۵ روش عالی برای مشارکت کارمندان در طراحی فرایند

مشارکت کارمندان در طراحی فرایند سبب تقویت روحیه آنها، ایجاد تاثیر مثبت در بهره‌وری، وفاداری و هر آنچه که سبب رشد کسب وکار و رقابت‌پذیر ماندن آنان می‌شود.

اصل مطلب ساده است: با کارمندان خود به خوبی رفتارکنید، به آنها فرصتی برای مشارکت دهید و سپس آنها برای خلق مداوم بهترین نتیجه، انگیزه بیشتری را خواهند داشت.

منظور از طراحی فرایند چیست؟

طراحی فرایند یعنی ایجاد یک فرایند با چرخه کاری جدید از پایه می‌باشد. به طور خلاصه، این به معنی تفکر منطقی درمورد تمام گامهای یک فرایند است و نیاز به منابعی برای اطمینان از اتمام آن و مستندسازی اطلاعات است به طوریکه فرایند را عملی و تکرارپذیر کند.

در اینجا، البته از اصطلاح طراحی مجدد استفاده می‌شود که به فرایندهای فعلی اشاره دارد که باید تکرار و اصلاح شوند.

• انگیزه‌هایی برای مشارکت ایجاد کنید

هیچ موقعیتی بهتر از آغاز القای فرهنگ مشارکت در طی دوره تصدی کارمندان نیست. مطالعات نشان می‌دهد که ۵۳% افراد حرفه‌ای در منابع انسانی می‌گویند که ارتباط تنگاتنگ با کارمندان، باعث افزایش انگیزه مشارکت آنان می‌یابد.

کارمندان در حین این که مسیر خود را از طریق آموزش طی می‌کنند، آنها تا حد امکان اطلاعات را ذخیره می‌کنند. در حالی‌که، به طور طبیعی تمام فرض‌ها و داوری‌ها در مورد سیاست‌های تیم و محیط عمومی کار را در نظر می‌گیرند.

یک فرهنگ قوی، ورودی دریافتی از کارمندان را بهبود می‌بخشد، همان‌طور که شما آنها را در تصمیم‌گیری طراحی فرایند مشارکت می‌دهید.

«بنیاد قوی» که من به آن اشاره می‌کنم، یکی از توانمندسازی‌های کسب وکار است. استخدامی‌های جدید را به گونه‌ای رهبری کنید که به طور شفاف، ارزشمندبودن نظر آنها را نشان دهد و صرفا از آنها انتظار نداشته باشید که بر اساس لیست توضیحات شغلی‌شان انجام وظیفه کنند. درحالی‌که، این هدف اصلی ماست، اما تمام آن چیزی که انتظار داریم، نیست.

مهمترین چیز، نمایش رهبری خوب با ایجاد ارتباط با آنهاست تا شما درک دهید که آنها بینش ارزشمندی دارند که شما آن را ندارید.

• برای ابتکارات بهبود فرایند ارتباطی برنامه‌ریزی کنید.

اگر شما تمایل داشته باشید که از تعدادی از کارمندان خود دعوت کنید تا در مورد طراحی یک فرایند خاص با آنان بحث کنید، چگونه به آنان دسترسی پیدا می‌کنید؟ آیا با ارسال سریع یک ایمیل، این وظیفه واقعا انجام می‌شود؟

خب، ایمیل واضح‌ترین روش است؛ اما بسیاری روش خلاقانه دیگر، برای جلب توجه آنها و بیشینه کردن شانس دریافت علاقه واقعی آنها برای مشارکت وجود دارد.

در اینجا،۲ نکته کلیدی در نظرگرفته می‌شود:

1. از روشهای متنوع ارتباطی از ایمیل تا نشریه خبری داخلی و پوسترهای در ناهارخوری گرفته، استفاده کنید.
2. قهرمانان بهبود فرایند را شناسایی و توانمند کنید تا علاقه را در میان دیگر کارمندان تقویت کنند.

