چرا شما در مهلت‌های زمانی، تقاضای زمان بیشتر نمی‌کنید؟ (هاروارد بیزینس ریویو)

درباره نویسنده

جاوون وو، دانشجوی مقطع دکتری در مدرسه کسب و کار هاروارد است و در حوزه رفتار سازمانی به پژوهش می‌پردازد. موضوع مورد تمرکز او، تعامل و تعهد کارمندان در پروژه‌ها و استراتژی‌های بهبود بهره‌وری در مدیریت پروژه است.

مهلت‌های زمانی، یکی از بزرگترین منابع استرس در محیط‌های کاری هستند. هنوز، بسیاری از افراد نسبت به این موضوع انعطاف‌پذیر هستند: ممکن است مدیر از شما بخواهد تا طرح یشنهادی برای یک پروژه بلندمدت را تا جمعه بدهید، و تا سه شنبه هیچ طرحی برای آن وجود نداشته باشد. آیا تقاضای زمان بیشتر (درصورت لزوم)، می‌تواند راه ساده‌ای برای جلوگیری از احساس ترس و وحشت باشد؟ درحالی‌که اعتقاد به اینکه عقب کشیدن مهلت زمانی ممکن است احساس ضعف را در ما منعکس کند و ما را غیر حرفه‌ای نشان دهد، متدوال است؛ ما از تحقیقات پیرامون نتایج واقعی درخواست زمان بیشتر، آگاهی نسبتا کمی داریم.

برای درک بهتر این موضوع، ۱۰ آزمایش و یک نظرسنجی را همراه با تقریبا ۱۰۰۰۰ کارمند و مدیر در آمریکا انجام دادیم. دریافتیم که در تمام مشاغل، تقاضای زمان بیشتر برای فعالیت در یک ماموریت به طور متوسط توسط مدیران، مثبت مشاهده شده است و انجام این کار، سطح استرس کارمندان را کاهش می‌دهد و عملکرد آنان را بهبود می‌بخشد. در یک نظرسنجی انجام شده با ۱۹۱ کارمند، دریافتیم که ۹۵% از آنانی که از مدیران خود تقاضای تمدید مهلت زمانی کرده‌اند، یک بار آن را دریافت کرده‌اند.

با این حال کارمندان حتی زمانی‌که مهلت‌های زمانی به درستی قابل تنظیم هستند، به ندرت تقاضای تمدید می‌کنند (برای مثال، مدیر آنان به صراحت گفت: «اگر به زمان بیشتری نیاز دارید، تنها تقاضا کنید.») برای مثال، هنگامی‌که از آن‌ها پرسیدیم که آنها چقدر احتمال دارد درخواست تمدید زمانی در یک سناریو، درحالی‌که تحت فشار زمانی هستند و هنوز مهلت پایانی قابل تنظیمی دارند، داشته باشند؛ تنها ۱ نفر از ۱۰ کارمند، پاسخ داد که آنها چنین درخواستی خواهند داشت.

در سراسر مطالعه‌های ما، کارمندان (به ویژه کارمندان مونث) از درخواست تمدید مهلت زمانی نگران هستند که مدیران آنان گمان کنند آنها بی‌کفایت و بی‌انگیزه هستند. اما در مقایسه با پیش‌بینی کارمندان، مدیران تشخیص دادند که هر دوی کارمندان مذکر و مونثی متقاضی تمدید زمانی هستند، با انگیزه‌تر از کسانی هستند که این تقاضا را ندارند. مدیران، کارمندان را با شایستگی کمتر نمی‌بینند، مگر کارمندان تقاضای تمدید زمانی برای یک وظیفه بسیار ضروری داشته باشند.

چرا زنان به احتمال کمتر، تقاضای تمدید مهلت زمانی می‌کنند

برای درک کردن تفاوت‌های جنسیتی در گرایش به درخواست تمدید مهلت زمانی، یک نظرسنجی اضافی با حضور ۶۰۰ کارمند آمریکایی در میان ۲۲ صنعت، انجام شد که از کارمندان مذکر و مونث درخواست می‌کرد در یک آزمایش فکری حضور داشته باشند: فرض کنید که مدیر شما، شما را برای فعالیت در یک وظیفه منتصب کرده است که در پایان هفته به پایان می‌رسد؛ چقدر احتمال دارد که برای این وظیفه تقاضای تمدید زمانی داشته باشید؟ ما دریافتیم که تعداد کارمندان مذکر تقریبا درمقایسه با کارمندان مونثی که درخواست مهلت زمانی کنند، احتمالا دو برابر هستند.

