مدیریت فرایندهای کسب و کار
مروری بر فرایند کاوی و مزایای استفاده از آن
احتمالا درباره فرآیند کاوی یا همان Process mining چیزهائی شنیده‌اید اما مطمئن نیستید که این روند چگونه کار می‌کند یا برای شما چه ارزشی دارد. در این نوشتار پنج بخشی، ما یک راهنمای جامع برای این مفهوم ارائه خواهیم داد. ابتدا به اصول اولیه پرداخته و جزئیات بیشتری راجع به کاربردها، موارد استفاده و امکانات موجود در این راه مد نظر خواهیم داشت. این مجموعه با تصورات غلط رایج درباره فرآیند کاوی به پایان می‌رسد که باعث ایجاد سردرگمی می‌شوند و افراد را از شروع کار باز می‌دارد.
فرآیند چیست؟
یک فرآیند، زنجیره‌ای از رویدادهاست که از مراحل شروع و پایان فعالیتِ مشخص تشکیل شده است. یک مثال ساده از چنین فرآیندی، پختن یک پیتزا است. این کار با قرار دادن سفارش برای یک نوع پیتزا شروع می‌شود و با تحویل پیتزا به پایان می‌رسد. اینها نقاط شروع و پایان هستند. آنها و تمام مراحل مابین (گرم کردن اجاق گاز، تهیه خمیر، افزودن مواد و غیره) مراحل کار هستند.
فرآیند کاوی چیست؟
اصطلاح فرآیند کاوی که استخراج فرایند نیز نامیده می‌شود، در حقیقت ترکیبی از فناوری‌ها و روش‌هایی را توصیف می‌کند که در حوزه وسیع‌تری از مدیریت فرآیند قرار می‌گیرند. هدف اصلی فرآیند کاوی این است که تحلیل کند چگونه فرآیندها در واقعیت منعکس می‌شوند و قابل تحلیل هستند. چگونه از مدل ایده آل دور می‌شوند، چه مشکلاتی سر راه قرار دارند، چه اقداماتی جهت بهینه‌سازی فرایند باید انجام شود و سپس بهبود روند کار آغاز می‌شود.
- همچنین ببینید: دوره فرایندکاوی
ابزارهای مدرن فرآیند کاوی
- تحلیل عمیق
- معیارهای مشخص
- مقایسه درست
- آگاهی دادن
- ایجاد گردش کار
- همکاری در زمینه بهبود فرآیند
چگونگی فرایند کاوی
الگوریتم‌های استخراج فرآیند از داده‌های به اصطلاح گزارش وقایع استفاده می‌کنند. اینها پرونده‌های معمول ورود به سیستم نیستند بلکه انواع مختلفی از پایگاه داده‌ها و پرونده‌ها از سیستم‌های اطلاعاتی سازمانی یا سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی هستند.
داده‌ها در یک روند فرآیند تجسم می‌شوند و روند شما را همانطور که اتفاق می‌افتد، نشان می‌دهند. هیچ بازی حدسی یا بدون داده‌های واقعی وجود ندارد. شما یک واکاوی مبتنی بر واقعیت در سازمان خود دریافت می‌کنید.
پس از مشاهده داده‌های خود، می‌توانید تجزیه و تحلیل را شروع کنید. گزینه‌های فیلتر، تحلیل علت ریشه‌ای برای مشکلات، سطوح مختلف جزئیات و بسیاری از توابع دیگر وجود دارد که می‌توانید با آنها به انتهای نیروهای محرک در فرآیند خود برسید. اگر نمی‌دانید از کجا تجزیه و تحلیل خود را شروع کنید یا به دنبال گام اول هستید، ابزارهای پشتیبانی شده از هوش مصنوعی نیز برای کمک به شما وجود دارند.
نگاهی به گذشته
قبل از فرآیند کاوی
ممکن است گمان کنید که ایده تجزیه و تحلیل داده‌ها مسئله جدیدی نیست و کاملا حق با شماست. با این حال، نحوه جمع آوری و تحلیل داده‌ها به سرعت در حال تغییر است. قبل از اینکه داده‌ها به راحتی در قالب دیجیتال در دسترس باشند، مردم از طریق اسناد دستی یا مصاحبه‌ها داده‌های لازم را جمع آوری می‌کردند تا اطلاعات مفید یا منحرف از قاعده را پیدا کنند.
حتی فرایندهای کسب و کار نیز از این طریق تحلیل پیش می‌رفتند. برای دریافت ایده‌ای درباره چگونگی وقایع و بهبود موارد به یک مشاور کامل، هفته‌ها زمان، کارگاه‌ها، مصاحبه و هزینه‌های بسیار زیاد نیاز بود.
