یادگیری تکنیک‌های حل مسئله برای افراد متخصص در هر زمینه‌ای ضروری است. فارغ از عنوان و سمت شغلی، توانایی یافتن علت اصلی پدید آمدن یک مشکل و یافتن راه حل‌های مناسب، مهارتی است که کارفرمایان برای آن ارزش قائل هستند. یادگیری مهارت‌ها و تکنیک‌های تفکر انتقادی که حل‌کنندگان مسئله از آن‌ها استفاده می‌کنند، می‌تواند به افراد کمک کند تا بر مشکلات پیچیده غلبه کنند.
در مطلب پیش رو، روش‌های گام به گام برای بهبود مهارت‌های حل مسئله در محل کار مورد بحث قرار می‌گیرد.
تعریف مسئله
اولین قدم در حل مسئله با توصیف، توضیح یا تشریح مسئله شروع می‌شود.
در ساده‌ترین شکل خود، مسئله موضوعی است که از حالت عادی خارج شده و برای دستیابی به نتایج دلخواه نیاز به اصلاح شدن دارد.
ممکن است وسوسه شوید تا به سرعت دنبال راه حل‌های آسان بگردید، اما اگر مسئله به خوبی درک نشود، ممکن است راه حل‌ها موثر نباشند و وقت و تلاش شما را تلف کنند.
بر اساس درک خود، مسئله را یادداشت کنید. این امر به بزرگنمایی یا تمرکز روی زوایای خاص مسئله کمک می‌کند. مانند نحوه بزرگنمایی دوربین روی تصویر قبل از گرفتن عکس، اگر فوکوس تار باشد عکس واضح نخواهد بود.
پیدا کردن علت بروز مسئله
چه چیزی باعث بروز این مشکل شده است؟ هنگامی که مشکل را شناسایی کردید، مرحله بعدی این است که کمی عمیق‌تر شوید تا علت اصلی یا زمینه را پیدا کنید.
برخی از سوالاتی که میتوانید در این مرحله بپرسید عبارت‌اند از:
- چه موقع و کجا مسئله رخ داده است؟
- چرا مشکل پیش آمده است؟
- چه چیزی منجر به بروز این مشکل شد؟
- چه چیزی می‌توانست مانع بروز این مشکل شود؟
- چه راه‌حل‌هایی قبلاً امتحان شده است؟
تحلیل تأثیر مسئله
چه کسی یا چه چیزی تحت تأثیر این مشکل قرار دارد؟ ابعاد این مشکل را تعیین کنید.
- آیا این یک مشکل قدیمی است یا یک مسئله کاملا جدید؟
- اگر مشکل حل نشود چه اتفاقی می‌افتد؟
با افراد مختلف صحبت کنید تا درباره تاثیرات مسئله اطلاعات دست اول بدست آورید. تعیین کنید که شدید است یا قابل کنترل.
ایده‌پردازی راه‌حل‌های ممکن
هنگام ایده‌پردازی، مشکل را بیان کنید و سپس از همه بخواهید که پاسخ‌های خود را به طور مستقل بنویسند.
پس از آن تمام پاسخ‌های پیشنهادی را لیست کرده و از دیگران دعوت کنید تا راه‌حل‌های بیشتری ارائه دهند یا راه‌حل‌های قبلی را اصلاح کنند. برای طی کردن این مرحله از تکنیک طوفان فکری میتوانید استفاده کنید.
ارزیابی راه‌حل‌ها
چگونه بهترین گزینه را انتخاب می‌کنید؟ هنگامی که تعدادی گزینه جمع‌آوری شد، مرحله بعدی جدا کردن گزینه‌هایی است که مناسب‌تر هستند. همچنین ممکن است گزینه‌های برتر از طریق ادغام چند گزینه دیگر بدست آیند.
مزایا و معایب گزینه‌های برتر را شناسایی کنید. تجزیه و تحلیل کنید که چگونه گزینه‌های برتر می‌توانند به نتایج مطلوب منجر شوند.
انتخاب بهترین گزینه
آیا این راه‌حل مشکل را حل می‌کند؟ آخرین مرحله در ایده‌پردازی، تصمیم‌گیری در مورد بهترین راه‌حل در میان گزینه‌های برتر است. این مرحله می‌تواند بسیار دشوار و طاقت‌فرسا باشد.
برای عبور از این مرحله میتوانید دلیل اینکه فکر می‌کنید گزینه مورد نظر، بهترین راه‌حل است را بیان کنید یا از افراد حاضر در جلسه، رأی‌گیری کنید.
تدوین برنامه اجرایی
چگونه آماده می‌شوید تا راه‌حل را اجرا کنید؟ راه‌حل نهایی را بنویسید و برنامه‌ای برای اجرای آن ارائه دهید.
اقداماتی را که باید انجام شود مشخص کنید، جدول زمانی و راه‌هایی برای نشان دادن اینکه آیا اقدامات انجام‌شده نتیجه می‌دهد یا خیر تعیین کنید. خطرات احتمالی غیرمنتظره را در نظر بگیرید و سپس طرحی را برای رفع آن‌ها ارائه دهید.
اجرای راه‌حل
چگونه راه‌حل را عملی خواهید کرد؟
اگر با دیگران کار می کنید، برنامه حل مشکل را به اشتراک بگذارید. در صورت لزوم، نحوه دستیابی به اهداف مورد نظر را آموزش دهید، منابع مورد نیاز را فراهم کنید و برای پاسخ دادن به سوالات احتمالی در دسترس باشید.
نظارت بر پیشرفت
آیا مشکل در حال برطرف شدن است؟ پیگیری کنید تا ببینید آیا راه‌حلی کاربردی است یا خیر. به طور منظم بررسی کنید که کارها خوب پیش می‌روند یا خیر و در زمان مناسب اصلاحات را اعمال کنید.
برخی از سوالاتی که هنگام نظارت بر اجرای راه‌حل باید بپرسید شامل موارد زیر است:
- تاکنون چقدر پیشرفت کرده‌ایم؟
- چه مقدار از کار باقی مانده است؟
- آیا ما طبق برنامه پیش می‌رویم؟
- آیا بودجه کافی داریم؟
ارزیابی نتایج
آیا مشکل برطرف شد؟ پس از اجرای راه‌حل، باید بررسی کنید که آیا مشکل برطرف شده است یا خیر.
سوالاتی که میتوانید هنگام ارزیابی نتایج بپرسید عبارت‌اند از:
- آیا ما طبق برنامه و جدول زمانی مشخص‌شده، مشکل را برطرف کردیم؟
- آیا ما مشکل را با کمک بودجه اولیه از بین بردیم؟
- آیا مشکل به طور کامل حل شده است؟
- آیا کار ناتمامی وجود دارد؟
اگر راه‌حل جواب نداد چه کنیم؟
واقعیت این است که برخی از راه‌حل‌ها موثر هستند و برخی دیگر کارایی ندارند.
هنگامی که یک راه‌حل مطابق انتظار عملی نشد، مطمئنا مقداری زمان و منابع از دست رفته است اما باید عقب‌گرد کنید و به دنبال راه‌حل‌های موثرتر بگردید.
