ابزار کمکی مدیریت منابع انسانی: یک رویکرد مبتنی بر Power Platform

این مقاله بر اساس یک پایان‌نامه دانشگاهی تهیه شده است.

مقدمه

مدیریت منابع انسانی در عصر حاضر بیش از هر زمان دیگری به یکی از موضوعات حساس و بنیادین در بقای سازمان‌ها بدل شده است. با جهانی‌شدن اقتصاد، گسترش شرکت‌های چندملیتی و تحولات فناوری اطلاعات، مسئلهٔ مدیریت کارکنان دیگر محدود به استخدام، پرداخت حقوق یا نظارت بر حضوروغیاب نیست. امروز مدیران باید بتوانند داده‌های مربوط به صدها و گاه هزاران کارمند را که در نقاط مختلف جهان پراکنده‌اند، یکپارچه جمع‌آوری کنند، آن‌ها را در قالبی شفاف و قابل‌درک تحلیل نمایند و در نهایت تصمیم‌های به‌موقع و دقیق اتخاذ کنند.

شرکت‌ها با چالش‌های تازه‌ای روبه‌رو هستند: کارکنانی که در کشورهای مختلف مشغول کارند نیاز به مسکن، بلیت‌های پرواز و پشتیبانی لجستیکی دارند. قراردادها تاریخ انقضا دارند و در صورت تمدیدنشدن، می‌توانند موجب توقف پروژه‌ها شوند. پروژه‌های مشتریان نیز دائماً در حال تغییرند و هر کارمند ممکن است به چند پروژه تخصیص یابد. در این میان، اگر اطلاعات مربوط به منابع انسانی در چندین سامانهٔ جداگانه ذخیره شود، مدیران برای دسترسی به آن‌ها مجبورند وقت و انرژی زیادی صرف کنند و اغلب نیز امکان بروز خطا وجود دارد.

پایان‌نامه‌ای که این مقاله بر اساس آن نوشته شده است، دقیقاً به همین مشکل می‌پردازد: «پراکندگی اطلاعات منابع انسانی». پدرو مارتینز در حین همکاری با شرکت InnoWave – یک شرکت مشاوره و فناوری پرتغالی – دریافت که مدیران برای انجام ساده‌ترین وظایف مانند مشاهدهٔ وضعیت یک کارمند یا برنامه‌ریزی منابع برای پروژه‌ها، باید همزمان به سه یا چهار پلتفرم مختلف مراجعه کنند: OrangeHRM برای ثبت تایم‌شیت‌ها و اطلاعات فردی کارکنان، Salesforce CRM برای مدیریت پروژه‌ها و مشتریان، WeGrow به عنوان سامانهٔ جدید منابع انسانی، و در نهایت ابزارهای داخلی برای امور مالی. این وضعیت نه‌تنها ناکارآمد بود؛ بلکه بسیاری از مدیران مجبور بودند برای خلاصه‌سازی داده‌ها، فایل‌های اکسل شخصی ایجاد کنند و به صورت دستی اطلاعات را در آن وارد نمایند.

نتیجهٔ چنین فرایندی اتلاف وقت، کاهش دقت، افزایش احتمال خطا و فشار روانی بر مدیران بود. مارتینز با مشاهدهٔ این مشکلات، تصمیم گرفت موضوع پایان‌نامهٔ کارشناسی‌ارشد خود را طراحی و پیاده‌سازی یک سامانهٔ یکپارچهٔ مدیریت منابع انسانی قرار دهد؛ سامانه‌ای که اطلاعات پراکندهٔ چندین پلتفرم را گردآوری کند، آن‌ها را به شکل داشبوردهای تحلیلی نمایش دهد و بسیاری از وظایف تکراری را به صورت خودکار انجام دهد.

این سامانه با بهره‌گیری از Power Platform مایکروسافت ساخته شد. مارتینز از Power BI برای طراحی داشبوردهای مدیریتی و گزارش‌های کلیدی، از Power Apps برای توسعهٔ یک برنامهٔ کاربردی جهت ثبت و ویرایش اطلاعات، و از Power Automate برای ایجاد جریان‌های خودکار (مانند ارسال ایمیل‌های یادآوری یا ثبت درخواست‌های مسکن و پرواز) استفاده کرد.

