مدیریت منابع چیست و چه اهمیتی دارد؟

شما به عنوان یک رهبر، تمام تلاش خود را برای ایجاد یک کسب و کار موفق به کار می‌گیرید. شما افراد مناسب را استخدام کرده، در فناوری مناسب سرمایه‌گذاری می‌کنید و تمام منابع دیگری را که فکر می‌کنید ضروری هستند برای راه‌اندازی صحیح کسب و کار خود به کار می‌گیرید. اما آیا این کافی است؟ آیا انجام همه این‌ها موفقیت را تضمین می‌کند؟ خیر!

تا زمانی که راه‌های کسب حداکثر بازده از منابع خود را پیدا نکنید، نمی‌توانید انتظار داشته باشید که کسب و کار بدون دردسر موفق شود. این همان مدیریت منابع است.

تعریف مدیریت منابع

«توسعه کارآمد و موثر منابع یک سازمان، از جمله منابع مالی، موجودی، مهارت‌های انسانی، منابع تولید یا فناوری اطلاعات (IT) و منابع طبیعی در صورت نیاز»

این تعریفی است که در طول مطالعات سازمانی برای تعریف اینکه مدیریت منابع چیست استفاده می‌شود.

با این حال، به زبان عامیانه می‌توان مدیریت منابع را فرایندی دانست که توسط یک بنگاه اقتصادی برای مدیریت منابع به موثرترین شکل ممکن استفاده می‌شود.

چرا مدیریت منابع برای سازمان‌ها مهم است؟

قبل از اینکه به اهمیت فرآیند نگاه کنیم، باید درک صحیحی از معنی دقیق اصطلاح «منبع» از منظر یک سازمان داشته باشیم.

هر چیزی که یک سازمان برای اجرای یک کار یا پروژه استفاده می‌کند، منبع نامیده می‌شود.

این بدان معناست که همه چیز، از افراد شاغل در سازمان گرفته تا نرم‌افزار و سخت‌افزاری که آن‌ها برای کار استفاده می‌کنند، می‌تواند به عنوان منابعی برای سازمان در نظر گرفته شود.

تعریف منبع به خودی خود کاملاً واضح توضیح می‌دهد که چرا یک کسب و کار برای دستیابی به حداکثر کارایی باید اقدامات دقیق مدیریت منابع را اجرا کند.

با این حال، اگر می‌خواهید به این سوال پاسخ دهید که چرا مدیریت منابع مهم است، می‌توان این دلیل را ذکر کرد: استفاده بهینه از داشته‌های شما برای جلوگیری از هدررفت آن‌ها.

چرا کسب و کارها قادر به مدیریت موثر منابع نیستند؟

قبل از شروع توضیح نکاتی که می‌تواند به مدیران کمک کند تا منابع خود را به طور موثر مدیریت کنند، لازم است نگاهی به دلایل اساسی ایجادکننده این مشکل بیاندازیم:

۱- برنامه‌ریزی ضعیف

شما می‌توانید بهترین برنامه را در ذهن خود داشته باشید. با این حال، اگر نحوه اجرای آن را ندانید، فایده‌ای ندارد.

مشکلی که در کسب و کارها وجود دارد این است که در حالی که تمرکز خود را کاملاً بر روی برنامه حفظ می‌کنند، نمی‌توانند درک کنند که اجرای آن نیز مهم است. چه در تخصیص وظیفه یا مدیریت گردش کار، آن‌ها تلاش خود را در ایجاد یک برنامه واضح برای تیم صرف نمی‌کنند.

در نتیجه هیچ کس نمی‌داند که قرار است چه کاری انجام دهد، مگر اینکه برای همه موارد به آن‌ها دستور داده شود. وقتی چنین شرایطی بوجود می‌آید، رشد کسب و کار از بین می‌رود.

به یاد داشته باشید، شما ممکن است بهترین استعداد را در کسب و کار خود استخدام کرده باشید، اما اگر ندانید چگونه باید از او استفاده کنید، این استعداد به هدر خواهد رفت. تا زمانی که راهی برای استفاده درست از منابع پیدا نکنید، از آن‌ها چیزی عایدتان نمی‌شود.

۲- عدم پاسخگویی

داشتن تیمی که در آن افراد فاقد پاسخگویی باشند نشانه مدیریت ضعیف منابع است.

از آنجا که مدیران تمایل به برنامه‌ریزی برای استفاده از منابع خود ندارند، این باعث ایجاد یک رویکرد لحظه‌ای و عدم صداقت می‌شود، که مستقیماً منجر به ضعف در پاسخگویی می‌گردد. کارمندان معمولاً به مدیریت خرد عادت می‌کنند و منتظر راهنمایی برای انجام همه کارها هستند.

