مراحل برگزاری ایونت و رویداد تأثیرگذار

ایونت‌ها یکی از بهترین روش‌های بازاریابی برای یک کسب‌وکار هستند. با برگزاری یک رویداد می‌توانید تعداد مخاطبان برند خود را افزایش دهید و با مشتریان فعلی خود رابطه‌ای دوطرفه و  قوی‌تری برقرار کنید. اکنون، سوال اینجاست که چگونه یک ایونت موثر برگزار کنیم؟ معمولا هدف از برگزاری ایونت، معرفی یک برند به مخاطب، جذب مشتریان بیشتر و در نتیجه رونق کسب‌وکار است.

در این مقاله نحوه برگزاری ایونت و همایش حرفه‌ای و موفق را بیان می‌کنیم تا شما عزیزان بتوانید آگاهی از برندتان را بیش از پیش توسعه دهید. به شما قول می‌دهیم پس از مطالعه این مطلب و توجه به نکات آن،  بهترین ایونت و رویداد را برای کسب‌و‌کار خود برگزار خواهید کرد.

هدف از برگزاری ایونت و همایش را مشخص کنید

پیش از برگزاری ایونت باید هدف‌گذاری کنید. ممکن است هر شخص یا شرکت هدف متفاوتی از برگزاری یک رویداد داشته باشد. برای مثال برخی افراد برند خود را به‌تازگی راه‌اندازی کرده و قصد آگاهی‌رسانی به مخاطب را دارند و برخی دیگر با هدف تبلیغات و جذب مشتری بیشتر این کار را انجام می‌دهند. پس از هدف‌گذاری، مسیر رویداد برای شما مشخص خواهد شد. اگر ایده برای ایونت ندارید نیز می‌توانید از متخصص‌ها در این زمینه کمک بگیرید و امور را به آن‌ها واگذار کنید. شرکت‌های برگزارکننده ایونت در این زمینه شما را همراهی خواهند کرد. حال نوبت به برنامه‌ریزی می‌رسد. با مشخص کردن محل برگزاری ایونت، تعداد مهمان‌ها، زمان برگزاری و مواردی از این قبیل، مراحل برگزاری ایونت را به ترتیب طی کنید تا با مشکل روبه‌رو نشوید.

از همین ابتدا کلیه جوانب کار را بررسی کنید و جزئیات مراحل برگزاری رویداد را مدنظر قرار دهید. برای مثال اگر قصد استفاده از  هدیه تبلیغاتی را دارید، از چندین ماه قبل به فکر یک هدیه مناسب با کسب‌وکار خود باشید.

با استفاده از تبلیغات، سایرین را از ایونت برند خود مطلع کنید

همه را از ایونت خود مطلع کنید. امروزه روش‌های بسیاری برای تبلیغات و اطلاع‌رسانی وجود دارد. اگر برند بزرگی دارید، هنگام برگزاری ایونت و همایش در ابتدا رسانه‌ها و خبرنگارهای محلی را دعوت کنید. این کار کمک بزرگی بسزایی به مطرح شدن کسب‌وکار شما می‌کند.

یکی از موثرترین روش‌های تبلیغاتی، استفاده از شبکه‌های اجتماعی است. با استفاده از این شبکه‌ها می‌توانید عده قابل‌توجهی از افراد را از ایونت خود مطلع کنید. از دوستان، آشنایان و همکاران خود بخواهید در شبکه‌های اجتماعی برای شما تبلیغ کنند. همچنین می‌توانید با سایر صفحه‌های پربازدید نیز وارد مذاکره شوید تا در ازای پرداخت مبلغی توافقی، زمان برگزاری ایونت هنری یا تجاری شما را به اطلاع سایرین برسانند. پخش تراکت، برگزاری مسابقه و هدایای مدیریتی نیز به تبلیغات ایونت شما کمک می‌کنند.

انتخاب مناسب‌ترین زمان؛ از مهم‌ترین مراحل برگزاری ایونت حرفه‌ای

هنگام برنامه‌ریزی برای نحوه برگزاری ایونت حتما به زمان‌بندی مناسب توجه کنید. اگر همایش شما در یک تاریخ مناسب برگزار شود، احتمال موفقیت آن بالاتر می‌رود. پیش از تصمیم برای تاریخ برگزاری حتما تقویم را بررسی کنید تا مراسم شما با رویداد خاصی تداخل نداشته باشد؛ در ساعت مناسبی از شبانه‌روز برگزار شود. در این بین زمان لازم برای آماده‌سازی را نیز از یاد نبرید. اگر تایم کافی نداشته باشید، نتیجه دل‌خواه را دریافت نخواهید کرد.

هزینه برگزاری ایونت را از همان ابتدا تخمین بزنید

ممکن است شما یک ایده رویایی برای نحوه برگزاری ایونت داشته باشید. آیا بودجه پیاده‌سازی این ایده را نیز در اختیار دارید؟ هزینه برگزاری ایونت از مهم‌ترین نکاتی است که باید در کلیه مراحل به آن توجه کنید. استفاده از یک حامی مالی، فروش بلیت شرکت در مراسم و همکاری با سایر برندها، ایده‌های خوبی برای تامین مخارج آشکار و پنهان رویداد موردنظر هستند.

از کوچک‌ترین هزینه مانند خرید خودکار تبلیغاتی برای اهدا به شرکت‌کنندگان تا هزینه‌های سنگین از قبیل پذیرایی و اجاره مکان مناسب باید از ابتدا تخمین زده شوند.

