روند تفویض اختیار از مدیر اجرایی سازمان آغاز می‌شود که مسئولیت کامل رسیدن به اهداف را بر عهده دارد. وی برای تقسیم مسئولیت‌ها در جهت تحقق اهداف، کار را بیشتر به زیرمجموعه خود واگذار می‌کند.
همینطور اگر هر کدام از این زیرمجموعه‌ها، پیدا کردن کارهایی که توسط مافوقشان به آنها محول شده بیش از “دامنه کنترل” آنها باشد، بخشی از کارهای خود را به زیرمجموعه خود اختصاص می‌دهند. این روند ادامه می‌یابد تا اینکه همه وظایف و فعالیت‌ها به کسانی اختصاص یابد که توانایی‌های جسمی، روانی و شغلی مناسب برای انجام آن را دارند.
به بیان دیگر، تفویض اختیار انتقال رسمی اختیارات رسمی از یک شخص به شخص دیگر است. مافوق برای تسهیل انجام کار تعیین شده اختیارات خود را به زیرمجموعه واگذار می‌کنند.
طبق گفته کونتز و اودونل، ” کل فرآیند تفویض اختیار شامل تعیین نتایج مورد انتظار، تعیین وظایف، تفویض اختیار برای انجام این وظایف و مسئولیت انجام آنها است.”
عناصر تفویض
طبق تعاریف بالا سه عنصر زیر در طرح تفویض مورد توجه هستند:
- تعیین وظایف
- تفویض اختیار
- مسئولیت پذیری
تعیین وظایف:
یک مدیر مجبور است بخشی از وظایف خود را به دیگران اختصاص دهد زیرا خودش نمی‌تواند همه کارها را انجام دهد. بنابراین، هنگام تعیین وظایف باید اطمینان حاصل کند که زیرمجموعه، که کار به آنها محول شده است، صادقانه و شایسته وظایف خود را انجام می‌دهند. پس از آن یک مدیر وظایفی را به زیرمجموعه خود اختصاص می‌دهد. اما در نهایت او مسئول انجام صحیح این وظایف است.
تفویض اختیار:
در حالی که وظایف توسط مافوق به زیرمجموعه سپرده می‌شود، باید به آنها اختیاراتی نیز داده شود تا آن وظایف را به خوبی انجام دهند. این مسئله ” تفویض اختیار” نامیده می‌شود.
این تفویض اختیار برای انجام کلیه اقداماتی که منجر به انجام موفقیت آمیز وظایف آنها و اهداف سازمانی می‌شود یک امر اساسی به حساب می‌آید.
مسئولیت پذیری:
همچنین شخصی که هر مسئولیتی به وی محول شده و اختیاراتی به او واگذار شده باید در قبال عملکرد صحیح مسئولیت محول شده و اعمال صحیح اختیار تفویض شده پاسخگو باشد.
رهنمودهای موثر برای تفویض اختیار
وضوح عملکرد:
عملکردهایی که باید انجام شود، روش‌های عملیاتی و نتایج مورد انتظار باید به وضوح مشخص شود. مرجع تفویض شده باید اطمینان حاصل کند که این عملکردها به خوبی انجام می‌شود.
مرجع تطبیق با مسئولیت:
به طور کلی اختیار و مسئولیت بسیار به هم پیوسته‌اند. بنابراین، اختیارات باید برابر با مسئولیت، به کامند واگذار شود. اقتدار باید کافی باشد و نه تنها باید با وظایف انجام شده بلکه با توانایی‌های شخصی زیرمجموعه مطابقت داشته باشد.
وحدت فرماندهی:
“وحدت فرماندهی” به معنای این است که یک کارمند فقط باید توسط یک رهبر سازمان‌دهی شود. در این ارتباط، فقط یک رهبر باید وظایف و اختیارات تفویض شده‌ای را به یک زیرمجموعه اختصاص دهد در حالی که باید نسبت به انجام وظایف محوله و اعمال اختیار تفویض شده پاسخگو باشد.
اصل ارتباطات:
سوءتفاهم در مسئولیت‌ها می‌تواند بسیار خطرناک باشد. از یک مقام عمومی می‌توان به راحتی سو استفاده کرد. بر این اساس، مسئولیت و اختیارات باید به طور واضح مشخص شود. ارتباطات باید به طور مداوم برای صدور دستورالعمل‌ها و همچنین دریافت برقرار باشند.
مسئولیت قابل تفویض نیست:
اختیار می‌تواند تفویض شود، اما مسئولیت قابل تفویض نیست. یک مدیر نمی‌تواند از نحوه انجام وظایف محوله و نحوه اعمال اختیار تفویض شده چشم بپوشد. مسئولیت نهایی انجام وظایف و اعمال اختیارات تفویض شده بر عهده وی است.
محدودیت‌های اختیارات
یک مدیر نمی‌تواند به درستی اختیارات خود را تفویض کند مگر اینکه کاملاً بداند اختیارات خود چیست. برای جلوگیری از سردرگمی در این زمینه، باید دستورالعمل‌های نوشته شده‌ای وجود داشته باشد که حدود اختیارات و حوزه عملکرد هر مدیر را نشان دهد.
اصل مدیریت در استثنا:
مدیریت باید اختیار و مسئولیت مسیریابی عملیات و تصمیم‌گیری را به زیرمجموعه واگذار کند، در عین حال وظایفی را که واجد شرایط منحصر به فرد هستند، برای خود حفظ کند.
از طرف دیگر، زیرمجموعه باید تصمیم بگیرند و در هر کجا که می‌توانند اقداماتی انجام دهند در حالی که موارد منحصر به فرد که خارج از حیطه اختیارات آنها هستند را به مافوق خود اطلاع دهند.
این روش باعث صرفه‌جویی در زمان ارزشمند سازمان و مدیریت عالی می‌شود. همچنین زیرمجموعه با تلاش برای حل بیشتر مشکلات، خود را برای چالش‌ها و مسئولیت‌های بالاتر آماده می‌کنند.
روند تفویض
به طور معمول چهار مرحله در روند تفویض اختیار استفاده می‌شود.
تعیین وظایف:
اولین قدم در این فرآیند تعیین صریح آنچه که زیرمجموعه باید انجام دهند، است. سپس باید قابلیت‌های هر کارمند در نظر گرفته شود تا آنها را با وظایف محوله مطابقت دهد. وظایف باید به گونه‌ای توزیع شود که زیرمجموعه بیش از حد سنگین نشوند و هرکدام قادر به انجام کارآمد وظیفه خود باشند.
کل کار را می‌توان به قسمت‌هایی قابل شناسایی تقسیم کرد تا مدیر بتواند خودش بعضی از قسمت‌ها را اداره کند و سایر قسمت‌ها را به زیرمجموعه ماهر بدهد. به این ترتیب هماهنگی و نظارت آسان‌تر می‌شود.
تفویض تصمیم‌گیری:
مرحله دوم اختیار دادن به زیرمجموعه برای تصمیم‌گیری و اجرای تصمیمات در مورد تهیه منابع و نظارت بر فعالیت‌هایی است که مربوط به وظایفی است که به آنها محول شده است. این مرجع باید به وضوح و در صورت امکان به صورت کتبی بیان شوند تا هیچ ابهامی در تصمیم‌گیری‌های لازم وجود نداشته باشد.
اختیار نیز باید به وظایف مرتبط باشد تا اگر وظایف تغییر کرد، اختیار نیز تغییر کند. هر موضوع یا تصمیمی که در حیطه اختیارات نشده باشد، باید به مافوق ارجاع شود.
