مدیریت منابع انسانی
راهنمای منابع انسانی برای محاسبه بهره‌وری در سازمان
امروزه سازمان‌ها با این سوال مواجه هستند که چگونه بهره‌وری را به‌طور دقیق اندازه‌گیری کنند، به‌ویژه که دنیا روز به روز بیشتر به سمت دورکاری می‌رود. علاوه بر این، مسئله محاسبه بهره‌وری فراتر از اندازه‌گیری یک «خروجی» ساده است. این مسئله با در نظر گرفتن عوامل بیرونی و داخلی و نیازهای سازمان در یک نقطه خاص مشخص می‌شود. سازمان‌ها و کارمندان همیشه به دنبال راه‌هایی برای تولید بیشترین مقدار خروجی در کوتاه‌ترین زمان بوده‌اند و برای نشان دادن این، باید بتوانید آن را اندازه‌گیری کنید.
اکنون سوال این است که چگونه می‌توان بهره‌وری را به طور دقیق اندازه‌گیری کرد و ارزش تلاش کارکنان را در محل کار نشان داد. بیایید نگاهی به چرایی و نحوه محاسبه بهره‌وری بیندازیم.
چرا باید بهره‌وری را در محل کار محاسبه کنیم؟
بهره‌وری معیاری است که به شما کمک می‌کند بفهمید کسب‌وکارتان چه زمانی و چگونه باید برای دستیابی به نتایج بهتر تغییر پیدا کند. بیایید به دلایل دیگری که چرا محاسبه بهره‌وری ضروری است، عمیق‌تر نگاه کنیم:
- بهینه‌سازی نیروی کار: محاسبه بهره‌وری به سازمان کمک می‌کند تا نیروی کار فعلی خود را درک نموده و در طول مسیر در مواجهه با تحولات، تغییراتی ایجاد کند. این کار، داده‌ها را برای ایجاد تغییراتی در برنامه کاری کارکنان و ساختار سازمانی، کاهش هزینه‌های عملیاتی و بهینه‌سازی عملکرد کارکنان فراهم می‌سازد.
- ایجاد تاثیر مالی: محاسبه بهره‌وری، معادل نگه داشتن انگشت روی نبض سازمان شما است. در بازار در حال تغییر، شما می‌توانید فرآیندهای کارمندان یا گردش کار را برای بهینه‌سازی عملکرد تنظیم کنید. در نتیجه، همیشه می‌توانید اطمینان حاصل نمایید که سازمان در بهترین موقعیت برای افزایش سود و در عین حال حفظ همان سطح تلاش قرار دارد.
- ردیابی تغییرات در بهره‌وری: می‌توانید ببینید آیا چیزی تغییر کرده است و در صورت لزوم اقدام کنید. علاوه بر این، شما همچنین می‌توانید از هر سیگنالی که ممکن است منجر به آسیب غیرقابل جبران شود آگاه باشید.
- مدیریت کسب و کار: درک دقیق از سطوح بهره‌وری سازمان، امکان تصمیم‌گیری بهتر را فراهم می‌کند. شما می‌توانید خط مقدم کسب و کار و انتظارات مشتری را مدیریت کنید. همچنین مناطق مورد توجه در عملیات و اینکه آیا نیاز به گسترش تیم خود یا اجرای یک مدل عملیاتی جدید دارید یا خیر را مشخص می‌کند.
نحوه محاسبه بهره‌وری
یک فرمول عمومی ساده برای محاسبه بهره‌وری وجود دارد:
بهره‌وری = خروجی ÷ ورودی
اما چگونه می‌توان این را عملی کرد؟
مثال اول
برای مثال، سازمانی را در نظر بگیرید که لپ‌تاپ تولید می‌کند. آن‌ها در یک ماه بیش از ۲۰۰۰۰۰ لپ تاپ با ۴۰ کارمند می‌سازند که ۱۸ روز و ۹ ساعت در روز در مدت ۶ ماه کار می‌کنند.