این رویکرد چندین مشکل داشت زیرا معمولاً افراد تصوری از چگونگی وقوع دقیق آن فعالیت داشتند اما فاقد تصویر واقعی از چگونگی وقوع بودند. این مهم بدان معناست که در برخی موارد تحلیل‌گران تنها آغاز و پایان کار را می‌دانستند و از جریان و روند فعالیت جهت تجزیه اطلاعاتی مُدون در دست نداشتند. استثنائاتی نیز در مورد روش استاندارد وجود داشت. مراحل ممکن بود دوباره انجام شود زیرا اشتباهی رخ داده بود یا چیزی تغییر کرده بود (به عنوان مثال یک سفارش تغییر کرده بود).
فرایند به دلیل عوامل درونی و بیرونی می‌تواند تکامل یابد و تغییر کند در هر صورت مراحل فرآیند باید با شرایط جدید سازگار شوند. به روش‌های قدمی سخت ممکن می‌شود که از همه این موارد مستثنی آگاه شد و تمام انحرافات را از قاعده اصلی جداسازی و پیگیری کرد. نتایج حاصل از این رویکرد به دلیل تکیه بر ذهنیات، ناقص و غالباً منسوخ شده‌اند.
در نتیجه روند ایده‌آل شما و روند واقعی کار شما می‌تواند بسیار متفاوت به نظر برسد. رویکردهای سنتی تصویری بسیار شبیه به مدل ایده‌آل اما بسیار دور از واقعیت ارائه می‌دهند.
مراحل اولیه فرایند کاوی
در اواخر دهه ۱۹۹۰ همه چیز تغییر کرد. مقادیر زیادی از داده‌ها به صورت دیجیتالی در دسترس قرار گرفتند. پروفسور ویل ون در آلست (پدرخوانده استخراج فرآیند) و تیم اختصاصی وی راهی برای استفاده از این داده‌ها در ترکیب با نرم افزار تجزیه و تحلیل و تجسم پیدا کردند.
وقتی پتانسیل اقتصادی فرآیند استخراج آشکار شد، نتایج با سرعت بیشتری پیش رفتند. نسل اول ابزار استخراج فرآیند وارد بازار شد. آنها بر روی تجسم فرایندهای موجود متمرکز شدند و اجازه تجزیه و تحلیل را می‌دادند، اما فاقد عناصر BI (هوش تجاری یا Business Intelligence) بودند که می‌توانیم در ابزارهای نسل دوم آنها را پیدا کنیم.
فرآیند کاوی نسخه ۲٫۰
آخرین موج ابزار استخراج فرآیند بسیار پیشرفته‌تر شد. این ترکیبی از تجزیه و تحلیل داده‌ها، داده کاوی، تجزیه و تحلیل فرآیند و هوش تجاری است. این بدان معناست که علاوه بر تجسم و تجزیه و تحلیل (که همچنین بهبود یافته است) اکنون می‌توانید فرآیندها و شاخص‌های اصلی عملکرد (KPI) را محک بزنید، مقایسه کرده و آنها را رصد کنید، محرک‌های گردش کار را مستقیماً از طریق نرم افزار Process Mining خود شروع کرده و در زیرساخت IT سازمان خود همکاری کنید تا برقراری ارتباط و حل مشکلات آسان شوند.
مزایای فرایند کاوی
فرآیند کاوی دارای مزایای جدی نسبت به رویکردهای سنتی تجزیه و تحلیل داده‌ها یا مدیریت فرآیندهای کسب و کار و از نظر رقابت در بازار است.
در مقایسه با رویکردهای قدیمی
فرآیندهای واقعی بسیار پیچیده‌تر از مدل ایده آل هستند. درک نحوه انجام کار در حال حاضر برای ارائه یک استراتژی مناسب بسیار مهم است. فرآیند کاوی در مقایسه با رویکرد سنتی فواید زیادی دارد و قادر به رفع نقاط ضعف و مشکلاتی است که در هنگام جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده‌های قدیمی به وجود می‌آید.
- سرعت عمل :
فرآیند کاوی بسیار سریع‌تر از روش قدیمی بهینه‌سازی است. به جای انجام مصاحبه و برگزاری کارگاه‌هایی که پس از آن نیاز به تجزیه و تحلیل دارند، نتایج با فشار یک دکمه ظاهر می‌شوند.
- هدفمند و واقع‌گرا:
جریان فرآیند به شما نمای کاملاً عینی از روند واقعی فعالیت سازمان را می‌دهد. هیچ لنز خاصی وجود ندارد که بر روی نمای خاص اعمال شود. شما روند خود را بهتر از آنچه دیگران درک نمی‌کنند، می‌بینید.
