مدیریت افراد
۵ راهکار برای کمک به اعضای تیم در کنار آمدن با بحران
این روزها، تنها چیزی که به طور قطع به یقین می‌دانیم این است که تمام برنامه‌هایی که در یک سال، ۶ ماه آینده و گاهی حتی ۳ ماه پیش رو، برای کسب و کار خود طرح‌ریزی کرده‌ایم، حتما دستخوش تغییر خواهند شد. جهان ما با چنان سرعتی در حال تغییر است که حتما باید مدیریت این تغییر و تحولات را بلد باشیم تا در جا نزده و با پیشرفت بازار کار خود، هماهنگ بمانیم.
در این شرایط، هنگامی که با یک بحران روبرو می‌شوید، بهتر است که موضوع را از رابطه با کسب و کار خود به افراد حاضر در تیم، تغییر دهید. برای نمونه شاید لازم نباشد که شما استراتژی بازاریابی خود را با شرایط جدید تطبیق دهید، اما ضروری است که به تیم بازاریابی خود کمک کنید تا با یک محیط کاملا جدید، مملو از چالش و سردرگمی، کنار بیایند.
به عنوان یک رهبر یا مدیر پروژه، پاسخ شما اغلب همان چیزی است که همکاران مدت‌ها پس از ادامه بحران به یاد می‌آورند. اما این نکته را نیز فراموش نکنید که برای حل بحران یا مدیریت تغییر در هر اندازه، هیچ راه‌حل واحدی وجود ندارد.
با این حال، در این مقاله سعی کردیم ۵ راه‌حل تجربه شده را اختیار شما بگذاریم تا با تکیه بر آنها به تیم متعهد خود، کمک کنید تا بحران‌ها را به خوبی پشت سر بگذارند.
۵ راه‌حل برای کمک به تیم خود در شرایط بحرانی
سریع و قاطعانه رفتار کنید.
سرعت عمل، مهارتی است که به تمرین نیاز دارد. وقتی با استرس و فشار زیاد به لحظه‌ای می‌رسید که عبارت “آه نه” را زمزمه می‌کنید، باید بدانید که تصمیم‌گیری در مواقع پر تنش، همیشه راحت نیست. به خصوص زمانی که چیزهای زیادی وجود دارد که باید همزمان با آنها کنار بیایید.
برای مقابله با این احساسات طاقت‌فرسا، اولین کاری که باید انجام شود این است که یک برنامه سطح بالا برای آنچه که باید اتفاق افتد، تنظیم کنیم. بعنوان یک رهبر، آخرین چیزی که باید در طول یک بحران به آن فکر کنید این است که تیم شما نگران بودجه، تأمین هزینه‌های تجهیزات جدید یا تدارکات مربوط به ایجاد یک دفتر در خانه باشد.
ابتدا عناصر اصلی کسب و کار خود را که قرار است تحت تأثیر یک بحران قرار گیرند، شناسایی کنید. سپس، مقداری کمک از دیگران را در لیست بیاورید. به جای اینکه بخواهید همه کارها را به تنهایی مدیریت کنید، گروهی از منتورها در هر تیم و یا گروه ذینفعان را ایجاد کنید که می‌توانند به شما کمک کنند تا روند کار جدید شما را برنامه‌ریزی کرده، با تدارکات کنار بیایند و نقاط تماس مشخصی برای به دست آوردن اطلاعات لازم باشند.
اعتماد و شفافیت را در تیم خود افزایش دهید
بسیاری از رهبران احساس مسئولیت می‌کنند که باید از تیم خود را در برابر مسائل بزرگ‌تر مانند از دست دادن مشتری یا تغییر عمده در کسب و کار خود، محافظت کنند. گرچه ممکن است بحث‌های مهمی درباره محافظت از تیم شما در برابر برخی از این حقایق وجود داشته باشد (در بعضی مواقع)، اما در نهایت این اعتماد و شفافیت در ارتباطات است که حرف اول و آخر را خواهد زد.
بحرانی مانند همه‌گیری ویروس کرونا، فقط یک مشکل تجاری نیست. همه اعضای تیم شما به طور همزمان با سطح بالایی از استرس و اضطراب شخصی روبرو می‌شوند. این انتخاب شماست که یا جنبه‌های شخصی کار خود را مهم بدانید و به میزان استرس آنها بیفزایید و یا سعی کنید با باز بودن روابط و احترام متقابل با تیم خود، استرس آنها را به حداقل برسانید.
