مدیریت فرایندهای کسب و کار
فرآیند چیست؟ تعریف فرآیندهای کسب و کار
همه در مورد فرآیندهای کسب و کار صحبت می‌کنند، اما در مورد آن‌ها سردرگمی زیادی وجود دارد. برای شفاف‌سازی، در این مقاله تمام اطلاعاتی را که شما نیاز دارید از جمله اینکه فرآیند کسب و کار چیست و چرا کسب و کار شما نیاز به درک آن‌ها دارد، آورده‌ایم.
فرآیند کسب و کار چیست؟
فرآیند کسب و کار، مجموعه‌ای از مراحل است که توسط گروهی از ذینفعان برای دستیابی به یک هدف مشخص انجام می‌شود. هر مرحله از یک فرآیند کسب و کار، وظیفه‌ای را نشان می‌دهد که به یک شرکت‌کننده اختصاص داده شده است. این سنگ بنای اساسی برای چندین ایده مرتبط مانند مدیریت فرآیند کسب و کار، اتوماسیون فرآیند و غیره است.
اگرچه در مورد مدیریت فرآیند کسب و کار انبوهی از مطالب نوشته و گفته شده است، اما ضروری است که درک کنید چرا این فرآیندها برای کسب و کار شما بسیار مهم هستند.
اهمیت فرآیندهای کسب و کار
نیاز و مزایای فرآیند کسب و کار در سازمان‌های بزرگ کاملاً مشهود است. فرآیند، خط نجاتی را برای هر کسب و کار تشکیل می دهد و به آن کمک می‌کند تا فعالیت‌های فردی را به جریان انداخته و اطمینان حاصل کند که منابع بهینه استفاده می‌شوند.
دلایل اصلی داشتن فرآیندهای کسب و کار
- مشخص کنید چه وظایفی برای اهداف بزرگ‌تر کسب و کار شما مهم هستند.
- بهبود کارایی
- ارتباطات بین افراد/ توابع/ دپارتمان‌ها را به حرکت درمی‌آورد.
- برای اطمینان از پاسخگویی و استفاده بهینه از منابع، مصوبات را تنظیم کنید.
- مانع از ایجاد هرج و مرج در عملیات روزمره خود شوید.
- مجموعه‌ای از رویه‌ها را برای تکمیل وظایفی که واقعاً برای کسب و کار شما مهم هستند، استاندارد کنید.
نمونه‌ای از فرآیند کسب و کار
به عنوان مثال، فرایند استخدام یک واحد منابع انسانی را در نظر بگیریم. درست از ارسال آگهی استخدام تا پذیرش کارمند، مراحل مختلفی در این فرایند وجود دارد. اگرچه این ممکن است در سازمان‌های مختلف متفاوت باشد، یک گردش کار ساده ممکن است به این شکل دیده شود:
- مدیر منابع انسانی آگهی استخدام را پست می‌کند.
- چندین داوطلب در یک پورتال ثبت نام می‌کنند.
- مدیر منابع انسانی داوطلبان را غربال کرده و بهترین موارد را برمی‌گزیند.
- داوطلبان انتخاب‌شده برای مراحل بعدی استخدام فراخوانده می‌شوند.
- کاندیدای مناسب در آخرین مرحله استخدام انتخاب می‌شود.
- مذاکرات حقوق انجام می‌شود.
- نامه پیشنهادی ارسال شده و داوطلب می‌پذیرد.
سپس روند طولانی‌مدت پذیرش کارکنان آغاز می‌شود.
۷ مرحله از چرخه عمر فرآیند کسب و کار
۱- اهداف خود را تعریف کنید.
هدف از این فرایند چیست؟ چرا ایجاد شده است؟ از کجا می‌فهمید موفق است؟
۲- روند خود را برنامه‌ریزی و نقشه‌برداری کنید.
استراتژی‌های لازم برای دستیابی به اهداف چیست؟ این نقشه راه گسترده‌ای برای روند کار است.