انتخاب تیم اجرایی حرفه‌ای؛ گامی مؤثر در نحوه برگزاری ایونت

یک تیم اجرایی قوی و کاربلد خیال شما را از نحوه برگزاری ایونت راحت می‌کند. افرادی را انتخاب کنید که مسئولیت‌پذیر و توانمند باشند تا از عهده کلیه امور برآیند. همچنین این افراد باید با فرهنگ کار گروهی نیز آشنا باشند. در امور دسته‌جمعی باید مانند دانه‌های زنجیر به یکدیگر متصل باشید و وظیفه خود را به‌درستی انجام دهید تا عملکرد سایر دانه‌ها تحت‌تاثیر قرار نگیرد.

آماده‌سازی تجهیزات سالن و محل ایونت؛‌ از مراحل برگزاری رویدادی حرفه‌ای

یکی از نکات مهم در برگزاری ایونت در سالن‌های همایش، تجهیزات صوتی و تصویری هستند. سخنران باید دید مناسبی به سالن و کلیه شرکت‌کننده‌ها داشته باشد. همچنین حضار نیز باید صدای سخنران را به‌خوبی بشنوند و او را ببینند. در این سالن‌ها استفاده از تجهیزاتی مانند میکروفن، ویدئو پروژکتور و سایر سیستم‌های صوتی و تصویری جانبی کمک بزرگی به برقراری ارتباط بهتر با مخاطب می‌کنند. این تجهیزات امکان برگزاری یک ایونت حرفه‌ای را در اختیار شما قرار می‌دهند.

بازاریابی و معرفی برند به مخاطبان در طول رویداد؛ راه‌کاری برای جذب مشتریان

تصور کنید زمان برگزاری ایونت از راه رسیده است و کلیه کارها مطابق با برنامه در حال انجام هستند؛ حالا نوبت به ارزیابی شرکت‌کننده‌ها و بازاریابی برای برندتان رسیده است. کسب‌وکارتان را به مخاطب معرفی کنید و محصولات و خدمات خود را برای آن‌ها شرح دهید. از اهدافتان بگویید و کلیه توجه‌ها را به برندتان معطوف کنید. هدف از برگزاری ایونت، تبلیغات گسترده برای یک کسب‌وکار است و باید به بهترین نحو از آن استفاده کنید. اگر کارتان را به‌درستی انجام دهید، تعداد مشتریانتان به‌سرعت افزایش پیدا خواهند کرد.

یکی از راه‌کارهای جذاب برای اثرگذاری بیشتر و ماندگاری در ذهن مشتری، استفاده از هدایای تبلیغاتی در ایونت‌ها است که در بخش بعدی بیشتر به آن خواهیم پرداخت.

هدایای تبلیغاتی؛ راهی موثر برای ماندگاری در ذهن مخاطب

هدایای تبلیغاتی به کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک کمک می‌کنند تا در ذهن مخاطب ماندگار شوند. این هدایا از گذشته تا کنون به عنوان یکی از بهترین روش‌های بازاریابی شناخته می‌شوند و کاربرد فراوانی دارند. شما می‌توانید از ساده‌ترین محصولات مانند خودکار، جاکارتی، جاکلیدی و سررسید به‌عنوان یک هدیه تبلیغاتی استفاده کنید یا سایر اقلام همچون ست‌های مدیریتی لوکس، پاوربانک، هندزفری و کتاب‌های نفیس را به مخاطبان خود هدیه دهید. این هدایا به ظاهر بسیار ساده هستند؛ اما توانایی معجزه را دارند. با تهیه تعدادی هدیه تبلیغاتی و حکاکی نام و نشان برند خود روی آن‌ها، تاثیر بسزایی بر ذهن مخاطب خواهید گذاشت.

پس از برگزاری ایونت مهمانان خود را فراموش نکنید. حتی می‌توانید در این مرحله نیز با استفاده از هدایای تبلیغاتی از آن‌ها قدردانی کنید و به دنبال پیشنهادات و انتقادات سازنده باشید.

هدایای تبلیغاتی توکاگیفت؛ بهترین یادگاری برای شرکت‌کنندگان در ایونت‌ها

در مقاله «مراحل برگزاری ایونت و رویداد تاثیرگذار»، نحوه برگزاری ایونت را شرح دادیم و هریک از آن‌ها را بررسی کردیم. برگزاری ایونت را عزیزانی پیشنهاد می‌کنیم که کسب‌وکار خود را به‌تازگی راه‌اندازی کرده یا به‌دنبال راهی برای توسعه آن هستند.

یکی از بهترین راه‌ها برای اثرگذاری هرچه بیشتر رویدادهای شغلی و تبلیغاتی، استفاده از هدایای تبلیغاتی است. شرکت مانا ارمغان نیکو بهترین و متنوع‌ترین محصولات تبلیغاتی را با قیمت مناسب به مشتریان خود عرضه می‌کند. با خرید این هدایا در ذهن مخاطب‌های خود ماندگار خواهید شد. برای کسب اطلاعات بیشتر به سایت این مجموعه به آدرس tokagift.com مراجعه کنید یا با شماره ۸۸۳۹۵۰۹۸-۰۲۱ تماس بگیرید. کارشناس حاضر در شرکت مانا ارمغان نیکو به شما کمک می‌کنند تا مناسب‌ترین هدایا را مطابق با بودجهُ سلیقه و نیاز خود تهیه کنید.