مدیریت جلسات کاریدرباره نویسنده
دوری کلارک، دانش‌آموخته دانشگاه هاروارد و مشاور در حوزه‌های بازاریابی و استراتژی است و اغلب در هاروارد بیزینس ریویو و فوربس مقاله می‌نویسد. او پیش از این مشاور شرکت‌های بزرگی چون گوگل بوده است.
خلاصه مطلب
- جلسات در واقع نوعی از بلایای سازمان‌های مدرن می‌باشند، که ۶۲ ساعت از وقت کارمندان را به طور متوسط در هر ماه به خود اختصاص می‌دهد. چگونه از این جلسات بیهوده فرار کنیم؟ دوری کلارک در این مقاله به راهکارهایی در این خصوص می‌پردازد.
زمانی که دعوتنامه‌ای برای حضور در یک جلسه دریافت می‌کنید، اغلب می‌توانید پیش بینی کنید که آیا این جلسه بهره‌ور خواهد بود یا نه. گاهی جلساتی که برای برنامه‌ریزی تشکیل می‌شوند که درباره مواردی بی‌فایده و بی‌ارزش که باید کنترل آن‌ها را به دست بگیرید مذاکره می‌کنید و یا جلسات ایده‌پردازی که در آن هرکس ایده‌هایش را با صدای بلند بیان می‌کند. می‌توانید از شرکت در بعضی از این جلسات طفره بروید، اما گریز از همه آن‌ها ممکن نیست؛ به خصوص اگر دعوتنامه‌ای از جانب رئیس، ارباب رجوع، و یا همکارتان دریافت کنید. در اینجا ۵ راه آورده شده است که بتوانید از شر جلساتی که می‌دانید بهره ور نخواهند بود راحت شوید، و یا حداقل کاری کنید که آن‌ها بر بهره وری و برنامه شما تاثیری نگذارند.
راهکارهای مدیریت زمان جلسات کاری
اول از همه، مشخص کنید که شرکت در کدام جلسات برای شما اهمیت دارد. این لیست کوتاه است: جلسات پراهمیت آن جلساتی هستند که تصمیمی در آن‌ها گرفته می‌شود. اگر تیم شما بخواهد تصمیم بگیرد که کدام پروژه را از بین دو پروژه شروع کند، نمی‌توانید از طریق ایمیل این نظر خواهی و تصمیم گیری را انجام دهید؛ باید همه به صورت حضوری دیدگاه‌ها، دغدغه‌ها، و نظر خود را حول یک مساله بیان کنند. این تصمیم گیری در یک جلسه حضوری و یا در یک تله‌کنفرانس بهتر انجام می‌شود. یک دسته از این جلسات که واقعا ارزش شرکت‌کردن دارد، جلسه‌ای است که جهتی کامل و استراتژیکی را برای شرکت و یا تیم شما در بردارد. شاید در این جلسه تصمیم خاصی گرفته نشود، اما به شما این امکان را می‌دهد دیدگاه‌هایتان را باهم متحد کنید. این دسته ممکن است شامل جلسه‌ای شود که در آن کلیات پروژه نهایی شده و در واقع پروژه فعال می‌شود؛ البته شاید جلسه ایده‌پردازی (که در طول آن شما به ارزیابی ایده‌ها می‌پردازید) و یا جلسه‌ای که در آن وقایع پروژه را ثبت می‌کنید نیز جز این دسته به حساب بیاید.
دومین دلیل قابل قبول برای شرکت در جلسه شامل اهدافی در زمینه ایجاد و بسط روابط (شبکه‌سازی) است. شاید محتوای این جلسه به تنهایی خسته‌کننده و بیهوده باشد، اما اگر بتوانید با دیدار حضوری با کسی رابطه‌ای قوی ایجاد کنید، می‌توان گفت پیامد خوبی برای خود رقم زده‌اید.
جلساتی که باید به کل از شرکت در آن‌ها اجتناب کنید جلسات آپدیت هستند؛ که می‌توانند در قالب ایمیل در زمانی برابر با یک دهم زمانی که باید در جلسه صرف کنید، بیان شوند.