• فرایندی برای جمع‌آوری، سازمان‌دهی و ارزیابی بازخوردها برپا کنید.

ما اشاره کردیم که شما باید از روش‌های متنوع ارتباطی استفاده کنید و قهرمانان بهبود فرایند را توانمند کنید تا یک نمونه کاملا متقاعدکننده برای مشارکت آنها ایجاد کنید.

اکنون تمام آنچه گفته شده است، پیرامون نحوه جمع‌آوری و تفسیر بازخوردهای آنان در زمان جلب توجه آنان است. این فرایند تکمیل نشده است و تنها فرایندی موثر است.

نمونه‌هایی از روشهای ساده برای انجام این کار، ایجاد گروه‌های چت در  Slack یا سیستم CRM شماست که کارمندان در آن به طورمستقیم با هم در ارتباطند تا بازخوردهای خود را انتشار دهند.

البته، برگزاری دیدارهای حضوری هم روش عالی‌ست، اما اگر شرکت‌کنندگان آماده نباشند، این روش نسبتا زمانبر و غیرموثر خواهد بود.

با انتشار بازخوردها در سیستم CRM شما، فروشنده‌ها می‌توانند از طریق ابزاری که با آن آشنا هستند، فعالیت کنند؛ نه تنها نظرات خود را با آن سازماندهی کنند، بلکه کار شما را در ارزیابی و پاسخ به نظرات چه در زمان تنهایی شما در اداره یا در طی ملاقات‌های کاری، بسیار راحت‌تر ‌کند.

یک روش عالی دیگر برای جمع‌آوری بازخوردها، استفاده از نظرسنجی است که براساس تحقیقات، محبوب‌ترین روش برای مدیریت فعالانه و ایجاد ارتباط تنگاتنگ با کارمندان است.

می‌توانید این کار را با ارسال فرایند جاری به فروشنده‌ها از طریق یک نظرسنجی انجام دهید و از آنها سوالات متنوعی را در مورد اصلاحات قابل انجام از طریق بخشی از نظرات عمومی، بپرسید. هیچ تعامل انسانی وجود ندارد، اما به شدت موثر است.

• به طور موقت لایه‌های قدرت را از بین ببرید

مشارکت زمانی بهترین نتیجه خود را می‌دهد که همه افراد، احساس برابری کنند. من فکر می‌کنم این موضوع، یک حس مشترک است.

اگر شما تمایل دارید که کارمندان شما صادق باشند و نظرات خود را بیان کنند، ضروری‌ست که خودتان را به عنوان فرد دیگری از آن تیم و نه چیزی بیشتر، معرفی کنید.

همیشه صبور باشید و نظرات همه افراد را درک کنید و به آنها گوش فرا دهید. چنین مشخصات از رهبری خوب، چیزی فراتر از طراحی فرایند است و به طور کلی، تاثیر چشم‌گیری روی محیط کاری دارد.

• به یاد داشته باشید که این کار، تنها مربوط به تشخیص بهترین پیشنهادات نیست.

گام پایانی، پیرامون مشارکت دادن کارمندان شما نیست، اما یک گام ضروری و مورد توجه است که همکاری بیشتری را بین شما و کارمندان که در طراحی فرایند مشارکت دارند، ایجاد می‌کند.

این گام، تنها در مورد مشارکت (یا فرایند مشارکت) است و تنها در مورد ارزش استخراجی از آن نیست.

به عبارت دیگر، هدف مشارکت کارمندان شما در طراحی فرایند صرفا نباید بهبود فرایند باشد، بلکه باید تدارک دیدن فرصتی برای مشارکت آنها در روشهای عملی باشد که در کل روی تیم یا سازمان آنها تاثیر می‌گذارد.

با اذعان به اهمیت این نکته، شما نه تنها فرایندها را از طریق مشارکت کارمندان بهبود می‌بخشید، بلکه احترام متقابلی را با دیگر شرکت‌کنندگان از طریق شناخت تلاشهای آنان، بهبود روحیه و در نتیجه بهبود بهره‌وری به وجود می‌آورد.