پیاده‌سازی مدیریت فرایندهای کسب و کار برای سازمان چه مزایایی ایجاد می‌کند؟

امروزه همه شرکت‌ها و سازمان‌ها برای بهبود عملکردهای خود، از مدیریت فرایندهای کسب و کار استفاده و تکنیک‌های آن را در بخش‌های مختلف پیاده سازی می‌کنند. فرایندهای تجاری کسب و کار نقشه‌ای است که از طریق آن فعالیت‌های سودمند تجاری در کسب و کار، ایجاد می‌شود؛ به طور خلاصه، مدیریت فرایندهای کسب و کار، فعالیت‌های مشترک تجاری را به مجموعه‌ای از وظایف مشخص و قابل تکرار تقسیم می‌کند. این بخش‌بندی به امید دستیابی به ثبات بیشتر و اطمینان بالاتر، در فعالیت‌های تجاری شرکت انجام می‌شود. بنابراین نمیتوان بدون بکارگیری مزایای مدیریت فرایندهای کسب و کار، انتظار پیشرفت و مسیری روشن برای کسب و کار خود، داشته باشیم.

در حال حاضر سازمان‌ها و شرکت‌ها در موارد مختلفی مانند: فروش، تولید، بازاریابی و غیره با یکدیگر در رقابت شدیدی هستند و برای رسیدن به رتبه برتر و حفظ آن، باید از مزایای مدیریت فرایندهای کسب و کار استفاده کنند.

شاید از خود بپرسید مزایای مدیریت فرایندهای کسب و کار در تجارت چه مقدار موثر هستند؟

برای رسیدن به پاسخی مناسب بهتر است اینگونه بگوییم که با کمک مدیریت فرایندهای کسب و کار مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها راحت‌تر می‌توانند:

• فرایندهای عملیاتی را متناسب با نیازهای تجاری اندازه‌گیری و تنظیم نمایند.
• با هماهنگی نیروی کار و کسب و کار، بهره‌وری کارکنان را افزایش می‌دهد.
• فناوری‌های IT را در مسیر کسب و کار قرار می‌دهد.
• به سرعت به تغییرات کسب و کار، پاسخ می‌دهد.

مزایای مدیریت فرایندهای کسب و کار

بهتر است پیش از معرفی مزایای مدیریت فرایندهای کسب و کار، سوالات زیر را از خود بپرسید:

• آیا فرایندهای سازمان شما نیازهای بازار را پاسخ می‌دهند؟
• آیا فرایندهای زیادی در سازمان شما در حال جریان است؟
• آیا فرایندهای سازمان شما، نتیجه دلخواه را رقم نمی‌زنند؟
• آیا به دلیل افزایش رقابت‌های بین سازمانی، باید زمان عرضه محصولات را کوتاه‌تر کنیم؟
• آیا کارمندان و مشتریان از نحوه عملکرد فرایندهای سازمان اطلاع دارند؟
• آیا مدیر سازمان، اطلاعات کافی در مورد مزایای مدیریت فرایندهای کسب و کار ندارد؟

اگر به تمام سوالات بالا پاسخ مثبت دادید، شاید لازم باشد نگاه عمیق‌تر و دقیق‌تر نسبت به مزایای مدیریت فرایندهای کسب و کار و استفاده از آنها در کسب و کار خود، داشته باشید.

در ادامه مقاله به معرفی مزایای مدیریت فرایندهای کسب و کار می‌پردازیم؛ پس لطفا تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.

۱- کسب تجربه و مهارت

یکی از مزیت‌های استفاده از مدیریت فرایندهای کسب و کار، کسب تجربه و مهارت است. سازمان‌ها و شرکت‌ها دائما در حال تغییر هستند و خود را با تکنولوژی‌های جدید هم قدم می‌کنند. این تغییرات به دلایل مختلفی انجام می‌پذیرند؛ تغییر قوانین اصلی، تقاضا، نیازهای بازار و پیدایش روش‌های به روز و جدید از دلایلی هستند که باعث تغییر سازمان‌ها می‌شوند.

یکی از ویژگی‌های اصلی مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) ، این است که با دقت به فعالیت‌ها و فرایندهای سازمان، فرایندهای متفاوتی طراحی می‌کند و این مورد نشان دهنده انعطاف پذیری بالای BPM است.

با استفاده از مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) ، شما می‌توانید با حداقل هزینه‌ها و در کمترین زمان، بیشترین تغییرات ممکن را برای فرایندهای سازمان، ایجاد کنید. همچنین شما می‌توانید براساس نیازهای سازمان، فرایندهای خود را سفارشی کنید تا به بهترین نتیجه برسید.

۲- افزایش بهره‌وری

با استفاده از مدیریت فرایندهای سیستم، می‌توانید اتوماسیون تعداد زیادی از موارد تکراری را در جریان و روند کسب و کار خود، آسان کنید و به حذف فرایندهای اضافی بپردازید.

