ساختار شکست ریسک (RBS) پروژه چیست؟

فرایند مدیریت ریسک با هدف شناسایی و ارزیابی ریسک‌ها به منظور امکان درک دقیق و مدیریت موثر آن‌ها انجام می‌شود. گام اصلی پیونددهنده شناسایی/ارزیابی ریسک‌ها با مدیریت آن‌ها، درک مطلب است.

با این حال، در این حوزه مدیر پروژه یا متخصص ریسک کمترین کمک را از رهنمودهای فعلی یا استانداردهای عملی دریافت می‌کند. بسیاری از تکنیک‌های معمول برای شناسایی ریسک وجود دارد (مانند فصل مدیریت ریسک در کتاب راهنمای PMBOK). اما این تکنیک‌های شناسایی لیستی بدون ساختار از ریسک‌ها ایجاد می‌کنند که اغلب به طور مستقیم به مدیر پروژه در دانستن اینکه باید توجه مدیریت ریسک در کجا متمرکز شود، کمکی نمی‌کند.

ارزیابی کیفی می‌تواند با برآورد احتمال و تأثیرات، در معرض قرار دادن مهم‌ترین ریسک‌ها، به اولویت‌بندی ریسک‌های شناسایی‌شده کمک کند؛ اما این ارزیابی هر بار یک ریسک را بررسی کرده و الگوهای احتمالی مواجهه با ریسک را در نظر نمی‌گیرد، بنابراین همچنین درک کلی از ریسک مواجه با پروژه به عنوان یک کل را فراهم نمی‌کند.

به منظور درک اینکه کدام یک از مناطق پروژه ممکن است به توجه ویژه‌ای نیاز داشته باشند و آیا مضامین ریسک تکرارشونده یا غلظت ریسک در یک پروژه وجود دارد، راهی ساده برای توصیف ساختار مواجهه با ریسک پروژه مفید خواهد بود.

در هر شرایطی که داده‌های زیادی تولید می‌شود، ساختار یک استراتژی اساسی برای اطمینان از تولید و درک اطلاعات لازم است. بارزترین نمونه از ارزش ساختار در مدیریت پروژه، ساختار شکست کار (WBS) است که به عنوان ابزاری مهم برای مدیر پروژه شناخته می‌شود زیرا ابزاری را برای ساختاردهی کارهایی که باید برای تحقق اهداف پروژه انجام شود، فراهم می‌کند.

موسسه مدیریت پروژه، ساختار شکست کار را چنین تعریف می‌کند: «گروهی قابل تحویل از عناصر پروژه که کل کار پروژه را سازمان‌دهی و تعریف می‌کند. هر سطح نزولی یک تعریف دقیق‌تر از کار پروژه را نشان می‌دهد». هدف ساختار شکست کار ارائه کار پروژه در بسته‌های سلسله مراتبی، قابل مدیریت و قابل تعریف است تا زمینه‌ای برای برنامه‌ریزی، ارتباطات، گزارش‌دهی و پاسخگویی پروژه فراهم کند.

به همین ترتیب، می‌توان داده‌های ریسک را سازمان‌دهی و ساختاردهی کرد تا ارائه استانداردی از ریسک‌های پروژه را فراهم کند که درک، ارتباط و مدیریت را تسهیل می‌کند.

یک لیست ساده از منابع ریسک، به اندازه ساختار شکست کار مفید نخواهد بود زیرا فقط یک سطح واحد از سازمان را نشان می‌دهد. یک راه‌حل بهتر مسئله ساختار برای مدیریت ریسک، اتخاذ رویکرد سلسله مراتبی کامل است که در ساختار شکست کار استفاده می‌شود.

چنین ساختار سلسله مراتبی از منابع ریسک باید به عنوان یک ساختار شکست ریسک (RBS) شناخته شود. به دنبال الگوی تعریف ساختار شکست کار در بالا، ساختار شکست ریسک در اینجا به عنوان “یک گروه منبع‌محور از ریسک‌های پروژه تعریف می‌شود که کل ریسک قرار گرفتن در معرض پروژه را سازمان‌دهی و تعریف می‌کند. هر سطح نزولی تعریف مفصلی از منابع ریسک پروژه است. ”

بنابراین ساختار شکست ریسک یک ساختار سلسله مراتبی از منابع ریسک بالقوه است. ارزش ساختار شکست کار در توانایی آن در دامنه گذاری و تعریف کارهایی است که باید روی پروژه انجام شود. به همین ترتیب ساختار شکست ریسک می‌تواند کمکی بسیار ارزشمند برای درک ریسک‌های پیش روی پروژه باشد. همانطور که ساختار شکست کار پایه و اساس بسیاری از جنبه‌های فرآیند مدیریت پروژه را تشکیل می‌دهد، از ساختار شکست ریسک نیز می‌توان برای ساختاردهی و هدایت روند مدیریت ریسک استفاده کرد.

نمونه‌هایی از ساختار شکست ریسک

برخی از نویسندگان و متخصصان در ساختاردهی ریسک فراتر از ذکر لیست ریسک‌های پیش روی پروژه پیش رفته‌اند. این افراد ساختارهای سلسله مراتبی را با نام‌های مختلف برای توصیف منابع ریسک، یا گروه‌ها یا انواع ریسک تولید کرده‌اند، اگرچه معمولاً بر روی یک نوع پروژه خاص یا منطقه کاربرد متمرکز هستند.

