یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های مدیریت پروژه، مدیریت زمان به طور موثر است. به عنوان یک مدیر پروژه، کارهای زیادی وجود دارند که باید در زمانی محدود انجام دهید. شما باید بتوانید علاوه بر اولویت‌بندی صحیح، نیازهای تیم و انتظارات مشتریان و ذینفعان را مدیریت کنید. انجام همه این کارها می‌تواند بسیار طاقت‌فرسا باشد.
مدیریت زمان پروژه چیست؟
مدیریت زمان به عنوان زمان صرف‌شده و پیشرفت حاصل از پروژه تعریف می‌شود. این یکی از اجزای اصلی مدیریت پروژه و بیشترین دغدغه مدیران پروژه است. مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا اتمام پروژه را برنامه‌ریزی و بررسی کنید.
چرا مدیریت زمان پروژه مهم است؟
مدیریت زمان قسمت مهمی از مدیریت وظایف است. این امر به شکستن پروژه‌ها، تعیین تکالیف و تکمیل به موقع پروژه‌ها کمک می‌کند. خوشبختانه با کمی تلاش می‌توانید استراتژی‌های مدیریت زمان را به کار ببرید که نه تنها باعث کارآیی شما می‌شوند بلکه در زندگی کاریتان را بهبود می‌بخشند.
این استراتژی‌ها را می‌توان به سه دسته تقسیم کرد:
- فرآیندهای مدیریت زمان پروژه
- اجرای بهترین روش‌های مدیریت زمان
- استفاده از ابزار مدیریت زمان مناسب
البته در این دسته‌ها هم‌پوشانی وجود دارد، بنابراین آن‌ها را به عنوان گام‌هایی که باید به ترتیب خاصی برداشته شوند، تصور نکنید. در عوض نیازهای تیم و سازمان را گسترده‌تر در نظر بگیرید و سپس با اجرای استراتژی‌های تأثیرگذار شروع کنید.
شش فرآیند اصلی در مدیریت زمان پروژه
۱- ایجاد برنامه پروژه
برنامه‌ریزی بخشی اساسی از مدیریت پروژه است. به عنوان مدیر پروژه، تهیه برنامه پروژه بر عهده شماست. طبق گفته موسسه مدیریت پروژه، برنامه پروژه “سندی است که نحوه اجرا، نظارت و کنترل و بسته شدن پروژه را توصیف می‌کند.”
این سند اهداف و دامنه پروژه شما را مشخص کرده و به عنوان مرجع رسمی تیم پروژه، شرکت و ذینفعان عمل می‌کند. با ایجاد یک برنامه دقیق، با پیشرفت پروژه از اتلاف وقت و سرخوردگی خود و تیمتان جلوگیری خواهید کرد.
۲- روند مدیریت برنامه پروژه
برنامه زمان‌بندی پروژه بسیار پیچیده‌تر از یک تقویم ساده است. این برنامه به طور خلاصه جدول زمانی پروژه و منابع سازمانی مورد نیاز برای انجام هر کار را شرح می‌دهد. برنامه پروژه باید برای هر یک از اعضای تیم قابل دسترسی باشد. هدف آن انتقال اطلاعات مهم به تیم است، بنابراین باید جامع و قابل درک باشد.
چندین مرحله در ایجاد برنامه زمان‌بندی پروژه مستقیماً به مدیریت زمان مربوط بوده و وابسته به یکدیگر هستند. موارد زیر برخی از تکنیک‌های مدیریت زمان در یک پروژه است که باید به ترتیب زیر انجام شود:
۳- تعریف فعالیت‌های پروژه
این می‌تواند به سادگی شامل ایجاد لیستی از وظایف باشد که برای تحویل پروژه باید تکمیل شود. در مورد پروژه‌های پیچیده، سازمان‌دهی این وظایف به صورت ساختار شکست کار (WBS)، نمودار تجسم وظایف و وظایف فرعی ممکن است مفید باشد.
