کارمندان نقش عمده‌ای در موفقیت محل کار خود دارند و رفتارها و دیدگاه‌های آن‌ها می‌تواند تأثیرات مهمی در سرنوشت سازمان داشته باشد. سکوت سازمانی (Organizational Silence) پدیده‌ای است که در سازمان‌ها زمانی اتفاق می‌افتد که کارمندان از اطلاعات و نظرات مربوط به سازمان به طور هدفمند خودداری کنند.
با استفاده از سکوت، اعضای سازمان قادر به نگهداری اطلاعاتی هستند که می‌تواند برای رشد و پیشرفت شرکت مهم باشد. تأثیرات بی‌شماری وجود دارد که در هنگام وقوع سکوت سازمانی رخ میدهد، از جمله تأثیراتی بر موفقیت سازمانی و خود کارمندان.
در این مقاله، علل و تأثیرات سکوت سازمانی و همچنین برخی مدل‌ها برای مشاهده و درک سکوت سازمانی مورد بحث قرار خواهد گرفت.
سکوت سازمانی چیست؟
جریان اطلاعات در داخل سازمان یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت آن است، اما جلوگیری گسترده از اطلاعات یک اتفاق معمول می‌باشد. کارمندان، به عنوان ستون فقرات هر سازمانی، احتمالاً ایده‌های خود را تشکیل می‌دهند و اطلاعاتی را در مورد عملکرد اصلی سازمان جمع آوری می‌کنند.
کارمندان غالباً با این انتخاب روبرو هستند که این عقاید و مشاهدات را بیان یا سکوت کنند و از این اطلاعات بالقوه ارزشمند صرف نظر کنند. صدای یک کارمند را می‌توان بدین صورت تعریف کرد: هر تلاشی برای بیان ایده‌ها، نگرانی‌ها، اطلاعات یا نظرات به افراد درون یا خارج از سازمان.
فقدان صدا سکوت محسوب می‌شود، اگرچه انگیزه سکوت معنادارترین پیام برای تجزیه و تحلیل در هنگام در نظر گرفتن سکوت سازمانی است. با استفاده از سکوت هدفمند، کارمندان به طور جمعی از اطلاعاتی که می‌تواند بر رشد و موفقیت سازمان تاثیرگذار باشد جلوگیری می‌کنند. بنابراین سکوت سازمانی را می‌توان موقعیتی دانست که در آن کارمندان دارای اطلاعات، نظرات، نگرانی‌ها یا ایده‌های به ظاهر ارزشمند هستند و تصمیم می‌گیرند این اطلاعات را دریغ کنند.
انگیزه‌های سکوت کارمند
انواع مختلفی از سکوت سازمانی وجود دارد که براساس انگیزه‌های کارمندان برای سکوت دسته‌بندی می‌شود.
به گفته ون داین، آنگ و بوترو، سه انگیزه قابل تمایز برای سکوت وجود دارد: سکوت اکتسابی، سکوت دفاعی و سکوت طرفدار اجتماعی.
سکوت اکتسابی را می‌توان سکوتی دانست که ناشی از عدم علاقه یا اولویت انفعال است. کارمندی که درگیر سکوت اکتسابی است احتمالاً بیشتر به انطباق با هنجارها یا استانداردهای سازمانی اهمیت میدهد.
سکوت دفاعی وقایعی را توصیف می‌کند که در آن کارمندان به دلیل ترس از عواقب صحبت کردن، عمداً از اطلاعات خودداری می‌کنند. برخلاف سکوت اکتسابی، سکوت دفاعی عمدی‌تر و فعالانه‌تر است زیرا کارمند گزینه سکوت را می‌فهمد و درک می‌کند و سکوت را به عنوان روشی برای محافظت از خود در برابر نتایج احتمالی منفی انتخاب می‌کند.
سرانجام، کارمندان با این هدف که منافع مثبت بیشتری برای زندگی یا شرایط دیگران یا سازمان داشته باشند، در سکوت طرفدار اجتماعی قرار می‌گیرند. سکوت طرفدار اجتماعی، به‌زیستی گروه را تشویق می‌کند و انگیزه آن نگرانی برای دیگران است، نه فقط برای خود.
