بهره‌وری
راهنمای یادداشت‌برداری اثربخش در جلسات
آیا شما هم نمی‌دانید چگونه باید در جلسات یادداشت‌برداری کنید؟
احتمالا پیش آمده است که از یک جلسه بیرون آمدید و چیزی جز چند کلمه در سرتان شناور نیست یا چند کلمه را روی کاغذ نوشتید که ممکن است بعدا معنای آن‌ها را نفهمید.
یادداشت‌برداری به آن آسانی که به نظر می‌آید نیست. به همین دلیل در این مقاله پنج نکته درباره نحوه یادداشت‌برداری موثر در جلسات بیان خواهد شد.
یادداشت‌برداری در جلسه به چه معناست؟
یادداشت‌های جلسات، یادداشت‌هایی هستند که شما در جلسه هیئت مدیره، تیم، کسب و کار، فروش یا هر جلسه دیگری یادداشت می‌کنید.
اما آیا یادداشت‌های جلسه و صورتجلسه یکی هستند؟ خیر. یادداشت‌های جلسه شخصی‌تر و غیررسمی هستند.
علاوه بر این، می‌توانید در آن‌ها خلاقیت به خرج دهید.
از طرف دیگر، صورت جلسه یک کار رسمی است که نیاز به تأیید همه شرکت‌کنندگان در جلسه دارد.
تفاوت مهم دیگر این است که یادداشت‌های جلسه همیشه یادداشت‌های مشترک نیستند. آن‌ها را برای خودتان می‌نویسید، اما در صورت تمایل همیشه می‌توانید آن‌ها را به اشتراک بگذارید.
اما صورت جلسه با همه حاضران در جلسه به اشتراک گذاشته می‌شود.
برای شفاف‌سازی بیشتر، در زیر مواردی که باید در صورتجلسه ذکر شود را آورده‌ایم:
- لیست حاضران در جلسه
- لیست اعضای تیم غایب در جلسه
- مدت زمان جلسه (زمان شروع و پایان)
- مستندات هرچه بیشتر اطلاعات
در حالی که یادداشت‌های جلسه شامل موارد زیر می‌شوند:
- ارجاع سریع به موضوعات مهم
- بحث‌هایی که در یک جلسه انجام می‌شود
- اهداف و نکات کلیدی برای رشد کسب و کار
- محدودیت‌های زمانی، ایده‌ها و غیره
۵ نکته در مورد نحوه یادداشت‌برداری اثربخش در جلسات
یادداشت‌های شما ممکن است رسمی نباشند، اما نیاز به یک ساختار اساسی دارند.
به عنوان مثال، بگذارید بگوییم شما یک دسته یادداشت دست‌نویس دارید. بعد از جلسه اتاق را ترک و آن‌ها را فراموش می‌کنید.
هنگامی که یک هفته بعد دوباره یادداشت‌های خود را مرور می‌کنید، برای رمزگشایی آنچه نوشتید به یک رمزنگار نیاز خواهید داشت!
بنابراین بیایید نگاهی به چند نکته بیاندازیم که به شما در نوشتن یادداشت‌های موثر کمک می‌کند.
۱- ابزار درست یادداشت‌برداری را استفاده کنید.
شما نمی توانید بدون چوب ماهیگیری به ماهیگیری بروید، می‌توانید؟ به همین ترتیب، اگر ابزار مناسبی برای یادداشت‌برداری نداشته باشید، نمی‌توانید یادداشت‌های خوبی بنویسید.
بدانید چه چیزی بیشتر برای شما مناسب است: یک دفترچه یادداشت فیزیکی، برنامه یادداشت‌برداری آنلاین یا حتی برنامه مایکروسافت ورد.
تنها کاری که شما باید انجام دهید این است که به دنبال راحتی باشید.
اما این نکات را در نظر بگیرید:
- دفترچه یادداشت فیزیکی می‌تواند گم شود یا فضای شما را به هم‌ریخته و شلوغ کند.
- برنامه یادداشت‌برداری اختصاصی می‌تواند یک فضای دستگاه شما را اشغال کند.
- سند Microsoft Word کاملاً قدیمی و پیگیری آن دشوار است.
۲- دستور کار خود را بدست آورید.
یک جلسه رسمی معمولاً برنامه‌ای دارد که به شما فرصت می‌دهد برای جلسه آماده شوید.
این برنامه اطلاعاتی به شما می‌دهد از جمله:
- هدف جلسه چیست
- موضوعاتی که ممکن است مورد بحث قرار گیرد
- چه کسانی در آن شرکت خواهند کرد
- محدودیت‌های زمانی و نقاط عطف
از این موارد برای ایجاد طرح کلی برای همه عناوین و موضوعات مهم یادداشت‌های جلسه خود استفاده کنید.
به این ترتیب، وقتی تیم شروع به پیروی از دستور جلسه می‌کند، می‌توانید عنوان را در طرح اصلی خود مشخص کرده و موارد را در آن قسمت یادداشت کنید.
اگر رهبر جلسه هستید، برای سهولت خود و شرکت‌کنندگان، یک دستور کار جلسه تنظیم کنید..