- تعداد لپ تاپ: ۲۰۰۰۰۰
- تعداد ساعات کار در روز: ۹
- تعداد ماه‌ها: ۶
- تعداد روزهای کار در ماه: ۱۸
- تعداد پرسنل: ۴۰ نفر
برای محاسبه کل ورودی خود، محاسبه زیر را انجام دهید:
ورودی = ۴۰ (تعداد کارکنان) × ۹ (ساعات کار در روز) × ۶ (تعداد ماه‌ها) × ۱۸ (تعداد روزهای کار در یک ماه)
یعنی ورودی ۳۸۸۸۰ است. بنابراین:
بهره‌وری = ۲۰۰۰۰۰ ÷ ۳۸۸۸۰ = ۵.۱۴
یعنی برای هر ساعت، ۵.۱۴ خروجی تولید می‌شود. به عبارت دیگر، این شرکت در هر ساعت ۵.۱۴ لپ تاپ تولید می‌کند.
مثال دوم
حال، فرض کنید سازمان تصمیم گرفت مدیر عملیاتی را استخدام کند که فرآیندها و گردش کار را بهینه می‌سازد. این منجر به افزایش قابل توجهی در تعداد لپ‌تاپ‌های تولیدی در ازای همان میزان تلاش می‌شود. در نتیجه، داده‌ها موارد زیر را منعکس می‌کنند:
- تعداد لپ تاپ: ۲۷۰۰۰۰
- تعداد ساعات کار در روز: ۹
- تعداد ماه‌ها: ۶
- تعداد روزهای کار در ماه: ۱۸
- تعداد کارمندان: ۴۱
در نتیجه خروجی ۶.۸ می‌شود!
این تفاوت ۱.۶۶ در بهره‌وری تولیدشده فقط در نتیجه استخدام یک نفر حاصل می‌گردد. می‌توانید ببینید که چگونه داشتن داده‌ها و یک تغییر کوچک می‌تواند به طور قابل‌توجهی بر اعداد بهره‌وری کلی و کل خروجی تأثیر بگذارد.
روش‌های دیگر برای محاسبه بهره‌وری
فرمول فوق یک معیار مفید برای بهره‌وری است اما تنها راه نیست. در واقع، برای شرایط خاصی که خروجی را می‌توان کاملاً واضح تعریف کرد، مناسب است. اما به عنوان مثال، برخی از نقش‌ها به وضوح خروجی‌محور نیستند، زیرا می‌توانند به صورت کمّی اندازه‌گیری شوند. برای مثال نقش‌هایی مانند منابع انسانی، همیشه با یک عدد خاص اندازه‌گیری نمی‌شوند. در اینجا چند روش دیگر برای محاسبه بهره‌وری، بسته به موقعیت وجود دارد:
نرم‌افزار ردیابی زمان و مدیریت پروژه آنلاین
فناوری به حدی پیشرفت کرده است که در یک نگاه و در هر لحظه می‌توان بهره‌وری کارکنان را ردیابی کرد. این در محیط هایی که از جدول زمانی استفاده می‌شود یا هر نقشی که نیاز به کار آنلاین دارد، بسیار مفید می‌باشد. ProofHub، Hubstaff و ActivTrak نمونه‌هایی از نرم‌افزارهای ردیابی زمان آنلاین هستند.
نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند Asana و Trello نیز بسیار مفید می‌باشند؛ به ویژه برای تیم‌هایی که از نظر جغرافیایی پراکنده هستند یا از راه دور کار می‌کنند.
جمع‌بندی
در حالی که محاسبه بهره‌وری ممکن است ساده به نظر برسد، نیاز به جمع‌آوری داده‌های زیاد و ردیابی منظم بهره‌وری دارد تا بتوان بهبودهایی را ایجاد کرد. همچنین ضروری است که تفاوت‌ها را در نظر بگیرید و همه کارمندان را با یک قلمو رنگ نکنید. به همین ترتیب، همه عوامل موثر بر بهره‌وری را فراموش نکنید: سال‌ها تجربه، تحصیلات و حتی سطح استرس.
هنگامی که یک سیستم را راه‌اندازی کردید، به راحتی می‌توانید تغییرات در بهره‌وری را تشخیص دهید و مداخلاتی را برای رسیدن به بهره‌وری هدف خود طراحی کنید.