اعتماد و شفافیت باید در فرهنگ سازمان شما جا بیفتد. اما اگر احساس می‌کنید در گذشته به اندازه کافی به این موارد دید مثبتی نداشته‌اید، اکنون زمان مناسبی برای شروع است.
مطالعات متعدد نشان داده است که اعتماد، محرک کار با کیفیت بالاتر و ارزش مالی بیشتر برای شرکت شما است. کارکنانی که احساس اعتماد و شنیده شدن می‌کنند، انگیزه بیشتری برای کار موثر دارند و در تمرکز بر روی کارهای مهمی که آنها را در مسیر درست قرار می‌دهد، راحت‌تر عمل می‌کنند.
چگونه می‌توانید اعتماد ایجاد کنید؟
با کنار گذاشتن سختگیری‌ها وسواس‌گونه در برنامه‌ها، مهلت‌ها و جلسات، اعتماد لازم برای تیم خود را جلب کنید. گر چه ممکن است وسوسه شوید جلسات و ساختار بیشتری برای مقابله با عدم اطمینان فعلی اضافه کنید، اما این کار یک اشتباه است.
اعتماد از ساختار قانون ” just-enough ” حاصل می‌شود. به جای مجموعه‌ای از قوانین و دستورالعمل‌های تحمیل کننده، شما می‌خواهید یک داربست قوی برای تیم خود ایجاد کنید تا بهترین کار خود را انجام دهد.
برای نمونه
یان شولز-هوفن (Jan Schulz-Hofen) از نویسندگان سایت Planio، تجربیات کاری خود در این زمینه، این طور شرح می‌دهد که: “من مدتهاست که به قدرت خودمختاری کارمندان اعتقاد دارم و اینکه ساعات بیشتر کار، به معنای موفقیت بیشتر نیست. وقتی تیم شما احساس اعتماد و احترام می‌کند (و محیطی بدون حواس‌پرتی برای کار دارد) در مدت زمان کمتری کارهای بیشتری انجام می‌شود و باید پاداش آن را دریافت کند.
درست قبل از شروع ویروس همه‌گیر کرونا، هفته کاری چهار روزه را در Planio معرفی کردیم که هیچ گونه افت بهره‌وری نداشت. این بدان معناست که حتی با ۲۰٪ زمان کمتر می‌توانم به تیمم اعتماد داشته باشم تا جایی که ممکن است مثمر ثمر باشد و کارها را انجام دهد.
این مورد همچنین بدان معنی است که تیم من وقت بیشتری برای رسیدگی به مسائل شخصی دارد و می‌داند که من به آنها اطمینان دارم که به جای اینکه گرفتار جلسات یا تعقیب کارهای “فوری” شوند، به بهترین شکل ممکن از روزهای خود استفاده کنند”.
شما می‌توانید این مبحث را به عنوان “برنامه‌ریزی تفریحی” تصور کنید. به جای اینکه از طریق جلسات اضافی، تماس‌های ویدئویی فی‌البداهه و ارتباطات همیشه فعال، کارهایی را به زور به لیست کاری همکاران خود اضافه کنید، سعی کنید جلسات هفتگی یا زمان “موجود” روزانه خود را ۲۰٪ کاهش دهید و ببینید چه اتفاقی می‌افتد.
با پذیرفتن یک فرهنگ “کاملا باز” شفافیت ایجاد کنید.
تمایل به تغییر سریع مسیر یا چرخش کامل، چیزی است که حتی بنیان‌گذاران هر کسب و کار، بارها به آن اندیشیده‌اند. با این حال، همراه کردن تیم خود با تغییرات سریع، به زمان، تلاش و بیش از هر چیز “شفافیت در ارتباطات” نیاز دارد.
اعتماد پایه شفافیت است. وقتی تیم شما، به شما اعتماد می‌کند (و شما نیز به آنها اعتماد دارید) راحت‌تر می‌توانید در مورد همه آنچه اتفاق می‌افتد، آزادانه صحبت کنید و بدون ترس از قضاوت، مجازات یا اینکه این کار به اشتباه انجام می‌شود، حرف‌های خود را به زبان بیاورید.