شما نمی‌توانید انتظار داشته باشید که چنین نیروی کاری نوآوری داشته باشد و در شغل خود موثر واقع گردد. در حقیقت، در چنین شرایطی به دلیل احتمال وقوع اشتباهات، اوضاع از بد به بدتر تبدیل می‌شود، زیرا هیچ کس مایل نیست خود به تنهایی مسئولیت چیزی را بپذیرد.

۳- عدم استخدام فرد مناسب

عدم استخدام افراد مناسب برای هر شغل، چالش دیگری است که به مدیریت ضعیف منابع منجر می‌گردد.

از آنجا که افراد دارای تخصص را برای کارهایی که قصد انجام آن‌ها را دارید استخدام نکرده‌اید، یا مجبور خواهید بود بیش از تعداد مورد نیاز کارمندان را اختصاص دهید یا برای انجام کار باید زمان بیشتری از آنچه که لازم است سرمایه‌گذاری کنید.

تحت هر دو شرایط، کسب و کار شما در حال دریافت ضرر و زیان خواهد بود.

همچنین مواردی وجود دارد که به افراد با مهارت صحیح، کار نادرستی اختصاص داده می‌شود که منجر به چنین شرایط ناخواسته‌ای می‌گردد.

۴- مشکلات سازگاری

سازگاری پارامتر اصلی است که تعریف می‌کند آیا یک کسب و کار می‌تواند موفق شود یا نه. پذیرا بودن در برابر تغییر به شما امکان رشد می‌دهد اما متأسفانه رهبرانی وجود دارند که قادر به انجام این کار نیستند.

به عنوان مثال پایبندی به روش‌های قدیمی برای انجام کارهایی مانند استفاده از ایمیل برای مدیریت وظیفه هنگامی که می‌توانید از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده کنید یکی از این موارد است. تکامل نیافتن جریان کار شما مورد دیگری است.

همه این موارد می‌توانند نه تنها تیم شما، بلکه فرایندهای کاری را نیز دچار مشکل سازند. با این کار به جای سودآوری، ضرر و زیان زیادی به کسب و کار خود می‌رسانید.

هزینه مدیریت ضعیف منابع

برای شروع ممکن است مشکل بزرگی به نظر نرسد، اما مدیریت کارآمد منابع یکی از بزرگ‌ترین چالش‌هایی است که می‌تواند صدمات زیادی به یک کسب و کار وارد کند. زمانی که برنامه‌ریزی منابع را به طور موثر انجام ندهید، از هزینه‌های مالی ضروری گرفته تا ناکارآمدی کارمندان و ریزش آن‌ها، همه این موارد ممکن است اتفاق بیفتد.

در این صورت کسب و کار شما چه کوچک باشد چه بزرگ، باید عواقب ناشی از مدیریت ضعیف منابع را بپذیرد. اگر هنوز نمی‌دانید عواقب آن چه می‌تواند باشد، لیستی از آن‌ها در ادامه آورده شده است:

۱- عملکرد ضعیف

یکی از اولین شاخص‌های مدیریت ضعیف منابع، کاهش عملکرد تیم است.

پارامترهای مختلفی وجود دارند که می‌توانند این را نشان دهند. به عنوان مثال، از دست دادن مهلت زمانی که به صورت غیرواقع‌بینانه تعیین کرده‌اید یا کیفیت پایین در انجام وظیفه زیرا شما شخص اشتباهی را مامور انجام این کار کرده‌اید و … .

۲- افزایش نارضایتی

عملکرد ضعیف هرگز به کسی الهام نمی‌بخشد. بنابراین وقتی عملکرد تیم کاهش می‌یابد، از آن نارضایتی حاصل می‌شود. مدیر به  توانایی کارمند شک می‌کند، در حالی که واقعیت چیز دیگری است. همه این‌ها در نهایت می‌تواند باعث ایجاد یک فرهنگ کار سمی شود.

۳- خسارات مالی

ضررهای مالی زمانی اتفاق می‌افتند که شما از منابع خود به طور موثر استفاده نکنید. منابع کم‌تخصیص‌یافته می‌توانند بودجه شما را به راحتی نابود کنند، زیرا بیشتر تلاش شما صرف کارهایی می‌شود که نتیجه مطلوبی ندارند.

روش‌هایی که می‌توانند در مدیریت منابع کمک کنند

برای کمک به شما در جلوگیری از وقوع فاجعه بر اثر مدیریت ضعیف منابع، موارد زیر توصیه می‌شوند:

۱- علت اصلی مشکل را پیدا کنید.

