فرقی نمی‌کند که در مورد عملیات اداری، مهندسی نرم افزار، سازمان‌های غیرانتفاعی یا موارد دیگر صحبت کنید، اهداف و نتایج کلیدی که با اختصار OKRها شناخته می‌شوند، همواره برای تعیین اهداف در بسیاری از سطوح کسب و کار شما ضروری هستند. آنها همچنین می‌توانند برای اهداف شخصی نیز مورد استفاده باشند.
یک هدف صرفا همان چیزی است که باید محقق شود، نه بیشتر و نه کمتر. با این تعریف، اهداف قابل توجه، ملموس، عمل محور و (در حالت ایده آل) الهام بخش خواهد بود. وقتی به درستی طراحی و به کار گرفته شوند، دستیابی به چشم‌اندازهای سازمان شما را تضمین می‌کنند.
OKR چیست؟
اهداف و نتایج کلیدی (OKR)، چارچوبی برای تعیین اهداف و تعیین چگونگی دستیابی به آنها است. OKRها توسط افراد، تیم‌ها و سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند و به دو قسمت اصلی تقسیم می‌شوند:
هدف (O)
یک هدف مشخص می‌کند، می‌خواهید به چه چیزی برسید. اهداف شما باید کیفی، بلند پروازانه، عملی و دارای زمان باشند.
نتیجه کلیدی (KR)
یک نتیجه کلیدی مشخص می‌کند که چگونه پیشرفت خود را به سمت هدف مشخص شده، اندازه‌گیری کنید. نتایج کلیدی باید کمی (قابل اندازه‌گیری) و قابل دستیابی باشند. در حالت ایده‌آل، در زیر هر هدف، باید سه تا پنج نتیجه اصلی داشته باشید. به طور خلاصه، شما با رسیدن به هدف خود، به مجموعه‌ای از نتایج کلیدی دست پیدا می‌کنید.
برای نمونه
بگذارید بگوییم مارتین می‌خواهد یک برنامه خبرنامه هفتگی را به عنوان بخشی از برنامه جامعه شورای شهر اجرا کند. نتایج کلیدی او می‌تواند نهایی کردن مطالب برای دو ماه آینده و تنظیم معامله با ناشر باشد.
این یک مثال ساده است که به شما کمک می‌کند که چگونگی طرح‌ریزی اهداف و نتایج کلیدی را به سرعت درک کنید.
تفاوت OKR با KPI
KPI (شاخص‌های کلیدی عملکرد) معیاری است که برای ارزیابی عملکرد شما نسبت به فعالیت‌ها یا فرآیندهای مداوم، استفاده می‌شود. این شاخص‌های قابل اندازه‌گیری در شرکت‌های مختلف (و حتی در داخل یک سازمان) متفاوت هستند.
به عنوان مثال، نرخ کلیک یک KPI بازاریابی است، در حالی که شاخص خالص ترویج کنندگان (Net Promoter Score) یک KPI در پشتیبانی مشتری است.
تفاوت در چیست؟
OKR به شما کمک می‌کند اهداف قابل اندازه‌گیری را تعیین کرده و به آنها دست یابید در حالی که KPI به شما کمک می‌کند عملکرد یا کیفیت یک فرآیند را اندازه‌گیری کنید.
به یاد داشته باشید
می‌توان OKRها را برای رسیدن به هدف اصلی، به یک هدف و مجموعه‌ای از نتایج کلیدی تقسیم کرد. KPI به سادگی معیارهای کلیدی است که برای ارزیابی پیشرفت خود استفاده می‌کنید.
مثالی برای توضیح بیشتر:
در نظر بگیرید که هدف OKR شما ایجاد یک تجربه بهتر مشتری بوده و یکی از این نتایج کلیدی دستیابی به امتیاز خالص تبلیغ کننده ۵۰% در سه ماهه بعدی است. در نتیجه:
- هدف = تجربه بهتر مشتری
- نتیجه کلیدی = در سه ماهه آینده امتیاز %۵۰ تبلیغ کننده را بدست آورید.
اگر نمی‌توانید به هدفی دست پیدا کنید، این می‌تواند نشان دهنده این باشد که شما باید شاخص‌های عملکرد جدیدی را برای کسب و کار خود طرح‌ریزی کنید. به طور مشابه، اگر یک نتیجه عملکرد اصلی، نشان دهد که یک فرایند نیاز به بهبود دارد، می‌توانید آن را به عنوان یک نتیجه اصلیِ تحت نظارت، برای بهبود آن فرایند در نظر بگیرید.
