راهنمای برگزاری یک جلسه مجازی موفق

این روزها برگزاری جلسات مجازی تبدیل به یک امر عادی شده است. با توجه به افزایش کار از راه دور و بیماری همه‌گیر کووید-۱۹، بسیاری از کارمندان در حال حاضر خارج از دفاتر کار می‌کنند. در حالی که برخی از آن‌ها سرانجام به شرایط قبلی کار در دفتر باز خواهند گشت، اما برای بسیاری از آن‌ها این اتفاق نخواهند افتاد. به همین دلیل، ضروری است که یاد بگیرید چگونه یک جلسه مجازی موفقیت‌آمیز برگزار کنید.

اما جای نگرانی نیست؛ زیرا در این مقاله روندی ساده و پنج مرحله‌ای به همراه نکات مهمی معرفی شده است که می‌توانید برای اطمینان از موثر بودن جلسات مجازی استفاده کنید.

جلسه مجازی چیست؟

جلسه مجازی یک گردهمایی آنلاین است که از طریق نرم‌افزار کنفرانس ویدئویی انجام می‌شود و به شرکت‌کنندگان در مکان‌های جداگانه در سراسر جهان اجازه می‌دهد به صورت شخصی‌تر از مثلاً یک زنجیره ایمیل استاندارد، یکدیگر را بشنوند، ببینند و با هم تعامل داشته باشند.

در حالی که افراد حرفه‌ای سال‌هاست میزبان جلسات مجازی بوده‌اند، این جلسات به دلیل ویروس کرونا در سال ۲۰۲۰ به کانال ارتباطی اصلی تبدیل شدند.

فواید جلسات مجازی

در اینجا برخی از مزایای جلسات مجازی را ذکر می‌کنیم.

سازگار با محیط زیست

یکی از مزایای شگفت‌انگیز جلسات مجازی تأثیر مثبت بر محیط مشابه جلسات سبز است. در مورد همه عوامل مختلفی که ممکن است در یک جلسه حضوری دخالت داشته باشند، فکر کنید. ردپای کربن ایجاد شده در اثر مسافرت به محل ملاقات، ظرف‌های غذا و فنجان‌های خالی باقی مانده از ناهار و ده‌ها چراغ سقفی فلورسنت و صفحه نمایش‌های بزرگ اتاق کنفرانس. با انتقال رویداد به یک محیط مجازی، همه این خطرات زیست‌محیطی و موارد دیگر را می‌توان کاهش داد.

کم‌هزینه

علاوه بر سازگاری به محیط زیست، تغییر برخی از جلسات حضوری به مجازی ممکن است در هزینه صرفه‌جویی کند. پس‌انداز در هزینه‌های سفر و پذیرایی می‌تواند با گذشت زمان افزایش یابد، بنابراین ممکن است تصمیم بگیرید به طور کامل از جلسات مجازی به جای حضوری استفاده کنید.

ارتباط در سراسر کره زمین

جلسات مجازی راهی عالی برای برقراری ارتباط با افرادی است که به طور معمول نمی‌توانید به راحتی آن‌ها را ببینید. جلسات مجازی به شما امکان می‌دهد به راحتی و به طور موثر ارتباط برقرار کنید و با افرادی که در غیر این صورت ممکن است شخصاً ملاقات نکنید، روابطی برقرار نمایید.

قابلیت تطبیق

همانطور که همه ما در سال گذشته تجربه کرده‌ایم، جهان می‌تواند موانع زیادی بر سر راه ما قرار دهد. توانایی میزبانی جلسات مجازی به جای جلسات حضوری به کسب و کارهای سراسر دنیا در حفظ بهره‌وری و ظاهری عادی در این اوقات دشوار کمک کرده است.

برگزاری یک جلسه مجازی موفق در ۵ مرحله

جلسات مجازی با هدف ایجاد احساس تجمع حضوری با استفاده از نرم‌افزار ویدئویی برای شرکت‌کنندگان امکان ملاقات رو در رو را فراهم می‌کند؛ حتی اگر هزاران کیلومتر از یکدیگر فاصله داشته باشند. اما نکته اینجاست: جلسات مجازی متفاوت هستند.

این تفاوت‌ها می‌تواند برگزاری جلسات مجازی موفق را برای افراد بی‌تجربه دشوار کند. برای سهولت کار، این پنج مرحله را دنبال کنید:

۱- نرم‌افزار مناسب را انتخاب کنید

برای برگزاری یک جلسه مجازی، باید در نوعی نرم‌افزار کنفرانس ویدیویی سرمایه‌گذاری کنید. گزینه‌های زیادی وجود دارد. برخی از آن‌ها رایگان استفاده می‌شوند، در حالی که هزینه ماهانه برخی دیگر قابل توجه است. نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید به اهداف شما بستگی دارد.

