مدیریت فرایند های کسب و کار چه ضرورتی دارد؟

مدیریت فرایند های کسب و کار یا BPM یک سیستم مدیریتی است که هدفش بهبود عملکرد کلی یک شرکت از طریق بهینه­ سازی فرایندهای مهم کسب و کار، مدیریت مناسب، و اطمینان از ماندگاری تغییرات انجام شده است.

انتظار می رود که بازار BPM تا سال ۲۰۲۳ تقریبا ۱۶ میلیارد دلار رشد کند، این نشان می‌دهد که شرکت­‌ها در سطح جهانی، نیاز به بهبود، پیشرفت، و تغییر را در خود حس کرده­ اند.

آیا مدیریت فرایند های کسب و کار میتواند به شما کمک کند که به اهداف خود برسید؟ زمان آن رسیده که نگاهی عمیق ­تر به آن داشته باشیم. در واقع نگاهی داریم به مزیت­های استفاده از BPM و دلیل اینکه چرا این مفهوم دارد به سرعت در بازار جهانی رشد میکند.

هر کسب و کاری شامل یک سری کارها است که باید هر روز و پشت سر هم تکرار شوند. این فرایندها هسته و شالوده آن کسب و کار را تشکیل میدهند.

هر شرکتی یا با اطلاعات کار میکند و یا با مواد، گاهی اوقات هم هر دو. این مواد یا اطلاعات درون شرکت تغییر شکل میدهند. برای مثال، مواد خام ممکن است به کالایی قابل فروش تبدیل شود. داده ­ها ممکن است به گزارش تبدیل شوند.  هر قسمت از شرکت ممکن است مسئول تعدادی از این فرایندها باشد.

مدیریت فرایند های کسب و کار همه ­ی این قسمت­ ها را مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌دهد.

BPM به هر کدام از این قسمت ها به طور خاص نگاه میکند، و همچنین اثر هر قسمت از شرکت روی قسمت دیگر آن را هم بررسی میکند. هدف اولیه این است که به درک درستی از وضعیت فعلی شرکت برسیم.

قدم بعدی این است که تشخیص داده شود کدام بخش می تواند بهبود یابد. و هدف نهایی این است که کل مجموعه به مجموعه ای بهینه و کارا تبدیل شود.

در اینجا حالا مهم این است که تفاوت بین “مدیریت فرایند کسب و کار” را با “مدیریت وظایف” متوجه شویم. چون وظایف مربوط به پروژه هستند و فرایند کسب و کار مربوط به هسته اصلی عملکرد یک شرکت است.

با این حال پروژه­ ها اغلب نتیجه مدیریت فرایند کسب و کار هستند. برای مثال، مدیریت فرایند می‌تواند تولیدات اضافی خط تولید را شناسایی کند و آن را در یک سایت خرده فروشی آنلاین قرار دهد. این کار میتواند باعث ایجاد یک پروژه شود که شامل تحقیق و استفاده از یک بسته نرم ­افزاری باشد. این پروژه حالا خودش به یک سری از وظایف تقسیم میشود.

۱. مدیریت فرایند های کسب و کار میتواند به کسب و کار کمک کند تا هزینه‌ها را کاهش دهد

در یک نظرسنجی در سال ۲۰۱۸ در سایت redhat، بیش از ۵۰ درصد شرکت کنندگان، صرفه جویی در هزینه ها را دلیل استفاده از BPM بیان کردند. شرکت ها باید بر روی کاهش هزینه ها تمرکز کنند تا بتوانند کارآمد و پایا باقی بمانند.

مهم است که بدانیم مدیریت فرایند های کسب و کار با درک درست آغاز میشود. در خیلی از موارد، این یعنی شناخت فرایندهای مختلف یک کسب و کار. بعد از آن میتوانید که این اقدامات پایه ای را در محیط و شرایط واقعی به کار بگیرید.

