مدیریت فرایندهای کسب و کار
مشکلات عمومی و رایج در مدیریت فرایند کسب و کار
در حالی که مدیریت فرایند کسب و کار یک راه بسیار عالی برای شماست که کسب و کار خود را سازماندهی و کارآمدتر کنید، مشکلاتی وجود دارد که ممکن است در طول راه با آن مواجه شوید.
مهم است که بدانید این مشکلات چیست تا بتوانید از وقوع آن جلوگیری کنید. در اینجا چند مشکل عمومی که ممکن است با آن‌ها مواجه شوید ذکر کرده ایم.
زمانی که مدیریت فرایند کسب و کار مشکلی را حل نمی‌کند
به یاد داشته باشید که مدیریت فرایند کسب و کار یک راه حل نیست بلکه ابزاری است برای کمک به حل مشکلات. تصور کنید که BPM یک سیستم است. اگر کارمندان از این سیستم استفاده کنند و هرمرحله از آن را اجرا کنند، باید به این سیستم عادت کنند و خطاهای انسانی کمتری را در رابطه با آن انجام دهند. پس درواقع این BPM نیست که مشکلات را حل می‌کند بلکه افرادی که آن را اجرا می‌کنند هستند.
زمانی که کارمندان به سیستم وارد نمی‌شوند
شما ممکن است کارمندان جدیدی را به شرکت اضافه کنید که فکر کنند مدیریت فرایند کسب و کار بیهوده است و یا ساده تر بگوییم با آن موافق نیستند. واضح است که شما نمی‌خواهید آن‌ها را تعویض کنید و کارمندان دیگری پیدا کنید در عوض بهتر است با آنان صحبت کنید و از آن‌ها بپرسید که در مورد بهبود آن چه فکری دارند. ممکن است تمام تغییراتی را که آن‌ها پیشنهاد می‌دهند اجرا نکنید اما این نشان می‌دهد که به نظر آن‌ها اهمیت می‌دهید.
زمانی که کارکنان تحت استرس فرایندها را فراموش کنند یا نادیده بگیرند
شما ممکن است کارمندان را تحت فشار و استرس ببینید به دلیل اینکه آن‌ها تلاش می‌کنند برای شما یا شخص دیگری سخت کار کنند و به تعهدات خود در مهلت مقرر عمل کنند و برخی از مراحل فرایند را فراموش کنند. اگر محیط کاری شما دارای مقررات سختگیرانه باشد اما با یک برنامه ریزی موثر و دادن زمان بیشتر به کارکنان برای تکمیل پروژه می‌توانید این مشکل را برطرف کنید. شما باید با کارکنان خود ارتباط برقرا کنید و به آن‌ها اجازه دهید برنامه خود را تنظیم کنند تا بتوانند به موقع و بدون استرس و فراموشی فرایندها کارشان را انجام دهند.
زمانی که فقدان مسئولیت اختصاصی وجود داشته باشد
این مشکل زمانی پیش می‌آید که کارمندان به جای اینکه مشکلی را در خودشان و مسئولیت های خودشان ببینند این مشکل را در سیستم می‌بینند و با خودشان بگویند که این سیستم است که کار نمی‌کند نه من! این سیستم مشکل دارد و باید نقص آن برطرف شود. البته این ممکن است درست باشد اما ممکن هم هست که درست نباشد. شما باید اطمینان حاصل کنید که در سیستم شما هر فرد مسئولیتی را به عهده می‌گیرد و اگر اشتباهی رخ دهد باید پاسخگو باشد.
سخن پایانی
چندین مشکل دیگر ممکن است در مدیریت فرایند کسب و کار شما به وجود بیاید که در اینجا ذکر نشده است. بهترین کار این است که شما این مشکلات را به عنوان مشکلات رایج و عمومی شناسایی کنید تا بدانید که چطور می‌توانید از وقوع آن جلوگیری کنید یا اگر اتفاق افتاد آن ها را کنترل کنید.