اهمیت این پژوهش تنها در ارائهٔ یک ابزار کاربردی خلاصه نمی‌شود. در سطح نظری، این پایان‌نامه نمونه‌ای است از پیوند میان دانش دانشگاهی و نیازهای واقعی صنعت. مارتینز با ترکیب دانش مهندسی نرم‌افزار و تجربهٔ کاری خود در InnoWave، توانست راه‌حلی ارائه دهد که هم قابلیت علمی دارد و هم برای یک شرکت واقعی ارزش عملیاتی ایجاد می‌کند.

بیان مسئله و اهمیت موضوع

مدیریت منابع انسانی همواره یکی از ارکان اساسی سازمان‌ها بوده است. اما در دهه‌های اخیر و با رشد شتابان فناوری، این حوزه دستخوش تغییرات عمیقی شده است. سازمان‌های امروزی دیگر محدود به یک دفتر مرکزی یا یک کشور نیستند. بسیاری از شرکت‌ها در چندین کشور دفتر دارند و کارمندانشان در نقاط مختلف جهان مشغول فعالیت‌اند. این تنوع جغرافیایی، پیچیدگی‌های تازه‌ای را به همراه آورده است.

یکی از این پیچیدگی‌ها، نیاز به تمرکز اطلاعات است. وقتی داده‌های مربوط به کارمندان در چندین پلتفرم مختلف ذخیره می‌شود، مدیران نمی‌توانند تصویری جامع و سریع از وضعیت منابع انسانی داشته باشند. برای مثال، تصور کنید یک مدیر بخواهد بداند که کدام کارمند قراردادش به‌زودی پایان می‌یابد و آیا برای تمدید یا جایگزینی او باید اقدام کند. اگر اطلاعات قرارداد در یک سامانه، اطلاعات پروژه در سامانه‌ای دیگر و داده‌های پرواز و مسکن در ایمیل‌های شخصی ذخیره شده باشد، مدیر باید وقت زیادی صرف کند تا تصویری کامل به دست آورد.

مشکل دیگر، وظایف دستی و زمان‌بر است. بسیاری از مدیران مجبور بودند به طور دستی یادآوری‌هایی در تقویم خود ایجاد کنند تا تاریخ پایان قراردادها یا پروازهای کارکنان را فراموش نکنند. گاهی نیز برای اطلاع‌رسانی به کارمندان دربارهٔ پر کردن تایم‌شیت‌ها، ایمیل‌هایی به صورت فردی ارسال می‌کردند. این وظایف نه‌تنها وقت‌گیر بود، بلکه به دلیل وابستگی به حافظه و دقت انسان، احتمال بروز خطا نیز در آن زیاد بود.

این شرایط به‌ویژه در شرکت‌هایی مانند InnoWave که بیش از ۳۵۰ کارمند و بیش از ۱۰۰ مشتری در بیش از ۲۰ کشور دارد، بسیار بحرانی است. اگر فرایندهای منابع انسانی به‌درستی مدیریت نشود، پیامدهای آن می‌تواند شامل پرداخت دیرهنگام حقوق، نارضایتی مشتریان، ازدست‌رفتن فرصت‌های تجاری و کاهش بهره‌وری کلی شرکت باشد.

ازاین‌رو، نیاز به یک سامانهٔ یکپارچه و هوشمند که بتواند اطلاعات پراکنده را گردآوری کند و فرایندها را خودکار سازد، امری حیاتی است.

