معرفی تحلیل فرایندهای کسب و کار و گام‌های انجام آن

قبل از شروع به آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند، ابتدا باید بفهمیم تجزیه و تحلیل چیست و چه کاربردی دارد؟

در آغاز تجزیه و تحلیل باید تعیین کنید که در پایان می‌خواهید به چه چیزی برسید و هدف شما از شروع فرآیند تجزیه و بررسی، چه چیزی است.

مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) یا بهبود فرآیندهای کسب و کار (BPI) ، اغلب گامی‌ برای رسیدن به برنامه بزرگتر است. پس از طی کردن مسیرهای قبلی مدیریت فرآیندهای کسب و کار، احتمالا نیاز دارد تا بررسی‌هایی روی اطلاعات و داده‌های بدست آمده انجام دهید. برای انجام تجزیه و تحلیل روی داده‌ها، به روش درست آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند نیاز دارید و باید کاملا اصولی قدم بردارید. BPM یک روش بررسی مجدد و بهبود مستمر فرآیندهای کسب و کار است؛ این در حالی است که BPI به معنای بهبود یک فرآیند خاص و ویژه است.

آموزش تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، یکی از مولفه‌های مهم و حیاتی است؛ به هر حال بدون تجزیه و تحلیل کامل داده‌ها ‌و فرآیندها، نمی‌توانید بخشی از یک فرآیند را بررسی، بهبود و یا تغییر دهید. مهم نیست که شما در حال تعیین تغییرات مورد نیاز برای سازمان خود هستید یا مشغول بهبود دادن فرآیندهای کسب و کار خود، به هر حال برای پیشبرد کارهای خود نیاز به آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند خواهید داشت و بدون یادگیری آن، پیشرفتی برای شما و کسب و کارتان حاصل نخواهد شد.

قسمت‌های مختلف سازمان‌ها ‌پر شده از فرآیندهای گوناگون و نه تنها‌ فرآیندهای تولید، بلکه فرآیندهای خرید، انبارداری، رسیدگی به سفارشات و موارد دیگر نیز در حال انجام است. غالبا این فرآیندها ‌با رشد سازمان، ایجاد و توسعه داده می‌شوند؛ با رشد بیش از حد فرآیندها، مشکلات فراوانی ایجاد خواهد شد، و برای حل مشکلات ایجاد شده با رشد، از راه‌حل‌های رفع چالش‌ها ‌استفاده می‌شود.
به عنوان مثال افزایش نیروی کار بجای بهبود یا اصلاح روند، فقط می‌تواند مشکل را بیشتر کند و هیچ پیشرفتی را در پیش روی شما قرار نخواهد داد؛ به عبارت دیگر، افزایش نیروی کار لزوما به تولید سریعتر منجر نخواهد شد. فرآیندها ‌نه تنها ‌می‌توانند بسیار پیچیده و درگیر کننده باشند، بلکه می‌توانند بسیار ناکارآمد نیز باشند؛ شناسایی و حذف فرآیندهای مضر، کاری بسیار دشوار است. اما با آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند شما قادر خواهید بود در کمترین زمان و با بیشترین سرعت، تمام فرآیندها ‌را بررسی نمایید و فرآیندهای مضر در بخش‌های مختلف را شناسایی و حذف نمایید و به حفظ و بهبود فرآیندهای سودمند بپردازید. آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار به شما داده‌های مورد نیاز برای پیدا کردن نقاط ضعف فرآیند و فعالیت‌ها، پیشرفت‌های احتمالی و همچنین تعیین ارزش پیشرفت‌های صورت گرفته را می‌دهد.

الان می‌رسیم به همان نقطه طلایی؛ اینکه پایان کار انتظار چه چیزی را دارید؟

هر آنچه را که به عنوان هدف نهایی شروع آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار خود انتخاب می‌کنید، در نهایت نتیجه‌ای در بر خواهد داشت؛ اگر مسیر آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند را به خوبی فرا گرفته باشید، از نتیجه حیرت زده خواهید شد و اگر مسیر اشتباهی را طی کرده باشید، در پایان به نتایج جالبی دست پیدا نخواهید کرد. در ادامه مقاله به مراحل مختلف آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند، پرداخته‌ایم؛ پس لطفا با ما همراه باشید.

۱- تعیین فرآیند

صرف نظر از اینکه شما هدف بزرگ یا کوچکی را دنبال می‌کنید، اولین کاری که باید انجام دهید این است که مشخص کنید کدام فرآیند را تجزیه و تحلیل می‌کنید. به طور معمول، در بیشتر مواقع شما نیاز به تجزیه و تحلیل فرآیندها‌ی مهم و با ارزش کسب و کارتان دارید؛ مولفه‌های مهمی‌ که هنگام تجزیه و تحلیل مورد توجه قرار می‌گیرند اغلب شامل این موارد است: فرآیندهایی که تاثیر مستقیمی‌ بر روی محصولات می‌گذارند، درآمد، هزینه‌ها ‌و سایر بخش‌های سازمان که باید عملکرد آنها ‌را تحت نظر داشت.