در مطالعه‌ای که توسط چاد برینسفیلد در سال ۲۰۱۲ انجام شد، شش انگیزه مختلف برای سکوت کارکنان آشکار شد: غیرسالم، رابطه‌ای، دفاعی، مخالف، بی‌اثر و منقطع:
- سکوت غیرسالم از منظر برینسفیلد، جلوگیری هدفمند از اطلاعات لازم به عنوان ابزاری برای سرپیچی از سازمان یا به تعارض انداختن دیگران است.
- سکوت رابطه‌ای زمانی اتفاق می‌افتد که یک کارمند بخاطر اینکه نمی‌خواهد به رابطه‌ای آسیب برساند یا عواقب رابطه‌ای منفی داشته باشد، سکوت می‌کند.
- سکوت دفاعی، همانطور که قبلاً بحث شد، هنگامی رخ میدهد که کارمند از عواقب صحبت کردن ترس داشته باشد، یا درک کند که با صحبت کردن تأثیر منفی می‌گذارد.
- سکوت مخالف زمانی اتفاق می‌افتد که کارمند فقدان اعتماد به نفس یا فقدان وسایل شخصی و درونی را داشته باشد تا بتوانند نظرات یا اطلاعات خود را بیان کند.
- سکوت بی‌اثر یعنی کارمند حرف نمی‌زند زیرا تصور می‌کند که اطلاعات از اهمیت کافی برخوردار نیست، یا اینکه اطلاعات برای ایجاد تغییر بی‌تأثیر است.
- سکوت منقطع (مشابه سکوت اکتسابی) سکوت رضایتمند است که در آن کارمند کمبود علاقه دارد یا از ارزش‌های سازمانی جدا است. با این حال، سکوت منقطع با سکوت رضایتمند متفاوت است به این دلیل که سکوت منقطع به جای عدم علاقه، براساس توانایی درک شده کارمند برای ایجاد تغییر به دلیل عدم تعامل با سازمان اتفاق می‌افتد.
علل سکوت سازمانی
مرز بین علل و انگیزه‌های سکوت سازمانی کاملاً باریک است، زیرا عوامل زیادی وجود دارد که سکوت کارکنان یک سازمان را تشویق می‌کند. اولین مفهوم برای بحث، مفهوم‌سازی هیولین در سال ۲۰۰۳ برای نمای مطابقت است.
وی نمای انطباق را اینگونه تعریف می‌کند: “نمایش‌های نادرست ایجاد شده توسط کارمندان که به نظر می‌رسد گویی ارزش‌های سازمانی را پذیرفته‌اند”، تعریفی که بسیار منطبق با سکوت سازمانی است. نمای مطابقت با در نظر گرفتن ساختار سازمانی، فرهنگ و زمینه و همچنین جایگاه کارمند در سازمان و ویژگی‌های فرد، ریشه در خود سازمان دارد.
هیولین استدلال می‌کند که سازمان‌هایی که درگیر سیستم پاداش هستند به احتمال زیاد نمای مطابقت دریافت می‌کنند، زیرا این سیستم کارکنان را ترغیب می‌کند تا ارزش‌های متفاوت شخصی خود را سرکوب کنند. به طور مشابه، هیولین اشاره می‌کند که قدرت کارمند در یک سازمان ارتباط زیادی با وضعیت او در سازمان و همچنین مشخصات فردی‌اش دارد که می‌تواند بر قدرت بیان او تأثیر بگذارد.
بعنوان مثال، به دلیل تفاوت زیاد در ارزش‌های شخصی و سازمانی و همچنین نیاز ادراک شده بیشتر برای انطباق و مطابقت با استانداردهای سازمانی، ممکن است اقلیت‌ها کمتر ابراز عقاید و نگرانی کنند. اقلیت‌هایی که نمای انطباق را حفظ می‌کنند نمونه‌ای از سکوت دفاعی هستند.