با حذف گلوگاه‌ها، معرفی پردازش‌های موازی و حذف مراحل اضافی در روند کار، می‌توانید به بهبود کارایی و فرایندهای در حال جریان کمک کنید. این بهبودهای ایجاد شده، به کارمندان سازمان اجازه خواهد داد تا زمان بیشتری بدست بیاورند و آن را صرف کارهای دیگری بکنند؛ زیرا عملکردهای اصلی در جریان هستند و مشکلی در آنها به وجود نخواهد آمد.

این روش به معنی افزایش بهره‌وری، کارایی و در نهایت کاهش ضایعات است.

۳- افزایش کارایی و کاهش ریسک‌ها

مدیریت فرایندهای کسب و کار، به ما بینش و دیدی جدید نسبت به مسیر پیش رو خواهد داد تا بر روی ناکارآمدی‎ها و فرایندهای اضافی دقت کنیم و به رفع مشکلات بپردازیم. فرایندهای ناکارآمد، وقت و هزینه ارزشمند شما را هدر می‌دهند و در نهایت باعث مختل شدن بخش‌های حیاتی سازمان شما خواهند شد.

از آنجا که مدیریت فرایندهای سیستم (BPM) ، به ما فرصت رشد و کار موثرتری خواهد داد، می‌توانیم به حفظ منافع خود در سازمان مشغول شویم و برای افزایش آنها تلاش کنیم. همچنین با طراحی و استفاده از یک BPM عالی، فرایندهای در حال جریان سازمان به بهترین نحو اجرا شده و با نظارت بیشتر روی آنها جلوی ریسک‌ها و مشکلات احتمالی را خواهیم گرفت. با استفاده از BPM، شناسایی ناکارآمدی‌ها آسان می‌شود و سرعت شما برای از بین بردن آنها را افزایش خواهد داد.

۴- انطباق، شفافیت و امنیت

سازمان‌ها و شرکت‌ها نیاز به انطباق با مقررات صنعتی دارند و با بکار بردن مزایای مدیریت فرایندهای کسب و کار، میتوان به آنها این تضمین را داد که با سرعت بالایی با الزامات قانونی هماهنگ خواهند شد؛ در نتیجه نسبت به جریمه‌های محدودیت زمانی رعایت قوانین و مقررات، در امان خواهند بود.

زمانی که شما خود را با قوانین منطبق می‌کنید، می‌توانید به صورت منظم با چرخه فرآیندها و کسب و کار، پیش بروید. این امر بیانگر شفافیت فرایندهای سازمان است و کاربران قادر به مشاهده و بررسی آنها هستند.

عدم رعایت قوانین و مقررات تاثیرگذار بر بهره‌وری مشاغل، می‌تواند موجب آسیب‌های غیر ضروری و جبران ناپذیری برای کسب و کار شما شود و در نهایت منجر به جریمه‌های سنگین خواهد شد.

از آنجا که هر مرحله از فرآیندها در چرخه کار، به طور دقیق ترسیم و ثبت می‌شوند، مدیران و کارمندان می‌توانند اطمینان حاصل کنند که تمام اسناد و مدارک لازم برای بررسی انطباق با استانداردهای اعلام شده سازمانی، وجود دارد و در امان است. انطباق با مقررات علاوه بر موارد گفته شده، باعث می‌شود گردش کاری شما کاملا مستند شده و در امنیت کامل قرار بگیرد.

استفاده از BPM ، باعث حفظ امنیت دارایی‌های کسب و کار، اطلاعات خصوصی و منابع فیزیکی می‌شود و از سرقت رفتن اطلاعات حیاتی جلوگیری خواهد کرد.

۵- افزایش رضایت کارکنان

یادگیری و استفاده از مزایای مدیریت فرایندهای کسب و کار، به شما کمک خواهد کرد بسیاری از خطاها و سوابق قانونی خود را رفع کنید و صد در صد تمرکز و دقت خود را بر روی کار و روند انجام شدن آن، بزارید؛ چرا که اتوماسیون‌های بکار برده شده در فرآیندها، باعث کاهش بسیاری از کارهای تکراری می‌شود و دسترسی به اطلاعات را آسان‌تر می‌کند. این امر موجب افزایش بهره‌وری و کارایی و در نهایت افزایش رضایت شغلی کارمندان خواهد شد.

۶- تمرکز بر مشتریان

یکی دیگر از مزایای مدیریت فرایندهای کسب و کار، تمرکز بر مشتریان و رضایتمندی آنها است. با ایجاد فرایندهای کوچک و آسان‌تر، می‌توان موجب افزایش بهره‌وری و کارایی کارکنان شد و در نتیجه آنها بهتر می‌توانند بر روی مشتری‌های خود متمرکز شده و رضایتمندی آنها را بدست آورند.

در این مرحله نیاز به افزایش ظرفیت‌ها برای پاسخگویی سریعتر به پیشنهادها و سوالات مشتریان، حس خواهد شد و انجام دادن این امر، واجب و ضروری است. همچنین ساخت راه حل‎های ساده و سریع و سفارشی سازی کردن آنها با استفاده از فناوری‌های هوشمند، برای پاسخگویی و تمرکز هرچه بهتر روی مشتریان، لازم است. با استفاده از مزایای مدیریت فرایندهای کسب و کار، کارمندان سازمان، توانایی تمرکز بر فعالیت‌های مختلف را بدست می‌آورند و نتایج مناسبی را برای مشتریان و ذینفعان به ارمغان خواهد آورد.

