بهره‌وری شخصیمدیریت خود

مهارت‌های مدیریت زمان

پنج مهارتی که موفق‌ترین افراد فراموش نمی‌کنند

مدیریت زمان­‌های ضروری با مجموعه مهارت‌­های مناسب امکان­‌پذیر است. اگر چند مهارت اصلی در مدیریت زمان را نداشته باشید، هیچ برنامه، تکنیک یا حتی یک نکته ساده برای مدیریت زمان نمی­‌تواند به شما در مدیریت بهتر وقت­‌تان کمک کند. در این مقاله، شما خواهید آموخت که کدام مهارت‌­ها سنگ بنای سازنده‌­ترین افراد در جهان هستند و چگونه می­‌توانید آنها را توسعه دهید.

مهارت­‌های اصلی مدیریت زمان و چگونگی دستیابی آسان به آنها

در ابتدا، ممکن است از خود بپرسید: چرا مهارت­‌های مدیریت زمان بسیار مهم هستند؟ جواب این است، یک مهارت چیزی نیست جز توانایی انجام درست کارها.

بدون مهارت­‌های مناسب مدیریت زمان، شما قادر به سازگاری و یافتن روشی هوشمند جهت سازماندهی وقت خود یا دیگران را نخواهید داشت. حتی اگر یک تکنیک یا ابزار مدیریت زمان مناسب را پیدا کنید، شخصاً توانائی لازم برای حفظ موارد در عمل را ندارید.

“مهارت­‌های مدیریت زمان را با تکنیک­‌های مدیریت زمان یا حتی ویژگی­‌های شخصیتی اشتباه نگیرید”

ویژگی‌­های شخصیتی، مهارت­‌ها و تکینیک‌­ها 

بسیار مهم است که مهارت‌­های مدیریت زمان (یا هر مجموعه مهارت دیگر) را با تکنیک­‌های مدیریت زمان یا حتی ویژگی­‌های شخصیتی اشتباه نگیرید. ویژگی­‌های شخصیتی بخشی جدایی ناپذیر از شخصیت و زندگی شما هستند که توسط ژن­‌ها و تجربیات زندگی (اولیه) شکل می­‌گیرند و تغییر آنها بسیار سخت است.

شخصیت شناسی و مدیریت زمان

آری، به سختی می­‌توان ویژگی­‌های شخصیتی را تغییر داد. برای مهارت در مدیریت زمان، شما باید مجموعه‌ای از تکنیک­‌ها را پیدا کنید که متناسب با شخصیت شما باشد و مهارت­‌های اصلی مدیریت زمان را تقویت کنید که مزایای شخصیتی شما را تقویت و معایب را خنثی می­‌کنند. با وجود بسیاری از تکنیک­‌های مختلف مدیریت زمان، شما قطعاً می‌توانید راه‌حل مناسب مدیریت را برای شخصیت خود پیدا کنید. بنابراین، شناخت شخصیت شما باید اولین قدم برای مدیریت بهتر زمان باشد.

البته برخی ویژگی‌­های شخصیتی نیز وجود دارد که در مدیریت زمان راهشگا خواهند بود. حتی بیشتر، افرادی که دارای برخی از ویژگی‌­های شخصیتی هستند می‌توانند مهارت‌­های جدید را بسیار سریع­‌تر به دست آورند. وظیفه‌شناسی، جسارت اجتماعی، انعطاف‌پذیری، سازماندهی، تلاش و تدبیر از جمله این ویژگی­‌ها در نظر گرفته شده­‌اند.

خوشبختانه، یادگیری مهارت­‌ها بسیار آسان­‌تر از تغییر شخصیت است. شما می‌­توانید از طریق تجربه زندگی مهارت­‌های جدیدی کسب کنید. به زبان ساده، اگر یک کار را به مدت کافی انجام دهید (معمولا این زمان را ۹۰ روز پیاپی در نظر می­‌گیرند) دیر یا زود در آن مهارت خواهید داشت.