چرا؟ گرچه مردان هم نگرانند که مدیران به آنها فکر خواهند کرد، زنان به احتمال زیاد نگرانند که مدیران، برای درخواست زمان بیشتر آنها را به شدت قضاوت کنند. برای درک این موضوع که اگر این ترسها به واقعیت تبدیل شوند، ما از ۸۰۰ مدیر درخواست کردیم تا کارمندان مذکر و مونثی را که درخواست تمدید مهلت زمانی می‌کنند، ارزیابی کنند. دریافتیم مدیرانی که کارمندان مونث را منفی‌تر از کارمندان مذکر قضاوت نمی‌کنند، پیشنهاد می‌دهند که ترس‌های کارمندان مونث ممکن است از بین برود.

البته، در اینجا هشداری وجود دارد: گرچه ممکن است مدیران فورا به یکبار درخواست تمدید مهلت زمانی کارمندان مونث واکنش منفی نشان ندهند، اما درخواست‌های تمدید مهلت زمانی زنان ممکن است باور مدیر را تائید کند که زنان به طور متوسط بیشتر خانواده‌گرا و کمتر متعهد به شغل‌های خود هستند. در تحقیق کیفی مشاوران آمریکا، مدیران درخواست‌های زنان برای تطابق با برنامه کاری را مانند ترک به دلیل مسائل مربوط به والدینی، بسیار پذیرا هستند، اما به طور کلی این مدیران زنانی را که چنین تطابق‌های رسمی به عنوان تعهد کمتر به شغل خود تقاضا می‌کنند، هم درک می‌کنند.

نگرانی‌های شدید زنان از قضاوت شدید شدن به دلیل درخواست تمدید مهلت زمانی آنان ممکن است با احساس امنیت کمتر در موقعیت خود در محل کار و بیشتر اجتماعی بودن گره خورده باشد. کارمندان مونثی که از آنان نظرسنجی کرده‌ایم، با اظهاراتی مانند «من نسبت به آینده شغلی در این شرکت مردد هستم.» و «من در هنگام تصمیم‌گیری، نیازها و احساسات دیگر افراد را به حساب می‌آورم.» توافق بیشتری را بیان کرده‌اند؛ که به نوبه خود توضیح می‌دهد چه قدر احتمال دارد که آنها در یک وظیفه، تقاضای زمان بیشتری کنند.

مشکل این است که این نا امیدی از تقاضای تمدید مهلت زمانی، استرس زمانی و خستگی بیشتری را در بین زنان پیش‌بینی می‌کند. در سراسر مطالعه‌های ما، کارمندان مونث با اظهاراتی مانند «من واقعا گیج شده‌ام»و «همیشه من در محل کار احساس فرسودگی شغلی می‌کنم. » توافق بیشتری را نشان دادند.

اجتناب از درخواست‌های تمدید مهلت زمانی، ممکن است به عملکرد زنان در محل کار هم آسیب بزند. در یک آزمایش، ما ۱۰۳ دانشجوی مدرسه کسب وکار را به نوشتن یک مقاله موظف کردیم و برای ارائه آنها، تاریخ انعطاف‌پذیری را دادیم. (اگر دانشجو به زمان بیشتری نیاز داشت، آنها می‌توانستند به مربی ایمیل بفرستند تا بدون جریمه، درخواست تمدید مهلت زمانی کنند.) یک بار دیگر، دانشجویان مذکر نسبت به همتایان مونث خود، در درخواست تمدید مهلت زمانی برای تکلیف خود، احتمالا تعداد دو برابری داشتند. زمانی‌که مربی به فردی که مقاله را نوشته بود، توجهی نداشت و آنان را نمره داد؛ دانشجویانی که درخواست تمدید مهلت زمانی کرده بودند، منجر به مقالات با کیفیت بالاتر و دریافت نمره‌های بالاتری شد و عملکرد کلی کلاس خود را کنترل کردند.

