متریک و KPI چه تفاوت‌هایی دارند و چگونه می‌توان از آنها استفاده کرد؟

اگر درگیر هوش تجاری، تجزیه‌وتحلیل کسب‌وکارها یا مدیریت پروژه هستید، احتمالا اصطلاحاتی مانند KPI، متریک‌ها (Metrics) و دیگر اصطلاحات مرتبط با آنها را شنیده‌اید. اما اگر خارج از این حوزه‌ها فعالیت می‌کنید، احتمالا شنیده‌اید که “یک پروژه با KPI خاصی کنترل می‌شود” یا “فلان مدیر به متریک‌ها توجه خاصی دارد”. ولی مسئله این است که به آیا تا به حال یه معنا و کاربرد آنها هم فکر کرده‌اید؟ آیا اصطلاحات به همان اندازه که به نظر می‌رسند قابل تعویض هستند؟ پاسخ کوتاه این است که آنها شبیه هستند، اما یکسان نیستند. در متن پیش رو به بررسی دو مورد ذکر شده از میان این اصطلاحات خواهیم پرداخت تا درک روشن‌تری از آنها داشته باشیم.

درک اینکه چگونه موفقیت را در برنامه‌ریزی استراتژیک اندازه‌گیری می‌کنید، یکی از مهم‌ترین عناصر یک برنامه استراتژیک موفق و قابل‌اجرا است. اما، ما می‌خواهیم یک راز تجاری کوچک را با شما در میان بگذاریم: به‌عنوان سازمان‌هایی با برنامه‌های استراتژیک، همه ما می‌خواهیم اطمینان حاصل کنیم که بر اساس داده‌ها تصمیم درستی می‌گیریم. این یک مسئله فوق‌العاده مهم است، اما ما باید به‌ویژه از روش اولویت‌بندی و اندازه‌گیری این داده‌ها آگاهی داشته باشیم، به‌خصوص هنگامی‌که صحبت از اندازه‌گیری برنامه استراتژیک ما باشد.

بسیاری از سازمان‌ها از اصطلاحات KPI (شاخص کلیدی عملکرد) و متریک‌های عملکرد به جای یکدیگر استفاده می‌کنند. گرچه قابل اغماض است، اما در مورد ایجاد و اجرای برنامه استراتژیک شما تفاوت اساسی بین KPI و اندازه‌گیری متریک‌های عملکرد وجود دارد که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت.

متریک (Metrics) چیست؟

متریک اندازه‌گیری کمّی است که برای ارزیابی عملکرد در یک سازمان استفاده می‌شود. متریک‌های اندازه‌گیری می‌توانند هر جنبه یا مؤلفه عملکرد سازمان را پوشش دهند. محدودیت‌های زیادی برای تعیین متریک اندازه‌گیری وجود ندارد. به‌طورکلی، متریک‌ها با مقایسه اندازه‌گیری‌های گرفته شده در طول زمان، با یک خط و مبنای از پیش تعیین شده، به دست می‌آیند. ایده اصلی این است که این مقایسه‌ها به شما می‌گویند که آیا پروژه شما در مسیر درست است یا خیر. بااین‌حال، همه متریک‌ها به طور یکسان ایجاد نمی‌شوند.

برای نمونه با استفاده از مثال اتومبیل سدان (به خودروهای سواری معمولی یا اصطلاحا صندوقدار می‌گویند)، این مسئله را بررسی خواهیم کرد. تعداد خطوط مونتاژ فعال یک معیار یا متریک مفید است. این مسئله به شما درک درستی از کارخانه خود می‌دهد. بااین‌حال، برای موفقیت در عملیات شما حیاتی نیست. این متریک به شما نمی‌گوید که آیا شما نوع مناسب اتومبیل درست می‌کنید یا نه. به شما نمی‌گوید که آیا سفارش‌های خود را انجام می‌دهید یا نه. مطمئنا اگر متوجه شدید که به تولید ماشین‌های بیشتری نیاز دارید، می‌توانید از معیارها و متریک‌های خود استفاده کنید. اما این متریک نیست که به شما بگوید عقب هستید یا نه. این همان چیزی است که KPI برای آن مناسب است. این شاخص یک نوع خاص از متریک است.

KPI چیست؟

همان‌طور که در بالا گفتیم، KPI یا شاخص کلیدی عملکرد، نوع خاصی از متریک است. KPI یک اندازه‌گیری کمّی است. دقیقا مانند هر متریک دیگر. به طور خاص، یک KPI پیگیری می‌کند که آیا سازمان در حال دستیابی به اهداف اصلی خود است یا خیر. می‌توانید آن را به‌عنوان یک “متریک فوق هدفمند” تصور کنید.

با تقسیم کلمات تشکیل‌دهنده به دو قسمت – شاخص و کلیدی در عملکرد، به‌راحتی می‌توانید به یاد بیاورید که KPI چیست. شاخص به اهداف و البته اهداف اصلی سازمان اشاره دارد. متریک‌های اندازه‌گیری تنها KPIهایی هستند که مربوط به امری حیاتی، برای موفقیت یک سازمان باشند. آنها به شما می‌گویند که چقدر به طور مؤثر به اهداف استراتژیک و عملیاتی خود می‌رسید. در همین حال، شاخص عملکرد به ماهیت کمّی KPI اشاره دارد. یعنی KPI‌ها باید مشخص و قابل‌اندازه‌گیری باشند. این مسئله به شما امکان می‌دهد عملکرد را به‌راحتی ارزیابی، مقایسه و اندازه‌گیری کنید.

برای نمونه مرکبات (Citrus که نوعی میوه گرمسیری و ظاهر آن شبیه به لیمو است) را در نظر داشته باشید. تعداد درختان مرکبات کاشته شده یک متریک است. دانستن این شاخص خوب است، اما برای موفقیت شما حیاتی نیست. در همین حال، درصد سفارش‌های مرکبات پر شده در هر صندوق (طبق نظر مشتری)، KPI شما است. این مسئله به شما می‌گوید که آیا خواسته‌های اصلی کسب‌وکار خود را برآورده می‌کنید یا خیر. اگر متوجه شدید که عقب هستید، می‌توانید به تعداد درختان خود نگاه کنید و ببینید تعداد زیادی از آنها گلدهی یا باردهی دارند. این بررسی ممکن است برنامه کاشت، آبیاری یا کوددهی شما را تغییر دهد. همه اینها از KPI ناشی می‌شود که به شما می‌گوید آیا به اهداف اصلی خود می‌رسید یا خیر.

نتیجه سخن

در متن پیش رو به این نکته پرداختیم که متریک و KPI چه تفاوت‌هایی دارند و چگونه می‌توان از آنها استفاده کرد. گفتیم که تفاوت بین متریک‌ها و KPI در دنیایی که تقریبا همه چیز در آن قابل‌اندازه‌گیری و مقیاس‌پذیر است، معمولا موردتوجه قرار نمی‌گیرد. ایجاد یک حلقه یا مرز در اطراف آن متریک‌ها که در واقع می‌تواند به شما یک روش استراتژیک برای عملکرد کسب‌وکار شما بدهد، تفاوت آنها را نمایان خواهد کرد. ما در این متن سعی بر انجام این کار داشتیم.