همچنین ممکن است بخواهید عملیاتی که کارآمدی ندارد و طبق قوانین BPM و BPI پیش نمی‌رود را پیدا و حذف کنید؛ برای این کار نیاز به تجزیه و تحلیل بخش‌های عملیاتی و یافتن عملکرد ضعیف دارید.

از طرف دیگر، شما همچنین می‌توانید فرآیندهای جدیدی را که اخیرا پیاده‌سازی کرده‌اید ، تجزیه و تحلیل کنید؛ این کار برای کسب اطمینان از عملکرد آنها ‌مطابق با اهداف شما، انجام می‌شود.

هنگام انتخاب فرآیندی برای تجزیه و تحلیل، حتما نقطه شروع و پایان دقیق را یادداشت کنید. از آنجا که فرآیندها ‌می‌توانند در هم آمیخته و ادغام شوند، ممکن است تجزیه و تحلیل شما دچار بی‌نظمی‌شود و برای همیشه در چرخه تکرار باقی بماند.

۲- جمع آوری اطلاعات لازم

مرحله دوم در آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند، جمع آوری اطلاعات مورد نیاز است. هنگامی ‌که روند کار را شروع کردید، باید تا آنجا که ممکن است اطلاعات را برای تجزیه و تحلیل کامل و عمقی، جمع‌آوری و دسته‌بندی کنید. در این مرحله، هدف اصلی شما این است که از تمام منابع اطلاعاتی در مسیر کار فرآیندها، اسناد بی‌استفاده و هرزنامه‌ها ‌و مصاحبه‌های مختلف، استفاده کنید. اگر احساس می‌کنید اطلاعات و اسناد بسیار زیادی دارید و زمان کافی برای جمع آوری آنها‌ ندارید، نگران نباشید! شما می‌توانید با استفاده از ابزارهای جمع‌آوری داده در BPM تمام اطلاعات مورد نیاز را جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل کنید؛ با این کار زمان بسیاری برای شما ذخیره می‌شود. در واقع اگر با دقت بالایی در این مرحله قدم بردارید، در وقت شما صرفه‌جویی می‌شود و فرصت انجام فعالیت‌های دیگر برای پیشرفت در کسب و کارتان را بدست می‌آورید؛ در غیر این صورت، زمان بسیاری صرف شده و در نهایت به نتیجه ایده‌آل نمی‌رسید.

۳- نقشه برداری از روند کار

سومین مرحله از آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند، نقشه‌برداری از مسیر کار و فعالیت‌های در حال انجام است. برای اینکه بتوانید به مرحله تجزیه و تحلیل وارد شوید، باید یافته‌های خودتان را به شکلی ساختاریافته قرار دهید. نقشه‌برداری از فرآیندهای کسب و کار، شامل تجسم کردن کامل فرآیندهای در حال جریان کسب و کار است. هنگام نقشه برداری فرآیندهای کسب و کار، هدف خود را روی فیلتر کردن تمام اطلاعات و در نهایت جمع آوری و ارائه آنها ‌در ساختاری منظم، قرار دهید.

نقشه برداری از فرآیندهای کسب و کار به شما این امکان را می‌دهد که فرآیندی که با آن به صورت مستقیم سر و کار دارید را به وضوح تجسم کنید و نقش‌های افراد مختلف در این مسیر را بهتر درک کنید. با بکار بردن تکنیک نقشه‌برداری، دیدن عواملی که در بهبود کار موثر هستند و عواملی که ریسک بالا و خطرات جبران ناپذیری در پیش دارند، راحت‌تر و ساده‌تر انجام می‌شود و در نهایت با دید کلی که بدست می‌آوریم به تجزیه و تحلیل و کنار گذاشتن فرآیندهای مضر می‌پردازیم.

روش‌های مختلفی برای ترسیم مسیر کاری وجود دارد. می‌توانید به کتابخانه‌های قدیمی ‌مراجعه کنید و نمودارها ‌و چارت‌های گردش کار سازمان‌ها ‌را مشاهده کنید و با الگو گرفتن از آنها‌به نقشه‌برداری بپردازید.

یکی از مزایای این روش این است که همیشه و همه جا در دسترس تعداد زیادی از افراد است؛ چرا که می‌توانند قلم و کاغذی را تهیه کرده و به کشیدن نمودار و نقشه بپردازند. براساس هدف و نیاز خود می‌توانید از ابزارهای معمول پردازش فرآیندها‌ و نقشه‌برداری از آنها ‌استفاده کنید؛ ما به شما دو ابزار کاربردی MS Word و SIPOC را پیشنهاد می‌دهیم.

همچنین می‌توانید با استفاده از ابزارهای مدیریت گردش کار، به راحتی نمودار مورد نیاز خود را طراحی کرده و براساس آن به نقشه‌برداری بپردازید. بر خلاف گزینه قلم و کاغذ، استفاده از نرم افزارها‌ و ابزارهای مفید به شما این امکان را می‌دهد که فرآیندها ‌را در زمان واقعی و در لحظه بررسی و ردیابی نمایید، تا از هر نوع توقف و یا تاخیر آگاه شوید. همچنین نرم افزارها ‌امکان اتوماسیون را برای شما فراهم می‌کند؛ چرا که خود نرم افزار وظیفه اطمینان از تکمیل به موقع فرآیند را به عهده دارد.