- فرایند ایده‌آل در مقابل فرآیند واقعی:
فرآیند کاوی روند واقعی موجود را بر اساس واقعیات به شما نشان می‌دهد. دیگر هیچ بازی و حدس زدنی وجود ندارد!
- بررسی کامل
شما تصویر کاملی از روند کار دریافت می‌کنید. با استفاده از فرآیند کاوی، شما تمام مراحل را از ابتدا تا انتها شامل هر مرحله جداگانه مشاهده می‌کنید. این امر ارتباط با مشکلات و یافتن پتانسیل بهینه سازی را بسیار آسان‌تر می‌کند.
- تغییر روندها و استثناها
جریان فرآیند کاوی تمام مسیرهای شروع از پایان فعالیت در روند کار را به شما نشان می‌دهد. این شامل همه موارد استثنا، انحراف از هنجار، مراحل بریده شده، دوباره کاری و غیره است.
شما می‌توانید به تغییر روندها واکنش نشان دهید و دریابید که آیا مدل هدف شما در واقع فرآیند شما چگونه است. آیا روش‌های بهتری برای بهبود وضعیت وجود دارد یا خیر؟ از آنجا که نتایج سریع‌تر در دسترس هستند، شما همچنین می‌توانید نسبت به تغییرات طبیعی فرآیند واکنش بهتری نشان دهید.
- شفافیت
در زمان‌های قدیم انبوهی از کاغذهای قابل مشاهده وجود داشتند که برای مراحل مختلف از یک میز به میز دیگر منتقل می‌شدند. در دوران مدرن، فرآیند کاوی آنچه را که پنهان است، قابل مشاهده می‌کند و حرکت آن دسته از “کاغذهای مجازی” را مد نظر دارد.
- رقابت
حتما در این عرصه شما نیز در مسابقات تحول دیجیتال قرار خواهید گرفت. زیرا که برای رسیدن به اهداف مورد نظر باید همواره جزو به روزترین‌ها باشید.
- رویکرد مبتنی بر واقعیت
فرآیند استخراج بر اساس واقعیت‌ها است نه احساسات. مزیت اصلی استفاده از ابزارهای فرآیند کاوی در تجارت شما توانایی به تصویر کشیدن واقعیت‌های کاری است. مشخص کردن دقیقاً آنچه باید بهبود یابد و بیشترین اولویت را دارد.
- بهینه سازی مداوم
از آنجا که دریافت نتایج سریع از فرآیند استخراج آسان است، همچنین واکنش به تغییرات در دنیای تجارت بسیار ضروری است. تعیین اولویت‌ها و تدوین استراتژی بهینه سازی جامع، فعال و پایدار اما همچنین سازگار بسیار بهینه است.
- شفافیت کامل و حداکثر دید
شما کل تصویر فرآیند خود را بدست می‌آورید. ممکن است متوجه شوید که باید تغییرات را در کل فرآیند یا مراحل بسیار خاص اعمال کنید. هر چه در این فرایند به دست آورید، بینش لازم برای توسعه بهترین استراتژی بهینه سازی را به شما ارمغان خواهد داد.
- نظارت مداوم
این یک راه حل یکبار مصرف نیست. شما می‌توانید شاخص‌های اصلی عملکرد را کنترل کنید، ببینید تأثیرات بهینه‌سازی شما چه تاثیری بر عملکرد فرآیند شما دارد، استراتژی خود را با تغییرات خارج سازگار کرده و در حین بهینه سازی تجارت خود در مسیر درست باشید.
- کارمندان خود را توانمند کنید
شرکت‌های موفق مجموع فرآیندهای عالی و افرادی هستند که در آنها کار می‌کنند. آنها با تعهد و تجربه خود هر روز به رشد و نوآوری کمک می‌کنند. با استخراج فرآیند فعالیت سازمان، می‌توانید از این تخصص ارزشمند استفاده کنید تا فرآیندها را در هر مرحله‌ای که اتفاق می‌افتند، بهبود بخشید.
چه کسانی می‌تواند فرایند کاوی استفاده کند؟
فرآیند استخراج در مناطق مختلف توسط افراد مختلف برای اهداف مختلف اعمال می‌شود. تا زمانی که الزامات اصلی ثبت رویداد برآورده شود، هیچ محدودیتی برای فرآیند کاوش وجود ندارد. با این حال، هنوز مناطق کاربردی معمول و انواع کاربران و همچنین صنایع معمولی وجود دارد که در حال حاضر از فرآیند کاوی استفاده می‌کنند. بسته به منطقه‌ای که در آن مشغول به کار هستید، فرآیند کاوی می‌تواند توسط کارمندان داخلی و سایر ارائه دهندگان خدمات استفاده شود.
