چگونه حواس‌پرتی در محیط کار را کاهش دهیم؟

فرقی نمی‌کند هنگام خواندن یک ایمیل ساده باشد یا زمانی که باید به تعهدات مهمی رسیدگی کنیم، همیشه چیزی در اطراف ما منتظر است تا تمرکز و جریان ذهن ما را قطع کند. گرچه بسیاری از این عوامل حواس‌پرتی (Distraction) باید بلافاصله برطرف شوند، اما اکثر ما این کار را نمی‌کنیم.

ما نه تنها زود تسلیم حواس‌پرتی می‌شویم، بلکه این را نیز می‌دانیم که تا چه میزان تاثیری مخرب بر روی بهره‌وری ما می‌گذارد. گلوریا مارک، استاد UC Irvine در تحقیقات خود دریافت که پس از حواس‌پرتی، به طور متوسط ​​۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه طول می‌کشد تا ما به کار اصلی خود برگردیم.

چه عواملی باعث حواس‎‌پرتی می‌شوند؟

اگر یک جستجوی سریع در Google انجام دهید، به شما گفته می‌شود که حواس‌پرتی “چیزی است که مانع از توجه کامل کسی به چیز دیگری می‌شود.” اما این “چیز” می‌تواند هر چیزی باشد. برای درک اینکه حواس‌پرتی چیست و چگونه می‌توان از آن جلوگیری کرد، باید کمی تعریف خود را محدود کنیم.

آنچه در این متن درباره آن صحبت می‌کنیم “حواس‌پرتی محیط کار” است. مواردی – چه داخلی و چه خارجی – که توجه مداوم ما را می‌شکنند و از پربارترین کار ما وقت زیادی را می‌گیرند. به گفته دانیل گلمن، نویسنده کتاب تمرکز: قدرت پنهان تعالی، دو نوع اصلی حواس پرتی وجود دارد:

• حواس پرتی‌های حسی (خارجی)

اینها چیزهایی است که در اطراف ما اتفاق می‌افتند. به عنوان مثال: وجود همکاران پر سر و صدا، (یا هم اتاقی‌ها / خانواده / شرکا) تماس تلفنی، موسیقی با صدای بلند، اعلان‌ها در تلفن شما و غیره …

• حواس پرتی‌های عاطفی (درونی)

اینها افکار و احساساتی هستند که باعث از بین رفتن توجه ما می‌شوند. به عنوان مثال: به یاد آوردن ناگهانی ایمیلی که باید به آن پاسخ دهید یا فکر کردن به اینکه از زمان شروع کار، چند پیام بی پاسخ در موبایل شما وجود خواهد داشت.

چگونه حواس پرتی را به حداقل برسانیم؟

1. از عوامل حواس‌پرتی محیط کار خود خلاص شوید.

محیط کار ما تأثیر زیادی بر توانایی تمرکز و مبارزه با حواس‌پرتی دارد. در واقع محیطی که در آن کار می‌کنید “دست نامرئی” است که شما را در طول روز به سمت آنچه می‌خواهید، راهنمایی می‌کند. متأسفانه بسیاری از ما وقتی صحبت از محیط کار می‌شود دچار احساسات ناخوشایند می‌شویم. شاید به دلیل این باشد که هر روز به یک مکان می‌رویم، پشت همان میز می‌نشینیم و از انجام همان کارها تکراری است که اذیت می‌شویم.

در عوض، مطالعات نشان می‌دهد وقتی محیط خود را تغییر می‌دهید، تغییر رفتار آسان‌تر می‌شود. خوشبختانه، شما می‌توانید چند تغییر ساده ایجاد کنید که در تمرکز بیشتر به شما کمک می‌کنند.

• بی‌نظمی را از فضای کاری خود دور کنید.

به هم ریختگی اجسام در محیط کار شما، با توجه و تمرکز شما رقابت می‌کند و منجر به کاهش عملکرد و افزایش استرس خواهد شد. حتی چیزهای اساسی اطراف شما – تلفن، لیست کارها، یادداشت‌ها، کتاب‌ها – می‌توانند باعث حواس‌پرتی گسترده شود. یک مطالعه نشان داده است که تنها حضور تلفن شما می‌تواند به طور قابل توجهی ظرفیت شناختی شما را کاهش دهد.