اولین کاری که شما باید به عنوان یک رهبر برای از بین بردن مدیریت ضعیف منابع انجام دهید، این است که دلیل آن را پیدا کنید.

آیا دلیل آن عدم توانایی مدیران در اختصاص وظایف به منابع مناسب است؟ یا آیا ربطی به برنامه‌ریزی ضعیف و انتظارات غیرواقعی دارد؟ وقتی دلیل آن را بدانید، در نهایت می‌توانید بهترین برنامه را برای حل مشکل ایجاد کنید.

بهترین راه برای رسیدن به ریشه اصلی این مشکل نشستن کنار اعضای تیم و بحث درباره مسائل است.

۲- تنوع در فرهنگ کار را بپذیرید.

یکی دیگر از موارد مهمی که شما باید از آن به عنوان رهبر استقبال نمایید تا تلاش مدیریت منابع خود را موثرتر سازید، پذیرفتن تنوع در فرهنگ کار است.

انتظار نداشته باشید که همه کارها را به روش شما انجام دهند. بگذارید روش خود را پیدا کنند و کارهای خودشان را انجام دهند. هر فرد یک مجموعه مهارت منحصر به فرد را به ارمغان می‌آورد.

شما باید بدانید که مدیریت خرد نه تنها نقش آن‌ها را در اداره تضعیف می‌کند، بلکه ممکن است بر استعداد و اعتماد به نفس آن‌ها نیز تأثیر منفی بگذارد.

۳- انتظارات را مدیریت کنید.

آنچه بسیاری از رهبران و مدیران بخصوص در مورد مدیریت منابع متوجه نمی‌شوند، این است که یکی از دلایل عمده آن، انتظارات غیرواقعی است.

شما باید با توجه به مهارت، تخصص و تجربه افراد وظایفی را به آن‌ها اختصاص دهید و سپس انتظارات را تعیین کنید. در عین حال، هنگام تعیین این انتظارات، فراموش نکنید که آن‌ها را به وضوح مستند کرده و با شخصی که کار به او محول شده است به اشتراک بگذارید.

این وضوح در مدیریت منابع شما به کارآمدترین شکل از اهمیت بالایی برخوردار است.

۴- گردش کار ایجاد کنید.

در حقیقت، یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای ایجاد وضوح در تخصیص و مدیریت منابع، ایجاد گردش کار است.

گردش کار همچنین باعث ایجاد حس ثبات در تیم می‌شود و اطمینان حاصل می‌کند که مدیریت خرد اتفاق نمی‌افتد.

۵- بر شادی کارمندان تمرکز کنید.

یکی از اصلی‌ترین مواردی که افراد زیادی در مورد آن صحبت نمی‌کنند، خوشحالی کارمندان است. اگر می‌خواهید کارمندان به بهترین نحو کار خود را ادامه دهند، شاد نگه داشتن آن‌ها مهم است.

از ایجاد فرهنگ همکاری گرفته تا قدردانی از زحمات آن‌ها، شما باید به اندازه کافی هوشمند باشید تا در همه چیز به روش صحیح و در زمان مناسب سرمایه‌گذاری کنید.

یکی دیگر از مزایای اضافی این امر ایجاد اعتماد در کارمندان است. به این ترتیب آن‌ها همیشه مایل خواهند بود برای رسیدن به اهداف خود تلاش کنند.

تکنیک‌های مدیریت منابع

در حالی که منابع چندین دسته را در بر می‌گیرند، مدیریت افراد پیچیده‌ترین است زیرا عناصر زیادی وجود دارند که در نحوه بهینه‌سازی آن‌ها نقش دارند، از جمله مجموعه مهارت‌ها، در دسترس بودن، مکان و هزینه. سازمان‌ها از تکنیک‌های مدیریت منابع زیر برای به حداکثر رساندن کارایی منابع استفاده می‌کنند، که اغلب برای ارائه شفافیت برای کمک به رهبران در تصمیم‌گیری هوشمندانه‌تر در خصوص منابع، بر نرم‌افزار تکیه دارند.

تخصیص منابع

تخصیص منابع فراتر از تخصیص منابع به پروژه‌ها است. مهارت‌هایی که تیم شما دارد، همراه با در دسترس بودن آن‌ها را در نظر می‌گیرد. گزارش‌های تخصیص به شما امکان می‌دهند منابع را بر اساس مهارت‌ها و ظرفیت فیلتر کنید، بنابراین نه‌تنها می‌توانید ببینید چه کسی در حال حاضر در دسترس است، بلکه همچنین می‌توانید برای برنامه‌ریزی بهتر و تاخیرهای کمتر، ببینید چه زمانی مهارت‌های خاصی در آینده در دسترس خواهند بود.

