مراحل طراحی فرایندهای کسب و کار

آموزش طراحی فرایندها یک موضوع پیچیده است؛ این عمل ارتباطی با رشته‌های طراحی در دانشگاه‌ها و کلاس‌های خصوصی ندارد. مسئولیت‌های مدیر طراحی فرایندها سنگین و پیچیده است و تا حدی به سازمانی که در آن کار می‌کند (اندازه سازمان، عملیات در حال انجام، تعداد کارمندان، مراحلی که مدیر در آن حضور مستقیم دارد و …) بستگی دارد.

طراحی درست و اصولی فرایندها، کلیدی برای دست یافتن به بهره وری، مقیاس پذیری و رقابت است. آموزش طراحی فرایندها از اهمیت کمی‌ برخوردار نیست؛ چرا که با توسعه و پیشرفت بازارهای تجاری، رقابت قدرتمندی به وجود آمده است و برای دستیابی به رتبه‌های بالا، باید از فرآیندهایی استفاده شود که به خوبی و توسط متخصصان کاربلد، طراحی شده است.

پیش نیاز طراحی فرایند

قبل از پرداختن به مراحل آموزش طراحی فرایندها  لازم است زبان برنامه نویسی آن را تعیین کنیم. معمولا زبان برنامه نویسی استفاده شده در طراحی فرایندهای کسب و کار، BPMN2 است و در بیشتر شرکت‌ها و سازمان‌ها از این زبان برنامه نویسی، برای طراحی فرایندها استفاده می‌شود.

بعد این مراحل نوبت به ذخیره کردن داده‌ها و اطلاعات در فرم‌ها است؛ در این مرحله امکان بازخوانی با استفاده از نرم افزارها و زبان برنامه نویسی، به سادگی در اختیار شما قرار می‌گیرد. طراحی فرایندهای کسب و کار، یک مرحله از مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) است که پس از عبور از مراحل تجزیه و تحلیل و کشف مشکلات، انجام می‌شود. هدف از اجرای این مرحله، بهنیه‌سازی فرایندهای کسب و کار است که تمام انتظارات شما را در رابطه با عملکرد فرایند و نیازهای استراتژیک کسب و کار، برآورده کند.

با استفاده از زبان برنامه نویسی BPMN2 که جامع ترین زبان برنامه نویسی برای آموزش طراحی فرایندها است، می‌توانیم فرایند را طوری طراحی کنیم که امکان تقسیم کردن آن به چندین زیر فرایند وجود داشته باشد؛ به همین دلیل استفاده از این زبان برنامه نویسی برای آموزش طراحی فرایندها، توصیه می‌شود.

برای جذب مشارکت کارمندان خود در طراحی فرایندها پیشنهاد می‌کنیم مقاله “۵ روش عالی برای مشارکت کارمندان در طراحی فرایند” را مطالعه کنید.

مراحل طراحی فرایندهای کسب و کار

در این مفاله ما تصمیم داریم تا تمام مراحل آموزش طراحی فرایندها را برای شما بیان کنیم و مبتدی بودن و حرفه‌ای بودن شما را ملاک قرار ندهیم تا بتوانیم به صورت کامل به شرح مراحل بپردازیم.

مطالعه این مقاله به شما کمک می‌کند تا اصول طراحی فرایندها را درک کرده و با تمام مراحل و چالش‌های موجود در مسیر آشنا شوید؛ پس لطفا تا پایان آموزش با ما همراه باشید.

۱- طراحی مدل فرایند دومین مرحله از آموزش طراحی فرایندها

مرحله اول از آموزش طراحی فرایندها، شامل مدل سازی و طراحی آنها متناسب با فعالیت‌های سازمان است. برای شروع طراحی مدل‌ها، نیاز به یک ابزار کاربردی در زمینه مدیریت فرایندهای کسب و کار داریم که محیطی ساده، اما حرفه‌ای را در اختیار ما بگذارد.

ابزار تهیه شده باید قابلیت‌های ویژه‌ای داشته باشید که در ادامه برخی از آنها را برای شما آورده‌ایم:

• توانایی شکستن یک فرایند به چند زیر فرایند تا کاربر بتواند به طور منظم روی همه بخش‌ها نظارت و کنترل داشته باشد.
• از تمامی‌ نرم افزارهایی که در این زمینه کاربرد دارند، پشتیبانی کند.
• ویژگی ارائه الگوها و پترن‌های رایگان برای مبتدیان را داشته باشد.
• قابلیت تهیه خروجی در فرمت‌های مختلف مانند PDF، docx، png، jpg و موارد دیگر را داشته باشد.
• ویژگی پشتیبانی از الگوها و پترن‌های WCP را داشته باشد.
• امکان زمانبندی انجام هر فعالیت را داشته باشد.

بعد از آماده کردن ابزار مورد نیاز، شروع به طراحی مدل‌های فرایندها با استفاده از زبان برنامه نویسی قدرتمند BPMN2، می‌کنیم.