مرور ادبیات و پیشینه

در حوزهٔ مدیریت منابع انسانی و تحلیل داده، ابزارهای متعددی توسعه یافته‌اند. برخی از این ابزارها تمرکز بر مدیریت اطلاعات کارکنان دارند، مانند OrangeHRM که یک سامانهٔ متن‌باز است و امکان ثبت اطلاعات فردی، سوابق شغلی، مهارت‌ها، مرخصی‌ها و تایم‌شیت‌ها را فراهم می‌کند. برخی دیگر مانند Salesforce CRM بیشتر بر مدیریت مشتریان و پروژه‌ها متمرکز هستند و به مدیران امکان می‌دهند فرصت‌های فروش، پروژه‌ها و تعاملات مشتری را مدیریت کنند.

از سوی دیگر، ابزارهای تحلیلی مانند Power BI یا Tableau برای مصورسازی داده‌ها و استخراج گزارش‌های مدیریتی طراحی شده‌اند. ابزارهای توسعهٔ سریع اپلیکیشن مانند Power Apps یا OutSystems به شرکت‌ها اجازه می‌دهند برنامه‌های اختصاصی خود را بدون نیاز به کدنویسی گسترده بسازند. همچنین پلتفرم‌های اتوماسیون فرایند مانند Power Automate یا Zapier کمک می‌کنند وظایف تکراری و جریان‌های کاری به صورت خودکار اجرا شوند.

اما چالش اصلی زمانی پدید می‌آید که یک شرکت نیازمند ترکیب این قابلیت‌ها در یک سامانهٔ واحد باشد. اغلب سازمان‌ها مجبورند میان چندین ابزار مختلف جابه‌جا شوند، چرا که هیچ‌یک از آن‌ها به‌تنهایی تمام نیازها را برطرف نمی‌کنند. در چنین شرایطی، راه‌حل‌های مبتنی بر Power Platform مایکروسافت مزیتی بزرگ دارند: امکان اتصال آسان اجزای مختلف (BI، اپلیکیشن و اتوماسیون) و یکپارچه‌سازی آن‌ها در قالب یک سیستم جامع.

روش تحقیق و طراحی سامانه

مارتینز برای طراحی سامانهٔ خود از متدولوژی اسکرام (SCRUM) بهره گرفت. او و تیمش کار را به اسپرینت‌های سه‌هفته‌ای تقسیم کردند و در هر اسپرینت بخشی از سامانه را تحلیل، طراحی و پیاده‌سازی نمودند.

معماری سامانه شامل سه ماژول اصلی بود:

1. مدیریت منابع انسانی در سطح واحدهای تجاری (SBU): این ماژول اطلاعات مربوط به کارمندان هر مدیر را متمرکز می‌کرد، شامل پروژه‌های جاری، مهارت‌ها، زبان‌ها و وضعیت قرارداد.
2. نمای کلی پروژه‌ها: در این بخش داشبوردهایی طراحی شد که مدیران می‌توانستند وضعیت پروژه‌ها، تاریخ‌های مهم و تخصیص منابع را به صورت بصری مشاهده کنند.
3. فرایندهای خودکار: با استفاده از Power Automate، جریان‌هایی طراحی شد که به طور خودکار ایمیل‌های یادآوری ارسال می‌کردند، تاریخ‌های انقضا را کنترل می‌کردند و درخواست‌های مربوط به مسکن یا پرواز را به بخش اداری منتقل می‌کردند.

برای ذخیره‌سازی داده‌ها، یک پایگاه‌دادهٔ مرکزی طراحی شد که اطلاعات استخراج‌شده از سامانه‌های مختلف را در قالبی منسجم نگهداری می‌کرد. سپس این داده‌ها از طریق Power BI به صورت داشبوردهای مدیریتی نمایش داده شدند.

یافته‌ها و نتایج

پیاده‌سازی سامانه نشان داد که می‌توان بسیاری از وظایف دستی را حذف و به صورت خودکار اجرا کرد. برای مثال، پیش‌ازاین مدیران مجبور بودند برای پر کردن تایم‌شیت‌ها به کارمندان ایمیل بزنند؛ اما با طراحی جریان خودکار در Power Automate، این یادآوری‌ها در زمان مناسب به صورت سیستمی ارسال می‌شود.

