معرفی فازها و مراحل مدیریت پروژه برای آشنایی بیشتر شما

اتمام موفقیت‌آمیز یک پروژه کار ساده‌ای نیست. این اتفاق خواستار مجموعه‌ای از وظایف برای پاسخگویی به نیازهای ذینفعان و مشتریان می‌باشد. قبل از رسیدن پروژه به مرحله تکمیل، موارد زیادی درگیر این فرایند هستند. مهم نیست که روی چه نوع پروژه‌ای کار می‌کنید، داشتن دانش جامع در مورد چرخه عمر مدیریت پروژه، مراحل پروژه یا گروه‌های درگیر فرایند، ضروری است. این دانش باعث می‌شود که پروژه‌های در حال انجام شما از ایده‌پردازی تا پایان کار، سازمان‌یافته‌تر و زنده‌تر باشند. برای رسیدن به این هدف، در متن پیش رو مراحل مدیریت پروژه را مورد بررسی قرار می‌دهیم.

چرخه عمر مدیریت پروژه چیست؟

چرخه عمر مدیریت پروژه یک چارچوب پنج مرحله‌ای است که برای کمک به مدیران پروژه در انجام موفقیت‌آمیز پروژه‌ها، برنامه‌ریزی شده است. صلاحیت اصلی مدیر پروژه، کسب شناخت کامل از مراحل مدیریت پروژه است. دانش و برنامه‌ریزی برای پنج مرحله مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند تا پروژه‌های خود را طوری برنامه‌ریزی و سازماندهی کنید که بدون هیچ‌گونه خطری، انجام شوند.

برای مدیر پروژه ساده‌تر است که وقتی پروژه به مراحل مختلف تقسیم می‌شود، تمام جزئیات فعلی آن را کنترل کند. هر مرحله از چرخه دارای مجموعه ویژگی‌های خاص خود است. همچنین حاوی محصولات قابل تحویل می‌باشد که در پایان مراحل مدیریت پروژه بررسی می‌شوند.

طبق کتاب دانش مدیریت پروژه (PMBOK)، چرخه عمر مدیریت پروژه باید جنبه‌های زیر را تعریف کند:

• چه کاری باید حاصل شود؟
• چه کسی در تیم درگیر خواهد شد؟
• محصولات قابل تحویل چیست؟
• چگونه می‌توان عملکرد هر مرحله را کنترل کرد؟

روابط مرحله به مرحله

در مواردی که پروژه‌ها دارای دو یا چند مرحله هستند، مراحل بخشی از یک فرایند متوالی در نظر گرفته می‌شوند. با این حال، در برخی شرایط، پروژه ممکن است از مراحل هم‌پوشانی یا متوالی بهره‌مند شود. در واقع روابط مرحله به مرحله می‌توانند دو نوع داشته باشند:

رابطه متوالی:

در رابطه متوالی، مرحله جدید فقط با اتمام مرحله قبلی شروع می‌شود. در شکل بالا می‌توانید نمونه‌ای از پروژه را با سه مرحله کاملا متوالی مشاهده کنید. ماهیت گام‌به‌گام این روش عدم اطمینان را کاهش می‌دهد.

رابطه هم‌پوشانی:

در رابطه هم‌پوشانی همان‌طور که از نامش پیداست،  مرحله بعدی قبل از اتمام مرحله قبلی شروع می‌شود. مراحل هم‌پوشانی گاهی به منابع اضافی نیاز دارند. زیرا کار باید به طور موازی انجام شود. اقدام قبل از جمع‌آوری اطلاعات صحیح از مرحله قبلی، ممکن است خطرات را افزایش دهد یا منجر به دوباره کاری شود.