در حالی که هیولین یک روند اساسی را در رفتار کارمندان کشف می‌کند، متون جدیدتر توابع خاصی را در داخل یک سازمان تعیین کرده‌اند که سکوت سازمانی کارمندان را تشویق می‌کند. موریسون و ملیکن در کارهای پر استناد خود دو دلیل را در سطح مدیریت برای سکوت سازمانی بیان کردند: ترس مدیران از بازخورد منفی و اعتقادات ضمنی مدیران.
از آنجا که افراد اغلب از بازخورد منفی می‌ترسند، معمولاً سعی می‌کنند از شنیدن کامل آن اجتناب کنند زیرا باعث ایجاد احساس خجالت، تهدید، آسیب‌پذیری یا بی‌کفایتی می‌شود. نادیده گرفتن، رد کردن یا حمله به بازخورد منفی، محیطی را ایجاد می‌کند که در آن از بازخورد منفی و ارتباطات رو به بالا جلوگیری می‌شود.
باورهای ضمنی مدیران در مورد کارمندان و مدیریت نیز عاملی در ایجاد سکوت سازمانی است. به طور خاص، اعتقادی که معمولاً توسط مدیران وجود دارد این است که کارکنان “خودخواه و غیرقابل اعتماد” هستند و این باور منجر به این خواهد شد که مدیران به گونه‌ای عمل کنند که از ارتباطات رو به بالا درون سازمان‌ها جلوگیری شود. این باورها ممکن است آگاهانه نباشند، اما باز هم نتایج منفی در فرهنگ ارتباطات درون یک سازمان ایجاد می‌کنند.
اعتقاد ضمنی دیگری که موریسون و ملیکن به آن اشاره کردند این است که مدیریت از همه بیشتر واجد شرایط برای تصمیم‌گیری در مورد سازمان است، بنابراین ارتباطات رو به بالا ایده‌ها و نگرانی‌های کارکنان با سطح پایین‌تر را منصرف می‌کند. این ایده که کارمندان جایی برای ابراز عقیده یا مشارکت در تصمیم‌گیری مدیریتی ندارند، فضایی ایجاد می‌کند که سکوت سازمانی را تشویق می‌نماید.
سرانجام، این عقیده وجود دارد که “وحدت، توافق و اجماع نشانه‌هایی از سلامت سازمانی است” و از هرگونه نظر ضد و نقیض باید خودداری کرد. این ایده فضایی را ایجاد می‌کند که در آن فقط نظرات عمومی یا نظرات مدیریت مورد استقبال قرار می‌گیرد، بنابراین از ابراز عقاید مخالف را که دلیل شناخته شده رشد سریع است جلوگیری می‌کند.
جمع‌بندی
سکوت سازمانی پدیده‌ای است که زمانی اتفاق می‌افتد که کارمندان دارای اطلاعات مفید یا ارزشمندی در مورد سازمان خود باشند اما به صورت هدفمند سکوت کنند. این اطلاعات می‌تواند نظرات، مشاهدات، نگرانی‌ها یا سایر اطلاعاتی باشد که می‌تواند برای افراد دیگر در سازمان مفید واقع گردد، به ویژه افراد سطح بالاتر.
انگیزه‌های بسیاری برای سکوت کارمندان وجود دارد، از جمله سکوت رضایتمند یا اکتسابی، سکوت دفاعی و سکوت طرفدار اجتماعی و سایر موارد. سکوت سازمانی می‌تواند به عنوان محصولی از انگیزه‌های کارمندان، اعتقادات مدیریتی یا مسئله فرهنگ سازمانی بزرگ‌تر رخ دهد.
اثرات سکوت سازمانی می‌تواند شامل عواقب منفی بر سلامتی و رفاه کارکنان و همچنین موارد بزرگ‌تری برای سازمان از جمله کاهش روحیه، کاهش تولید، کارایی ارتباطی پایین و کاهش توانایی تصمیم‌گیری باشد. سکوت سازمانی می‌تواند برای سازمان‌ها و کارمندان آن‌ها بسیار مضر باشد و بنابراین باید تا جایی که امکان دارد از آن جلوگیری شود.
