حتی با اینکه در دنیایی با توسعه مداوم کانال‌های ارتباطی زندگی می‌کنیم، هنوز مناطقی هستند که به بهینه‌سازی و بهبود ارتباطات نیاز دارند.
این بدان معنی است که ما هنوز به اندازه کافی ارتباط برقرار نمی‌کنیم. بسیاری از کارمندان بر این باورند که افراد در شرکتشان همکاری کافی ندارند. ارتباطات بین دپارتمان‌ها سخت و در بعضی از شرکت‌ها تقریباً غیرممکن است.
توانایی همکاری و حل مشکلات مختلف در کنار یکدیگر، ویژگی است که شرکت‌های موفق را متمایز می‌کند. تیم‌های آن‌ها از یکدیگر الهام می‌گیرند و روزانه دانش خود را به اشتراک می‌گذارند. برای مدیران مهم است که فرهنگی تشکیل دهند که در آن ارتباط، شفافیت و همکاری رشد می‌کند.
در این مقاله، ما مشکلات ارتباطات بین دپارتمان‌های مختلف در یک شرکت را پوشش خواهیم داد و نکات مربوطه را در مورد چگونگی بهبود ارتباط با کمک روش‌ها و ابزارهای ویژه پیشنهاد خواهیم کرد.
اهمیت همکاری بین دپارتمان‌ها چیست؟
برای اینکه شما اهمیت همکاری بین دپارتمان‌ها را درک کنید، ما با نمایش آنچه در صورت عدم همکاری اتفاق می‌افتد شروع خواهیم کرد.
صرف نظر از اندازه و ساختار، برای تکمیل پروژه‌ها به عنوان یک سازمان به چه مواردی نیاز دارید؟ کارمندان. به طور خاص، کارمندان از دپارتمان‌های مختلف.
اکثر پروژه‌ها به دلیل همکاری نکردن این دپارتمان‌ها با شکست مواجه می‌شوند. به عنوان مثال، یک مسئله مشترک این است که دپارتمان‌ها شروع به رقابت با یکدیگر می‌کنند.
دلیل دیگر ارتباط ضعیف است. دپارتمان‌ها ممکن است اطلاعات صحیح را به موقع به اشتراک نگذارند. این بر کل پروژه اثر منفی دارد.
مشکلات کلیدی که باعث ضعف ارتباطات بین دپارتمان می‌شوند
تعارض شخصی: حتی اگر تعارض یا اختلاف فقط دو نفر را شامل شود، اختلافات آن‌ها ممکن است تأثیرات منفی بر روندهای مهم در کل شرکت بگذارد.
تفکیک جسمی دپارتمان‌ها: کار از راه دور نباید مرزی برای ارتباط موثر باشد. خوشبختانه امروزه بسیاری از راه‌حل‌های فنی، رویکردها و ابزارهای مدیریتی برای کار توزیع‌شده وجود دارد که قادر به محو کردن اختلاف در کارهای اداری معمولی هستند.
عامل انسان‌شناسی: این بدان معناست که افراد تمایل دارند خود را با گروهی که در آن قرار دارند شناسایی کنند. وقتی فردی فقط به دپارتمان خود (مانند یک قبیله) توجه دارد، نمی‌تواند با دیگران همکاری موثر داشته باشد.
کلیشه‌های صنعت: مردم عادت دارند فکر کنند که توسعه‌دهندگان نرم‌افزار افرادی خجالتی هستند و به جز کد، چیزی نمی‌بینند. یک کلیشه دیگر مربوط به طراحان است که تصور می‌شود همیشه ظاهری روشن‌فکرانه و خاص دارند. این موارد کلیشه‌ای ارتباط بین دپارتمان‌ها را بسیار دشوار می‌کند.
اکنون، بیایید چند روش موثر برای تقویت ارتباطات بین دپارتمان و جلوگیری از مشکلات توضیح داده‌شده در بالا را بررسی کنیم.
۱۸ نکته برای تشویق همکاری بین دپارتمان‌ها
۱- اتفاق نظر ایجاد کنید.
برای مدیران، توضیح نقش‌هایی که کارمندان باید برای رسیدن به هدف مشترک بازی کنند و استفاده از اصطلاحاتی که همه بتوانند درک کنند بسیار مهم است.
ایجاد یک زبان مشترک برای همه تیم‌ها یک چالش است، اما ارزش آن را دارد. همه باید اهمیت ماموریت و نحوه ایفای نقش جهت رسیدن به هدف را درک کنند.
