آموزش و راهنمای کامل BPMN 2.0: مدل‌سازی فرایندهای کسب و کار

استاندارد مدل‌سازی فرایندهای کسب و کار (BPMN) مانند یک نمودار جریان (Flow Chart) پیش خواهد رفت. این مدل، یک روش برای نقشه‌برداری از فرآیندهای شما به صورت گرافیکی است و یک روش استاندارد جهانی و شناخته شده، می‌باشد. به عبارت دیگر، این مدل، شامل اطلاعاتی است که هر کسب و کار با تکیه بر آنها، به دنبال ترسیم نقشه فرآیند قابل اعتماد خود است و باید از آن مطلع شود.

هنگامی که فرایندهای خود را ترسیم می‌کنید (به ویژه با یک روش استاندارد مانند BPMN)، قادر خواهید بود:

• از چگونگی دقیق کارکرد هر فعالیت در کسب و کار خود دید واضحی داشته باشید.
• با حذف کارهای غیرضروری در وقت صرفه‌جویی کنید.
• نرخ خطای کارمندان خود را کاهش دهید (به معنای اینکه آنها قادر نخواهند بود کار را نادیده بگیرند یا به اشتباه انجام دهند).

استاندارد مدل‌سازی فرایندهای کسب و کار (BPMN) چیست؟

مدل فرایند کسب و کار و علامت‌گذاری که ترجمه عبارت Business Process Model and Notation است و به اختصار BPMN خوانده می‌شود، استانداردی برای مدل‌سازی فرآیند کسب و کار است که یک علامت گرافیکی برای تعیین فرآیندهای فعالیت ما را در نمودار فرآیند کسب و کار (BPD)، بر اساس یک روش فلوچارتینگ بسیار شبیه به نمودار جریان، با زبان مدل سازی یکپارچه (UML) فراهم می‌کند.

در ابتدای بحث، ما آن را با یک نمودار جریان مقایسه کردیم اما خیلی بیشتر از این توضیح، لازم است تا معنای آن کاملا درک شود. این مدل قابلیت مناسبی برای نمایش مواردی مانند جابجایی اطلاعات بین تیم‌ها، ذخیره داده‌ها درفضای ابری و بخش‌هایی که به صورت موازی در همان روند کار می‌کنند را در خود دارد.

اگرچه، در ساده‌ترین حالت، یک نقشه فرآیند ترسیم شده با BPMN به این شکل است:

BPMN درک جریان را بدون درک دقیق نمادها آسان می‌کند زیرا این مدل، یک روش ساده و شهودی است. این مدل، از سال ۲۰۰۴ در دست توسعه و فعال است و اکنون به عنوان راهی برای ترسیم نقشه‌های فرایند کسب و کار، مورد قبول واقع شده است. به این دلیل که:

• درک آن با یک نگاه ساده و آسان است.
• این مدل دقیق است و با طیف گسترده‌ای از نمادها برای پوشش هر مورد استفاده می‌شود.
• این مدل برای آسان‌سازی فرآیندهای انسان‌محور و فناوری اطلاعات با دقت مناسبی طراحی شده است.

دامنه اصلی BPMN

همانطور که توسط Trisotech شرح داده شده است:

این مدل، کسب و کارها را قادر می‌سازد تا بتوانند رویه‌های داخلی خود را در یک نشان گرافیکی درک کنند و به سازمان‌ها توانایی برقراری ارتباط با این روش‌ها را به صورت استاندارد می‌دهد.

آموزش BPMN

اگر می‌خواهید در نقشه‌برداری از فرآیندهای کسب و کار خود تحولی ایجاد کنید اما نمی‌دانید با انتقال یادداشت‌ها و طرح‌های اولیه به نقشه‌هایی که هرکسی می‌تواند استفاده کند، از کجا شروع کنید، این مقاله برای شماست. ما در این متن، به شما کمک می‌کنیم برنامه خود را با مفاهیم اساسی آشنا کرده و همچنین مستندات عمیق‌تری در اختیار داشته باشید که در صورت نیاز، به راحتی از آنها استفاده کنید.

تاریخچه BPMN

مدل فرآیند کسب و کار و نام برند، در ابتدا با نام دیگری در سال ۲۰۰۰ توسط طرح مدیریت فرآیند کسب و کار – یک سازمان غیرانتفاعی که توسط رهبران BPM صنعت با شرکت‌هایی مانند Ernst & Young و Versata تأسیس شد – توسعه یافت.

هدف این بود که چگونگی نمایش بصری فرآیندها استاندارد شود و این هدف از سال ۲۰۰۴ توسط Object Management Group – کنسرسیوم استاندارد فناوری NFP که به اختصار OMG مخفف می‌شود – انجام خواهد شد.

همانطور که کسب و کارها تغییر می‌کنند – و فناوری اطلاعات بسیار حیاتی می‌شود – OMG می‌تواند BPMN را به روز نگه دارد و قادر به مدیریت انواع جدید فرآیندها است. امروزه ما با نسخه BPMN 2.0 رو به رو هستیم، که نمادها و انواع نقشه‌های بیشتری را برای نشان دادن روش‌های واقعی سازمان‌های مدرن، برای فعالیت بهتر، تعریف می‌کند.