به روز رسانی سریع

برای کنفرانس‌های ویدیویی پایه، ابزارهایی مانند Zoom و Skype می‌توانند به خوبی کار کنند. در حالی که این ابزارهای رایگان فاقد ویژگی‌های پیشرفته هستند، استفاده از آن‌ها آسان است. اگر می‌خواهید جلسات غیرمعمول را برگزار کنید و به یک روش شخصی برای برقراری ارتباط با همکاران نیاز دارید، این گزینه‌ها را انتخاب کنید.

همکاری تیمی

نرم‌افزار جلسه مجازی زوم و اسکایپ به شما امکان دسترسی به تمام ویژگی‌های اساسی را می‌دهد. اما همچنین از ابزارهای همکاری مانند اشتراک صفحه، تخته وایت‌برد دیجیتال و امنیت پیشرفته لذت خواهید برد. Google Meet نمونه بارزی از این نوع ابزار است.

جلسات حرفه‌ای

اگر به دنبال میزبانی جلسات حرفهٰ‌ای به طور منظم هستید، ClickMeeting بهترین گزینه است. این نرم‌افزار امکان به اشتراک گذاری صفحه، تخته وایت‌برد دیجیتال، گپ‌های خصوصی، مسدود کردن کاربر، نمایش‌های متعدد، امنیت درجه یک را فراهم می‌کند.

۲- دستور کار ایجاد کنید

پس از انتخاب نرم‌افزار، می‌توانید برگزاری جلسات مجازی را شروع کنید. اما قبل از انجام این کار، مطمئن شوید که دستور کار را ایجاد کرده‌اید. با انجام آن جلسه شما مختصر و پربار خواهد بود.

بهترین دستور کار مجازی شامل موارد زیر است:

• نکات اصلی که می‌خواهید در مورد آن‌ها بحث کنید
• مدت زمانی که قصد دارید در مورد هر نکته بحث کنید
• اسناد و تحقیقات مربوط به نکات گفتاری

دستور کارها باید قبل از برگزاری جلسه برای همه شرکت‌کنندگان ارسال شود. به این ترتیب همه فرصت آماده شدن داشته و برای مشارکت مجهز خواهند بود. اگر از یک نرم‌افزار جلسات مجازی استفاده می‌کنید که به کدهای دسترسی، شماره تماس و غیره نیاز دارد، مطمئن شوید که دستور کار آن‌ها را نیز شامل می‌شود.

نکته: سعی کنید جلسات مجازی را به صورت ۱۰-۱۵ دقیقه‌ای برنامه‌ریزی کنید. انجام این کار کمک می‌کند تا شرکت‌کنندگان تمرکز خود را از دست ندهند و مشارکت کامل داشته باشند.

نحوه ایجاد دستور کار جلسه مجازی

مانند هر جلسه حضوری، برای جلسه مجازی داشتن یک دستور کار دقیق و همچنین برنامه‌ریزی برای پیگیری موثر آن دستور کار مهم است. در ادامه برخی از ایده‌ها در مورد چگونگی ایجاد دستور کار کامل جلسه مجازی آورده شده است.

تصمیم بگیرید که می‌خواهید به چه نتیجه‌ای برسید: هدف جلسه مجازی را تعیین کنید. آیا امیدوارید مشکلی را حل کنید؟ یک راه‌حل خلاقانه توسعه دهید؟ تیم را بررسی کنید؟ ماموریت هرچه باشد، آن را بنویسید و به آن پایبند باشید.

تصمیم بگیرید که چه کسی مکالمه را هدایت می‌کند: با وجود اینکه یکی از تفاوت‌های جلسات مجازی و حضوری این است که افراد مختلف معمولاً در مکالمه شرکت می‌کنند، داشتن یک ناظر مشخص در طول جلسه مفید واقع می‌شود. زودتر از موعد تصمیم بگیرید که چه کسی هر موضوع بحث را معرفی خواهد کرد.

دستور کار را زودتر از موعد همراه با دعوت به جلسه بفرستید: مهم نیست که در چه پلتفرم یا نرم‌افزاری میزبان جلسه باشید، باید پیش از برگزاری آن، دعوت‌نامه ارسال کنید. دستور کار خود را آماده کنید تا بتوانید آن را همراه با دعوت‌نامه ارسال نمایید. به این ترتیب، شرکت‌کنندگان شما تمام اطلاعات جلسه را در یک مکان متمرکز خواهند داشت.