داخل سازمان
مدیران فرآیند، تیم‌های بهبود فرآیند، بخش‌های فناوری اطلاعات، تیم‌های علوم داده
خارج از سازمان
حسابرسان و مشاوران
کاربرهای فرایند کاوی
با نرم افزار مدرن فرآیند کاوی، نیازی نیست که یک جادوگر باشید تا به نتیجه برسید. اگرچه تعداد بسیاری از کاربران مربوط به حوزه فناوری وجود دارند، حتی کاربران تازه کار که تجربه کدگذاری ندارند نیز می‌توانند به راحتی از این ابزارها استفاده کنند. اما به طور کلی، افرادی که با برنامه‌های فرآیند استخراج ارتباط برقرار می‌کنند عبارتند از: تحلیل گران فرآیند، کارشناسان IT و سرپرستان سازمان می‌باشند.
نحوه عملکرد فرایند کاوی
برای تجزیه و تحلیل به داده نیاز دارید. معمولاً این مورد در سیستم IT شما ذخیره می‌شود و نباید نگران آن باشید. فرآیند کاوی از داده‌ها در به اصطلاح گزارش رویداد استفاده می‌کند. این به معنی پایگاه داده‌هایی است که اطلاعات اصلی را ذخیره می‌کند. شناسه مورد نظر، نقاط خاص زمانی و نام فعالیت اصلی سه شاخه‌ی بنیادین در این روند هستند.
بد نیست برای درک بهتر به نمونه خدمات تحویل پیتزا برگردیم. یک روند معمول به این شکل است:
سفارش دریافت می‌شود ← فر را از قبل گرم کنید ← خمیر را آماده کنید← مواد و سس را روی خمیر پخش کنید ← مواد افزودنی اضافه کنید ←پیتزا برای پخت در فر قرار بگیرد ←پیتزا را در جعبه قرار دهید ← تحویل مشتری دهید.
شناسه مورد نظر
منظور همان پرونده یک مسیر کامل شده در روند کار شما است. با تکیه بر مثال بالا هر پیتزای سفارش داده شده، پرونده جدیدی است و به شناسه پرونده جدید نیاز دارد تا در تک تک مراحل فرآیند بتوان به پرونده خاص آن دسترسی داشت.
نقاط خاص زمان
چه زمانی یک مرحله فرآیند اتفاق افتاد؟ برای انجام هر کاری با دو نقطه اصلی زمان مواجه هستیم که شامل زمان شروع و پایان است. روند با دو مُهر زمان مشخص و دقیق‌تر است.
چه موقع پیتزا را داخل فر گذاشتید؟ این مُهر زمان برای “پخت پیتزا” است. کی آن را از فر درآوردید؟ این مُهر زمانِ پایان شما است. وقتی مُهر زمان نهایی ندارید، نمی‌دانید که چه مدت بین بردن پیتزا از فر و قرار دادن آن در یک جعبه تلف شده است. مرحله فرآیند کاوی از “پخت پیتزا” تا مرحله”تحویل به مشتری” طول می‌کشد.
فعالیت
چه کاری انجام شد؟ این توصیف کننده مراحل فرآیند شماست. نام فعالیت‌ها معمولاً کوتاه و مختصر هستند. به عنوان مثال “ایجاد” ، “گسترش”،”ارسال فاکتور” و هر آنچه در سازمان شما نام دیگری به خود می‌گیرد. در مثال ما از فعالیت‌ها عبارتند از ” گرم کردن فر”، “آماده سازی خمیر”، “افزودن مواد الازم” و غیره است.
جمع بندی
در نهایت می‌توانید اطلاعات بیشتری به گزارش رویداد خود اضافه کنید تا تجزیه و تحلیل دقیق‌تری دریافت کنید. به عنوان مثال، اگر افراد مختلفی برای شما پیتزا پختند، می‌توانید آنها را به گزارش رویدادهای سازمان خود اضافه کنید. یا اگر بیش از یک مکان برای پخت پیتزا دارید، این را نیز می‌توانید در یک دسته خاص داشته باشید. هرچه دسته‌های بیشتری اضافه کنید، با جزئیات بیشتری می‌توانید تجزیه و تحلیل خود را انجام دهید. فقط بخاطر داشته باشید که شناسه مورد نظر، نقاط خاص زمانی و نام فعالیت اصلی سه وجه اجباری فرایند کاوی هستند در حالی که سایر موارد اختیاری است.
