تعالی عملیاتی چیست و چرا آینده سازمان شما به آن بستگی دارد؟

حتی اگر شما و تیمتان بیشتر از همیشه کارآمد باشید، باز هم ممکن است موانع بیرونی وجود داشته باشند که شما را از رسیدن به اهدافتان باز دارند. اینجاست که تعالی عملیاتی (Operational Excellence) مطرح می‌شود. تعالی عملیاتی تکنیکی است که می‌تواند باعث شود افراد بدون توجه به نیروهای خارجی یا داخلی که در طول مسیر به وجود می‌آیند، بی‌وقفه کار کنند. به خواندن این مقاله ادامه دهید تا در مورد اصول تعالی عملیاتی، چارچوب و متدولوژی‌های آن، بیشتر بدانید.

تعالی عملیاتی چیست؟

تعالی عملیاتی فرآیند بهینه‌سازی عملیات سازمان می‌باشد. این عبارت رایجی است که توسط مدیریت برای اشاره به فرآیند موفقیت بیشتر یک شرکت استفاده می‌شود.

تعالی عملیاتی شامل شناسایی و اجرای فرآیندهایی است که با استراتژی و اهداف سازمان سازگارند. هدف دستیابی به بهبود مستمر است که قابل اندازه‌گیری، عملی و گسترده باشد. کل سازمان باید از تعالی عملیاتی یک تیم یا بخش واحد بهره‌مند شود.

صرف نظر از اندازه شرکت شما، مدیریت عملیات برای طول عمر آن بسیار مهم است. در واقع، تعالی عملیاتی دست در دست استراتژی کسب و کار برای دستیابی به عملکرد قوی کار می‌کند.

اما بر خلاف استراتژی کسب و کار، تعالی عملیاتی در طول زمان تغییر خواهد کرد. یادگیری نحوه انطباق با این تغییرات به شما کمک می‌کند تا از منحنی جلوتر باشید. این امر به ویژه در یک محیط رقابتی که در آن باید سازمان با تغییرات سریع و کارآمد سازگار شود، صادق است.

چارچوب تعالی عملیاتی

تعالی عملیاتی بر روی چند بلوک بنا می‌شود: توسعه استراتژی، مدیریت عملکرد، رهبری و فرهنگ، تعالی فرآیند و عملکرد تیم.

 توسعه استراتژی

شامل توسعه و انتقال چشم‌انداز، ماموریت و هدف گردش کار سازمان شما است. یک روش محبوب برای توسعه استراتژی شامل فرآیند برنامه‌ریزی استراتژیک هفت مرحله‌ای می‌باشد که به عنوان هوشین کانری (Hoshin Kanri)؛ یک فرآیند دستیابی به هدف از بالا به پایین شناخته می‌شود. هوشین کانری تکنیکی برای ایجاد و حفظ حلقه‌های بازخورد باز در تمام سطوح شرکت از طریق یک جریان دو طرفه اشتراک‌گذاری اطلاعات است.

 مدیریت عملکرد

شامل استفاده از رویکرد کارت امتیازی متوازن برای دور شدن از تمرکز صرف بر جنبه مالی یک کسب و کار و شامل مشتری، فرآیندهای داخلی کسب و کار و رشد مهارت‌ها است. به گفته سازندگان رویکرد کارت امتیازی متوازن، رابرت کاپلان و دیوید نورتون، کارت‌های امتیازی متوازن دانش، مهارت‌ها و سیستم‌هایی را به شما می‌گویند که کارکنان (رشد مهارت‌ها) برای نوآوری و ایجاد قابلیت‌ها و کارآیی‌های استراتژیک مناسب (فرایندهای داخلی) که ارزشی را به بازار (مشتری) ارائه می‌کنند، نیاز دارند، که در نهایت منجر به ارائه ارزش بالاتر می‌شود (مالی).

مدیریت عملکرد همچنین شامل مواردی مانند KPIها، مدیریت فرآیند، بهبود مستمر و بررسی‌های مدیریتی است.