۲- طراحی مدل داده‌ها دومین مرحله از آموزش طراحی فرایندها

طراحی مدل داده‌ها مرحله دوم از آموزش طراحی فرایندها است؛ پیش از پرداختن به آن لازم است بگوییم که در این مرحله کارها با حساسیت بالایی پیش می‌روند، پس دقت و تمرکز را در طول فعالیت فراموش نکنید.

ابتدا پیش از شروع نیاز به پیدا کردن ابزاری قدرتمند در این زمینه داریم. بعد از پیدا کردن ابزار مناسب، به ادامه کار می‌پردازیم. در این مرحله از آموزش طراحی فرایندها، مدل ذخیره و حفظ اطلاعات و داده‌ها تعریف می‌گردد. مدل داده ساخته شده را می‌توان در فرایندهای مهم و با ارزش سازمان استفاده نمود؛ در واقع با ساخت مدل‌های ارزشمند و کاربردی می‌توان بین تمام فرایندهای یک سازمان، یکپارچگی ایجاد کرد. همچنین مدل داده ساخته شده باید توانایی اضافه کردن پایگاه داده‌های دیگر مانند SQL Server، Oracle، MySQL و موارد مشابه را داشته باشد. در ادامه ویژگی‌هایی که ابزار مناسب برای طراحی مدل داده‌ها در آموزش طراحی فرایندها نیاز است بداند را آورده‌ایم:

• توانایی خواندن اطلاعات از پایگاه داده‌های مختلف را داشته باشد.
• امکان اشتراک گذاری مدل‌های طراحی شده را در اختیار کاربران قرار دهد.
• قابلیت ایجاد جدول با ستون‌ها و سطرهای مورد نیاز برای حفظ و ذخیره اطلاعات و داده‌ها را داشته باشد.
• امکان استفاده از جداول طراحی شده در فرایندهای مختلف را داشته باشد.

۳- طراحی فرم‌ها سومین مرحله از آموزش طراحی فرایندها

یکی دیگر از مراحل آموزش طراحی فرایندها  ، ساخت فرم مناسب است. ابتدا باید ابزاری را انتخاب کنیم که توانایی طراحی برگه‌های شرکتی و سازمانی را به صورت کاملا دلخواه، داشته باشد. در طراحی فرم‌های مناسب برای هر بخش، می‌توانیم فرم دلخواه خود را طبق استاندارد‌های تعریف شده، تهیه کنیم. محیطی مناسب طراحی فرم‌ها است که هیچ محدودیتی را برای طراحی و ساخت آن‌ها، ایجاد نکرده باشد؛ همچنین باید قابلیت‌های وسیع و ویژه‌ای را برای طراحی، در اختیار شما قرار دهد.

در ذیل به چند مورد از ویژگی‌های ابزار مناسب برای طراحی فرم‌ها در آموزش طراحی فرایندها  ، پرداخته‌ایم:

• توانایی ساخت قسمتی مشترک بین فرم‌ها را داشته باشد.
• قابلیت ارائه، تغییر دادن و جابجایی را بر اساس قوانین تعریف شده داشته باشد.
• توانایی جستجوی پیشرفته را داشته باشد.
• از تمامی‌قوانین و چارچوب‌های استاندارد طراحی فرم‌های تجاری، پشتیبانی کند.
• قابلیت درک و ایجاد ارتباط بین فرم‌های مختلف را داشته باشد.
• امنیت فرم‌ها را در برابر حملات مختلف مانند حملات سایبری، تضمین کند.
• امکان طراحی فرم‌های تحت وب را داشته باشد.

۴- طراحی و تعیین قوانین کسب و کار چهارمین مرحله از آموزش طراحی فرایندها

در مراحل آموزش طراحی فرایندها، همیشه شروطی وجود دارد که مسیر و چالش‌های پیش رو را برای اجرای فرایند، تعیین می‌نماید. در این مرحله قواعد و قوانین شرط‌ها، در نمادی شبیه به لوزی قرار می‌گیرند و فرآیندهایی که در مراحل اول طراحی و منتشر شده، ارائه می‌شوند. همچنین در این بخش کاربر به مسیریابی فرایندها برای رسیدن به نتیجه‌ای بهتر، تحت نظارت قوانین کسب و کار، می‌پردازد.

در ادامه به معرفی ویژگی‌هایی که ابزار مناسب برای طراحی و تعیین قوانین کسب و کار در آموزش طراحی فرایندها، باید داشته باشد، می‌پردازیم:

• قابلیت طراحی قوانین کسب و کار با استفاده از ویژگی Drag and Drop را داشته باشد.
• توانایی بکارگیری انواع شروط و چارچوب‌ها، محاسبات از پیش تعیین شده و تصمیم‌های از قبل گرفته شده را داشته باشد.
• توانایی دریافت اطلاعات مورد نیاز از سایر سیستم‌ها را داشته باشد.

۵- تعریف نقش‌ها در اجرای فرایند پنجمین مرحله از آموزش طراحی فرایندها

یکی از مهمترین مراحل آموزش طراحی فرایندها، تعیین و تعریف نقش هر فرد است. هر فعالیتی که در بخش‌های مختلف در حال جریان است، توسط فردی خاص انجام می‌شود که به آن اجرا کننده آن فعالیت گفته می‌شود. اجرا کنندگان نقش‌ها می‌توانند به صورت مستقیم یا بر اساس قوانین و شروط ویژه‌ای تعیین شوند.

