عمومی
راهنمای گام به گام برای نوشتن بیانیه مشکل
هنگامی که کارکنان مهارت‌های ابتکاری و حل مسئله خود را نشان می‌دهند، توانایی مقابله با چالش‌های پیچیده یا پیش‌بینی‌نشده در محل کار را به نمایش می‌گذارند. شرکت‌ها به افراد و تیم‌هایی تکیه می‌کنند که می‌توانند مشکلات را به طور موثر ارزیابی نموده و راه‌حل‌های قابل قبولی را پیشنهاد دهند. در این مقاله، دستورالعمل‌هایی را برای کمک به شما در ایجاد بیانیه مشکل ارائه می‌دهیم و یک مثال جامع نیز می‌آوریم که می‌توانید برای مرجع از آن کمک بگیرید.
بیانیه مشکل (Problem Statement) چیست؟
بیانیه مشکل، بیانیه‌ای از یک مسئله یا مشکل جاری است که نیاز به اقدام به موقع برای بهبود وضعیت دارد. این بیانیه به طور مختصر مانعی را که مشکل فعلی بین یک فرآیند عملکردی و/یا محصول و وضعیت فعلی (مشکل‌آمیز) قرار داده است، توضیح می‌دهد. این بیانیه کاملاً عینی بوده و فقط بر واقعیت‌های مشکل تمرکز می‌کند و هر گونه نظر ذهنی را کنار می‌گذارد. برای آسان‌تر کردن این کار، توصیه می‌شود که بپرسید «چه کسی، چه چیزی، چه زمانی، کجا و چرا» تا ساختاری را برای بیانیه مشکل خود ایجاد کنید. این کار ایجاد و خواندن آن را آسان‌تر کرده و مشکل را قابل درک‌تر و در نتیجه قابل حل‌تر می‌کند. بیانیه مشکل، علاوه بر تعریف یک موضوع مبرم، راهی برای پیشنهاد راه‌حل به موقع و مؤثر است.
چرا نوشتن بیانیه مشکل موثر سخت است؟
یکی از چالش‌های نوشتن بیانیه مشکل خوب، حواس‌پرتی‌هایی است که می‌توانند از منابع مختلف ناشی شوند.
- هنگام تلاش برای توصیف یک مشکل، علائم مرتبط با مشکل باعث سردرگمی می شوند. به عنوان مثال، رسیدن به مطب و گفتن: «دکتر، من در پشت ران تا پایین ساق پایم درد دارم! من نیاز دارم که شما پای من را “درست” کنید!». تنها پس از یک ارزیابی متفکرانه، پزشک به این نتیجه می‌رسد که مشکل شما مربوط به عصب سیاتیک است و منشأ آن از قسمت پایین کمر شماست.
- راه‌حل‌ها معمولاً در هنگام مبارزه با یک مشکل، مورد توجه اولیه قرار می‌گیرند. هنگامی که فرد با مشکلی مواجه می‌شود، کاهش آن درد در سریع‌ترین زمان ممکن یک اقدام طبیعی و تقریباً انعکاسی است. با این حال، تا زمانی که درک عمیقی از وضعیت کنونی به دست نیامده، بسیار مهم است که از پرش به سمت راه‌حل‌ها اجتناب کنید.
- جست‌وجوی علل درد یک واکنش طبیعی است که باید در اولین توصیف یک مشکل از آن اجتناب کرد. ایجاد علت اصلی بخشی از روند تحقیقاتی بعدی خواهد بود، اما باید برای زمان مناسب در چرخه حیات روش حل مسئله محفوظ بماند.
- زمانی که فرد دچار مشکلی شود، سرزنش نیز یک رفلکس طبیعی است. نقل قول منسوب به جان باروز، طبیعت‌شناس آمریکایی و مقاله‌نویس طبیعت، ممکن است تمام آن چیزی باشد که باید در مورد این موضوع گفته شود: «شما می‌توانید بارها دلسرد شوید، اما تا زمانی که شروع به سرزنش دیگران نکنید و دست از تلاش بردارید، شکست خورده نیستید.»
به طور خلاصه، بیانیه مشکل خوب باید عاری از علل، راه‌حل‌ها و سرزنش باشد، و باید اطمینان حاصل شود که علائم باعث حواس‌پرتی نمی‌شوند.
چرا بیانیه مشکل مهم است؟
بیانیه مشکل یک ابزار ارتباطی است. این بیانیه برای کسب و کارها، افراد و سایر نهادها برای توسعه پروژه‌هایی با تمرکز بر بهبود اهمیت دارد؛ چه مشکل مربوط به کار جاده‌ای باشد که به شدت مورد نیاز است یا تدارکات برای یک پروژه ساخت و ساز. یک بیانیه واضح و مختصر مشکل معمولاً توسط تیم پروژه برای کمک به تعریف و درک مشکل و ایجاد راه‌حل‌های ممکن استفاده می‌شود. این اظهارات همچنین اطلاعات مهمی را ارائه می‌دهند که در تصمیم‌گیری در رابطه با این پروژه‌ها یا فرآیندها بسیار مهم است.
