مدیریت منابع انسانی
چگونه دپارتمان منابع انسانی کسب و کارمان را بسازیم؟
ایجاد یک دپارتمان منابع انسانی به روش صحیح از همان ابتدا تأثیر زیادی بر موفقیت یک سازمان دارد. شاید سازمان شما دپارتمان منابع انسانی نداشته باشد و به حداقل‌ها راضی می‌شود تا فقط کارها پیش بروند. یا شاید شما در حال شروع کار هستید و به این فکر می‌کنید که چگونه باید یک دپارتمان منابع انسانی را از ابتدا بسازید.
دپارتمان منابع انسانی نه تنها به اطمینان از انطباق کمک می‌کند، بلکه نقش اساسی در جذب و بهره‌وری کارکنان دارد. بنابراین چگونه می‌توان یک دپارتمان منابع انسانی ایجاد کرد؟ با ما همراه باشید تا این فرایند را گام به گام بررسی کنیم:
۱- وضعیت منابع انسانی در سازمان خود را بررسی کنید
بنیان‌گذاران و/یا مدیران از نظر استخدام، سیاست‌ها، مدیریت عملکرد و ابزارها چه چیزی را ایجاد کرده‌اند؟ با وضعیت فعلی منابع انسانی آشنا شوید تا بدانید که از کجا باید شروع به ساخت دپارتمان منابع انسانی کنید. می‌توانید از چرخه زیر به عنوان نقطه شروع برای ارزیابی دپارتمان منابع انسانی فعلی خود استفاده کنید:
هر یک از توابع را در مقیاسی از ۰ (که یعنی هیچ چیز وجود ندارد) تا ۱۰ (فرایند کاملاً در جای خود است و به خوبی کار می‌کند) قرار دهید. این نقطه شروع خوبی برای درک اینکه آیا دپارتمان جدید منابع انسانی نیاز به شروع، توسعه یا حفظ فرآیند منابع انسانی خاص دارد یا خیر خواهد بود.
علاوه بر این، پاسخ سوالات زیر را برای درک ساختار منابع انسانی فعلی خود ارزیابی کنید:
- چه ابزارهای منابع انسانی در محل وجود دارد؟
- آیا آن‌ها نیاز به تعویض دارند؟
- آیا آن‌ها نیاز به توسعه دارند؟
- نقش مدیریت صفی (Line Management) چیست؟
- آیا آن‌ها مسئولیت‌های منابع انسانی دارند؟
- آن‌ها در حال حاضر در زمینه مدیریت استعداد چه می‌کنند؟
- چه سیاست‌هایی در حال اجراست؟
- آیا سیاست‌های اساسی برای اشتغال وجود دارد؟
- آیا همه سیاست‌ها برای رعایت حداقل استانداردهای کاری اجرا شده‌اند؟
- آیا اولویت‌های سیاستی فوری وجود دارد؟
بنابراین، ترکیبی از درک پیشرفت شما در تمام دپارتمان‌های منابع انسانی و فوری‌ترین نیازها، نقطه شروع خوبی برای ایجاد دپارتمان منابع انسانی به شما می‌دهد.
۲- سوابق کارمندان را سازماندهی کرده و یک فرآیند نگهداری سوابق ایجاد کنید
منابع انسانی مسئول مدیریت چرخه عمر کارکنان است و سوابق کارمندان شما نقطه شروع هستند. شما باید درک روشنی از تعداد کارمندان خود داشته باشید و اسنادی را ایجاد کنید که هم از نظر قانونی ضروری هستند و هم در درازمدت به شما کمک می‌کنند تا روی برنامه‌های توسعه فردی کار کنید.
هر کارمند به یک پرونده پرسنلی نیاز دارد. در گذشته این پرونده‌ها مبتنی بر کاغذ بودند، اما بیشتر سازمان‌ها سیستم‌های دیجیتالی را برای مدیریت سوابق کارکنان در پیش گرفته‌اند. این چند نمونه از اسنادی است که باید نگه دارید:
- اسناد استخدام: این اسناد شامل متن مصاحبه، ارزیابی، درخواست شغل و رزومه می‌باشد. قوانین محلی خود را مطالعه کنید تا بفهمید چه مدت باید این اسناد را در پرونده نگه دارید.
- فرم واجد شرایط بودن استخدام: هر کارمندی به این نیاز دارد تا تأیید کند که از نظر قانونی مجاز به کار در کشور شما می‌باشد. هر کشوری قوانین خاص خود را دارد، اما این یک الزام است.
- اسناد حقوق و دستمزد: صورت‌حساب حقوق، دستمزد، نامه‌های ترفیع، سوابق مالیاتی و سوابق زمان‌بندی
- سوابق عملکرد کارکنان: تمام اطلاعات مکتوب، ایمیل‌ها، اسکریپت‌های مکالمه را جمع‌آوری کنید.
- سوابق اخراج
- تکمیل سوابق آموزشی
- هرگونه مدارک رویه انضباطی
ممکن است متوجه شوید که تعداد زیادی از این اسناد وجود دارد، اما نسبتاً سازماندهی‌نشده یا غیر رسمی هستند. این خوب است؛ تا زمانی که اطلاعات بیشتری را جمع‌آوری کنید، باید از جایی شروع کرده و سپس سوابق منابع انسانی خود را از آنجا بسازید. با همه مدیران صفی و رهبران سازمان صحبت کنید و تا جایی که می‌توانید اطلاعات را از آن‌ها جمع‌آوری نمایید.