۷- سازگاری، تکرارپذیری و قابلیت انتقال

با استفاده از مزایای مدیریت فرایندهای کسب و کار، همه کارها طبق نقشه‌ای منظم، برنامه‌ای اصولی و همانطوری که طراحی شده‌اند، پیش خواهند رفت.

در ادامه مسیر، مشکلات و معایب یکسان در مکانی جمع خواهند شد و دیگر نیازی به تولید و طراحی مجدد نقشه نیست؛ حتی اگر نقش‌ها و وظایف تغییر کنند.

با مدیریت فرایندهای کسب و کار میتوان موقعیت‌ها و پاسخ‌های استثنایی را تعریف کرد و از اداره شدن صحیح و یکسان فرآیندها، اطمینان لازم را بدست آورد.

اغلب اوقات شرکت‌ها برای درک کامل هر فرآیند خاص، به یک کارمند اعتماد می‌کنند و از پرورش نیرویی دیگر منصرف می‌شوند. اما این روش، یک روش پرهزینه و ناکارآمد تلقی می‌شود؛ چرا که با بازنشستگی، جابجایی و یا استخدام کارمندان در جای دیگر، دانشی که کسب و کرده‌اند، همراه با آنها خارج خواهد شد و سازمان را با مشکلی عظیم مواجه خواهد کرد.

استفاده از مدیریت فرایندهای کسب و کار راه حل این مشکل است و مدیران و کارمندان را تشویق می‌کند تا دانشی که کسب کرده‌اند را با سایر اعضای سازمان به اشتراک بگذارند؛ سپس می‌توانند از این دانش در آموزش و جهت دهی به کارمندان مختلف استفاده کرد.

۸- قابل اندازه‌گیری بودن فعالیت‌ها

تمامی فرایندهای در حال جریان را می‌توان در پایان فعالیت‌ها، با یکدیگر مقایسه و اندازه‌گیری کرده و نتایج مورد انتظاری را دریافت کنیم. این امر به مدیریت افراد و فرآیندها کمک فراوانی خواهد کرد.

زمانی که مدیریت فرایندهای کسب و کار با فناوری‌های هوشمند، ادغام می‌شود، شرایط و ابزارهای گزارش‌گیری و نرم افزارهای آنالیز و اندازه‌گیری را برای تصمیم‌های نهایی، فراهم می‌کند.

با استفاده از مدیریت فرایندهای کسب و کار می‌توانید مسیرهای پیش رو را ساده‎تر کرده و فرآیندها را برای کمک به سازمان خود، بهینه‌سازی کنید.

۹- پایداری و استحکام

فرایندهای در حال جریان کسب و کارها دائما بهبود می‌یابند تا با شرایط متغیر سازمانی، سازگار شوند؛ این امر باعث می‌شود در پایان، نتایج ایده آلی را دریافت کنیم.

این سازگاری و هماهنگی را می‌توانید با استفاده از مزایای مدیریت فرایندهای کسب و کار، با حفظ کنترل یا نظارت‌های مدیریتی، بدست آورید.

۱۰- تلفیق فناوری

یکی دیگر از مزایای مدیریت فرایندهای کسب و کار، تلفیق فناوری و استفاده از آنها در فعالیت‌های در حال جریان است. مدیریت فرایندهای کسب و کار شکاف ارتباطی بین کاربران کسب و کار و فناوری اطلاعات را از بین می‌برد. هدف از بکارگیری مدیریت فرایندهای کسب و کار، تمرکز و استفاده از نرم افزارها نیست؛ بلکه تمرکز بر روی فرایندهایی است که شامل برنامه‌ها و ابزارهای مفیدی هستند.

نتیجه‌گیری

خطر خطای انسانی چیزی است که همیشه در اکثر سازمان‌ها وجود دارد و مدیریت فرایندهای کسب و کار می‌تواند تا حدی به کاهش این امر کمک کند. با پیروی از یک فرآیند استاندارد، کارکنان شما به طور قابل توجهی کمتر اشتباه می‌کنند؛ حتی اگر این کار را انجام دهند، با تجزیه و تحلیل‌های بدست آمده با استفاده از BPM ، می‌توانید به سرعت به رفع آنها بپردازید.

مزایای مدیریت فرایندهای کسب و کار به مدیران این امکان را می‌دهند تا به درون شرکت خود نگاهی عمقی بیاندازند و نحوه عملکرد هر فرآیند کسب و کار را درک کنند. این درک بیشتر، می‌تواند منجر به صرفه‌جویی در هزینه‌ها، افزایش درآمد و بهبود کارایی شرکت و یا سازمان شود. با در نظر گرفتن تمام این مزایا، جای تعجب نیست که روزانه شرکت‌ها و سازمان‌های بیشتری برای موفقیت در کسب و کار خود، به BPM متوسل می‌شوند.