برای انتخاب افراد مختلف برای نقش‌های گوناگون، ابزارهای مناسبی تولید و ارائه شده است که توانایی انتخاب افراد بر اساس شروطی که ما تعیین می‌کنیم را دارند.

در ادامه به معرفی برخی از ویژگی‌های ابزار موثر برای تعیین نقش در آموزش طراحی فرایندها می‌پردازیم:

• توانایی انتصاب افراد با استفاده از چارت‌های ارائه شده و قوانین تعیین شده را داشته باشد.
• قابلیت رتبه بندی نقش‌ها بر اساس میزان ارزش را داشته باشد.
• توانایی ارائه کار و فعالیت‌ها را به شخص مناسب را داشته باشد.

۶- یکپارچه سازی اطلاعات ششمین مرحله از آموزش طراحی فرایندها

این مرحله برای بالا بردن میزان هماهنگی سیستم‌ها و کارمندان، تهیه شده است. با استفاده از ابزارهای مناسب برای این مرحله، می‌توانیم سیستم‌های سازمانی را به یکدیگر متصل کرده و به تبادل اطلاعات مورد نیاز بپردازیم. در ذیل به برخی از ویژگی‌های حیاتی و مهم ابزارهای مورد استفاده برای یکپارچه سازی اطلاعات، پرداخته‌ایم:

• قابلیت اتصال سیستم‌های مختلف سازمانی را به یکدیگر داشته باشد.
• توانایی اشتراک اطلاعات بین سازمان‌ها و سیستم‌های مختلف را در اختیار شما قرار دهد.
• قابلیت ثبت و فراخوانی داده‌ها و اطلاعات را از پایگاه داده‌های مختلف را به صورت دو طرفه، داشته باشد.
• توانایی ایجاد همکاری بین فرایندهای سازمان و فعالیت‌های در حال جریان سازمان را داشته باشد.

۷- کاهش تاخیرهای زمانی هفتمین مرحله از آموزش طراحی فرایندها

تاخیر و هدر رفتن زمان، یکی از بزرگترین چالش‌های موجود در سازمان‌ها است. در این مرحله از آموزش طراحی فرایندها، باید فعالیت‌های مناسبی برای کاهش تاخیرهای زمانی، انجام دهید. هدر رفتن زمانی، وقتی اتفاق می‌افتد که تبادل مسئولیت بین تیم وجود ندارد؛ چرا که با تقسیم بندی فعالیت‌ها بین افراد مختلف آنها در زمان کمتر و کیفیت بالاتری، انجام می‌شوند. این مرحله بسیار حساس است؛ چرا که خرابی‌ها، خطاها و مشکلات بزرگ که موجب متوقف شدن کار و یا هدر رفتن زمان بسیاری می‌شود، شناسایی خواهند شد.

در ادامه چند پیشنهاد برای کاهش تاخیرهای زمانی در طراحی فرایندها را برای شما قرار داده‌ایم:

• توصیه می‌شود، در فرایند انتصاب کارمندان، حوزه منابع انسانی با اداره دارایی در مورد اینکه آیا کارمند در حال کار دارای مسئولیت‌ها و فعالیت‌های عقب افتاده است یا خیر؛ اگر کارهای حل نشده‌ای داشت باید از انتخاب او برای مسئولیت‌های جدید خودداری کنید.
• هنگام استخدام کارمندان جدید، نظارت بر آنها فراموش نشود؛ چرا که هر لحظه ممکن است در کار خود دچار مشکل شده و آن را کنار بگذارند که در پایان نتیجه ای جز کارهای عقب افتاده و تاخیرهای زمانی در پیش نخواهد داشت.

نتیجه گیری

مراحل آموزش طراحی فرایندها، اهمیت بسیار بالایی دارد؛ چرا که یک طراحی فرایند خوب، تاثیر مستقیمی‌ در سودآوری و موفقیت یک شرکت و سازمان دارد. به هر حال رسیدن به بهترین حالت در همه زمان‌ها مناسب نیست! چرا که تجربه نشان داده است بسیاری از طراحان فرایندها روزها، هفته‌ها و حتی ماه‌ها در تمرین و تلاش برای بهبود دادن طرح‌های خود می‌مانند و فرصت‌هایی را که بازار تجاری لازم دارد، از دست می‌دهند.

در پایان به این نکته توجه داشته باشید که شخصی مناسب برای طراحی فرایندهای سازمان خود انتخاب کنید که از تخصص کافی برخوردار باشد و مهارت‌های لازم برای کار با ابزارهای طراحی فرایند را داشته باشد؛ چرا که انتخاب شخصی نالایق، تاخیرهای زمانی، افت ارزش‌ها و کاهش سودآوری را برای سازمان شما در پیش خواهد داشت.

در صورتی که به مباحث مدیریت فرایندهای کسب و کار علاقه مند هستید حتما پیشنهاد می‌کنیم کتاب مدیریت فرایندهای کسب و کار را نیز دانلود و مطالعه کنید.