سه نوع مهارت اصلی:

  • مهارت­‌های سخت یا مهارت­‌های کارگری، که به عنوان مهارت­‌های فنی یا مهارت­‌های مربوط به یک کار یا روش خاص نیز شناخته می‌­شوند. آنها معمولاً ارتباط کمی با شخصیت فرد دارند.
  • مهارت­‌های نرم که با ویژگی­‌های شخصیتی ارتباط نزدیک دارند و از مهارت‌­های افراد، مهارت­‌های اجتماعی و مهارت­‌های ارتباطی تشکیل شده­‌اند. مهارت­‌های نرم در مدیریت زمان بسیار مهم است.
  • مهارت­‌های زندگی، توانایی­‌هایی برای مقابله موثر با چالش­‌های زندگی هستند. از جمله مهارت‌­های زندگی عبارتند از: تصمیم‌گیری­، حل مسئله، تفکر خلاق، خودآگاهی، همدلی، ابراز وجود، صمیمیت، صبر، مدیریت استرس و احساسات. مهارت­‌های نرم به نوعی زیر شاخه مهارت­‌های زندگی هستند.

مهارت‌­ها از نزدیک با تکنیک‌­ها در هم آمیخته شده‌­اند. یک تکنیک مناسب می­‌تواند شما را از طریق کسب مهارت جدید راهنمایی کند یا نشان می­‌دهد که چگونه یک مهارت خاص را به بهترین شکل ممکن تمرین کنید. به زبان دیگر یک روش یا بهترین روش مناسب استفاده از ابزارهای مناسب را توصیه می­‌کند. به طور خلاصه، تفاوت بین دو تعریف ذکر شده در بالا به این شرح است:

  • مهارت توانایی انجام کاری است (به طور مثال شنا کردن).
  • یک تکنیک یک روش کارآمد برای به کار بردن یک مهارت در عمل است (هنگام شنا: نحوه انجام عمل بازو، لگد زدن، تنفس، چرخش، استفاده از ابزارهای مختلف شنا و غیره)

تکنیک­‌های مختلف معمولاً مجموعه‌­ای از روش‌­ها و ابزارهای مختلف هستند که به شما کمک می­‌کند مهارت جدیدی را یاد بگیرید و با توجه به توانائی‌های شخصیتی خود آن را به کار بگیرید.

مهارت‌های اصلی مدیریت زمان و چگونگی توسعه آنها 

حال که با تفاوت مهم مهارت­‌های مدیریت زمان، تکنیک‌­ها، ابزارها و ویژگی­‌های شخصیتی آشنا شدیم، زمان آن رسیده تا مهارت­‌های اصلی مدیریت زمان و نحوه به دست آوردن آنها را تجزیه و تحلیل کنیم. پنج مهارت مهم در مدیریت زمان عبارتند از:

۱. برنامه‌ریزی 

مهارت­‌های برنامه‌ریزی در بسیاری از جنبه­‌های مدیریت زمان مهم است. تهیه لیست کارها، ایجاد توالی کار، مدیریت تقویم کاری، تهیه دستور جلسه، حتی تهیه برنامه‌­های پروژه، همه این­ها شامل مهارت­‌های مناسب برنامه­‌ریزی است. همچنین باید برنامه را با نظارت بر عملکرد خود اجرا و ارزیابی کنید تا بدانید طرحی که ایجاد کرده‌­اید چه میزان موثر است.

چگونه می‌توان مهارت­‌های برنامه‌ریزی را توسعه داد؟

بهترین راه برای توسعه مهارت­‌های برنامه‌­ریزی استفاده مداوم از یک ابزار تقویم است. به سادگی هفته خود را مستقیماً در تقویم برنامه‌ریزی کنید: زمان بیدار شدن، اولویت‌ها، اوقات فراغت و غیره. همه چیز را مستقیماً در تقویم بنویسید. این ساده‌ترین نوع طرحی است که می‌توانید تنظیم کنید و دید مناسبی نسبت به عملکرد خود در زمان‌های مناسب داشته باشید. وقتی بر تقویم خود تسلط پیدا کردید، می‌توانید از برنامه‌های پیشرفته‌تری استفاده کنید. گام موثر بعدی مطالعه بهترین روش‌ها در برنامه ریزی پروژه است.