این پایه و اساس دپارتمان منابع انسانی شما خواهد بود. سپس، برای هر یک از دسته‌های ذکرشده در بالا، پوشه‌هایی را برای هر کارمند ایجاد کرده و ردیابی را شروع کنید. از دپارتمان IT مشورت بگیرید تا مطمئن شوید که روشی امن و مطمئن برای ذخیره الکترونیکی این اسناد ایجاد کرده‌اید.
۳- رسمیت بخشیدن به سیاست‌ها را شروع کنید
شاید چیزی یادداشت نکرده یا شاید فقط برخی اطلاعات اولیه را یادداشت کرده باشید. می‌توانید مهم‌ترین سیاست‌ها را اولویت‌بندی و شروع به نوشتن آن‌ها کنید.
این‌ها برخی از سیاست‌هایی هستند که باید توسعه دهید:
- حضور
- ساعت کاری
- استخدام
- مدیریت عملکرد
- اضافه کاری
- اخراج کارمندان
- سیاست ترک سازمان
- سیاست ضد آزار و اذیت و عدم تبعیض
- رفتار کارکنان
- سیاست رسانه‌های اجتماعی
- سیاست محرمانگی
- عفو مشروط
- افشای منافع کسب و کار
- سیاست ایمنی و بهداشت
- سیاست مواد مخدر و الکل
همانطور که پیش می‌روید، احتمالاً متوجه خواهید شد که برخی چیزها با هم همسو هستند و می توانند تحت یک سیاست باشند. اطمینان حاصل کنید که سیاست تدوین‌شده، قابل درک و ساده است. هر کارمند باید یک کپی از آن را دریافت کند و باید به راحتی در سایت شما قابل دسترسی باشد.
۴- پایه‌های فرآیندهای استخدام و پذیرش سازمانی را در جای مناسب قرار دهید
می‌توانید از تصویر زیر به عنوان راهنمایی برای ایجاد فرآیند استخدام خود استفاده کنید:
برای هر یک از این مراحل، موارد زیر را مشخص نمایید:
- چه کسی درگیر است
- الگوهای مورد استفاده
- سوالاتی که باید پرسیده شود
- اسنادی که باید در هر مرحله جمع‌آوری شود
برای فرآیند پذیرش سازمانی، پنج مرحله وجود دارد که باید طرح نموده و روی آن‌ها کار کنید:
- قبل از روز اول (قبل از پذیرش)
- روز اول (معرفی)
- اولین هفته
- ۹۰ روز اول
- پایان سال اول
۵- دستمزد و مزایای ارائه‌شده را مستند کنید
آنچه را که در رابطه با ساختارهای دستمزد و مزایا دارید بررسی کنید و اقدام به رسمیت بخشیدن و دسته‌بندی آن نمایید. با حداقل‌ها شروع کنید تا مطمئن شوید که مطابقت وجود دارد. این شامل موارد زیر است:
- حقوق یا دستمزد ساعتی
- پس‌انداز بازنشستگی
- مرخصی با حقوق
- بیمه سلامت
پس از ایجاد آن، می‌توانید شروع به پیشبرد دستمزد و مزایای ارائه‌شده کنید که شامل موارد زیر است:
- پاداش عملکرد
- مشارکت در سود
- گزینه‌های سهام
- بیمه تکمیلی
- بازپرداخت هزینه سفر
- یونیفرم/کت و شلوار
- پاداش جابجایی
در ادامه می‌توانید شروع به توسعه یک پکیج جوایز کلی کنید، که ارزش کل را به کارکنان نشان می‌دهد که همیشه پولی نیست. این مستلزم موارد زیر است:
- توسعه شغلی
- ترتیبات کاری انعطاف‌پذیر
- تخفیف‌های شرکتی
- برنامه‌های قدردانی از کارکنان
بعدها می‌توانید به اضافه کردن امتیازات (مانند پشتیبانی سلامت، مهدکودک داخلی، وعده‌های غذایی رایگان و غیره) ادامه دهید، اما فقط زمانی این کار را انجام دهید که اصول اولیه را در اختیار داشته باشید. داشتن درک خوب از انواع مختلف حقوق و مزایا به شما کمک می‌کند بسته‌های جبرانی جذابی ایجاد نمایید.
۶- فناوری و سیستم‌هایی را که در حال حاضر دارید ارزیابی کنید و آنچه را که هنوز نیاز دارید در نظر بگیرید
ممکن است از قبل ابزارهایی (اسلک، ابزارهای مدیریت پروژه و غیره) و همچنین صفحات گسترده داشته باشید. از آنجایی که تازه شروع به کار کرده‌اید، این فرصت شماست تا فرآیندی شیک و ساده را بدون نیاز به مقابله با سیستم‌های منابع انسانی قدیمی که ممکن است شما را عقب نگه دارند، داشته باشید. برخی از سیستم‌های اصلی که باید وجود داشته باشند عبارتند از:
جمع‌بندی
ایجاد یک دپارتمان منابع انسانی در سازمان به شما کمک می‌کند افراد خوب را استخدام و حفظ کرده، تعامل کارمندان را افزایش دهید و عملکرد کلی کسب و کار خود را بهبود بخشید. راه‌اندازی دپارتمان منابع انسانی کار ساده‌ای نیست، اما در آینده نزدیک نتیجه زیادی خواهد داشت.