۳- قوانین اساسی را تنظیم کنید

یکی از کلیدهای جلسات مجازی موثر، قوانین اساسی است. می‌خواهید افراد در جریان کنفرانس ویدیویی شما چگونه عمل کنند؟ اگر از حاضران انتظار دارید رفتارهای خاصی از خود نشان دهند، مطمئن شوید که قبل از شروع جلسه آن‌ها را باخبر کنید. در اینجا چند مورد رایج آورده شده است:

زود رسیدن: اگر شرکت‌کنندگان ۵-۱۰ دقیقه زودتر برسند، می‌توانند با بحث و گفتگو فضا را گرم‌تر کنند. آن‌ها همچنین قادر خواهند بود تجهیزات خود را آزمایش کنند تا مطمئن شوند مشکلی وجود ندارد. مسائل فنی جلسات را از مسیر خارج می‌کند.

از دکمه Mute استفاده کنید: هنگام صحبت نکردن، از حاضران بخواهید میکروفون‌های خود را ببندند. این به شما کمک می‌کند تا در هنگام جلسات آنلاین، سر و صداهای نامربوط را از بین ببرید. از شرکت‌کنندگان بخواهید که در صورت امکان از مکان‌های خصوصی و خلوت وارد سیستم شوند.

به دیگران احترام بگذارید: به حاضران بگویید که بی‌احترامی قابل تحمل نیست. این شامل پریدن وسط حرف سایر اعضای تیم و استفاده از تلفن در حالی که دیگران ارائه می‌دهند و همچنین اظهارنظرهای آشکارا نامحترمانه است.

لازم نیست هر بار قوانین اساسی را بیان کنید مگر اینکه دائماً با اعضای جدید تیم ملاقات کنید. هر چند پیشنهاد می‌شود مواردی را به آن‌ها یادآوری کنید.

۴- مخاطبان را درگیر کنید

جلسات مجازی مفید هستند زیرا افراد می‌توانند از هرجا در آن‌ها شرکت کنند. اما این امر اشکالاتی نیز دارد. به عنوان مثال، بررسی ایمیل در حالی که یکی از اعضای تیم ارائه می‌دهد بسیار وسوسه‌انگیز است زیرا شما از نظر فیزیکی در یک اتاق با آن‌ها حضور ندارید.

بعلاوه، بسیاری از مردم هنگام مشارکت در یک جلسه مجازی احساس خوبی ندارند زیرا به نظر نمی‌رسد که یک تعامل رو در روی واقعی باشد.

می‌توانید قوانین اساسی تنظیم کنید که شرکت‌کنندگان را از کار در پروژه‌های دیگر در طول جلسات منع کند. اما اگر واقعاً می‌خواهید آن‌ها را درگیر کنید، احتمالاً باید فراتر از این‌ها بروید. یکی از بهترین راه‌ها استفاده از تکنیک Round Robin است.

اساساً، شما به ترتیب از هر شرکت‌کننده نظرش را درباره یک موضوع خاص می‌پرسید. این امر باعث می‌شود تا همه بتوانند در تمام مباحث مطرح‌شده اطلاعاتی ارائه دهند.

روش دیگر برای افزایش تعامل طی جلسه مجازی، دادن کار به هر شرکت‌کننده است. به عنوان مثال، یک نفر می‌تواند مسئول فهرست‌نویسی ایده‌ها در جلسات طوفان فکری باشد. ممکن است از دیگری خواسته شود ساعت را کنترل کند تا جلسه طولانی نشود.

وقتی شرکت‌کنندگان یک کار مشخص برای تکمیل دارند، مشارکت بیشتری در جلسه خواهند داشت، که از پربار بودن جلسات آنلاین شما اطمینان حاصل می‌کند.

۵- بعد از جلسه پیگیری کنید

توصیه می‌کنیم بعد از پایان جلسه مجازی، شرکت‌کنندگان را پیگیری کنید.

پیگیری شما نیازی به پیچیدگی ندارد. فقط لازم است نکات مهم صحبت را خلاصه کنید، مراحل بعدی را برای هر یک از شرکت‌کنندگان روشن کرده، تاریخ تعیین‌شده برای همه موارد را اعلام نمایید و زمان برگزاری جلسه بعدی را بیان کنید.

برای اینکه مهارت‌های جلسه مجازی خود را ارتقا دهید، از حاضران در مورد عملکرد میزبانی خود سوال کنید. فکر می‌کنند شما چه کاری را خوب انجام داده‌اید؟ چه چیزی را می‌توانید بهبود ببخشید؟ مانند هر چیز دیگری (وبلاگ نویسی، بازاریابی ویدیویی، پادکست) بازخورد واجد شرایط از این قبیل به شما کمک می‌کند تا سریع‌تر پیشرفت کنید.