رهبری و فرهنگ

شامل جذب و استخدام افراد مناسب، ایجاد فرهنگی است که رفتارهای مورد نظر را برای اجرای استراتژی ممکن می‌سازد و به طور مستمر شایستگی‌های رهبری را توسعه می‌دهد.

 تعالی فرآیند

به این معنی است که برای اعمال تعالی عملیاتی، سازمان باید فرآیندمحور باشد، یعنی دارای فرآیندهای پشتیبانی کارآمد و طراحی‌شده. ابزارهای مورد استفاده برای دستیابی به برتری فرآیند شامل تکنیک‌های تولید ناب مانند شش سیگما، کایزن و سیستم ۵S است. این ابزارهای مدیریت ناب تلاش می‌کنند تا به طور مداوم زمان هدایت را کاهش دهند؛ یعنی میانگین زمانی که برای تکمیل یک فرآیند از ابتدا تا انتها طول می‌کشد، از جمله زمان صرف شده بین مراحل پردازش.

عملکرد تیم

شامل ایجاد تیم‌های کاری با عملکرد بالا از طریق افزایش مستمر مشارکت، توانمندسازی و آموزش کارکنان است. این به معنای اجرای ارزش‌ها و اصول قوی، توسعه نقش‌های رهبری، مربی‌گری و توسعه مستمر شایستگی می‌باشد.

اصول تعالی عملیاتی

برای برتری در تعالی عملیاتی، سازمان باید دارای دو جزء باشد: نظم عملیاتی و سیستم مدیریت یکپارچه. سیستم مدیریت جامع چارچوبی است که فرآیندها و استانداردها را ترکیب می‌کند. این سیستم شرکت را قادر می‌سازد تا ریسک‌های مرتبط با یک دوره یا یک پروژه را شناسایی و مدیریت کند.

یکی از بزرگ‌ترین نشانه‌های عدم رعایت اصول تعالی عملیاتی، زمانی است که وظایفی که برای رشد کسب و کار مهم هستند تکمیل نمی‌شوند. این اغلب بدین دلیل است که به افرادی که مسئولیت این وظایف را بر عهده دارند، زمان کافی برای تکمیل آن‌ها داده نشده، ارزش آن‌ها دست کم گرفته می‌شود، یا از اینکه چگونه کارشان بر هدف کلان تأثیر می‌گذارد، آگاه نیستند.

برای مقابله با این مسائل، مدیران باید اصول تعالی عملیاتی را به کار گیرند. چند مجموعه مختلف از اصول برای اندازه‌گیری این مورد استفاده می‌شود. با این حال، تقریباً همه آن‌ها شامل موارد زیر هستند:

با در نظر داشتن پایان، شروع کنید

جریان‌های ارزش ناب را طراحی کنید که بر اساس اصول دستیابی به جریان سر به سر (end-to-end) باشد.

از تیم‌های مختلف حمایت کنید

حتی کارمندان از راه دور نیز باید بتوانند به طور فعال در آن شرکت کنند و از طریق ابزارهای قابل دسترس، تعالی عملیاتی را ممکن سازند.

در توسعه گردش کار همکاری نمایید

برای اجرای طرح و جریان‌های ارزشی که همه بتوانند پشت سر بگذارند، یکپارچه با تیم کار کنید.

کارهای تکراری را خودکار کنید

این باعث صرفه‌جویی در زمان و انرژی می‌شود و اعضای تیم را قادر می‌سازد بر کیفیت پروژه و رضایت مشتری تمرکز کنند.

از نمودارها و جدول زمانی استفاده کنید

جریان را تجسم کنید تا همه بتوانند نحوه ارتباط آن با مشتری را ببینند.

شیوه‌های مدیریت زمان را توسعه دهید

ردیابی زمان، پیش‌بینی تلاش و تخصیص همه بخش‌های مهم عملیات موفقیت‌آمیز هستند.

فرآیندهای رایج را الگوسازی کنید

یک الگوی کاری استاندارد برای کارمندان ایجاد نمایید که به آن‌ها کمک کند به یک جریان غیرعادی واکنش نشان دهند.

ارتباط شفاف داشته باشید

وقتی همه بتوانند به صورت بصری ببینند که در هر لحظه در پروژه چه اتفاقی می‌افتد، احتمال مرتکب شدن اشتباهات پرهزینه کمتر خواهد بود.