البته، این ساده نیست که فقط همه چیز را دور بریزید. در عوض، شما باید عادات و روال‌های بهتری را در مورد آنچه نیاز دارید در دسترش شما باشد، تغییر دهید. در اینجا چند پیشنهاد هستند:

• محدودیت‌های واضح برای خود مشخص کنید.

ما تمایل داریم فضای مورد نظر خود را پر کنیم. بنابراین چک کردن تمام رسانه‌های اجتماعی حین کار باشد یا باز کردن چندین برگه‌ مرورگر، تعیین محدودیت برای خود روش خوبی برای شروع پاکسازی محیط کار شماست.

• ماهانه فضای کار خود را تغییر دهید.

برای تمیز کردن، مرتب‌سازی و دور ریختن هر نوع شلوغی فیزیکی و دیجیتالی خود وقت بگذارید. اگر می‌خواهید این کار را یک گام جلوتر بردارید، چند دقیقه آخر روز خود را به تمیز کردن میز یا کار با پنجره‌های مرورگر، دسک تاپ و پوشه‌های بارگیری شده خود اختصاص دهید.

• چیزهای آشفته خود را با وسایل شخصی جایگزین کنید.

اگر از خانه کار می‌کنید، به این معنی است که چیزهایی را که در دفتر خانه (یا فضای کاری) خود دارید، تنظیم کنید تا انگیزه شما را حفظ کند، اما درعین حال روی کار حاضر متمرکز باشید.

• محیط خود را برای “تنبلی” طراحی کنید.

مغز ما تنبل است و می‌خواهند تا آنجا که ممکن است انرژی خود را ذخیره کرده، آسان‌ترین گزینه موجود را انتخاب کنند. هر زمان که دسترسی به عوامل حواس‌پرتی برای شما آسان‌تر است (مانند شبکه‌های اجتماعی، تلفن یا تلویزیون)، مسدود کردن آن سخت‌تر خواهد بود. به همین دلیل است که وقتی با یک کار سخت روبرو می‌شوید، می‌توانید فیس بوک خود را مرور کنید.

اما با دشوارتر کردن کارهایی که باعث حواس‌پرتی می‌شوند، احتمال انجام آنها کمتر است. روانشناس استنفورد BJ Fogg این را “طراحی تنبلی” می‌نامد. این می‌تواند به معنای اضافه کردن یک مسدود کننده شبکه‌های اجتماعی مانند Freedom یا Rescue Time باشد تا شما را از حواس‌پرتی در طول روز باز دارد. یا اینکه تلفن خود را در اتاق دیگری بگذارید تا احتمال اینکه آن را حین کار استفاده کنید، کمتر شود.

• موسیقی مناسب را برای کار صحیح انتخاب کنید.

یکی از بدترین عوامل حواس‌پرتی در هر محیط کاری سر و صدا است. طبق مطالعات اخیر، بیشتر افراد می‌گویند که مهم‌ترین عامل حواس‌پرتی در محیط کار آنها، سر و صدای ناخواسته همراه با عدم رعایت حریم خصوصی است.

در حالی که نشان داده شده است “سکوت” بهترین گزینه برای حفظ تمرکز شما است، گوش دادن به موسیقی همچنین می‌تواند مانع حواس‌پرتی شود. به گفته دانیل لویتین، نویسنده کتاب “این مغز شما در موسیقی است”، قوانین خاصی وجود دارد که باید هنگام استفاده از موسیقی برای کمک به شما در تمرکز رعایت کنید:

_ به موسیقی متن‌های کلاسیک یا “خنک” گوش کنید.

_ به متن ترانه گوش ندهید.

_ آهنگ‌های مورد علاقه خود را تکرار کنید. صداهای تکراری می‌توانند ما را در حالت بی‌حسی قرار دهند.

_ سرانجام، اگر سکوت را انتخاب می‌کنید، خوب است که در هدفون‌های حذف کننده نویز سرمایه‌گذاری کنید. یا حتی استفاده از یک گوش‌گیر ساده.