مدیریت زمان در جلسات کاریسوم، سعی کنید که شرایط را برای تقاضاکنندگانی که بر شرکت در جلسه‌ای اصرار دارند سخت کنید! دعوت به یک جلسه کار بسیار آسانی است- خیلی آسان. یکی از مدیران اجرایی مشتریان، مدام مجبور می‌شد تا در جلساتی بیهوده شرکت کند. اما دلیلش چه بود؟ این بخشی از فرهنگ سازمان آن‌ها بود که تقویم کاری خود را بازگو می‌کردند و لذا هرکس می‌دانست که او در چه زمانی قابل دسترس است لذا این امکان وجود داشت که مستقیما از او برای شرکت در جلسات تقاضایی به عمل آید. بعد از اینکه از او خواستم دیگر تقویم کاری خود را به نمایش نگذارد، و دستیارش را مجبور کند که این فرآیند بررسی را کمی سخت‌تر کند، و حضورش در جلسات را تنها به روزهایی خاص اختصاص دهد، زمان و برنامه او کمی خلوت‌تر شد. بخشی از این فرآیند بررسی باعث می‌شد که شخص تقاضا کننده برای گرفتن وقت و توجه شما کمی تلاش کند. این امر خیلی‌ها را ترساند اما باعث شد افراد متعهد‌تر شوند. پرسیدن سوالات زیر را برای هرکسی که درخواست حضور در یک جلسه را مطرح می‌کند تبدیل به یک روند متداول کنید:
• موضوع جلسه درباره چیست؟
• زمان و مکان جلسه کجاست؟
• زمان جلسه چقدر است؟
• چه افراد دیگری در این جلسه حضور دارند؟
• قرار است در این جلسه چه تصمیماتی گرفته شود؟ (این به شما کمک می‌کند متوجه شوید آیا این جلسه ارزش شرکت کردن دارد یا نه؟)
• چرا من باید در این جلسه حضور پیدا کنم؟ (این باعث می‌شود، آن‌ها به دنبال دلیلی منطقی بگردند. اگر پاسخ این باشد «می‌خواهیم در جریان امور قرار بگیرید»، آنگاه به راحتی می‌توانید به آن‌ها بگویید که پس از جلسه می‌توانند چند دقیقه راجب این موضوعات با شما صحبت کنند)
چهارم، اگر می‌خواهید از شر یک جلسه خلاص شوید اما هنوز گفتن «نه» برایتان مشکل است، با آن‌ها برای بیان موضوعات خارج از جلسه به توافق برسید. یک جلسه ممکن است تقریبا یک ساعت و یا بیشتر زمان شما را بگیرد. به دنبال این باشید که از طریق ایمیل در جریان امور قرار بگیرید و و یا شاید یک تماس کوتاه نیز کفایت کند. اما اگر موضوع آن چنان ضروری نبود، از نظر زمانی طفره بروید: «من سه هفته دیگر باید سفری کاری داشته باشم؛ بعد از آن حتما در ارتباط خواهیم بود. برای ۲۳ام به من ایمیل بزنید، شاید توانستم زمانی را خالی کنم.». اغلب اوقات تقاضا کننده این موضوع را فراموش می‌کند و یا آنچه که به نظرش ضروری و مهم بوده است اهمیت خود را از دست می‌دهد. با اینکار شما به نظر مفید واقع شده‌اید اما همچنان در جلسه شرکت نکرده‌اید. نهایتا، گاهی شما باید دل رحم باشید و در جلسات شرکت کنید، اما حداقل کاری که باید بکنید این است که رئیس و یا همکاران خود را مطلع کنید که وقت زیادی ندارید و باید تقاضای خود را خیلی با دقت بیان کنند. برای مثال، می‌توانید بگویید «من دعوتنامه شما به شرکت در جلسه‌ای درباره پروژهٔ ۱ مشاهده کردم. همانگونه که مستحضرید من مشغول انجام پروژه ۲ هستم و زمانی تا تحویل آن نمانده است. لذا با این وجود، آیا فکر می‌کنید لازم است که من زمانی که می‌توانم روی پروژه ۲ بگذارم را برای شرکت در جلسه صرف کنم؟ اگر فکر می‌کنید اهمیت این جلسه بیشتر است من به قطع حضور پیدا خواهم کرد.»
گاهی ناظران و همکاران فراموش می‌کنند که شما وقتتان زیاد نیست، لذا اگر مبادی آداب به آن‌ها یادآوری کنید و به آن‌ها در درک عواقبی که دعوتنامه‌هایشان در بر دارد کمک کنید، می‌توانید حقیقت را به آن متدکر شوید. بیشتر افراد خبره، به این جلسات بی‌تفاوت‌اند، دیر در جلسات حاضر می‌شوند و یا خودشان را در طول جلسات مشغول موبایل‌هایشان می‌کنند و گوش نمی‌دهند. اما این رفتار مناسب و درخوری نیست، چرا که این فرهنگ اداری باعث می‌شود که زمان همکاران را بگیرند و برای زمان بقیه نیز ارزشی قائل نشوند. استراتژی‌های فوق باعث می‌شوند زمان خود را حفظ کنید و به جای اینکه از این جلسه به جلسه‌ای دیگر بروید، قادر خواهید بود زمان خود را انجام کاری اختصاص دهید که می‌دانید بابت آن مورد ارزیابی قرار خواهید گرفت و پاداشی بابت آن به شما تعلق خواهد گرفت.
شما می‌توانید در دورههای آموزشی در حوزه‌های هوش تجاری، مدیریت فرایند، مدیریت پروژه، مدیریت چابک و ... ثبت‌نام کنید. جهت آشنایی با دورههای آموزشی کاروکسب از تقویم دورههای آموزشی بازدید نمایید.
تقویم دورههای آموزشی کاروکسب