بعد از شناخت فرایندها، آن ها با جزئیات طرح ریزی میشوند. این طرح و نقشه فرایند باعث میشود تا به درک درستی از منابع مورد نیاز آن، طول مدت فرایند، میزان تکرار و هزینه های آن برسیم. این اقدامات گاهی اوقات توسط چند تیم و به صورت هماهنگ شده انجام میشود، چون مهم‌ترین فرایند های کسب و کار معمولا بر روی چندین بخش از یک کسب و کار تاثیر می گذارند.

زمانی که فرایند طرح‌ریزی کامل شد، خیلی راحت تر می شود روش کاهش هزینه ها را متوجه شد

این کار میتواند با حذف اضافات، شناسایی مشکلات کنترل کیفیت، و کاهش مواد و نیروی کار اضافی صورت گیرد. البته کاهش هزینه فقط یکی از مزیت های این فرایند است.

مدیریت فرایند کسب و کار میتواند همچنین به سازمان ها کمک کند تا فرایندهایی را شناسایی کنند که خیلی ساده ارزش زمان و سرمایه گذاری را ندارند. این فرآیندها میتوانند گاهی اوقات حذف شوند. و در بقیه موارد، می تواند برون سپاری انجام گیرد. برای مثال، یک شرکت چند ملیتی تصمیم میگیرد که وظیفه بومی سازی را به شرکت دیگری بسپارد.

دوایت مک­کی، مدیر حسابداری در The Word Point، از این کار به عنوان یک عامل انگیزشی در خدمات بومی سازی شرکت ها نام می برد، او گفت:

برای اینکه کسب و کار ها موفق شوند، باید سریعا خودشان را با شرایط اقتصادی وفق دهند. این یعنی باید فرآیندهای ضروری برای کارشان و آن­ هایی که باید توسط خودشان انجام شود را تشخیص دهند. و با برون سپاری دیگر فرآیندها، انعطاف پذیر باقی بمانند. همچنین سپردن کار به یک شرکت دیگر به صورت قراردادی، بسیاری از هزینه ها را کاهش میدهد.

۲. مدیریت فرآیند کسب و کار میتواند به شرکت کمک کند تا خواسته های جدید مشتری را شناسایی و به آنها پاسخ دهند

یک کسب و کار موفق باید همیشه پاسخگو باشد. آنها باید سریعا متوجه تغییر خواسته ها و سلایق مشتری شوند و به آنها واکنش مناسب نشان دهند. این یکی دیگر از زمینه هایی است که استراتژی BPM میتواند واقعا به شما کمک کند. یکی از تغییراتی که ما در نوع نگاهمان به مدیریت فرآیند کسب و کار داریم این است که خود فرآیندها هم دارند مشتری محور میشوند و خیلی کمتر روی بهره وری تمرکز میکنند.

امروزه به جای اینکه سهامداران به دنبال بهبود فرآیندها و تولیدات سریع تر و کارآمدتر باشند، به دنبال این هستند که انتظارات مشتری را بیش از پیش برآورده کنند.

این تاثیری مستقیمی بر معیارهایی مثل رضایت و نگهداری مشتری دارد. همچنین، بهینه سازی یک خط تولید به منظور برآورده کردن نیاز مشتری، به بهبود کارایی و بهره وری خط تولید هم می انجامد.

با تمرکز بر روی نیازهای مشتری، مدیران شرکت ها می توانند روند تغییرات در سلایق مشتری را شناسایی کنند. در اینجا به برخی از مزیت ها در مورد مشتری محور شدن فرآیندها میپردازیم:

•       رسیدگی به نیاز مشتری، غیر مستقیم بهره وری را هم افزایش میدهد.
•       فرآیندها منعطف تر می شوند تا نیازهای مشتری را برآورده کنند
•       روش های بیشتری برای تغییر بوجود می آید.
•       فرآیندها میتوانند دوباره طرح ریزی شوند تا یک هدف جدید را هم پوشش دهند و باعث بهبود تجربه مشتری شوند.
•       خلاقیت بیشتر میشود.