کارمندان را برای تصاحب مالکیت توانمند کنید

هر کارمندی باید توانایی تشخیص ناهنجاری‌ها در عملیات خود را داشته باشد. آن‌ها همچنین باید احساس قدرت داشته باشند تا در هنگام بروز ناهنجاری‌ها، کاری برای حل آن‌ها انجام دهند.

از منابع به طور موثر استفاده کنید

به عنوان مثال، اعضای تیم با مهارت‌های تخصصی نباید غرق در کارهای کوچکی شوند که افراد غیرمتخصص می‌توانند به سرعت آن‌ها را به عهده بگیرند.

روش‌های تعالی عملیاتی

روش‌های بسیاری وجود دارد که می‌توانید برای دستیابی به تعالی عملیاتی از آن‌ها استفاده کنید. بیشتر آن‌ها زیر چتر “ناب” قرار می‌گیرند. در زیر به چند روش در تولید ناب و همچنین اصل شش سیگما خواهیم پرداخت.

تولید ناب

تولید ناب یک روش سیستماتیک طراحی شده برای به حداقل رساندن ضایعات و در عین حال ثابت نگه داشتن بهره‌وری است. با حذف ضایعات، می‌توانید روی آنچه به فرآیندهای شما ارزش می‌افزاید تمرکز کنید، که منجر به ارائه ارزش برای مشتری می‌شود. در تولید ناب چندین ابزار، اصول و تکنیک وجود دارد که می‌توانید برای رسیدن به این هدف از آن‌ها استفاده کنید.

 کایزن

اصطلاح ژاپنی “کایزن” (Kaizen) به “تغییر برای بهتر شدن” ترجمه می‌شود. نیروی محرکه کایزن بهبود مستمر است. با واداشتن تیم‌ها به همکاری پیشگیرانه و به عهده گرفتن مسئولیت حوزه‌های خود در سازمان، آن‌ها می‌توانند دائماً پیشرفت‌های تدریجی در فرآیند ایجاد کنند.

سیستم ۵S

سیستم ۵S یک روش سازمانی است که از پنج کلمه ژاپنی مشتق می‌شود: seiri، seiton، sieso، seiketsu و shitsuke. این کلمات به معنای سازماندهی، مرتب‌سازی، تمیز کردن، استانداردسازی و حفظ است. سیستم ۵S ایمنی، زمان کار و روحیه کلی را بهبود می‌بخشد و بهره وری را افزایش می‌دهد.

 کانبان

کانبان (به معنای “بیلبورد” یا “سیگنال بصری”) یک تکنیک تجسمی است که با تنظیم جریان کالا در داخل و خارج کارخانه به حذف موجودی و ضایعات بیش از حد تولید کمک می‌کند. کارت‌های کانبان روی برد را می‌توان در ناحیه‌ای قابل مشاهده قرار داد تا زمانی که موجودی باید دوباره پر شود، هشدار دهد. این روش به تولید تنها آنچه مورد تقاضای مشتری است کمک می‌کند و موجودی و ضایعات را کاهش می‌دهد.

 شش سیگما

شش سیگما مجموعه‌ای از متدولوژی‌ها، ابزارها و تکنیک‌هایی است که برای دستیابی به بهبود فرآیند و به حداقل رساندن نقص استفاده می‌شود. این روش شامل پنج اصل است: تمرکز بر مشتری، پیدا کردن مشکل، خلاص شدن از زباله‌ها، به حرکت درآوردن فرآیند و ایجاد فرهنگ تغییر و انعطاف‌پذیری. شش سیگما با استفاده از یکی از این دو متدولوژی اجرا می‌شود: روش DMAIC یا DMADV.

DMAIC: تعریف، اندازه‌گیری، تجزیه و تحلیل، بهبود و کنترل. زمانی استفاده می‌شود که سازمان‌ها می‌خواهند فرآیندهای موجود را بهبود بخشند.

