‌توانید از قالب‌های نمونه و آماده خود نرم‌افزار نیز استفاده کنید تا با ساختار آن آشنا شوید.
گام پنجم: تکمیل فرم اطلاعات
پس از آپلود فایل، ویژوال پارادایم به طور هوشمندانه کدهای XML که شما در فایل ورد قرار داده‌اید را می‌خواند. سپس یک فرم به شما نمایش داده می‌شود که فیلدهای آن دقیقاً مطابق با همان کدها است. شما با پر کردن این فرم، در واقع اطلاعاتی را وارد می‌کنید که مستقیماً و به طور دقیق در جایگاه از پیش تعیین شده در سند نهایی شما جاگذاری می‌شوند. در نهایت با تایید فرم، شناسنامه فرآیند شما به صورت یک سند ورد کامل و آراسته تولید می‌شود.
نحوه نوشتن کدها
خبر خوب این است که نوشتن این کدها از قواعد استاندارد و توابع از پیش تعریف شده‌ای پیروی می‌کند و کار پیچیده‌ای نیست. برای نوشتن هر خط کد، شما نیاز به تعریف پنج جزء اصلی دارید که در ادامه به توضیح هر یک می‌پردازیم:
۱. نام تابع اصلی (نوع المان):
این بخش مشخص می‌کند که کد شما به کدام بخش از مدل (یک Diagram خاص یا یک Element مشخص) اشاره دارد. این در واقع کلید اصلی برای دسترسی به داده‌ها است.
۲. نام بلوک (عنوان نمایشی):
این نام کاملاً دلخواه است و به عنوان یک برچسب شناسایی در فرم ورود اطلاعات نرم‌افزار نمایش داده می‌شود. برای مثال، می‌توانید از عنوانی مانند “Process Image” برای بلوکی که قرار است تصویر فرآیند را نمایش دهد استفاده کنید.
۳. بخش محتوا (نوع خروجی):
در اینجا باید مشخص کنید چه نوع محتوایی قرار است در گزارش شما قرار گیرد. آیا می‌خواهید جدول RACI را نمایش دهید، خود نمودار فرآیند (BusinessProcessDiagram) را بگنجانید، یا مثلاً جدول شرط‌ها (DTBDecisionTableEditorDiagram) را در خروجی داشته باشید.
۴. محدوده استخراج اطلاعات (Scope):
این بخش تعیین می‌کند که نرم‌افزار باید در چه محدوده‌ای به جستجوی اطلاعات بپردازد. آیا اطلاعات در سطح کل پروژه (LoopInProject) باید جمع‌آوری شود، فقط یک مورد خاص (One)، همه موارد (Any)، یا فقط در حوزه یک المان مشخص (LoopInElement)؟ (توجه: گزینه LoopInElement معمولاً مخصوص استفاده در جداول است).
۵. نوع اطلاعات خروجی (تابع):
این آخرین و در عین حال قدرتمندترین بخش است. در اینجا با استفاده از توابع گسترده موجود، مشخص می‌کنید دقیقاً چه اطلاعاتی نمایش داده شود. گزینه‌های این بخش بسیار فراوان هستند و حتی این قابلیت انعطاف‌پذیر را به شما می‌دهند که در صورت نیاز، یک تابع جدید و سفارشی نیز تعریف کنید.
توابع اصلی
به طور کلی، دو نوع تابع اصلی وجود دارد که هر کدام برای هدف خاصی طراحی شده‌اند. انتخاب بین این دو، بستگی به این دارد که شما قصد دارید اطلاعات چگونه در سند نهایی شما نمایش داده شوند.
۱. تابع Diagram:
از این تابع زمانی استفاده می‌کنیم که می‌خواهیم محتوای اطلاعاتی را به صورت مستقیم و بدون قالب جدول‌بندی درون فایل ورد قرار دهیم. این گزینه برای نمایش بلوک‌های یکپارچه اطلاعاتی مانند خود نمودار فرآیند، تصاویر یا متون توضیحی طولانی ایده‌آل است.