همچنین داشبوردهای طراحی‌شده در Power BI امکان می‌دادند مدیران در چند ثانیه تصویری جامع از وضعیت منابع انسانی خود به دست آورند: چه کسی در چه پروژه‌ای مشغول است، چه کسی به‌زودی بدون پروژه خواهد شد، کدام قراردادها نیاز به تمدید دارند و کدام پروازها باید رزرو شوند.

یکی از نتایج مهم این پروژه کاهش چشمگیر زمان صرف‌شده برای گردآوری داده‌ها بود. درحالی‌که پیش‌تر مدیران ساعت‌ها وقت صرف می‌کردند تا اطلاعات را از چند سامانه استخراج کنند، اکنون تنها با چند کلیک به گزارش‌های کامل دسترسی داشتند.

تحلیل و بحث

این پروژه نمونه‌ای روشن از قدرت ابزارهای کم‌کد (Low-Code) در حل مسائل واقعی کسب‌وکار است. مارتینز بدون نیاز به توسعهٔ یک نرم‌افزار پیچیده از صفر، توانست با استفاده از بسترهای آمادهٔ مایکروسافت سامانه‌ای بسازد که نیازهای شرکت را برطرف کند.

از منظر علمی، این پژوهش نشان می‌دهد که یکپارچه‌سازی داده‌ها و خودکارسازی فرایندها نه‌تنها بهره‌وری را افزایش می‌دهد، بلکه فرهنگ‌سازمانی را نیز متحول می‌کند. مدیران دیگر مجبور نیستند وقت خود را صرف وظایف تکراری کنند، بلکه می‌توانند بر تصمیم‌گیری‌های استراتژیک تمرکز کنند. کارکنان نیز احساس می‌کنند سازمانشان حرفه‌ای‌تر و منظم‌تر عمل می‌کند.

محدودیت‌ها و پیشنهاد برای آینده

هرچند سامانهٔ طراحی‌شده موفق بود، اما محدودیت‌هایی نیز داشت. یکی از آن‌ها عدم پوشش کامل تمام فرایندهای منابع انسانی بود؛ برای مثال مدیریت مرخصی‌ها یا پیگیری آموزش‌ها در محدودهٔ این پروژه قرار نداشت. همچنین اتصال مستقیم به برخی پلتفرم‌ها به دلیل مسائل فنی یا حقوقی امکان‌پذیر نبود و بخشی از داده‌ها به‌صورت جدول‌های جداگانه ذخیره شدند.

برای آینده پیشنهاد می‌شود سامانه به‌گونه‌ای توسعه یابد که بتواند با APIهای رسمی پلتفرم‌ها ادغام شود و پوشش کامل‌تری از چرخهٔ منابع انسانی ارائه دهد. افزون بر این، افزودن قابلیت‌های پیش‌بینی (Predictive Analytics) می‌تواند به مدیران کمک کند تا روندهای آینده را پیش‌بینی کنند، مثلاً احتمال ترک شغل یک کارمند یا نیاز به جذب نیرو در پروژه‌های آتی.

نتیجه‌گیری

پایان‌نامهٔ پدرو مارتینز و سامانه‌ی طراحی‌شده توسط او نشان می‌دهد که چالش پراکندگی اطلاعات منابع انسانی در شرکت‌های بین‌المللی را می‌توان با استفاده از ابزارهای نوین فناوری اطلاعات حل کرد. یکپارچه‌سازی داده‌ها، طراحی داشبوردهای تحلیلی و خودکارسازی فرایندها، نه‌تنها بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهد، بلکه فرهنگ کاری حرفه‌ای‌تر و کارآمدتری ایجاد می‌کند.

این پروژه نمونه‌ای موفق از پیوند دانشگاه و صنعت است: مسئله‌ای واقعی در یک شرکت بین‌المللی شناسایی شد، به موضوع پایان‌نامه تبدیل گردید و در نهایت راه‌حلی ارائه شد که همزمان ارزش علمی و عملی دارد.
مترجم و نویسنده:
رومینا اعتمادی – ستاره بیات (کارشناس هوش تجاری)