۴- تعیین وابستگی‌ها
هنگامی که همه فعالیت‌های پروژه را ذکر کردید، به دقت هر کدام را مورد بررسی قرار دهید تا مشخص کنید کدام وظایف به بقیه وابسته‌اند. به عنوان مثال اگر در حال ساخت خانه هستید، نمی‌توانید تا زمانی که چارچوب کلی کامل شود، سقف را روی آن قرار دهید. مهم این است که به طور صحیح تمام وابستگی‌های کار را مشخص کنید تا بتوانید برنامه‌ریزی دقیق داشته باشید و از تأخیر جلوگیری کنید.
۵- ترتیب فعالیت‌ها
بعد از اینکه وابستگی‌ها را بین فعالیت‌های خود تعریف کردید، می‌توانید آن‌ها را مرتب کنید. در این مرحله، شما از نظر ساعات کار یا موعد مقرر هیچ «زمان» خاصی به فعالیت‌های خود اختصاص نمی‌دهید. در عوض، بر ترتیب انجام کلیه فعالیت‌های پروژه متمرکز شده‌اید تا کارآمدترین جریان ایجاد شود.
۶- تخمین مدت و منابع
بهترین روش برای تخمین مدت استفاده از داده‌های مشاغل قبلی است. اگر هیچ داده قبلی یا استاندارد صنعتی وجود ندارد که بتوانید به آن مراجعه کنید، برآورد بر اساس میانگین بهترین، بدترین و سناریوهای احتمالی می‌تواند مفید باشد. منابع مورد نیاز برای هر فعالیت پروژه را تخمین بزنید.
به یاد داشته باشید که تخصیص منابع بر برنامه شما تأثیر می‌گذارد. اگر یک عضو تیم مسئول چندین کار باشد، نمی‌تواند هم‌زمان آن‌ها را انجام دهد و این بر برنامه شما تأثیر خواهد گذاشت.
استراتژی‌های مدیریت زمان پروژه
۱- استفاده از ابزار و تجهیزات مناسب
اولین قدم در مدیریت زمان پروژه چیست؟ اگر جواب را نمی‌دانید، باید بگوییم استفاده از ابزار و تجهیزات مناسب است. ابزارهای زیادی برای مدیریت پروژه وجود دارد که نیازهای گسترده و متنوعی را برآورده کرده و عملکردهای مختلفی را در اختیار شما قرار می‌دهد. مدیر پروژه باید از ابزارهایی برای مدیریت زمان موثر پروژه‌ها استفاده کند.
اگر ابزار و تجهیزات مناسب در دسترس نباشد، با استعدادترین مدیر پروژه نیز نمی‌تواند مهلت‌های زمانی را رعایت کند. برخی از زمینه‌های مهم در ابزار مدیریت زمان پروژه عبارتند از: ارتباط، نرم‌افزار برنامه‌ریزی پروژه، نرم‌افزار ردیابی زمان، ابزار مدیریت زمان و نرم‌افزار همکاری.
Toggl
Toggl یک نرم‌افزار ردیابی بدون دردسر است که افزونه مناسبی برای ابزارهای موجود شماست تا کمک کند در طول روز بازده بیشتری داشته باشید. با این حال، ویژگی‌های آن محدود است. Toggl ممکن است نتواند انتظارات شما و تیمتان را برآورده کند، خصوصاً اگر می‌خواهید ردیابی دقیق زمان پروژه را انجام دهید. این ابزار معمولاً به خاطر سادگی‌اش مورد ستایش قرار می‌گیرد.
جمع‌بندی
زمان هم مانند پول ارزشمند و محدود است. افرادی که تکنیک‌های خوب مدیریت زمان را انجام می‌دهند:
- بهره‌وری بیشتری دارند.
- انرژی بیشتری دارند.
- کمتر استرس می‌کشند.
- کارهای بیشتری انجام می‌دهند.
- احساس خوبی در مورد خودشان دارند.
بنابراین، بهتر است یک استراتژی مدیریت زمان پیدا کنید که برای شما مناسب باشد. موفق باشید!