۲. تصمیم‌گیری و اولویت‌بندی 

هدفِ یک طرح این نیست که تنها در تصورات ما باشد بلکه ذات اهداف در تصمیم‌گیری درباره اولویت­‌ها معنا پیدا می‌کند. اصل مهم این است که چگونه باید وقت گران‌ب­های خود را بگذرانید و تصمیمات سخت بگیرید. مهارت‌های خوب مدیریت زمان به معنای تصمیم‌گیری مناسب درباره زمان خود است.

از آنجا که اکثر مردم در تصمیم‌گیری ناموفق‌اند، معمولاً فقط روند کار را طی می‌کنند و به رئیس، همسر و دیگران اجازه می‌دهند که وقت آنها را طبق خواسته خودشان پیش ببرند. اما این معمولاً به مدیریت زمان نامناسب منجر می‌شود، بنابراین یکی از این افراد نباشید.

اگر می‌خواهید در مدیریت زمان مهارت داشته باشید، باید زمان خود را کنترل کنید. اگر می‌خواهید کنترل داشته باشید، باید طرح‌های ذهنی خود را تا هر جا که ممکن است ادامه دهید. شما باید اولویت‌بندی کنید، باید تصمیم بگیرید که کدام یک از کارها را ابتدا انجام دهید و به کدام یک از آنها نه بگویید (تا آنجا که در موقعیت فعلی شما امکان پذیر است).

پرورش مهارت‌های تصمیم‌گیری و اولویت‌بندی

ماتریس آیزنهاور احتمالاً بهترین شروع برای یادگیری اولویت‌بندی را پیشنهاد داده است. ماتریس ترتیب کارها را در یکی از چهار ربع زیر توصیه می­‌کند:

فوری + مهم (انجام شود)

فوری + مهم نیست (به دیگری سپرده شود)

فوری نیست + مهم (آن را در تقویم خود قرار دهید)

مهم نیست + فوری نیست (حذف کنید)

تمام کارهایی را که باید طی یک هفته انجام دهید لیست کنید. آنها را در یکی از چهار ربع مرتب کنید. در هر ربع، آنها را از مهمترین به کم اهمیت تراز کنید. با مهم‌ترین و فوری­‌ترین کارها شروع کنید. اینگونه است که شما تصمیم می‌گیرید که زمان خود را چطور مدیریت کنید.

۳. تعیین مرزها و نه گفتن 

اگر می خواهید در مدیریت زمان مهارت کافی داشته باشید، باید وقت خود را به عنوان با ارزش‌ترین منبعی که در اختیار دارید در نظر بگیرید. این به معنای تعیین مرزهای کاملاً واضح برای افرادی است که می‌خواهند وظایفی را به شما محول کنند یا شما را درگیر پروژه‌ها و فعالیت‌هایی کنند که اولویت شما نیستند. در این زمینه نه گفتن یکی از مهم‌ترین مهارت‌ها در مدیریت زمان است.

چگونه می‌توانید نه گفتن را یاد بگیرید؟

اگر فاقد جسارت و قاطعیت اجتماعی هستید، ممکن است برای شما نه گفتن به مردم سخت باشد. بهترین راه برای ایجاد مهارت‌های خوبِ تعیین مرز این است که در موقعیت‌های کوچک و غیر ضروری نه بگویید.

همچنین منطقی است که از خود بپرسید که برای رد خواسته دیگران از چه می‌ترسید (معمولاً به این دلیل است که فکر می‌کنید افراد پس از طرد شدن نظر بدی در مورد شما خواهند داشت یا به تلافی کار شما درخواست­‌های شما را رد خواهند کرد). دلایل را بیابید. آیا واقعا تاثیری در زندگی شما دارند؟ فقط کافی است صادقانه بگویم:

“من خیلی دوست دارم همراه شما باشم، اما وقت ندارم، متشکرم”.

۴٫ واگذاری و سپردن وظایف

یادگیری نحوه تفویض اختیار گام بسیار مهم در کارشناسی مدیریت زمان است. در این مرحله شما باید بیاموزید که چگونه از وقت دیگران استفاده کنید. تفویض وظایف ممکن است ساده به نظر برسد، اما واقعاً اینگونه نیست. شما باید افراد مناسبی را پیدا کنید که بتوانید به آنها اعتماد کنید و در واقع آنها را مدیریت کنید. شما باید با آنها رابطه سالم (بدون نگاه ابزاری) برقرار کنید و “تعریف کار انجام شده” و “معیارهای پذیرش” را هنگام واگذاری مسئولیت به درستی معین کنید.