DMADV: تعریف، اندازه‌گیری، تجزیه و تحلیل، طراحی و تأیید. زمانی استفاده می‌شود که سازمان در حال ایجاد یک فرآیند جدید است. شش سیگما یک ابزار عالی برای کمک به دستیابی به تعالی عملیاتی می‌باشد زیرا بر بهبود فرآیند و جریان تمرکز دارد.

چگونه می‌توان تعالی عملیاتی را بهبود بخشید

در اینجا چند نکته برای بهبود تعالی عملیاتی صرف نظر از اینکه از کجا شروع می‌کنید، آورده‌ایم:

همه چیز را ساده کنید

افرادی که متعهد به بهبود تعالی عملیاتی هستند باید سادگی را به پیچیدگی ترجیح دهند. این باید آن‌ها را قادر سازد تا خودآگاهی را توسعه داده و تصمیمات و رفتار خود را بهبود بخشند. همچنین باید چراغ راهنما برای دوره‌های انتقال بزرگ باشد، مانند انتقال از یک تیم کاملاً حضوری به کار از خانه.

ابزار مناسب را به کار بگیرید

بر کسی پوشیده نیست که ابزارهای تعالی عملیاتی به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا کارایی نیروی کار خود را بهبود بخشند. با ایجاد سیستم‌هایی که بصری و قابل تکرار هستند، تیم‌ها در ساعت‌های برنامه‌ریزی بی‌شماری صرفه‌جویی خواهند کرد. همانطور که گزارش اخیر Deloitte در مورد محل کار دیجیتال اشاره می‌کند، استفاده از ابزارهای مناسب برای بهبود تجربه کارمندان ضروری است.

صدای افراد دیگر را بشنوید

طبق مدرسه بازرگانی هاروارد، مشارکت دادن کل تیم در تصمیم‌گیری یک ماموریت حیاتی است. این شامل اعضای تیم در هر سطح، علاوه بر شرکا، مشتریان و مشاوران می‌شود. بهترین همکاری‌ها از ایجاد محیطی حاصل می‌گردد که در آن همه احساس کنند دیده شده و شنیده می‌شوند. این را می‌توان از طریق ابزارهای مدیریت پروژه مشترک و سایر روش‌های ارتباطی به صورت آنلاین و آفلاین رسمی کرد.

شکست را بپذیرید

بهترین راه برای یادگیری این است که چیز جدیدی را امتحان کنید، شکست بخورید و درس‌ها را در تلاش بعدی خود به کار ببرید. اگر چه زمانی که امور مالی در میان است، به نظر یک فلسفه عملی به نظر نمی‌رسد، پذیرش شکست سنگ بنای تعالی عملیاتی می‌باشد؛ زیرا به اعضای تیم می‌آموزد که خارج از چارچوب فکر کنند و بدانند که انتخاب‌های شجاعانه پاداش خواهند داشت.

فرآیندهای تکرارپذیر ایجاد کنید

فرآیندهای تکرارپذیر، تکرار موفقیت و گردش کار را ساده می‌کنند. این برای کارهای بزرگ و کوچک صادق است. چه در حال ترسیم یک هدف یکساله باشید یا ترتیب عملیات برای ارسال ارتباطات مشتری به مخاطب مناسب ایجاد کنید، فرآیندهای قالب‌بندی شده به افراد کمک می‌کنند هوشمندتر کار کنند، نه سخت‌تر.

جمع‌بندی

غالباً، تعالی عملیاتی به این بستگی دارد که سازمان شما چگونه تغییرات را می‌پذیرد. پروژه‌های بهبود فرآیند ممکن است افراد را برای مدتی از برنامه عادی خود دور کنند در حالی که آن‌ها فرآیندهای جدید را یاد می‌گیرند و اتخاذ می‌کنند. این مستلزم یک طرز فکر جدید است، اما راه‌های دیگری برای کاهش ناگهانی بهبود مستمر وجود دارد. به عنوان مثال، گاهی اوقات اجرای یک برنامه آزمایشی قبل از اجرای تغییر در سطح شرکت یا در کل بخش ممکن است به حل مسائل قبل از اینکه سایر کارکنان نیاز به وقت گذاشتن برای آموزش داشته باشند، کمک کند.