۲- تشویق ارتباط آزاد
ضعف ارتباط بین تیم‌ها یکی از مواردی است که همچنان روندهای کسب و کار را کند می‌کند. متأسفانه، عده‌ای نمی‌دانند که ارتباطات حرفه‌ای یکی از آسان‌ترین راه‌های افزایش شفافیت، دلسوزی و قدردانی است.
برای موفقیت در بازار امروز، شما باید فرهنگ ارتباط آزاد، به اشتراک گذاری جدول زمانی و اهداف کاری مرتبط با تمام دپارتمان‌های شرکت خود را رواج دهید. در غیر این صورت، هرگز همکاری واقعی را تجربه نخواهید کرد.
۳- همدلی را رواج دهید.
درک متقابل بین دپارتمان‌های مختلف همکاری را موثرتر و روان‌تر می‌کند. به عنوان مدیر، شما می‌توانید اعضای تیم را به راحتی تشویق کنید تا از یک منظر دیگر چالش‌های بقیه دپارتمان‌ها را ببینند.
پرورش حس کنجکاوی برای کمک به مردم در یادگیری کار یکدیگر مفید خواهد بود. سعی کنید فرهنگ ذهن‌آگاهی را رواج دهید، جایی که همه اعضای تیم احساسات شخصی خود را حفظ می‌کنند.
۴- همیشه در فرایندهای دپارتمان‌های دیگر شرکت کنید.
وقتی دپارتمان‌ها به طور جداگانه کار می‌کنند، سناریوها می‌توانند اعضای تیم را خشمگین و خنثی کنند و بر بودجه و جدول زمانی کل پروژه تأثیر بگذارند.
شما باید از سرخوردگی‌های غیرضروری درگیر شدن اعضای تیم از دپارتمان‌های مختلف در فرایندهای دپارتمان‌های دیگر جلوگیری کنید. این کار اطمینان حاصل خواهد کرد که راه‌حل پیشنهادی یک تیم با دیدگاه استراتژیک هم‌سو است. به عنوان مدیر پروژه، شما می‌توانید به راحتی با تعیین زمان رسمی اعلام حضور در تیم و بررسی و همچنین تشویق پایگاه غیررسمی در بین اعضای تیم، چنین همکاری را تقویت کنید.
۵- اعتماد را تشویق کنید.
هر همکاری طولانی‌مدتی بر اساس شفافیت و اعتماد بنا می‌شود. اعتماد پایه و اساس یک تیم موفق است، در حالی که شفافیت نقشی اساسی در ایجاد این اعتماد در بین بازیکنان تیم ایفا می‌کند.
اعتماد جنبه‌های زیادی دارد. به عنوان مثال، اعتماد به اخلاق، اعتماد به صداقت، یا اعتماد به صلاحیت. هر چه اعتماد در زمینه‌های مختلف بیشتر شود، به احتمال زیاد قادر به ایجاد اعتماد بین دپارتمان‌ها و تیم‌ها خواهید بود.
۶- الگویی مناسب ایجاد کنید.
همکاری بین روسای دپارتمان‌ها می‌تواند به میزان قابل توجهی در همکاری افراد تأثیر بگذارد. به همین دلیل ایجاد فرهنگ همکاری بین رهبران بسیار مهم است. مدیران پروژه باید با الگو قرار دادن خود، به فرهنگ‌سازی مشترک و ایجاد روابط با مدیران سایر دپارتمان‌ها اهمیت دهند.
شما می‌توانید جلسات ویژه‌ای را برای مشاهده پیشرفت و چالش‌های همتایان خود آغاز کنید. این کار احساس مسئولیت جمعی را برای موفقیت کل شرکت تقویت خواهد کرد.
۷- از امنیت روانی اطمینان حاصل کنید.
در بسیاری از شرکت‌ها، داشتن امنیت روانی امری ضروری است. اعضای یک دپارتمان ممکن است در مورد یک موضوع خاص دارای اقتدار مطلق باشند. با این حال، بدون کنترل شدن، این اقتدار می‌تواند به یک نقطه ضعف تبدیل شود. دیدگاه یک غیرمتخصص اغلب می‌تواند بینش‌های باارزشی ارائه دهد.
۸- یک مکان غیررسمی فراهم کنید.
اینکه اعضای تیم شما در طول جلسات یا پروژه‌های خاص فقط به طور رسمی ارتباط برقرار کرده و همکاری کنند روش نادرستی است.
مهم است که فضای فیزیکی خاصی ترتیب داده شود تا افراد بتوانند در یک محیط غیررسمی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. هدف این مکان تشویق مکالمات خودجوش است که اغلب می‌تواند ناشی از آن جلسات فی‌البداهه باشد.