چه مدیرانی می‌توانند کمک کنند

تقاضای زمان بیشتر برای فعالیت در یک وظیفه با مهلت زمانی انعطاف‌پذیر، می‌تواند مزیت‌هایی برای عملکرد و رضایت کارمندان داشته باشد و به ویژه ممکن است برای زنانی که احتمالا نسبت به همکاران مذکر خود مشغله بیشتری داشته باشند، سودمند باشد. (کارمندان مونث وظایف بیشتر با ارتقا کمتری انجام می‌دهند، از محول کردن وظایف به دیگران خودداری می‌کنند و معمولا وظایف خانوادگی بیشتری نسبت به همکاران مذکر خود دارند.)

استراتژی‌هایی وجود دارد که مدیران و کارمندان می‌توانند برای تشویق اعضای تیم خود برای تقاضای زمان بیشتر و در زمان مورد نیاز خود، آنها را به کار گیرند.

به کارمندانی که به زمان بیشتری نیاز دارند، بگوئید که آنها تنها نیستند. درخواست‎های تمدید مهلت زمانی مانند از طریق ارسال ایمیل یا در طی گفتگوهای دونفره، اغلب به طور خصوصی اتفاق می‎افتد. در نتیجه، کارمندان بر این نکته تاکید می‎کنند که این درخواست‎ها چقدر اشتراک دارند. گفت‎وگو کردن در مورد رواج تقاضای تمدید مهلت زمانی، می‎تواند روش آسان و قدرتمندی برای کاهش ترس هر دوی کارمندان مونث و مذکر از بی‎کفایتی و بی‎انگیزه بودن باشد.

بگوئید که خود شما هم، گاهی اوقات تقاضای تمدید مهلت زمانی دارید. یک روش موثر دیگر برای عادی‌سازی درخواست‌های تمدید مهلت زمانی، برای خود رهبران است تا به طور عمومی تقاضای زمانی بیشتر کنند که در کار خود بیاندیشند و آن را تکمیل کنند. برای مثال، با گفتن «من تمایل دارم زمان بیشتری را دریافت کنم و در پاسخم به طرح پیشنهادی شما، بیشتر تفکر کنم.»، مدیران می‌توانند به هر دوی کارمندان مذکر و مونث کمک کنند تا احساس راحتی بیشتری در هنگام درخواست زمان بیشتر برای وظایف خود کنند.

اگر یک مهلت زمانی انعطاف‌پذیر است، شفاف بیان کنید. اغلب، شدت یک مهلت زمانی مبهم است: کارمندان ممکن است آیا یک مهلت زمانی را قابل تغییر هست یا نیست، ندانند. در زمان مواجه با این ابهام، کارمندانی (که اغلب کارمندان مونث هستند) که احساس امنیت کمتر در شغل های خود می‌کنند، به احتمال بیشتر ممکن است جانب احتیاط و اجتناب از تقاضای زمان بیشتر را آشکار کنند. در هنگام اختصاص دادن وظایف و گرچه این مهلت‌های زمانی قابل تنظیم هستند یا نه، مدیران باید انتظارات خود از مهلت زمانی را شفاف بیان کنند. یا اگر شما به کارمندی در اواخر شب، در اوایل صبح یا در پایان هفته ایمیل فرستادید، درمورد دلیل ارسال ایمیل در ساعت‌های عجیب و غریب و نیاز به پاسخگویی آنها شفاف باشید. این اقدامات ساده می‌تواند به هردوی کارمندان مونث و مذکر کمک کند تا زمان خود را موثرتر مدیریت کنند و در صورت لزوم، ادعای زمان بیشتر برای کار کردن روی یک وظیفه را داشته باشند.

استرس در مورد زمان، یک نگرانی بزرگ سازمانی است. کارمندانی که در محل کار، احساس پایمال شدن دارند؛ رضایت کمتر، سلامت کمتر دارند و به احتمال زیاد محل کار خود را ترک می‌کنند. و این استرس، به احتمال بیشتر روی زنانی که معمولا کار بیشتری انجام می‌دهند که ارزش ندارد و تقاضای خارج از کار بیشتری را می‌پذیرند، تاثیر می‌گذارد. تشویق کردن کارمندان و به خصوص زنان برای درخواست زمان بیشتر و در هنگام موردنیاز، می‌تواند یک راه حل ساده برای کاهش توقف کاری و ایجاد محیط کاری عادلانه‌تری باشد.