مدیریت فرایندهای کسب و کار
سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) چیست؟
مدیریت فرایندهای کسب و کار که ترجمه عبارت Business Process Management است، در اکثر سازمان‌ها یک چالش بزرگ معنا شده. بسیاری از صاحبان کسب و کار تصور می‌کنند که بررسی این مسئله هزینه هنگفتی برای آنها در پی خواهد داشت یا فقط برای فرآیندهای عظیم است که ارزش توجه به آن را دارد. با این حال، باید بدانید که BPM یکی از مهمترین ارکان هر سازمان است. در متن قصد داریم یک راهنمای کامل برای درک مدیریت فرآیندهای کسب و کار ارائه دهیم.
مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک نظم سازمانی است که در آن، یک شرکت نگاهی به سابقه خود می‌اندازد و تمام فرایندها فعالیت‌های خود را به طور کلی و جداگانه بررسی می‌کند. این مهم، وضعیت فعلی را تجزیه و تحلیل می‌کند و زمینه‌های بهبود را برای ایجاد یک سازمان کارآمد و موفق مشخص می‌نماید.
مدیریت فرآیند کسب و کار نحوه ایجاد، ویرایش، تجزیه و تحلیل شرکت برای فرآیندهای قابل پیش‌بینی است که هسته اصلی کار آن را تشکیل می‌دهد. هر بخش در یک شرکت وظیفه دارد که مقداری ماده اولیه یا داده را گرفته و آن را به چیز دیگری تبدیل کند. هر بخش ممکن است دوازده (یا بیشتر) فرآیند اصلی داشته باشد.
آیا BPM مانند مدیریت وظیفه یا مدیریت پروژه است؟
مدیریت فرآیند کسب و کار نه مدیریت وظیفه است (که روی وظایف فردی متمرکز است) و نه مدیریت پروژه (که جریان‌های یک باره یا غیرقابل پیش‌بینی را کنترل می‌کند).
مدیریت وظیفه در مورد مدیریت یا سازماندهی مجموعه فعالیت‌هایی سخن می‌گوید که از یک پروژه ناشی می‌شود. این پروژه‌ها غالبا یکبار مصرف بوده و قابل تکرار نیستند. وقتی این پروژه‌ها مانند کارهای ساختمانی به خوبی سازماندهی شوند، از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه مانند ‘Microsoft Project’ استفاده می‌شود. Trello و Asana ابزار خوبی برای مدیریت وظایف در پروژه‌های موقت هستند.
مدیریت فرآیند کسب و کار، بیشتر بر روی فرآیندهای تکراری و مداوم متمرکز است که از الگوی قابل پیش‌بینی یا مدیریت فرآیند پیروی می‌کنند.
چرا مدیریت فرآیند کسب و کار مهم است؟
در صورت عدم سازماندهی و سیستم‌سازی، فرآیندهای ضعیف کسب و کار می‌توانند منجر به ایجاد تعارضات در محل کار شوند. در سطح فردی، افراد فقط یک قسمت از یک فرآیند را می‌بینند و تعداد کمی از افراد می‌توانند اثرات کامل یک فرآیند را بررسی کنند. جایی که یک فعالیت شروع می‌شود و به پایان می‌رسد. داده‌های کلیدی مورد نیاز و جایی که گلوگاه‌ها و ناکارآمدی‌های بالقوه وجود دارد، برای هر کس قابل رویت نیست.
فرآیندهای بی نظم و پر هرج و مرج، به کسب و کار شما آسیب می‌رساند و منجر به یک یا چند مورد از این سناریوها می‌شود:
- وقت تلف شده
- خطاهای بیشتر
- افزایش سرزنش‌ها و تعارضات
- کمبود داده و اطلاعات مفید
- کارمندان بی‌انگیزه
با استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار، سازمان‌ها می‌توانند فرایندهای خود را بهبود بخشیده و تمام جنبه‌های عملکرد را به صورت مطلوب حفظ کنند.
مراحل چرخه عمر BPM
مرحله ۱: طراحی
اکثر فرآیندها شامل یک فرم برای جمع آوری داده‌ها و یک گردش کار برای پردازش آنها هستند. فرم خود را بسازید و مشخص کنید چه کسی در جریان کار، صاحب هر کار / وظیفه است.
مرحله ۲: مدل‌سازی کنید
روند را در یک طرح بصری نشان دهید. جزئیات مانند مهلت‌ها و شرایط را به صورت واضح مشخص نمائید تا ایده روشنی از توالی وقایع و جریان داده‌ها در فرآیند ارائه دهید.
مرحله ۳: اجرا کنید
این فرایند را ابتدا با آزمایش مستقیم آن با گروه کوچکی اجرا کنید و سپس آن را برای همه کاربران باز کنید. اطمینان حاصل کنید که دسترسی به اطلاعات حساس را محدود کرده‌اید.
مرحله ۴: نظارت کنید
در حین انجام روند کار، فرآیند را تحت نظر داشته باشید. از معیارهای مناسب برای شناسایی پیشرفت، اندازه‌گیری کارایی و تعیین محل گلوگاه‌ها و موانع استفاده کنید.
مرحله ۵: بهینه‌سازی کنید
همانطور که تجزیه و تحلیل می‌کنید، به تغییراتی که باید در فرم یا گردش کار شما ایجاد شود، توجه نمائید تا کارآیی بیشتری داشته باشند. مراحل بهبود فرآیند کسب و کار را در نظر بگیرید.
انواع مختلف مدیریت فرآیند کسب و کار کدامند؟
سیستم‌های BPM را می‌توان بر اساس هدفی که در نظر گرفته‌اند، دسته‌بندی کرد. در اینجا سه نوع مدیریت فرآیند کسب و کار وجود دارد:
ادغام محور
این نوع سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار فرآیندهایی را کنترل می‌کند که در درجه اول بین سیستم‌های موجود شما (به عنوان مثال HRMS ،CRM ،ERP) قرار دارند. بدون درگیری زیاد انسان. یکپارچه سازی سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار دارای اتصالات گسترده و دسترسی API هستند تا بتوانند فرآیندهای سریع را ایجاد کنند.
انسان محور
BPM انسان محور، برای آن دسته از فرآیندهایی مناسب است که اساسا توسط انسان انجام می‌شود. این موارد اغلب مصوبات و وظایف زیادی را توسط افراد انجام می‌دهند. این سیستم عامل‌ها، در یک رابط کاربری دوستانه، اعلان‌های آسان و ردیابی سریع، بسیار عالی هستند.
سند محور
این روشِ راه حل‌های مدیریت فرآیند کسب و کار زمانی لازم است که یک سند (به عنوان مثال یک قرارداد یا یک توافق‌نامه) در هسته اصلی فرآیند باشد. آنها مسیریابی، قالب‌بندی، تأیید و امضای سند را هنگام انجام وظایف از طریق گردش کار امکان‌پذیر می‌کنند.
اکثر سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار می‌توانند عناصر هر یک از اینها را در خود جای دهند، اما هر یک معمولا دارای یک تخصص هستند.
نتیجه سخن
اگر هنوز BPM را برای سازمان خود انتخاب نکرده‌اید، زمان آن فرا رسیده است که این کار را انجام دهید. انتخاب صحیح نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار برای هر شرکتی که بخواهد فرآیندهای خود را در قالب وظایف انسانی و سیستمی تنظیم کند، یک تصمیم مهم است. حتما بستری را انتخاب کنید که متناسب با نیازهای شما باشد و شرکت شما برای آن آماده باشد.