۴- تحلیل روند

مرحله چهارم در آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند، تحلیل دقیق روند کاری در سازمان است؛ این مرحله نیازمند دقت و حساسیت بالایی است و از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردار است. اکنون که تمام اطلاعات و داده‌های مورد نیاز را جمع آوری کردید و در اختیار دارید، زمان تجزیه و تحلیل فرا رسیده است!

در واقع با تمام داده‌هایی که در این مرحله جمع آوری کرده‌اید، باید برای بهبودی و رفع مشکلات فرآیندها ‌استفاده کنید و ایده‌های نوین را به کار ببرید. اگر به این حد از بهبودی و پیشرفت راضی نشدید، می‌توانید با پاسخ به سوال‌های زیر مسیر جدیدی را برای خود رسم کنید:

• مهمترین اجزای فرآیندها‌ چیست؟
• تاثیر هر کدام از فرآیندها ‌چه میزان است؟
• آیا فقط بهبود برخی از مولفه‌های انتخابی کافی است؟
• آیا تاخیرهای سیستماتیک یا مواردی مشابه در مسیر کار وجود دارد؟
• آیا دلیل وقوع تاخیرهای زمانی را می‌دانید؟
• آیا راهی برای رفع مشکلات زمانی و سیستمی‌ پیدا کرده‌اید؟
• تاثیر زمان در تولید چقدر است؟
• آیا یک جزء خاص از فرآیندها‌به منابع بیش از حدی نیاز دارد؟
• آیا راهی برای تغییر دادن میزان مصرف بالای اجزاء، پیدا کرده اید؟

این سوالات فقط برخی از موضوعات مهمی‌است که برای پیشرفت بیشتر باید به خاطر داشته باشید. در واقع هر چه بیشتر جزئی تر نگاه کنید، بهتر می‌فهمید که دقیقا چه مواردی باید حفظ و کدام فرآیندها‌حذف شوند.

۵- تعیین بهبودهای بالقوه

آخرین مرحله از آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند، تعیین بهبودهای بالقوه است. تا الان تمام کارهایی که انجام داده‌ایم برای این بود که بفهمیم ‌چگونه می‌توانیم روند کاری و کسب و کار خود را بهتر کنیم و بهبود بخشیم. با استفاده از یافته‌های خود در مراحل قبلی، می‌توانید ایرادات خود را شناسایی و رفع کنید و در نهایت به پیشرفت‌های بالقوه دست پیدا کنید.

انتخاب پیشرفت‌هایی که برای کسب و کار شما مفید و سودمند خواهند بود، به شرایط خاص شما بستگی دارد. هیچ راه‌حلی وجود ندارد که پیشرفت شما را ۱۰۰ درصد تضمین کند و راه موفقیت را برای شما مشخص نماید! در واقع ممکن است برای رسیدن به پیشرفت‌های بالقوه نیاز به خلق ایده‌های جدید بزنید و با پیاده‌سازی آنها ‌در کسب و کارتان، موفقیت را رقم بزنید. همچنین باید اطمینان حاصل کنید که ایده‌های شما در دراز مدت تاثیرات شگفت‌انگیزی را ایجاد خواهد کرد؛ اگرچه ممکن است در کوتاه مدت نتیجه‌ای جز فاجعه در پیش نداشته باشد!

به عنوان مثال: با بهبود سرعت فرآیند، ممکن است میزان ریسک از بین رفتن بخشی از سازمان را دو برابر کنید، که باعث می‌شود شما به شکست نزدیک شوید. بسته به یافته‌های خود، ممکن است شما تصمیم بگیرید که تغییرات کوچک، متوسط و یا بزرگی را ایجاد کنید و یا کاملا مسیری جدید را مهندسی و ارائه خواهید کرد. در هر صورت این موارد می‌توانند منابع و زمان بسیاری را صرف کنند، اما اثرات آنها‌در دراز مدت برجسته و مفید ظاهر می‌شوند.

نتیجه گیری

امروزه آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند برای یافتن پیشرفت‌های بالقوه در فرآیندها ‌و فعالیت‌های شما ضروری است. همچنین شما می‌توانید با شبیه‌سازی مسیر کار فرآیندهای سازمان خود، آن را برای افراد دیگر نیز قابل فهم کنید و در ادامه از کمک و مشارکت آنها‌ برای بهبود فعالیت‌های در حال انجام، استفاده کنید. آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند یک فعالیت اساسی است که به شما در تغییر، پیشرفت و بهبود فعالیت‌ها ‌و فرآیندها ‌کمک خواهد کرد. الان که با مراحل آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند آشنا شدید، وقت آن است که شروع به عمل کنید! به هر حال مطالب تئوری فقط می‌تواند شما را تا حد کمی‌ پیش ببرد و یادگیری اصلی در عمل اتفاق خواهد افتاد.