مدیریت فرایندهای کسب و کار
مروری بر مفهوم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM)
امروزه تلاش اکثر سازمان‌ها دستیابی به بهبود مستمر سازمان و اتوماسیون‌سازی فرایندهای سازمان می‌باشد.
یکی از روش‌های رسیدن به این اهداف مدیریت فرایندهای سازمان یا BPM می‌باشد که امروزه بسیار مورد توجه قرار گرفته است.
مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management)، شامل متدها، تکنیک‌ها و ابزاری است که برای پشتیبانی از طراحی، اجرا، مدیریت و آنالیز فرآیندهای عملیاتی کسب و کار بکار می‌رود.
مدیریت فرآیند کسب و کار راه‌حلی برای ایجاد سازمانی موثرتر، کارآمدتر و توانایی سازگاری با چالش‌های رو به رشد کسب و کار است. بدون درک فرایندهای روزمره سازمان، پیاده‌سازی تغییرات و بهبود به شکلی سازمان‌یافته، قابل مدیریت و قابل پیش‌بینی، ناممکن خواهد بود.
لازم به ذکر است این چرخه باید به طور مستمر در سازمان اجرا شود، زیرا بهبود در سازمان و فرایندها باید به طور مستمر انجام شود و سازمان را به حالت ایده‌آل نزدیک کند.
از مزایای پیاده‌سازی مدیریت فرایندهای کسب و کار در سازمان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- توسعه و تعالی سازمانی
- ایجاد مزیت رقابتی و جریان ارزش پایدار
- جلب رضایت مشتریان
- چابکی سازمان و فرایندهای سازمانی
- یکپارچه‌سازی سازمان و فرایندهای سازمانی
قبل از تعریف چرخه عمر BPM ابتدا به تعریف مختصری از فرایند توجه کنید:
فرایند چیست؟
فرآیند مجموعه‌ای از یک سری فعالیت‌های مرتبط با هم است که در هر مرحله با مصرف یک یا چند منبع، ورودی‌ها را به خروجی‌ها تبدیل می‌نماید. این خروجی‌ها به عنوان، ورودی‌های سایر فرآیندها ارائه می‌گردد تا درنهایت به نتیجه نهایی یا یک هدف مشخص دست یابد.
به‌عبارت‌دیگر فرآیند مجموعه‌ای از فعالیت‌های مرتبط یا متعادل با هم، که یک یا چند ورودی مشخص را به خروجی‌ها تبدیل می‌نماید. این فعالیت‌ها نیازمند تخصیص منابعی مانند نیروی انسانی و مواد اولیه می‌باشد.
مراحل چرخه عمر فرایندهای کسب و کار BPM
- تحلیل و طراحی وضع موجود (AS IS)
- مدلسازی وضع مطلوب (TO BE)
- اجرا
- پایش و بهبود
۱- تحلیل و طراحی وضع موجود (AS IS)
این مرحله در واقع مرحله آشنایی کلی با وضع موجود سازمان و فرایندهای آن و برای به دست آوردن یک نمای گسترده از فرآیندهای کسب و کار مطابق با زنجیره ارزش می‌باشد. در این مرحله کلیه فرایندهای اصلی و کلیدی سازمان که الویت بهبود را دارند طراحی می‌شوند. در واقع معماری فرایندهای سازمان در این مرحله تهیه می‌شود. پس از طراحی وضع فعلی و شناسایی کامل آنها فاز تحلیل آغاز می‌شود و سعی بر این است که فرایندها به طور موثری بهبود یابند و به حالت ایده‌آل‌تر نزدیک شوند.
۲- مدل سازی وضع مطلوب (TO BE)
اکنون که از تنگناها، خرابی‌ها، تاخیرها و سایر کاستی‌ها آگاه هستیم (با بیشترین جزئیات ممکن)، زمان آن رسیده است که با اهداف استراتژیک شرکت همسو شویم و یک فرایند جدید را طراحی کنیم. در این مرحله می‌توان از زبان مدلسازی مانند BPMN.2 استفاده کرد. برای این کار لازم است این مراحل را طی کنیم:
- تحلیل و مقایسه شکاف‌ها
- طراحی فرایند
- مدلسازی فرایند جدید
۳- اجرا
پس از تحلیل و طراحی فرایندهای وضع مطلوب وارد فاز اجرا می‌شویم. در این مرحله تمامی فرایندهای مدلسازی شده در سازمان اجرا می‌شوند. اجرا، مرحله‌ای از چرخه عمر BPM است که می‌تواند از دو طریق انجام شود. از طریق یک اجرای سیستماتیک، یعنی با کمک نرم افزارها و فناوری‌های خاص یا اجرای غیر سیستمی، بدون استفاده از این نوع ابزارها.
صرف نظر از نوع استفاده از آن، هدف همان است: فعال کردن و پیاده‌سازی فرآیند عملیاتی که در قالب یک گردش کار تعریف و مستند شده است.
۴- نظارت و بهبود
پس از اجرای فرایندها، بعد از دوره زمانی مشخص شده وقت آن رسیده فرایندها کنترل و پایش شود تا در یابیم انتظارات ما از آن فرایندها به خوبی برآورده شده است یا خیر. در این مرحله با توجه به شاخص‌های عملکردی تعیین شده می‌توان میزان اثربخشی و کارایی فرایند را مشخص کرد. و طی دوره‌های زمانی مختلف این فرایندها می‌توانند به طور مستمر با توجه به همین چرخه بهبود یابند.
این مرحله در واقع جهت شناسایی مشکلات و فرصت‌های بهبود انجام می‌شود.
ذینفعان چرخه مدیریت فرایند کسب وکار چه کسانی هستند؟
- تیم مدیریت
تیم مدیریت، مسئول نظارت بر تمام فرایندها و ارائه منابع و برنامه‌های طراحی مجدد فرایند و راهنمای راهبردی به سایر ذینفعان درگیر در تمام مراحل چرخه حیات فرایند کسب‌وکار است.
- مالک فرایند
کلیدی‌ترین نقش و موثرترین ذینفع در هر فرایند مالک فرایند است. مالک فرایند مسئولیت تامین منابع، نظارت و کنترل بر حصول اهداف عملکردی فرایند و اتخاذ اقدامات اصلاحی به عهده دارد.
- مجریان فرایند
مجریان هر فرایند افرادی هستند که فعالیت‌های روزانه یک فرایند کسب و کار را بر اساس دستورالعمل‌ها و استانداردهای سازمان انجام می‌دهند. آنها از فعالیت‌های طراحی و پیاده‌سازی فرایندها حمایت می‌کنند و مالک فرایند وظیفه هماهنگی میان شرکت‌کنندگان فرایند در این راستا را به عهده دارد.
- تحلیلگران فرایند
تحلیلگران فرایند مسئول هدایت شناسایی، کشف، تحلیل و طراحی مجدد فرایندها هستند و بر مکانیزه کردن فرایندها با نرم افزارهای مرتبط با مدیریت فرایند کسب وکار متمرکز هستند.
- مهندسان سیستم
مهندسان سیستم در طراحی مجدد و پیاده‌سازی فرایند حضور دارند. آنها مسئول اجرا، آزمایش و استقرار مدیریت فرایند کسب وکار هستند. به این ترتیب نیازهای سیستم را از تحلیلگران فرایند دریافت نموده و آنها را به طراحی سیستم ترجمه می‌کنند.