بیانیه مشکل دارای اهداف متعددی است
بیانیه مشکل اهداف دیگری نیز دارد. یکی این است که مشکل را به صورت مختصر اما مفصل شناسایی کرده و توضیح دهید تا به خواننده دید جامعی از آنچه در حال وقوع است ارائه کنید. این امر شامل شناسایی اینکه مشکل بر چه کسانی تأثیر می‌گذارد، چه تأثیراتی دارد، مشکل کجا رخ می‌دهد و چرا و چه زمانی باید برطرف شود، می‌باشد. هدف دیگر بیانیه مشکل این است که مشخص کند نتایج مورد انتظار چیست. تعیین وضعیت مطلوب به ارائه یک ایده کلی در مورد پروژه کمک می‌کند. راه‌حل پیشنهادی و دامنه و اهداف راه‌حل از طریق این بیانیه روشن می‌شود.
بیانیه مشکل به هدایت پروژه‌ها کمک می‌کند
بیانیه مشکل راهنمایی برای پیمایش پروژه پس از شروع آن ارائه می‌دهد. در طول مدت پروژه به طور مداوم به آن اشاره می‌شود تا به تیم کمک کند متمرکز و در مسیر درست باقی بماند. در نزدیکی اتمام پروژه، مجدداً به این بیانیه اشاره می‌کنند تا تأیید شود که راه‌حل همانطور که گفته شد اجرا شده است و واقعاً مشکل اولیه را حل می‌کند. این می‌تواند به اطمینان از اینکه اقدامات مناسب برای جلوگیری از تکرار مجدد همان مشکل در آینده انجام می‌گردد، کمک کند.
به خاطر داشته باشید که بیانیه مشکل سعی نمی‌کند راه‌حل را تعریف نماید، و همچنین روش‌های رسیدن به راه‌حل را مشخص نمی‌کند. بیانیه مشکل، بیانیه‌ای است که فرآیند را با شناسایی مشکل آغاز می‌کند.
نحوه نوشتن بیانیه مشکل
بیانیه مشکل ابزاری است که برای جلب حمایت و تایید پروژه از سوی مدیر و ذینفعان مورد استفاده قرار می‌گیرد. به این ترتیب، باید دقیق و واضح نوشته شود. چند عنصر کلیدی وجود دارد که باید در هنگام ایجاد بیانیه مشکل در نظر داشت که می‌تواند تأثیر مثبتی بر نتیجه پروژه داشته باشد:
- توضیح دهید که چگونه همه‌چیز باید پیش رود.
- مشکل را توضیح دهید و دلیل اهمیت آن را بیان کنید.
- هزینه‌های مالی مشکل را توضیح دهید.
- از ادعاهای خود پشتیبانی کنید.
- راه‌حلی پیشنهاد کنید.
- مزایای راه‌حل(های) پیشنهادی خود را توضیح دهید.
- با خلاصه کردن مشکل و راه‌حل، نتیجه‌گیری کنید.
۱- توضیح دهید که چگونه همه‌چیز باید پیش رود
برای شروع، باید زمینه‌ای را ارائه دهید که درک مشکل را آسان‌تر می‌کند. با توضیح نحوه عملکرد این فرآیند خاص شروع کنید. قبل از ذکر مشکل، با در نظر داشتن کاربر نهایی، به طور خلاصه توضیح دهید که اگر مشکل فعلی وجود نداشته باشد، فرآیند چگونه عمل می‌کند. به عنوان مثال، فرض کنید که شما ایده‌ای در مورد چگونگی افزایش کارایی در یک فرآیند برای به حداکثر رساندن بهترین استفاده از منابع دارید. شما ممکن است با توصیف یک موقعیت تئوریک شروع کنید که در آن سیستم کارآمدتر است و از آنجا به سمت پیشنهاد خود پیشروی کنید، همیشه در نظر داشته باشید که چه کسی، چه چیزی، چه زمانی، کجا و چرا باید خود را در مسیر نگه دارید.
جمع‌بندی
بیانیه مشکل، مشکل پیش روی یک کسب و کار را تعریف نموده و همچنین مشخص می‌کند که راه‌حل چگونه خواهد بود. کسب و کارها معمولاً با هدف حل مشکلاتی که در بین مصرف‌کنندگان وجود دارد، ایجاد می‌شوند.