۲. تابع Element:
این تابع زمانی به کار می‌آید که قصد داریم اطلاعات را در قالب یک جدول سازماندهی کنیم. قدرت اصلی تابع Element در این است که به شما امکان می‌دهد به ازای هر ستون از جدول، به طور جداگانه تعیین کنید که چه محتوای اطلاعاتی در آنجا قرار گیرد. این انعطاف، آن را برای تولید گزارش‌های ساختاریافته مانند لیست فعالیت‌ها، ماتریس RACI یا فهرست تصمیم‌ها بسیار مناسب می‌سازد.
استفاده از Diagram
همانطور که گفته شد از تابع دیاگرام زمانی استفاده می شود که بخواهیم به صورت مستقیم اطلاعات را درج کنیم و از کد زیر استفاده می شود.
| ${DIAGRAM, “Business Process Diagrams”, “BusinessProcessDiagram”, LoopInProject, “Basic”} |
توابعی که در انتهای کد قابل استفاده اند عبارت است از
Basic: صرفا عکس و توضیحاتی که برای آن نمایش داده شده باشد قابل استفاده است برای مثال اگر BusinessProcessDiagram می خواهیم داشته باشم تصویر فرآیند و توضیحاتی که برای آن دیاگرام نوشته شده است درج می گردد
Details: علاوه بر عکس کلی و درج توضیحات دیاگرام محتوای آن را نیز لیست کرده و برای هر element توضیحات آن نیز درج می گردد. برای مثال BusinessProcessDiagram علاوه بر عکس و توضیحات آن، هر فعالیت، شرط و دیگر موارد را به همراه توضیحات آنها درج می کند.
استفاده از Element
زمانی که شما در نسخه ورد از جدول استفاده می کنید و می‌خواهید در آن اطلاعات را قرار دهید از ویژگی Element استفاده می‌شود و در هر قسمت باید کد زیر مورد استفاده قرار بگیرد:
| ${ELEMENT, “Tasks”, BPTask, LoopInProject, PROPERTY=name} |
به دلیل آنکه در حال استفاده از یک Element هستیم صرفا می توانیم از لیست مواردی استفاده کنیم که مرتبط با این عنوان است. لیست موارد را از طریق اینجا می توانید مشاهده نمایید.
قسمت مربوط به Property وابسته به اطلاعاتی می باشد که قرار است در آن ستون نمایش داده شود که شامل عکس، نام، شناسه، توضیحات و هر داده دیگری می باشد که در آن element وجود دارد. برای مثال در یک فرآیند اگر بخواهیم در جدول شناسه فعالیت ها را نمایش دهیم در ستون مربوطه کد زیر را وارد می کنیم.
| ${ELEMENT, “Tasks”, BPTask, LoopInProject, PROPERTY=userID} |
ویژوال پارادایم با قابلیت تولید خودکار شناسنامه فرآیند، ابزاری استراتژیک برای سازمان‌هایی است که به دنبال استانداردسازی و شفاف‌سازی فرآیندهای خود هستند. همانطور که در این مقاله دیدیم، این نرم‌افزار نه تنها از زبان فارسی به خوبی پشتیبانی می‌کند، بلکه با ارائه روش‌های مختلف از جمله استفاده از قالب‌های ورد سفارشی، امکان ایجاد مستندات حرفه‌ای و مطابق با استانداردهای سازمانی را فراهم می‌سازد. یادگیری نحوه کار با کدهای XML و توابع مختلف اگرچه در ابتدا ممکن است چالش‌برانگیز به نظر برسد، اما با صرف زمان و تمرین، به ابزار قدرتمندی در دستان شما تبدیل خواهد شد که می‌تواند ساعت‌ها زمان مستندسازی را به دقیقه‌ها کاهش دهد. این توانایی نه تنها کیفیت مستندات شما را ارتقا می‌دهد، بلکه امکان به‌روزرسانی سریع و یکپارچه آنها را در مواجهه با تغییرات فرآیندی فراهم می‌کند.
در این مقاله، روش گام‌به‌گام ساخت شناسنامه فرآیند در ویژوال پارادایم ارائه شد. با توجه به پویایی و به‌روزرسانی مستمر این نرم‌افزار، به خاطر داشته باشید که نام مسیرها، ابزارها و موقعیت منوها ممکن است در نسخه‌های مختلف تغییر کند. بنابراین توصیه می‌شود در مواجهه با تفاوت‌های جزئی، به مفاهیم پایه‌ای که در این مقاله آموزش داده شد، مراجعه کنید.