۳. شما میتوانید با استفاده از BPM، فرایند های خود را استاندارد کنید

برای یک شرکت بسیار مهم است که طرح واضحی از چگونگی انجام کارها داشته باشد. BPM به شما در استاندارد سازی فرآیندها در شرکت کمک میکند. زمانی که یک پروسه استاندارد نیست، کنترل کیفیت به شدت دچار مشکل خواهد شد.

در اینجا به مزیت های استفاده از مدیریت فرآیند برای استاندارد سازی، اشاره میکنیم:

•       زمانی که فرآیندها استاندارد شدند، خیلی ساده تر میشود در آینده به آنها بهبود بخشید. شما همچنین میتوانید فرآیندها را استاندارد کنید، و سپس در مرحله بعد به بهبود شرایط فرآیندهای کسب و کار بپردازید.
•       فرآیندهای استاندارد شده بهره وری و میزان تولید بیشتری دارند. زمانی که شما استاندارد سازی انجام میدهید، در واقع دارید بهترین روش برای انجام آن کار را شناسایی می کنید و آن را به کار میبرید. این عمل میتواند در تمام قسمت های سازمان مورد استفاده قرار گیرد.
•       جذب نیروی کار هم با وجود استاندارد سازی بسیار راحت تر انجام میگیرد. همه ی نیروهای جذب شده میتوانند آموزشی مشابه هم داشته باشند. همچنین انتقال کارمندان در بخش های مختلف را هم در نظر بگیرید. زمانی که شرایط خط تولید استاندارد شود، دیگر نیازی نیست تا به هر کارمند آموزش جداگانه با روش های متفاوت داده شود.
•       زمانی که شما فرآیندهای استاندارد شده ای دارید. میتوانید به گونه ای برنامه ریزی کنید که هر فرایند در زمانی که نیاز است انجام شود. با این کار شما بیش از پیش میتوانید به شناخت بهتری از کسب و کار خود برسید.

۴. مدیریت فرآیند کسب و کار میتواند باعث همکاری دو دپارتمان و بخش مختلف شود

همه ی افراد یک شرکت باید یک راستای فکری واحد داشته باشند و با همکاری هم به هدف های مشترک خود برسند.

BPM کمک میکند که دو دپارتمان مختلف یک شرکت روابط بهتری با هم داشته باشند. بدون مدیریت فرآیند کسب و کار، بخش های مختلف یک شرکت شاید کاملا از اثر کارهایشان روی هم بی اطلاع باشند.

این روابط می تواند در دو حالت رخ دهد.

اول، در زمان طرح ریزی فرآیند و استاندارد سازی هر فاز، بخش های مختلف و تیم ها، باید یکدیگر ارتباط داشته باشند. آنها باید فرآیندهایی که مشترک هستند را شناسایی کنند، و مشخص کنند که کدام قسمت ها مازاد هستند، و یاد بگیرند که از اطلاعات و تجربیات و مهارت های به اشتراک گذاشته شده بهره بگیرند.

دوم اینکه این روابط و همکاری بعد از ایجاد استراتژی توسط مدیریت فرآیند کسب و کار و با گذشت زمان، پیشرفت می کند و بهتر میشود.

۵. مدیریت فرایند های کسب و کار، امنیت، ایمنی و قابلیت انعطاف پذیری را افزایش میدهد

اغلب، مشکلاتی که در زمینه امنیت و ایمنی و انطباق به وجود می آیند به دلیل عدم وضوح در دستورالعمل کارهاست.

تصور کنید که نظارت کافی روی یک وظیفه مهم در بخشی از شرکت انجام نمیگیرد. بعدها خبر میرسد که بخشی که فرآیند را زیر نظر داشت، از استانداردها تخطی کرده یا حتی شاید هم آن بخش نا امن است. در نتیجه کمپانی توسط استاندارد هایی دولتی یا حتی سازمان استاندارد جریمه میشود. پس BPM میتواند نگرانی های مربوط به امنیت را کاهش دهد.