استراتژی
معرفی برترین چارچوب‌های مدیریتی برای پیشرفت کسب و کار شما
احتمالا شما نیز در ابتدای کار خود، یک استراتژی تجاری، حداقل محصول قابل ارائه (minimum viable product or service) یا خدمات مناسب و یک طرح تجاری (business plan) ایجاد کرده‌اید. اکنون به تعیین اهداف به صورتی که قابل اندازه‌گیری باشند نیازمندید و روشی می‌خواهید تا برای نظارت و مدیریت نتایج بسیار کارآمد باشد. به عبارت دیگر، یک چارچوب مدیریتی (Management Framework) لازم دارید. در این متن قصد داریم این مفهوم را به همراه برترین نمونه‌های شناخته شده آن، از نظر بگذرانیم.
چارچوب مدیریت (Management Framework) چیست؟
چارچوب مدیریتی ابزاری است که توسط رقابتی‌ترین شرکت‌ها برای بهره‌وری بیشتر و نوآوری، کنترل بهینه انرژی و همسویی افراد، تیم‌ها و دپارتمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. بدون چارچوب مدیریتی، شرکت‌ها در بهترین حالت در یک سطح تاکتیکی عمل می‌کنند. برای درک بهتر این مسئله، می‌توان چارچوب مدیریتی را به عنوان سیستم‌هایی تصور کنید که تنظیم و مدیریت اهداف و مقاصد قابل اندازه‌گیری را تسهیل می‌کنند و با استراتژی سازمان مرتبط هستند.
بهترین چارچوب‌ها، این امکان را برای گروه بزرگی از افراد فراهم می‌کند که چشم‌انداز استراتژیک یک شرکت را به روشی یکسان ببینند. چارچوب‌های مدیریتی تیم‌های مختلف سازمان را جهت داده و به آنها کمک می‌کند تا کار خود را برای دستیابی به چشم‌انداز استراتژیک، به درستی انجام دهند. همچنین به تیم‌های مختلف کمک می‌کند هنگام کار مستقل در یک راستا بوده و با یکدیگر پیش بروند و کار را به طور مداوم بهبود دهند تا عملکرد و تمرکز آنها نسبت به استراتژی‌های اصلی، به خوبی تنظیم شده باشد.
هیچ چارچوب مدیریت کاملی وجود ندارد، اما در این مقاله به تعدادی از بهترین چارچوب‌های مدیرتی را معرفی می‌کنیم.
چارچوب‌های اصلی مدیریت
دو سیستم متداول برای اندازه‌گیری عملکرد، اهداف SMART و شاخص کلیدی عملکرد (KPI) هستند. البته برخی از مدیران، این دو را دو روش ضعیف اندازه‌گیری می‌دانند که به عنوان مولفه تاکتیکی یک چارچوب استراتژیک جامع‌تر مورد استفاده خواهند بود.
اما در مقابل، دو چارچوب مدیریتی که بیشتر مورد استفاده قرار می‌گیرند کارت امتیازی متوازن (BSC) و اهداف و نتایج کلیدی (OKR) هستند. دو چارچوب دیگر، ۴DX و EFQM نام برده شده‌اند. در ادامه به معرفی هر یک خواهیم پرداخت.
KPI: یک رویکرد مناسب برای اندازه‌گیری
معروف‌ترین استراتژی برای اندازه‌گیری چارچوب‌ها، تعیین KPIهای مناسب است. KPI مخفف Key Performance Indicator می‌باشد که می‌تواند هر معیار عملکردی برای هر نتیجه یا فعالیت کسب و کارها مشخص کرده باشد.
KPI هنگامی که در چارچوب مدیریتی مانند کارت امتیازی متوازن، OKR ،EFQM یا ۴DX استفاده شود، بسیار موثر است. به خودی خود، KPIها می‌توانند مفید باشند، اما همچنین می‌توانند فعالیت ما را بهینه سازی نکنند و تمرکز متناقضی را بین تیم‌ها و بخش‌ها ایجاد نمایند.
اهداف SMART: یک روش تعیین هدف
مانند KPIها، اهداف SMART یک نوع اندازه‌گیری هستند، نه یک چارچوب مدیریتی. اهداف هوشمند یک روش محبوب تعیین هدف است که بر ایجاد اهداف موثر متمرکز استفاده می‌شود. هیچ مکانیزمی در اهداف SMART برای ایجاد همسویی در یک سازمان وجود ندارد و هیچ تضمینی برای اینکه هدف خاصی منجر به نوآوری شود، نیز تعریف نشده است. در نهایت باید بدانیم که اهداف SMART معیار هستند، نه یک چارچوب یا سیستم.
طبق معیارهای SMART، هر هدف باید ۵ ویژگی زیر را داشته باشد:
- مشخص (Specific)
- قابل اندازه‌گیری (Measurable)
- قابل دستیابی (Achievable)
- مرتبط (Relevant)
- با زمان محدود (Time-bound)
۴DX: روش اولویت‌بندی و اندازه‌گیری
این سیستم که توسط استفان کووی و کریس مک چسنی ایجاد شده است، یک سیستم ترکیبی است. روشی برای اندازه‌گیری بخش‌های چارچوب مدیریت. این چارچوب طراحی شده است برای ایجاد:
- تمرکز بیشتر
- قدرت نفوذ بالای مدیر
- مشارکت کارمندان
- مسئولیت‌پذیری افراد
این سیستم می‌تواند به مدیران و کارمندان کمک کند تا دائما وظایف خود را تغییر داده و اولویت‌ها را اصلاح نمایند. در عین حال بر روی اهداف اصلی هر منطقه را متمرکز کنند. مفاهیم اصلی این سیستم عبارتند از:
- هرچه فرد اهداف بیشتری را طراحی کند، تمرکز کافی برای دستیابی موثر به هر یک از آنها کمتر است.