۳ نکته برای برگزاری جلسه مجازی بهتر

اگر مراحل بالا را دنبال کنید، می‌توانید جلسات مجازی موفقی را برگزار نمایید. اما اگر واقعاً می‌خواهید مهارت‌های خود را ارتقا دهید، این نکات حرفه‌ای را نیز بخاطر بسپارید:

۱- هدف جلسه را مشخص کنید

چرا می‌خواهید یک جلسه مجازی برگزار کنید؟ بسیاری از سازمان‌ها بدون دلیل ملاقات می‌کنند. این اتلاف وقت است. اطمینان حاصل کنید که هر یک از جلسات مجازی شما هدف خاصی دارد. سپس هنگامی که برنامه را تعیین می‌کنید این هدف را در ذهن داشته باشید.

به همین ترتیب، لازم نیست که همه افراد تیم شما در هر جلسه شرکت کنند. به همکاران خود لطف کنید و تنها در صورت داشتن دلیل موجه آن‌ها را دعوت نمایید.

۲- تداخل‌ها را در نظر بگیرید

برنامه‌های متناقض و چندین منطقه زمانی می‌تواند برنامه‌ریزی برای جلسات مجازی را دشوار کند. در اینجا چند ایده برای کمک به شما آورده شده است:

جلسات را خیلی جلوتر برنامه‌ریزی کنید: در صورت امکان، تاریخ برگزاری جلسات را هرچه زودتر اعلام کنید. این کار به هر شرکت‌کننده اجازه می‌دهد تا زمان برگزاری جلسه را در تقویم خود علامت بزند و آن را جایگزین کار دیگری نکند.

به دنبال چارچوب‌های زمانی معمول باشید: آیا لازم است با همکاران خود در چندین منطقه زمانی ملاقات کنید؟ سعی کنید جلسات مجازی را برای چارچوب‌های زمانی معمول تعیین کنید. به عنوان مثال، کارگران در سانفرانسیسکو، کالیفرنیا؛ بوستون، ماساچوست و لندن، انگلیس همه باید بتوانند در جلسه ۹ صبح PST (۱۲ عصر در بوستون و ۴ بعدازظهر در لندن) شرکت کنند.

جلسات مجازی خود را ضبط کنید: گاهی اوقات علیرغم تلاش شما، یکی از اعضای اصلی تیم قادر به حضور در جلسه آنلاین نخواهد بود. خوشبختانه سیستم‌عامل‌های نرم‌افزاری مانند ClickMeeting ضبط جلسات را آسان می‌کنند. به این ترتیب کسانی که قادر به شرکت در آن نبودند می‌توانند از ایده‌ها و برنامه‌های مشترک استفاده کنند.

۳- برای مکالمات شخصی مجازی وقت بگذارید

مطالعات نشان می‌دهد که داشتن یک دوست در محل کار می‌تواند باعث افزایش تعامل، بهره‌وری و عملکرد کلی کارمندان شود. اگر هرگز فرصتی برای صحبت‌های شخصی نداشته باشید داشتن یک دوست صمیمی در محل کار دشوار خواهد بود. به همین دلیل صحبت‌های شخصی مجازی را توصیه می‌کنیم.

این صحبت‌ها شامل هر نوع ملاقات آنلاین است که به شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهد تا به روشی سرگرم‌کننده و غیررسمی یکدیگر را بشناسند. آن‌ها به اعضای تیم فرصتی برای تعامل می‌دهند تا در به اشتراک گذاشتن ایده‌ها در جلسات مجازی راحت‌تر باشند.

از آنجا که همه شما به هر حال دور هم جمع خواهید شد، پیشنهاد می‌کنیم قبل از شروع جلسه رسمی خود برای صحبت‌های شخصی وقت بگذارید. از این طریق بسیار مثمر ثمر خواهید بود!

جمع‌بندی

جلسات مجازی بسیار سودمند هستند زیرا به افراد حرفه‌ای اجازه می‌دهند به صورت رو در رو با یکدیگر مشارکت کنند؛ حتی اگر در دو سوی مخالف کره زمین واقع شده باشند. اما برگزاری جلسه مجازی با جلسه حضوری متفاوت است.

خوشبختانه پنج مرحله‌ای که در این مقاله عنوان کردیم به شما کمک می‌کند در کمترین زمان جلسات مجازی موفقی را برگزار کنید. موفق باشید!