به عنوان مثال می‌‌توان به “طبقه‌بندی ریسک” برای پروژه‌های توسعه نرم‌افزار از موسسه مهندسی نرم‌افزار، “لیست شناسایی ریسک” برای پروژه ساخت خط انتقال ولتاژ بالا، “ساختار تجزیه شناسایی ریسک” برای پروژه‌های ساختمانی و” طبقه‌بندی مبتنی بر ریسک” برای پروژه‌های بزرگ مهندسی اشاره کرد. هر یک از این ساختارها شامل سه یا چهار سطح سلسله مراتبی برای توصیف انواع ریسک‌های پروژه مورد نظر هستند.

نحوه استفاده از ساختار شکست ریسک

هنگامی که یک سازمان یا پروژه ساختار شکست ریسک خود را تعریف کرد، می‌تواند از آن به روش‌های مختلفی استفاده کند. بعضی از آن‌ها فرآیند مدیریت ریسک را برای یک پروژه خاص تسهیل می‌کنند، در حالی که برخی دیگر مربوط به پروژه‌ها هستند. موارد اصلی و مزایای ساختار شکست ریسک در بندهای زیر بیان شده است.

کمک به شناسایی ریسک

از سطوح بالای ساختار شکست ریسک می‌توان به عنوان یک لیست سریع برای اطمینان از پوشش کامل در مرحله شناسایی ریسک استفاده کرد. این امر با استفاده از ساختار شکست ریسک برای ساختاربندی هر کدام از روش‌های شناسایی ریسک استفاده می‌شود.

به عنوان مثال، یک کارگاه شناسایی ریسک یا طوفان فکری ممکن است از طریق عناصر مختلف ساختار شکست ریسک کار کند، شاید در سطح اول یا دوم، شرکت‌کنندگان را تشویق به شناسایی ریسک‌ها زیر هر یک از مناطق ساختار شکست ریسک کند. به همین ترتیب، از زمینه‌های اصلی ساختار شکست ریسک می‌توان برای ساختاربندی مصاحبه‌های شناسایی ریسک و تهیه برنامه‌ای برای بحث بین مجری و مصاحبه‌شوندگان استفاده کرد.

همچنین با در نظر گرفتن کمترین سطح ساختار شکست ریسک و شناسایی تعدادی از ریسک‌های عمومی در هر منطقه بر اساس تجربیات قبلی، می‌توان چک لیست شناسایی ریسک تهیه کرد. سپس با پاسخ دادن “بله”، “نه”، “نمی‌دانم” یا “قابل اجرا نیست، پروژه‌های آینده می‌توانند تعیین کنند که آیا هر ریسک عمومی اعمال می‌شود یا خیر.

علاوه بر این، می‌توان از ساختار شکست ریسک برای ساختن لیست ریسک‌های شناسایی شده با روش‌های دیگر، با نقشه‌برداری از ریسک‌های شناسایی شده در پایین‌ترین سطح ساختار شکست ریسک، استفاده کرد. این امر شکاف‌های احتمالی یا نقاط کور در شناسایی ریسک و هرگونه شمارش یا تکثیر مضاعف را نشان می‌دهد. در نتیجه می‌تواند تعیین کند که آیا روش شناسایی ریسک تمام منابع بالقوه ریسک را در نظر گرفته است یا خیر و نشان می‌دهد که آیا فعالیت شناسایی اضافی ریسک مورد نیاز است.

استفاده از ساختار شکست ریسک برای ساختاربندی وظیفه شناسایی ریسک، این اطمینان را به وجود می‌آورد که همه منابع مشترک ریسک، با فرض کامل بودن ساختار شکست ریسک برای اهداف پروژه مورد بررسی قرار گرفته‌اند. این خطر که این فرض نادرست است به راحتی می‌تواند با افزودن یک تلاش کوتاه شناسایی اضافی برای “سایر ریسک‌ها” که تحت پوشش ساختار شکست ریسک نیستند، برطرف شود.

جمع‌بندی

مدیریت موفقیت‌آمیز و موثر ریسک نیاز به درک روشنی از ریسک‌های پیش روی پروژه و کسب و کار دارد. این کار شامل مواردی بیش از ذکر ساده ریسک‌های شناسایی‌شده و توصیف آن‌ها با احتمال وقوع و تأثیر آن‌ها بر اهداف است.

مقدار زیادی از داده‌های ریسک تولیدشده در طی فرایند ریسک باید به گونه‌ای باشد که به درک و تفسیر آن کمک کند و اجازه دهد از آن به عنوان مبنای عمل استفاده شود. یک چارچوب سلسله مراتبی برای تجزیه ریسک (ساختار شکست ریسک) مشابه ساختار شکست کار با تجزیه منابع احتمالی ریسک در لایه‌هایی با افزایش جزئیات، مزایای زیادی را فراهم می‌کند.

ساختار شکست ریسک کمک بزرگی برای شناسایی، ارزیابی و گزارش‌دهی ریسک است و توانایی جمع کردن یا تمرین کردن در سطح مناسب، بینش جدیدی را در مورد مواجهه با ریسک کلی پروژه ایجاد می‌کند. همچنین زبان و اصطلاحات مشترک، گزارش‌دهی بین پروژه‌ها و درس‌های آموخته‌شده را تسهیل می‌کند.

ساختار شکست ریسک این توانایی را دارد که به ارزشمندترین ابزار واحد در کمک به مدیر پروژه برای درک و مدیریت ریسک‌ها تبدیل شود. رویکرد مشخص‌شده در این مقاله نشان می‌دهد که چگونه می‌توانید از ساختار شکست ریسک برای دستیابی به این مزایا استفاده کنید.