چرخه‌های پیش‌بینی حیات پروژه

در چرخه‌های پیش‌بینی حیات پروژه که به عنوان مراحل کاملا برنامه‌محور شناخته می‌شوند، سه محدودیت اصلی پروژه، محدوده، زمان و هزینه نیز در اوایل چرخه عمر پروژه تعیین می‌شوند. این پروژه‌ها از طریق یک سری مراحل متوالی یا هم‌پوشانی پیشرفت می‌کنند. اکنون می‌توان از ابتدا برای کل پروژه در سطح دقیق برنامه‌ریزی انجام داد. کارهای مختلف معمولا در هر مرحله انجام می‌شود؛ بنابراین، ترکیب و مهارت‌های مورد نیاز تیم پروژه ممکن است از مرحله‌ای به مرحله دیگر متفاوت باشد.

چرخه‌های تطبیقی حیات

چرخه‌های تطبیقی حیات که به آن‌ها روش‌های مبتنی بر تغییر یا چابک نیز گفته می‌شود، در مواردی با تغییر در سطوح بالا یا زمینه‌های کاربردی مانند IT استفاده می‌شود. روش‌های انطباقی نیز مکرر و افزایشی هستند، اما تفاوت در این است که تکرارها بسیار سریع خواهند بود (به طور معمول با مدت زمان ۲ تا ۴ هفته) و از نظر زمان و هزینه ثابت هستند. گاهی اوقات فرایندهای تکرار می‌توانند به طور موازی در جریان باشند.

۵ مرحله از چرخه عمر مدیریت پروژه

۱- شروع پروژه

شروع پروژه اولین مرحله چرخه عمر مدیریت پروژه است؛ جایی که پروژه استارت می‌خورد. این مرحله یک مرور کلی از پروژه، همراه با استراتژی‌های مورد نیاز برای دستیابی به نتایج مطلوب را ارائه می‌دهد. این مرحله‌ای است که امکان‌سنجی و ارزش تجاری پروژه تعیین می‌شود.

مدیر پروژه جلسه‌ای را برای درک نیازها، اهداف کار، اهداف مشتری و ذینفعان پروژه آغاز می‌کند. برای داشتن درک بهتر از پروژه، ورود به جزئیات، مهم و ضروری است. با تصمیم نهایی برای ادامه کار، پروژه می‌تواند به مرحله بعدی برود: یعنی جمع‌آوری یک تیم پروژه.

توجه به منشور پروژه

منشور پروژه مهم‌ترین سند هر پروژه محسوب می‌شود که در این مرحله به آن توجه خواهد شد، زیرا شامل موارد زیر است:

• چشم‌انداز و مأموریت کسب و کار
• اهداف و مزایای پروژه
• لیست ذینفعان
• محدوده پروژه
• تحویل پروژه
• ریسک‌های مرتبط با پروژه
• منابع و بودجه پروژه

یک مطالعه امکان‌سنجی انجام دهید

در مرحله اولیه، درک امکان‌سنجی پروژه ضروری است. ببینید آیا این پروژه از جنبه‌های اقتصادی، حقوقی، عملیاتی و فنی قابل دوام می‌باشد یا خیر. شناسایی مشکلات به شما کمک می‌کند تا تحلیل کنید که آیا می‌توانید مسائل را با راه‌حل‌های مناسب پیش ببرید.

محدوده پروژه را مشخص کنید

شناسایی محدوده پروژه شامل تعیین طول، عرض و عمق پروژه است. از طرف دیگر، ترسیم توابع، مهلت تعیین شده، وظایف، ویژگی‌ها و خدمات به همان اندازه ضروری است.

نتیجه سخن

پس از انجام موفقیت‌آمیز پروژه، ممکن است چند منبع پروژه بدون بهره‌برداری وجود داشته باشد، از جمله بودجه باقیمانده که بعدا می‌تواند توسط پروژه استفاده شود. این‌ها به عنوان منابع و بودجه مازاد برای جلوگیری از هدر رفتن ثبت می‌شوند. این آخرین مرحله از مدیریت پروژه قبل از پایان مراحل چرخه عمر مدیریت پروژه است.