۳- اقدامات و ذینفعان را تعیین کنید.
وظایف فردی را که تیم‌ها و ماشین‌آلات شما برای اجرای برنامه باید انجام دهند مشخص کنید.
۴- فرآیند را آزمایش کنید.
روند را در مقیاس کوچک اجرا کنید تا عملکرد آن را ببینید. هرگونه شکاف را مشاهده کرده و تنظیمات را انجام دهید.
۵- فرآیند را اجرا کنید.
شروع فرآیند در یک محیط زنده. ارتباط مناسب و آموزش همه ذینفعان.
۶- نتایج را کنترل کنید.
روند را مرور کرده و الگوهای آن را تجزیه و تحلیل کنید. تاریخچه فرآیند را مستند کنید.
۷- تکرار
اگر فرآیند قادر به دستیابی به اهداف تعیین شده برای آن است، آن را در آینده تکرار کنید.
مزایای استفاده از نرم‌افزار فرآیند کسب و کار
راه‌حل‌های BPM (مدیریت فرآیندهای کسب و کار) به طور منحصر به فرد برای افزایش کارایی فرآیندها در سازمان‌ها طراحی شده‌اند. اجرای آن‌ها مزایایی به دنبال دارد که عبارتند از:
کاهش ریسک‌ها
نرم‌افزار BPM به پیشگیری و رفع خطاها و گلوگاه‌ها کمک می‌کند و در نتیجه ریسک‌ها را به حداقل می‌رساند.
حذف کارهای اضافه
فرایندهای نظارت امکان شناسایی و حذف کارهای تکراری را فراهم می‌کنند. پیاده‌سازی نرم‌افزار BPM همچنین تخصیص منابع را افزایش می‌دهد تا اطمینان حاصل شود که تلاش انسانی فقط در کارهای مهم استفاده می‌شود.
به حداقل رساندن هزینه‌ها
بهبود دید در فرآیندها به صفر رساندن هزینه‌های بیهوده کمک می‌کند. به این ترتیب هزینه‌ها به حداقل می‌رسند و پس‌اندازها افزایش می‌یابد.
همکاری بهتر
شفافیت حاصل از نرم‌افزار BPM باعث افزایش همکاری بین تیم‌های داخلی و همچنین فروشندگان و خریداران خارجی می‌شود. همه از مسئولیت‌ها و همچنین جدول زمانی آگاه هستند.
چابکی
فرایندهای بهینه‌شده چابکی بیشتر را در عملیات سازمانی امکان‌پذیر می‌سازند. خطاهای به حداقل رسانده شده، سرعت را افزایش می‌دهند.
بهره‌وری بهبودیافته
وقتی فرآیندها پیاده‌سازی شوند، تأییدها سریع‌تر گرفته شده و بازیابی اطلاعات آسان‌تر می‌شود. وظایف بدون دخالت انسان به ترتیب دنبال می‌شوند. این مزایا باعث افزایش چشمگیر بهره‌وری تیم‌ها می‌گردد.
بهره‌وری بالاتر
داشبوردهای جامع در نرم‌افزار BPM چشم‌انداز چشمگیر عملکرد فرآیند را فراهم می‌کنند. این به مدیران کمک می‌کند تا اطمینان حاصل نمایند که زمان چرخش کوتاه و سطح دقت آن زیاد است.
انطباق بیشتر
با استفاده از نرم‌افزار BPM، طی کردن مسیرهای حسابرسی آسان‌تر و روشمندتر و مطابق با مقررات و استانداردهای صنعت است.
جمع‌بندی
فرآیندهای کسب و کار با طراحی مناسب، تیم‌های شما را در مسیر موفقیت قرار می‌دهند. همه از نقش‌ها و مسئولیت‌های خود باخبر خواهند بود و با دیدی روشن در جهت دستیابی به هدف نهایی کار می‌کنند.