چگونه می‌توانید تفویض اختیار را یاد بگیرید؟

اگر هرگز در موقعیت مدیریت و رهبری نبوده‌اید، لیستی از تمام وظایفی را که می‌توانید به دیگران محول کنید، تهیه کنید. این وظایف می‌تواند ماهیتی کسب و کاری (اداری، حقوقی، مدیریت رسانه‌های اجتماعی و غیره) یا شخصی (نظافت، شستشو، خرید مواد غذایی و غیره) داشته باشد.

ارزیابی هر وظیفه­‌ای با توجه به اینکه آیا واگذاری آن آسان یا دشوار است، انجام خواهد شد. معیارهایی مانند: پیچیدگی کار، اجرای بالقوه، هزینه، حساسیت به زمان و غیره را در لیست خود بررسی کنید و سپس با ساده‌ترین کار برای واگذاری شروع کنید.

مقداری از زمان خود را سرمایه گذاری کنید و فرد مناسب را برای کار پیدا کنید. انتظار می‌رود در آغاز برخی از مشکلات مربوط به عملکرد، ارتباطات یا روابط وجود داشته باشد. اما این تنها راه یادگیری واقعی و استفاده از وقت دیگران است.

۵٫ساختن یک سیستم و پیگیری مجدانه آن

وقتی یاد بگیرید چگونه برنامه‌ریزی کنید، اولویت‌بندی کنید، تفویض اختیار کنید و خواسته‌های خود را بر خواسته‌های دیگران ارجح بدانید، دیر یا زود نیاز به یک سیستم مدیریت زمان مربوط به حیات خود را یافته‌اید.

تکنیک‌های مدیریتی بی شماری وجود دارد که می‌توانند مورد استفاده قرار گیرند اما در کلیت، شما در واقع به دو مهارت نیاز دارید.

  • اولین مورد ساختن سیستمی برای خود و بهبود مداوم آن است. این شامل آزمایش روش‌های مختلف، کاوش در زمینه سازگاری بیشتر با شخصیت شما و سپس کنار هم قرار دادن تکنیک‌های انتخاب شده به روشی معنی‌دار است. ساخت سیستمی که واقعاً کار می‌کند معمولاً چند ماه طول می‌کشد.
  • مهارت دوم پیگیری سیستم با پشتکار است. در سیستم مدیریت زمان شخصی، کار یا مسئله‌ای که مرتباً استفاده نمی‌شود و به راحتی قابل چشم پوشی است، هیچ ارزشی وجود ندارد.

جمع بندی

به راستی ضرب المثل “وقت طلاست” نشان از ارزشمند بودن ثانیه به ثانیه عمر ما را در خود نهفته دارد. همواره برای پیش‌رو بودن و رسیدن به آنچه که نام آن را هدف می­‌گذاریم نه تنها یک آرزوی دور و دراز، باید به خودمان اعتماد کنیم و در کنار قبول تمام سختی‌های راه، ابتدای امر حیات و اولویت‌های خودمان را ارجح بدانیم. روراستی با خویشتن بهترین گزینه برای داشتن یک برنامه درست و موثر در راستای بهره‌مندی مناسب از زمان است.

در نهایت در مورد تمام تکنیک‌های مدیریت زمان موجود تحقیق کنید. مواردی را که از نظر شما جالب‌ترین است انتخاب کنید. تست آنها را یکی یکی در عمل شروع کنید و چند ماه به خود فرصت دهید تا تکنیک‌های مناسب شخصیت خودتان را انتخاب کند. می‌تواند تقویم‌های مختلف، یادداشت برداری، برنامه‌های مدیریت زمان و سایر برنامه‌ها را به جهت یادآوری‌ها، اعلان‌ها و چک لیست‌ها مورد استفاده قرار دهید.

آموزش های آنلاین

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

اگر در خصوص این مقاله یا دانلود منابع مشکل یا سوالی دارید لطفا با پشتیبانی کار و کسب در ارتباط باشید.
بستن