- اولویت‌ها و اهداف رقابتی باعث بهینه‌سازی سازمان می‌شود.
- هر کس باید در هر زمان روی دو هدف بزرگ (به نام WIGs یا اهداف بسیار مهم در ۴DX) کار کند.
قوانین این سیستم شامل موارد زیر است:
- هیچ تیمی نمی‌تواند همزمان روی بیش از دو WIG تمرکز کند.
- نبردهایی که انتخاب می‌کنید باید در جنگ اصلی پیروز شوند (همسویی استراتژیک).
- رهبران ارشد می‌توانند اهداف (حق توسعه از پایین به بالا) را وتو کنند، اما آنها را تعیین نکنند.
- همه WIGها باید دارای محدودیت زمانی باشند و به صورت “X تا Y براساس تاریخ” تنظیم شوند تا دامنه مشخصی ارائه شود.
OKR: یک چارچوب مدیریت چابک
حال وقت بررسی چارچوب‌های مدیریت واقعی است. اولین مورد OKR است که مخفف Objective & Key Results می‌باشد. سیستم‌های OKR و Balanced Scorecard DNA زیاد هستند و انتخاب بین آنها اغلب به سرعت و چابکی ما برمی‌گردد. همچنین می‌توان از این دو سیستم با هم استفاده کرد تا بیشترین مزایای هر دو سیستم را بدست آورد.
اهداف در OKR
مطابق تعریف OKR، یک OKR از ۱–۵ هدف تشکیل شده است که از نظر ماهیت، دارای مفاهیم کیفی هستند (با کیفیت و قابل اندازه‌گیری مشخص می‌شوند). آنها جهت اصلی مسیر ما را ارائه می‌دهند و به طور معمول در شکل سوال مطرح می‌شود:
- می‌خواهم به چه چیزهایی برسم؟
- کجا می‌خواهم بروم؟
هدف از تعیین این موارد ارائه تعریفی برای هدف(های) مورد نظر شما برای دنبال کردن است.
OKR باید دارای ویژگی‌های زیر باشد:
- جهت‌دار باشند
- هم راستا با خواسته‌های ما
- قدرت انگیزشی بالا
- درک و فهم آسان
- وسیله‌ای برای الهام گرفتن
نتایج کلیدی در OKR
هرکدام از ۱-۵ هدف باید از ۳ تا ۵ نتیجه اصلی داشته باشد (نتایج کلیدی باید مفاهیم کمی بوده و باید قابل اندازه‌گیری باشند). اگر قابل اندازه‌گیری نباشد، نتیجه کلیدی نیست. هدف از نتایج کلیدی تعریف اندازه‌گیری‌هایی است که تعیین می‌کند آیا سازمان (تیم، فرد) به سمت هدف پیش می‌رود یا خیر. نتایج اصلی نقاط عطف فعالیت ما هستند و به این سوالات پاسخ می‌دهند:
- از کجا خواهیم فهمید که به آنجا می‌رسیم؟
- چگونه این کار را انجام خواهیم داد؟
نتایج کلیدی باید ویژگی‌های زیر را داشته باشند:
- به راحتی قابل اندازه‌گیری باشند.
- خاص و منحصر به فرد باشند.
- محدود به یک بازه زمانی خاص را نشان دهند.
برنامه‌ها (Initiatives) در OKR
هر یک از ۳ تا ۵ نتیجه کلیدی همچنین ممکن است به برنامه‌های خاص مرتبط با تعریف کار مورد نیاز برای حفظ پیشرفت در نتایج کلیدی مرتبط باشد. برنامه‌ها در واقع اقدامات و فعالیت‌های خاص هستند. حداقل ۱ برنامه مربوط به یک OKR خاص وجود دارد.
برنامه‌ها به این سوال پاسخ می‌دهند:
- برای رسیدن به آنجا چه باید بکنیم؟
برنامه‌ها تقریبا همیشه اندازه‌گیری میزان موفقیت در رهبری ایده‌های یک تیم را در نظر دارند و باید این ویژگی‌ها را داشته باشد:
- به راحتی قابل اندازه‌گیری است.
- خاص و جدید است.
- قابل کنترل خواهد بود.
- محدود به یک بازه زمانی خاص است.
نتیجه سخن
مانند کفش و لباس شنا، چیزی به عنوان چارچوب مدیریت که کاملا متناسب با همه باشد، وجود ندارد. پس انتخاب چارچوبی متناسب با فرهنگ سازمانی، ارزش پیشنهادی (Business Proposition) و استراتژی شما بسیار ارزشمند است. با این حال، اگر بین اینکه یک سال را برای رسیدن به چارچوب مناسب جست و جو کنید یا همان سال را با یک چارچوب مدیریتی معرفی شده امتحانی کار کنید، تفاوت بسیاری وجود دارد. ما قطعا مورد دوم را پیشنهاد می‌کنیم.
چارچوب مدیریت شما یکی از عناصر سازنده موفقیت در کسب و کار است. هیچ کسب و کاری برای داشتن یک جایگاه بزرگ در بازار کار، خیلی کوچک نیست و هیچ کسب و کار کوچکی بدون داشتن یک چارچوب مناسب خود، نمی‌تواند به یک جایگاه بزرگ‌تر و سودآور دست پیدا کند.