دو شاخصه اصلی OKR
الف: مشتاقانه یا بلند پروازانه
این OKRها اهداف مهتابی یا moonshot goals خوانده می‌شوند که ممکن است دست یابی به آنها دشوار باشد. با این حال، آنها می‌توانند به شرکت شما کمک کنند مسیرهای جدید و ابتکاری را برای تقویت رشد خود کشف کنید. گسترش شرکت شما به بازارهای جدید، سه برابر شدن درآمد آن در یک سال یا حتی فروش بسیار موفق در یک شهر، از جمله نمونه‌های خوب OKRهای مشتاقانه هستند.
آیا می‌توانید به اهدافی جاه طلبانه دست یابید؟
بله، حتما می‌توانید. اما تحت یک قاعده: “تنظیم سه تا پنج نتایج کلیدی مختلف که باعث تعادل اهداف با یکدیگر می‌شوند”. در مثال عملکرد مارتین، که قبلا بحث کردیم، تنها در نظر گرفتن این نتیجه که نهایی کردن محتوا برای دو ماه آینده و یافتن ناشر مهم است، راهگشای کار او نخواهد بود. او باید در چارچوب زمانی مشخص، به سمت هدف پیشرفت کند.
اهمیت چارچوب زمانی
وی همچنین باید نتایج کلیدی دیگری مانند رشد پایه مشترکان خود در هفته به میزان ۸% را برای دستیابی به اهداف خود – حتی اگر بلند پروازانه باشد – تعیین کند. اگر بتواند تعادل اهداف، نتایج و چارچوب زمانی برنامه‌ریزی شده را کامل در نظر بگیرد، می‌تواند در مدت دو ماه حدود ۷۵% پیشرفت کرده و در همان بازه زمانی، نتایج بیشتری را به دست آورد.
ب: ایجاد تعهد
در نظر گرفتن OKRهای واقع‌بینانه، برای شما تعهد ایجاد خواهد کرد. دستیابی به این OKRها که غالبا اهداف سقف (roofshot goals) نیز نامیده می‌شوند، به مراتب آسانتر از OKRهای آمیخته با اشتیاق و جاه‌طلبی است.
چگونه OKRهای موثر بنویسیم؟
برای نوشتن OKRهای خوب، فقط باید از یک فرمول ساده استفاده کنید.
- من می‌توانم: (هدف شما)
- آنچه که به دست آورده‌ام: (نتایج کلیدی شما)
اما قبل از استفاده از این فرمول، هیچ کدام از این موارد را فراموش نکنید.
- اهداف باید الهام بخش یا بلند پروازانه باشند.
- همیشه برای اهداف خود بازه زمانی تعیین کنید.
- در حالت ایده آل، هر فرد، تیم یا بخش باید سه تا پنج هدف داشته باشد.
- نتایج کلیدی باید نتایج قابل اندازه‌گیری داشته باشد.
- برای هر هدف، حدود سه تا پنج نتیجه اصلی داشته باشید.
۵ مثال عملی برای نوشتن OKR
در اینجا پنج نمونه OKR عملی برای کمک به شما در درک چگونگی نوشتن یک نمونه آورده شده است:
OKRهای مربوط به کل یک شرکت
OKRهای کل شرکت اهداف گسترده‌ای هستند که مدیران سازمان و همچنین کارمندان به آنها متعهد می‌شوند. آنها همچنین مشخص می‌کنند که در حال حاضر اولویت‌های اصلی شرکت چیست. راه اندازی یک محصول جدید یا دو برابر کردن درآمد در یک سال برخی از نمونه‌های OKR برای این کار است.
در نظر بگیرید که جانی می‌خواهد تجربه مشتری هتل خود را بهبود ببخشد تا بتواند در جوایز مهمان‌نوازی منطقه‌ای، برنده شود. آنچه او می‌تواند، با توجه به فرمول ذکر شده در بالا، بنویسد اینگونه است:
- من (یا ما): خدمات مشتری هتل را تا پایان ۲۰۲۰، در سه مرحله بهبود خواهیم بخشید.
- آنچه که به دست خواهیم آورد: در مرحله اول به امتیاز خالص تبلیغ کننده %۵۰ یا بالاتر دست پیدا خواهیم کرد. در وهله دوم، مشکلات مهم مشتری را زیر ۱ ساعت حل خواهیم کرد. در نهایت با ۴۰٪ پردازش سریعتر داده، در برنامه هتل به هدف مورد نظر خواهیم رسید.