بهره‌برداری از منابع

بهره‌برداری از منابع یک تکنیک مدیریت منابع است که به شما این امکان را می‌دهد تا ظرفیت تیم خود را در یک دوره زمانی مشخص کنید و تشخیص دهید که آیا منابع بیش از حد استفاده می‌شوند یا کم‌ استفاده شده‌اند. این بسیار مهم است زیرا مطالعات نشان می‌دهد که منابعی که بیش از حد مورد استفاده قرار می‌گیرند اغلب فرسودگی شغلی را تجربه می‌کنند. گزارش‌های بهره‌برداری نشان می‌دهند که منابع زمان خود را در کجا صرف می‌کنند، بنابراین می‌توانید ببینید آیا فرصت‌هایی برای بهبود اثربخشی، بهره‌وری و عملکرد آن‌ها وجود دارد و در عین حال بارهای کاری آن‌ها قابل مدیریت است یا خیر.

تسطیح منابع

تسطیح منابع برای تعادل تقاضا و عرضه استفاده می‌شود. این یک فرآیند مهم است که منابع را در یک یا چند پروژه بر اساس مهارت‌های آن‌ها به حداکثر برسانید، قبل از اینکه به فکر اضافه کردن تعداد کارمندان یا استخدام یک پیمانکار باشید، از منابعی که در حال حاضر دارید بیشترین ارزش را به دست آورید.

افراد اغلب دارای مجموعه مهارت‌های متفاوتی هستند که بسیاری از آن‌ها کمتر مورد استفاده قرار می‌گیرند. هدف این تکنیک مدیریت منابع این است که همه مهارت‌هایی را که افراد شما دارند و اینکه کجا می‌توانند شکاف‌ها را پر کنند، درک کنید تا بتوانید هزینه منابع خود را به حداقل برسانید.

پیش‌بینی منابع

همانطور که مدیریت منابع برای حصول اطمینان از اجرای روان پروژه‌های فعلی با منابع مناسب اهمیت دارد، مزیت واقعی این است که بتوانیم از قبل برنامه‌ریزی کنیم تا منابع را در پروژه‌های فعلی و آینده متعادل نگه داریم. شما باید ظرفیت فعلی و همچنین پروژه‌های آتی و الزامات آن‌ها را بدانید. پیش‌بینی منابع به شما امکان می‌دهد تضادهای احتمالی را شناسایی نموده و منابع را در جدول زمانی اولویت‌بندی کنید.

مدیریت منابع یک فرآیند مداوم است

یکی از موارد کلیدی که شما باید به عنوان یک رهبر درک کنید این است که مدیریت منابع یک فرایند مداوم است. با ادامه رشد کسب و کار، شما باید بتوانید تلاش‌های مدیریت منابع خود را متناسب با نیازهای در حال توسعه‌تان تطبیق دهید.

در حالی که فناوری همیشه برای کمک به شما وجود دارد، این برنامه‌ریزی و چشم‌انداز شما به عنوان یک رهبر است که تیم و کسب و کار را در مسیر درست هدایت می‌کند.

در راه درگیری‌هایی وجود خواهد داشت، اما شما باید فراتر از آن‌ها بروید و تیم خود را کنار هم نگه دارید تا آن را به یک ترکیب برنده تبدیل کنید.

این واقعیت را بپذیرید که به شما فرصتی داده شده است تا مردم را هدایت کنید و آن‌ها را وادار نمایید تا برای تحقق آنچه که شروع کرده‌اید تلاش کنند. تنها راه دستیابی به این هدف، اجرای روش‌های صحیح مدیریت منابع است.

جمع‌بندی

مدیریت کارآمد منابع به شما کمک می‌کند تا یک تیم و کسب و کار برنده بسازید. با این حال، قبل از این اتفاق باید درک کاملی از فرآیندها، اینکه چرا مهم هستند و چگونه می‌توانید در نهایت از آن‌ها برای تیم خود استفاده کنید، بهره‌مند شوید.

هنگامی که همه این‌ها را درک کردید، مدیریت تیم، کسب و کار و رشد به بهترین شکل ممکن برای شما آسان‌تر خواهد شد.

تنها سوالی که اکنون باید به آن پاسخ داده شود این است: آیا شما برای آن آماده هستید؟

اگر بله، نکاتی که در اینجا ذکر شد به شما کمک زیادی می‌کنند. به آن‌ها بپردازید و مطمئناً شاهد تغییر مثبتی در مدیریت منابع خود خواهید بود.