چگونه به طور موثر به کارمندان بازخورد دهیم؟

بازخورد دادن به کارمندان، کاری دشوار به نظر می‌رسد اما مهارت در ارائه تعریف و تمجید و انتقاد سازنده لازم نیست که به عنوان یک نقطه درد برای شما و کارمندانتان باقی بماند. ارائه انتقاد سازنده همیشه راحت نیست، اما بخشی از مسئولیت‌های مربوط به مدیریت افراد است، به این معنی که هر چقدر هم دشوار به نظر برسد اجتناب‌ناپذیر است.

یکی از اهداف کلیدی برای هر رهبر کسب و کار، به حداکثر رساندن بهره‌وری کارکنان است و این تنها زمانی می‌تواند انجام شود که کارمندان به موقع و به طور مفید بازخورد دریافت کنند. مسئله این است که امروزه بسیاری از رهبران هرگز آموزش لازم را در زمینه دادن بازخورد سازنده و مفید ندیده‌اند و بنابراین مایل به ارائه هر نوع بازخوردی نیستند. نکته اصلی این است که بازخورد را نه به عنوان یک نکته منفی، بلکه به عنوان فرصتی برای ارائه اطلاعات لازم به کارمندان خود برای تنظیم عملکرد و بهبود موارد لازم، به دست آورید.

نکاتی برای دادن بازخورد موثر به کارمندان

بازخورد باید به گونه‌ای طراحی شود که سازنده باشد، نه تخریب‌کننده. به منظور ارائه بازخورد به کارکنان خود به روشی سازنده که آن‌ها را ترغیب به بهبود می‌کند، نکات و دستورالعمل‌های زیر را در نظر بگیرید:

از لحن حرفه‌ای استفاده کنید

در حالی که بی‌احتیاطی یا قضاوت ضعیف یکی از اعضای تیم ممکن است باعث ناراحتی شما شود، ارائه این بازخورد در هنگام عصبانیت اوضاع را بهبود نمی‌بخشد. قبل از دادن بازخورد، اطمینان حاصل کنید که عصبانیت شما کنترل شده و آرامش کافی برای ارائه آن به روشی دقیق و سنجیده را دارید. اگر جلسه با سرزنش یا داد و فریاد آغاز شود، احتمال اینکه کارمندان با روی باز انتقادات شما را بپذیرند کمتر خواهد بود.

بر واقعیت‌ها تمرکز کنید

در حالی که ناامیدی‌های شما باید به کارمندان نشان داده شود، نکته اصلی بازخورد این است که بر روی حل مسئله تمرکز کنید.

به عنوان مثال، اگر کارمندی به طور مداوم پروژه‌های خود را دیرتر از مهلت مقرر تحویل می‌دهد، به جای اینکه به او بگویید از رفتار او خسته شده‌اید، با آرامش بگویید که عملکرد او روی کل تیم تأثیر منفی می‌گذارد.

انتقاد کنید، اما روی واقعیت‌ها با مثال‌های خاص تأکید کنید، نه از طریق احساسات. سپس، پیشنهادهای اقدام‌محور را ارائه دهید تا به کارمند در حل مسئله کمک کنید.

مواظب حرف‌هایتان باشید

بیشتر اوقات، کارمندان شما می‌دانند که چه زمانی اشتباه بزرگی مرتکب شده‌اند. هنگام برقراری ارتباط در مورد چگونگی بهینه‌سازی و رفع آن، اطمینان حاصل کنید که از عبارات اخلاقی که هوش یا توانایی‌های کارمند را زیر سوال می‌برد استفاده نمی‌کنید.

اجتناب از اظهارات و ارزیابی‌های ذهنی (به عنوان مثال “شما علاقه کافی نسبت به کار خود نشان نمی‌دهید”)، یا کلیات گسترده (به عنوان مثال “شما هرگز در جلسات ایده‌پردازی تیم کمک نمی‌کنید”) را هدف خود قرار دهید.

روراست باشید

نادیده گرفتن یا اجتناب از موقعیت‌های جدی یا انجام مکالمات دشوار با کارمندان، امری آسان است. اما عدم ارائه بازخورد سازنده در واقع حتی بیشتر به کارمندان شما آسیب می‌رساند، زیرا اطلاعات کلیدی را که این افراد می‌توانند برای بهبود کار خود استفاده کنند از آن‌ها سلب می‌کند.

هنگام ارائه بازخورد منفی، هدف خود را حرفه‌ای و روراست بودن قرار دهید. اما در سخنان خود صادق باشید، جزئیات را به روشی با درایت و در عین حال صریح بیان کنید. همانطور که باید از سختگیری بیش از حد و تضعیف روحیه خودداری کنید، نمی‌توانید حقایق سخت را آسان جلوه دهید.

جلسه ارائه بازخورد را به یک مکالمه دو طرفه تبدیل کنید

لازم نیست که جلسات بازخورد تنها شامل سخنرانی درباره رفتار یک کارمند باشد. صرف نظر از نوع بازخوردی که می‌دهید، اطمینان حاصل کنید که پذیرای صحبت‌های کارمند نیز هستید. به آن‌ها فرصت دهید تا دیدگاه خود را در مورد اعمال و رفتارهای خود توضیح دهند.

وقتی کارمندی از مکالمه علنی با رهبر خود احساس راحتی می‌کند، به احتمال بسیار زیاد کمبودها را برآورده کرده و از او کمک می‌خواهد. علاوه بر این، یک بحث دو طرفه فرصتی را برای کارمند فراهم می‌کند تا توجه شما را به هرگونه شرایط قانونی که ممکن است از آن آگاهی نداشته باشید، جلب کند.

روی راه‌حل‌ها تمرکز کنید

گفتگو در مورد موضوع مورد بحث مهم است، اما هدف نهایی دادن بازخورد این است که در صورت وجود مشکل، هرچه سریع‌تر اصلاح شود.

راه‌حل‌های ممکن را برای کمک به کارمند در تلاش برای بهبود او آماده کرده و صریحاً آن‌ها را با او در میان بگذارید. چه نیازی به آموزش اضافی به آن‌ها داشته باشید، چه بررسی‌های مکرر در مورد پیشرفت آن‌ها انجام دهید، هر کاری از دستتان برمی‌آید بکنید تا به بهترین نحو به کارمند کمک کنید در مسیر خود قرار گیرد و مشکل خود را برطرف کند.

تعادل انتقاد با پاداش

مهارتی که همه رهبران باید داشته باشند این است که بدانند چگونه و چه موقع انتقاد کنند. اما این می‌تواند برای مدیران کم‌تجربه سخت باشد. بسیاری از این افراد ممکن است به رهبرانی تبدیل شوند که فقط برای انتقاد کارمندان اظهارنظر می‌کنند.

اطمینان حاصل کنید که به طور مداوم برای کارهای خوب پاداش می‌دهید و در عین حال دستاوردهای کارمندان خود را به رسمیت می‌شناسید. این یک روش عالی برای تقویت روحیه آن‌ها، تقویت رفتار مثبت و ایجاد رابطه مناسب با اعضای تیم است که مدیریت گفتگوهای دشوار را آسان می‌کند.