یادگیری BPMN

یادگیری BPMN مشابه یادگیری زبان برنامه‌نویسی است. در حالی که می‌توانید مرور کلی و راهنماهای کوتاه برای شروع سریع یا تماشای آموزش‌های ویدئویی را به کار بگیرید، بهترین کاری که می‌توانید برای دستیابی به مشکلات انجام دهید این است که اطمینان حاصل کنید، اصول اولیه را درک کرده‌اید. سپس هنگام خواندن اسناد و مدارک، شروع به ترسیم نقشه‌های فرایندهای کسب و کار خود کنید. البته باید مطمئن باشید که چگونه هر مرحله را نشان دهید.

درک Lanes و Pools

بوم نقشه‌ای که با BPMN ترسیم شود از Lanes و Pools تشکیل شده است. Pool نشان‌دهنده هویت یا سازمان‌های مختلف یا فرآیندهای کاملا جداگانه هستند. Lanes نشان‌دهنده تیم‌ها یا افراد مختلف در یک سازمان هستند. به بیان دیگر:

Pools

Pool بزرگترین واحد روی نقشه هستند. آنها مناطقی هستند که حاوی Lanes، رویدادها (Events)، وظایف و غیره می‌باشند. آنها نماینده کسانی هستند که وظیفه‌ای را انجام می‌دهند. اگر بخواهیم روند پشتیبانی مشتری خود را ترسیم کنیم، یک  ‌برای مسیر روند و یک Pool ‌برای مشتری وجود دارد. کار می‌تواند بین Pool جریان داشته باشد و این نشان‌دهنده چیزی مانند ارسال پیام به مشتری است.

استفاده دقیق از Pools و Lanes می‌تواند سلیقه‌ای باشد. چه از Pool‌های جداگانه برای نمایندگی بخش‌های مختلف شرکت خود استفاده کنید و چه فقط استفاده از Lanes در نظر بگیرید، قوانین سخت و سریعی وجود دارد:

• هر Pool‌ می‌تواند حداکثر شامل یک فرآیند باشد.
• Poolها نماینده شرکت‌کنندگان هستند: شرکت‌ها، مشتریان یا بخش‌ها

Lanes

غالبا، فرایندها برای تعامل با یکدیگر به دو یا چند بخش نیاز دارند. به عنوان مثال، یک روند ساده انجام سفارش ممکن است به این شکل باشد:

• مشتری از طریق تلفن با کارت اعتباری سفارش می‌دهد.
• متصدی، سفارش کارت اعتباری را شارژ می‌کند.
• کارمند جزئیات SKU و مشتری را یادداشت می‌کند.
• دفتریار SKU و جزئیات را به انبار ایمیل می‌کند.
• مورد با برچسب بسته‌بندی شده است.
• ارسال آن به مشتری از طریق پست.

یا در BPMN به شکل زیر باشد:

بوم اصلی (یا Pool) نقشه پردازش را می‌توان به ردیف (یا Lane) تقسیم کرد. هر Lane یک فرآیند موازی را نشان می‌دهد. در عین حال، هم وظایف و مسئولیت‌های دقیق هر بخش را بیان می‌دارد و هم تأثیر متقابل آنها را. Lanes همیشه به معنای بخش‌ها یا افراد نیستند. طبق مرجع Camunda، آنها می‌توانند:

• موقعیت‌ها در سازمان اولیه را نشان دهند. به عنوان مثال، کارمند حسابداری
• نقش در سازمان ثانویه را در بربگیرند. به عنوان مثال، فرد مسئول در حفاظت داده‌ها
• نقش‌های عمومی. به عنوان مثال، مشتری
• بخش‌ها. به عنوان مثال، فروش
• برنامه‌های کاربردی IT. به عنوان مثال، سیستم CRM
• تمایز مراحل دستی و خودکار

در مثال بالا برخی از اشکال جدید را نیز مشاهده خواهید کرد. شکل پیام به معنای اطلاعات منتقل شده بین دو فعالیت است و دایره سایه‌دار، پایان روند را نشان می‌دهد.

نتیجه سخن

اولین قدم برای اجرای نقشه‌های فرایند با استفاده از BPMN واقعا به نقطه شروع شما بستگی دارد. اگر نقشه فرآیند موجود در اختیار دارید، می‌توانید آنها را با BPMN استاندارد کنید. اگر قبلا فرآیندی را نگاشت نکرده‌اید، هر چه زودتر برای ایجاد یک چک لیست از فرایند خود اقدام کنید. برای عملی کردن این تکنیک‌ها، شما به مواردی بیش از پردازش نقشه نیاز خواهید داشت. در واقع منظور ما هماهنگی با تمام اعضای تیم است. بدون این مهم، هیج مدل و روشی به کمک شما نخواهد آمد.